Česká pojišťovna dokončila implementaci SAP R/3

Česká pojišťovna patří mezi největší a nejúspěšnější společnosti v ČR. V portfoliu jejich produktů je komple...


Česká pojišťovna patří mezi největší a nejúspěšnější společnosti v ČR. V
portfoliu jejich produktů je kompletní škála životního i neživotního pojištění.
S objemem předepsaného pojistného ve výši 32,5 miliardy korun (1998) je
největší pojišťovací institucí na českém trhu její tržní podíl v roce 1998
činil 60 %. Zahraniční aktivity ČP zahrnují především operace na Slovensku
prostřednictvím dceřiné společnosti ČP-Slovensko a reprezentační kanceláře v
Londýně a Moskvě.
V roce 1998 došlo v České pojišťovně k restrukturalizaci, jejímž výsledkem je
nová organizační struktura. Jejím cílem bylo zajištění pružnějších a
kvalitnějších služeb, posílení obchodních aktivit, zvýšení efektivity procesů a
s tím spojená úspora nákladů. Zcela se obměnilo složení středního managementu a
došlo ke změně vnitřních procesů pojišťovny, které se dotýkají všech činností
od prodeje pojištění přes vnitřní administraci až po způsob vyřizování
pojistných událostí. S restrukturalizací významnou měrou souvisí implementace
informačního systému SAP R/3.
Decentralizace
Od roku 1996 pociťovala ČP silnou potřebu zkvalitnit ekonomický informační
systém. Společnost do té doby prošla řadou organizačních změn, v jejichž
důsledku fungovaly jednotlivé pobočky z hlediska finančního řízení jako
relativně samostatné účetní jednotky. Veškeré agendy byly provozovány na silně
distribuovaném a vzájemně neprovázaném systému samostatných účetních programů.
V důsledku toho neměla pojišťovna k dispozici potřebné informace pro řízení své
ekonomické činnosti. Controllingové procesy probíhaly pouze na úrovni účetní
jednotky v jednoduché podobě primárních kontačních nákladů na nákladová
střediska. Mzdová agenda byla zpracovávána na 26 nezávislých vzájemně
nepropojených systémech bez koordinace na jednotné číselníky, jednotné označení
bankovních institucí a jednotné kódové označení. Neexistoval jednotný systém
evidence obchodních zástupců.
Jednotlivé pobočky ČP fungovaly samostatně na své vlastní počítačové síti.
Finanční závěrky se nejprve vytvářely na úrovni agentur, následně se předávaly
na pobočky a celkový účetní výsledek se získával jednou měsíčně formou
konsolidace všech účetních jednotek. Počítačové systémy nebyly vzájemně
integrovány do té míry, aby bylo možné získat konsolidovanou informaci v
reálném čase. Neexistovala například automatická propojenost mezi jednotlivými
organizačními složkami, často se účetní doklady posílaly poštou.
Výběr nového systému
Ve 2. polovině 90. let dospělo vedení podniku k rozhodnutí, že je třeba
nakoupit nový, integrovaný informační systém. Hlavní motivací bylo zejména
zefektivnění účetně administrativních prací a potřeba kvalitnějších informací
nutných k řízení společnosti.
Na začátku roku 1997 bylo ve spolupráci s poradenskou firmou Ernst&Young
zahájeno výběrové řízení na dodavatele finančního systému. Společnost
Ernst&Young hned od počátku doporučovala řešení špičkové třídy, což celý výběr
zúžilo na 3-4 systémy, mezi nimiž vynikaly SAP a Baan. Důležitými parametry,
které hovořily ve prospěch SAPu, byla robustnost systému, jeho lokalizace a
centralizovaná architektura, která lépe vyhovovala organizační struktuře České
pojišťovny. Tyto parametry společně s četnými referencemi v ČR přivedly na
podzim roku 1997 vedení ČP k definitivnímu výběru systému SAP R/3. Prakticky
souběžně proběhlo výběrové řízení na řešení problematiky lidských zdrojů, ve
kterém zvítězil modul HR společnosti SAP.
Česká pojišťovna dlouho zvažovala, jak vyřešit úlohu systémového integrátora
procesu implementace systému, a nakonec se přiklonila k využití svých vlastních
zdrojů. Práce pro jednotlivé moduly byly organizovány v účelově vytvořených
týmech složených ze zástupců IT a odborných útvarů. Řídící výbor projektu byl
etablován na úrovni vrcholového managementu společnosti s účastí manažerů z
rozhodujících oblastí implementace SAP. Vlastní implementace
Projekt byl zahájen vytvořením hrubého konceptu řešení v únoru 1998 a pilotní
projekt se rozběhl v červenci. První fáze implementace zahrnovala hlavní
finanční moduly FI (Finance), AM (Investiční majetek), CO (Controlling), MM
(Materiálové hospodářství) a B (modul Báze).
Protože organizační struktura České pojišťovny je rozdělena do 8 regionů, bylo
z důvodu snížení rizik spojených se změnou finančního systému rozhodnuto zavést
systém postupně v jednotlivých regionech. Pilotní spuštění projektu bylo
zahájeno v západočeském regionu a na centrále společnosti. Po dvouměsíčním
zkušebním období bylo rozhodnuto spustit implementaci SAPu v ostatních
regionech. Od 1. prosince 1998 byla Česká pojišťovna kompletně produktivní pod
informačním systémem SAP R/3 na úrovni všech modulů.
Paralelně se spuštěním provozu systému v 5 základních modulech probíhalo
zavádění modulu Human Resources (Lidské zdroje), v jehož rámci bylo nutné
vyřešit především problémy spojené s nejednotností 26 původně nezávislých
mzdových systémů. Sjednocení nevhodně organizovaného systému evidence
pracovníků představovalo významnou výzvu pro úspěšné dokončení implementovaného
modulu HR, který byl od 1. března 1999 spuštěn do produktivního provozu v
rozsahu 40 000 kmenových záznamů.
Partneři SAPu
Česká pojišťovna nedisponovala na začátku projektu pracovníky se zkušenostmi ze
zavádění systému SAP R/3. V rámci řízení celého projektu se proto rozhodla
využít konzultačních služeb partnerů SAPu. Na implementaci se podílela řada
konzultantů z firem APP Systems, Comsoft a dalších. Koordinaci a kontrolu
kvality projektu na jednotlivých regionech zajišťovala firma Comsoft, která má
výrazný podíl na úspěšném a časově zvládnutém náběhu ve všech regionech. Na
zavádění modulu HR spolupracovali pracovníci firem INIT, SABRIS a FCC Folprecht.
Hlavní přínosy
S implementací SAPu dostala Česká pojišťovna do ruky strategický nástroj zvaný
controlling, který jí umožňuje měřit a vyhodnocovat efektivitu jednotlivých
útvarů, činností a produktů. Vrcholové vedení má nyní ucelený přehled o
hospodaření jednotlivých podnikových útvarů, což dříve nebylo z důvodu
roztříštěnosti systému téměř možné.
Vedení pojišťovny získává prakticky v reálném čase informace o nákladovosti,
resp. profitabilitě jednotlivých organizačních struktur podniku. Nastavení
parametrizace controllingu umožňuje vyhodnocovat ekonomické výsledky podle tzv.
tržních segmentů, které jsou rozděleny jednak podle produktových skupin
(životní pojištění, havarijní pojištění apod.) a dále podle územního členění
poboček.
Centralizace dat navíc přináší zvýšení rychlosti přístupu k informacím a
zvýšení jejich vypovídací schopnosti. V důsledku toho může ČP v kratších
intervalech reagovat na situaci na trhu a přijímat relevantní rozhodnutí.
Lubomír Bušek, ředitel úseku controllingu, k tomu poznamenává: "Již v letošním
roce očekáváme, že se výrazně zkrátí doba nutná k získání komplexních informací
o našem hospodaření. Controlling v tomto případě poskytne manažerům potřebnou
zpětnou vazbu a umožní přijmout důležitá opatření či korigovat předchozí
rozhodnutí mnohem dříve, než tomu bylo doposud."
Účetnictví
Mezi hlavní přínosy v oblasti účetnictví patří možnost účtovat v reálném čase v
celé společnosti do jedné společné hlavní knihy. Racionalizace dosavadních
účetních postupů a možnost centralizace účetních činností přinesla významnou
úsporu času a pracovního úsilí. Nyní je tak například možné provádět úhradu
všech dodavatelských faktur z jednoho místa. Zavedení SAPu přineslo rovněž
snížení pracnosti závěrkových operací a zkrácení termínů měsíčních závěrek.
Díky centralizovanému charakteru systému bylo dosaženo jednotnosti v účetních
postupech, což v dřívější rozptýlené formě nemohlo být nikdy beze zbytku
realizováno.
"Centralizace účetního systému se projevila v okamžitém zvýšení produktivity
práce," doplňuje Irena Gluzová, ředitelka úseku účetnictví. "Tak například
účtování investičního majetku, kterým se dříve zabývalo 35 lidí po celé
republice, dnes mají na starosti pouze 4 pracovníci na centrále v Praze. Kromě
toho jsme díky centralizaci platebního programu významně snížili náklady na
bankovní poplatky a urychlili všechny převodní operace."
Jedním z největších sekundárních důsledků byl bezpochyby zdárně završený proces
plánované restrukturalizace společnosti. Implementace nového informačního
systému fungovala v mnoha případech jako katalyzátor celého procesu. Dalším
vedlejším efektem bylo uvědomění si značných vnitřních rezerv společnosti.
Výhledy do budoucna
Hlavním úkolem České pojišťovny v oblasti IT pro rok 1999 je stabilizace
systému, jeho doladění a úspěšné dokončení implementace modulu HR. V
souvislosti s řešením celkové koncepce informačního systému ve společnosti
začala ČP připravovat projekt centrálního exkasa, inkasa a platebního styku a v
určité fázi se rozhodla zastavit vlastní vývoj a využít řešení IS-IS-CD od SAPu.
IS-IS-CD je nový modul SAPu, určený pro zpracování úloh klientského saldokonta
a platebního styku pojišťoven. V návaznosti na zahájení prací na tomto modulu
bylo rozhodnuto o zavedení modulu malého Treasury. V dlouhodobé perspektivě
zvažuje Česká pojišťovna implementaci dalších modulů. Z tohoto hlediska je
pozorně sledován vývoj v oblasti odvětvového řešení SAP Insurance
(pojišťovnictví), které nabízí zajímavou alternativu k jejím současně
provozovaným systémům.

9 1850 / ramn









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.