Průzkum: Neomezené uchovávání dat může vést k chybám při správě informací a k růstu nákladů

Symantec zveřejnil výsledky svého průzkumu 2010 Information Management Health Check Survey, který upozorňuje na skutečnost, že většina organizací se neřídí vlastními doporučeními pro oblast správy informací.


Podle výsledků se 87 % respondentů domnívá, že má smysl mít formální plán uchovávání informací, ale pouze 46 % respondentů takový plán skutečně má. Z výsledků průzkumu také vyplývá, že příliš mnoho organizací uchovává informace po neomezeně dlouhou dobu a nezavádí zásady, které by jim umožňovaly s jistotou odstraňovat nedůležitá data a záznamy. Proto je tíží prudký nárůst velikosti úložišť, neudržitelná zálohovací okna, zvýšené riziko soudních sporů a drahé a neefektivní procesy dohledání informací.

Průzkum byl proveden v červnu 2010 a je založen na odpovědích 1680 vedoucích pracovníků IT a vedoucích pracovníků právních oddělení organizací ve 26 zemích.

Mezi nejdůležitější zjištění průzkumu patří následující závěry:
Rozpor mezi cíli správy podnikových informací a praxí. Většina organizací (87 %) se domnívá, že správná strategie uchování informací by jim měla umožňovat odstraňovat nepodstatné informace. Ale ve skutečností má zavedený formální plán uchování informací méně než polovina (46 %) organizací.

Organizace uchovávají příliš mnoho informací. 75 % úložišť využívaných pro zálohování obsahuje neomezeně uchovávaná data nebo záložní sady pro potřeby právních šetření. Respondenti také uváděli, že 25 % zálohovaných dat není zapotřebí pro činnost organizace nebo by nemělo být uchováváno v záloze.

Organizace nesprávně používají postupy zálohování, obnovení a archivace. 70 % organizací používá zálohovací software k uchování informací pro potřeby právních šetření a 25 % uchovává celé záložní sady po neomezeně dlouhou dobu. Respondenti uvedli, že celých 45 % zálohovacího úložného prostoru se používá k uchování informací pro potřeby právních šetření. A organizace také uváděly, že v průměru 40 % informací uchovávaných pro potřeby právních šetření nesouvisí s příslušným soudním sporem. Souběžné použití archivace a zálohování poskytuje okamžitý přístup k nejvíce relevantním informacím a organizacím zároveň umožňuje uchovávat menší objemy informací.

Téměř polovina dotazovaných organizací pro archivaci nesprávně používá software určený k zálohování a obnovení. Zatímco 51 % organizací zakazuje zaměstnancům vytváření vlastních archivů v jejich lokálních počítačích a na sdílených jednotkách, 65 % organizací připouští, že to zaměstnanci přesto běžně provádějí.

Pracovníci IT a právního oddělení uváděli rozdílné nejdůležitější důvody, proč chybí plán uchování informací. 41 % správců IT nevidí potřebu plánu, 30 % uvedlo, že jej nikdo nemá v pracovnínáplni, a 29 % uvedlo nadměrné náklady. Pracovníci právního oddělení uváděli jako nejdůležitější důvod náklady (58 %), nedostatek odborných znalostí pro vytvoření plánu (48 %) a to, že to nikdo nemá v pracovní náplni (40 %).

Tyto chyby ve správě informací mají dle Symantecu následující důsledky:
Náklady na úložiště prudce rostou, protože v důsledku nadměrného uchování informací vzniklo prostředí, v němž je 1500krát dražší data prohledávat než je uchovávat. Z toho zřetelně vyplývá, proč mají správné zásady odstraňování dat a možnost efektivního vyhledávání pro organizace zásadní význam. Zálohovací okna se rychle zvětšují a doby obnovení překročily únosnou mez. Vzhledem k obrovským objemům informací uloženým na obtížně přístupných záložních páskách se elektronické dohledání změnilo na zdlouhavou, neefektivní a drahou činnost.

Doporučení
Organizace musejí znovu získat kontrolu nad svými informacemi. Výhody proaktivního přístupu dalece převyšují náklady spojené s čekáním na dokonalý plán. Zástupci Symantecu radí:

Zálohování není archivace a nedoporučuje se používat zálohování pro účely archivace a uchování informací pro potřeby právních šetření. Organizace by měly uchovávat zálohy pouze několik týdnů (30 – 60 dní) a poté data automaticky odstranit nebo archivovat.

Když budou organizace používat zálohování pouze pro krátkodobé účely a potřeby obnovení po havárii, mohou zálohovat a obnovovat rychleji a starší záložní sady budou odstraňovat v řádu měsíců a nikoli let. To představuje obrovské množství úložného prostoru, který je možné s jistotou uvolnit nebo archivovat k dlouhodobému uložení.

Zaveďte deduplikaci všude v rámci aplikací a v rámci zálohovacího prostředí. Organizace, které zavedou deduplikaci co nejblíže zdroji informací, uvolní prostředky sítě, serverů a úložišť. Spojení deduplikace s kratšími dobami uchování umožňuje organizacím využívat bezpáskové obnovení po havárii založené na replikaci a tím zlepšit smlouvy o úrovni služeb.

Organizace by také měly sestavit a automaticky vynucovat zásady uchování informací (co lze a nelze odstranit a kdy). Automatické odstraňování na základě zásad snižuje rizika v porovnání s ručním odstraňováním ad-hoc. 46 % respondentů, kteří mají zásady uchování, by se mělo co nejdříve zabývat tím, jak tyto zásady začít uplatňovat. Zásady na papíře, které nejsou uplatňované, mohou zvyšovat riziko soudních sporů.

Používejte plnohodnotný archivační systém, který umožní maximálně efektivní dohledání. Organizacím to umožní vyhledávat informace rychleji a s větší granularitou než v zálohovacím prostředí. Tím se zkrátí doba a sníží náklady spojené s vyhodnocením rizika soudního sporu, řešením interních šetření a reakcí na stížnosti na dodržování souladu s předpisy.











Komentáře