Jak udržet náklady na licence pro podnikové vývojové týmy na (krátké) uzdě.

Více než kdy před tím se dnes musí podniky zamýšlet nad tím, jak řídí svůj běh. Typické úvahy začínají u toho, jak lépe obstát ve srovnání s konkurencí a přitom snížit a někdy až drasticky omezit náklady.


Podniky často i studují své interní procesy, aby odhalily ty neúčelné a vylepšily je. Jednou z oblastí, kterou prakticky každá společnost znovu prověřuje v době krize, jsou výdaje na IT včetně software. Nezřídka přitom zjistí, že tato oblast investic potřebuje zjednodušení. Mnoho společností odhalí, že udržují vztahy s mnoha dodavateli, mají příliš mnoho licencí na softwarové produkty a přijaly nepružné licenční smlouvy, které jim návratnost investicí do software znehodnocují. Typicky se často přijde i na to, že není zcela jasné, kdo vlastně používá který nástroj, jaké verze softwarových nástrojů se používají a kdy je třeba obnovit kontrakt na údržbu a podporu.

Oproti tomu stav popsaný v předchozím odstavci má za následek dlouhou dobu, která je potřebná pro získání nových nástrojů nutných pro práci na projektech a velký objem nadbytečné práce a papírování během doby nutné pro zajištění nových nástrojů: ověření vhodnosti, výběrová řízení, vyjednávání s dodavateli, nákup a uvádění do provozu. Že tím trpí produktivita, kvalita projektů a dodací lhůty není třeba příliš zdůrazňovat. Hodilo by se řešení, které takové přímé i nepřímé náklady odstraní.

Nově zaváděné sady nástrojů začínají hrát rostoucí roli. Pomáhají vylepšit procesy, snížit náklady a sloučit softwarové zdroje – a tím i zvýšit schopnost konkurence. Náklady na software totiž tvoří významnou část struktury nákladů v každé IT firmě, nicméně jsou též nutnou podmínkou úspěchu projektů. Přímé náklady na licence komerčního software se snadno počítají a obvykle zahrnují náklady na samotné licence i cenu údržby, tedy přísunu oprav a nových verzí. Vyčíslit náklady na software na zakázku už může být složitějším výpočtem, který musí zahrnovat celkové náklady na projekt, včetně hodin strávených implementací, konzultacemi, vývojem a testováním a též výdaje na libovolný komerční software použitý na projektu.

Ať se již tedy kupuje hotový software, nebo se v podniku vytváří, nepřímé náklady vždy podstatně přispívají k celkovým nákladům. Podle Gartner Group mohou roční náklady na vlastnictví a správu softwarových aplikací dosahovat až čtyřnásobku původních pořizovacích nákladů. Proto by dobrá strategie vyhodnocování podnikových softwarových aktiv měla brát v úvahu jak přímé, tak i nepřímé náklady na komerční i zakázkový software.

Používání nástrojových sad je dnes klíčovým faktorem snižování obou druhů nákladů. Nástrojové sady obsahují software používaný pro návrh, tvorbu a provoz software, který následně umožňuje a "pohání" obchodní aktivity – předvídatelně, bezpečně a nepřetržitě. Je pravda, že dobré nástroje nejsou levné, ale mohou hrát důležitou roli při snižování celkových nákladů. Zvyšují totiž produktivitu, provozní hospodárnost a výkon aplikací. Snižují doby výpadků, protože pomohou zvýšit kvalitu. Se správnými nástroji může zkušený člověk udělat naprosto cokoli je třeba, ale se špatnými nástroji se na stejném úkolu "bojuje s hmotou" a výsledek bývá nevalný. Tohle ví každý profesionál v oboru.

Podniky ale nemohou přehlížet fakt, že softwarové nástroje stojí peníze. A jako u každého software i nástroje vyžadují přímé i nepřímé náklady: například náklady na šíření licencí v podniku těm, kteří jej potřebují ke své práci. Nebo náklady na přidělování oprav či nových verzí software tak, aby každý vývojář měl tu nejnovější verzi a zároveň hlídání, zda některá licence neleží ladem. Zkušenosti jedné globální finanční instituce ukázaly, že rozšíření nové verze nástroje všem uživatelům v rámci jediného podniku může trvat i řadu měsíců. Náklady spojené s takovou situací mohou být značné a jsou typickými výdaji, kterým se podniky potřebují pokud možno vyhnout.

Jak tedy postupovat, aby se přímé i nepřímé náklady na softwarové nástroje se snížily a přitom se zachovala vynikající kvalita nástrojů umožňujících snížení celkových nákladů na IT? Dovolím si uvést pár tipů:

  • 1. Snižte počet dodavatelů. Jedním z faktorů, přispívajících k největším nákladům na správu nástrojů, je spolupráce s mnoha různými dodavateli. Zkuste snížit jejich počet. Najděte dodavatele nástrojů, který uspokojí širší požadavky vašich vývojářů, je dobře hodnocen a trvale pracuje na takových druzích nástrojů, které potřebujete pro svoje podnikání.
  • 2. Snižte počet produktů. V ideálním světě by každý počítač, jakkoli velký, měl jeden procesor, jeden disk a jeden paměťový systém. Každá z těchto komponent by byla schopna vyřídit veškeré požadavky kladené libovolnými aplikacemi. Stejně tak bychom používali jedinou softwarovou aplikaci, která by vykonávala absolutně všechno, co bychom potřebovali. A navíc by to vykonávala zcela bezchybně a účelně. Samozřejmě nic z toho není ani praktické, ani možné a tak máme druhou nejlepší možnost: pořídit si sadu nástrojů, které společně pracují tak, aby splnily maximum požadavků uživatele. Ve světě konstruktérů a opravářů se takové řešení nazývá sadou nářadí.
  • 3. Centralizujte správu licencí a umožněte jejich sdílení. Většina nástrojů pro stolní počítače je vázána na jeden počítač a požaduje odemčení do běžného používání pomocí sériového čísla. Takové licence se s rostoucím počtem uživatelů čím dál tím složitěji řídí a ovládají. Odpovědní pracovníci mohou strávit hodiny sledováním sériových čísel v tabulkách, komunikací s dodavateli ohledně převodů licencí mezi uživateli a lokalitami a trvalým sledováním inventáře počítačů tak, aby se vyloučilo nelegální používání a nedošlo ke střetu se zákonem. Zkuste najít řešení, které vám umožní spravovat licence na veškerý software z jediného místa uvnitř podniku. Podle způsobu používání nástrojů může další optimalizace spočívat ve volbě poměru síťových pojmenovaných a síťových sdílených licencí.
  • 4. Používejte nástroje na vyžádání. Najděte takový software, který se snadno nasazuje do provozu a snadno spravuje. Mnoho podniků nyní zkoumá možnosti cloud computing jako vhodného řešení, které dodá software prostřednictvím sítě (často i v prostředí prohlížeče) a možnosti průběžného financování.

Kvalitní softwarové nástroje jsou čím dál tím důležitější. Pomáhají snižovat náklady na tvorbu a údržbu software a zároveň zvyšovat produktivitu a snižovat náklady na technické vybavení. Důmyslné možnosti pořizování a nasazování softwarových nástrojů do provozu pomohou snížit přímé i nepřímé náklady i tím, že je snadno pořídíte, nasadíte do provozu a budete schopni spravovat z jediného místa.

Ing. Richard Kubát
ředitel zastoupení společnosti Embarcadero technologies pro ČR a SR











Komentáře