Co vlastně tuzemské firmy chtějí od ECM

Každá organizace, ať už jde o velkou globální společnost s pobočkou v ČR či o nejmenší českou firmu, pracuje s mn...


Každá organizace, ať už jde o velkou globální společnost s pobočkou v ČR či o
nejmenší českou firmu, pracuje s množstvím informací. Na základě způsobu
zpracování těchto informací se pak dále rozvíjí a získává či ztrácí svůj náskok
před konkurencí.
Řešení Enterprise Content Managementu (ECM) se vyrovnává s jedním z paradigmat
podnikání: 20 % informací firmy je strukturovaných a systematicky uložených v
počítačových systémech (databázích) společnosti tak, aby s nimi mohli pracovat
i ostatní zaměstnanci podniku. Avšak plných 80 % všech informací je v různé
podobě na stolech nebo v počítačích pracovníků (smlouvy, dopisy, dokumentace,
faxy, dokumenty Wordu a Excelu, e-maily, video a audiozáznamy atd.). A z toho
důvodu s nimi nemohou okamžitě pracovat další lidé.
Tento problém si stále výrazněji uvědomují i české firmy, a proto některé z
nich nasazují systémy ECM. Na druhou stranu, většině firem není zatím pojem ECM
příliš známý, a pokud v této oblasti něco žádají, pak jejich nejčastější zadání
zní, že chtějí nasadit systém pro správu dokumentů (Document Management
System).

Problémy k řešení
Výsledkem navrženého řešení má být rychlý, řízený a bezpečný přístup k
informacím a jejich oběh v rámci organizace, zamezení ztráty a redundance dat
ve firmě, možnost získat požadované informace z kteréhokoli místa s minimální
dobou odezvy, minimalizace hromadění papírových smluv, dokumentů a
korespondence, zjednodušení a zpřehlednění administrativy vyřizované s
externími spolupracovníky apod.
Nespornou výhodou využití systémů ECM je možnost propojení obsahu uloženého v
nejrůznějších podnikových systémech a databázích, ať už se jedná o ERP systém,
CRM řešení či další podnikové aplikace. Samotná integrace tohoto obsahu však
není tím nejdůležitějším přínosem tím je nastavení automatizovaných procesů pro
oběh dokumentů v organizaci.
Tato klíčová funkce ECM řešení umožňuje např. to, že ve chvíli, kdy zákazník
vyplní formulář na webové stránce firmy s žádostí o produkt/službu apod.,
spustí se automatický proces, který odešle tuto žádost příslušným osobám a
zajistí rychlé splnění požadavku klienta. Díky ECM řešení má navíc každý
zaměstnanec snadný a rychlý přístup ke všem informacím, které potřebuje ke
splnění daného úkolu.

Nasazení řešení ECM
Jak už bylo řečeno, většina českých firem se v první fázi spíše než po
systémech ECM poohlíží po systémech pro správu dokumentů, nebo ještě lépe po
systémech pro elektronickou archivaci papírových dokumentů. Běžný projekt ECM
tedy často začíná skenováním a archivací papírových dokumentů a správa
elektronických dokumentů či řízení obchodních procesů přichází až jako další
krok.
Uvedená situace je typická například pro banky a finanční instituce, které při
své činnosti produkují obrovské množství papírových dokumentů, což s sebou nese
vysoké náklady na jejich archivaci a skladování.
I když většina firem implementuje ECM řešení postupně po jednotlivých
oblastech, je dobré už v této fázi myslet na budoucí potřeby a zvolit si
dodavatele, který může tyto potřeby naplnit. Řada firem si teprve v průběhu
zavádění řešení pro správu a archivaci papírových dokumentů uvědomí, jaké
možnosti nabízí nasazení komplexního ECM řešení, a začíná jej poté postupně
rozšiřovat.

V praxi
Ilustrujme si tento přístup na příkladu společnosti, která zahájí implementaci
řešení ECM s tím, že potřebuje bezpečně uložit dokumentaci týkající se svých
zákazníků (smlouvy, korespondence, žádosti, faktury, apod.). Postupně si
uvědomí, že toto elektronické úložiště může zahrnout do určitého obchodního
procesu a celý tento proces automatizovat.
Finálním krokem potom může být nasazení řešení WCM (Web Content Management),
které zajistí jednotnost a aktuálnost obsahu webových stránek a propojí je s
obchodním procesem. Díky tomu bude např. na firemních stránkách k dispozici
vždy aktuální nabídka služeb a produktů, které mohou zákazníci objednávat přímo
prostřednictvím internetu.

Přínosy ECM
Přínosů nasazení ECM je řada a jsou různého druhu. Vzpomeňme např. na loňské
povodně. Papírové dokumenty zatopených firem nebylo možno ve většině případů
dál používat. Papír byl zničen i se svým obsahem. Pokud by však informace a
jejich obchodní hodnota zůstaly v elektronické podobě, mohli by pracovníci
těchto firem hladce pokračovat ve své práci.
Některé, zatím spíše zahraniční banky dávají zákazníkům veškeré obchodní
dokumenty k dispozici prostřednictvím svého portálu, místo aby je odesílaly
poštou. Výsledkem jsou úspory za tisk, poštovné, lepší a rychlejší služby a
vyšší spokojenost zákazníků.

Konkrétní příklady
Zajímavým příkladem ze zahraničí jsou floridské soudy, které díky zavedení ECM
zvládají projednat o 30 % případů více při poklesu stavu personálu o 15 %, což
znamená úspory na personálních nákladech ve výši 1 milion dolarů ročně. Navíc
úspěšnost vymáhání pokut za dopravní přestupky vzrostla o 60 % a uvolnilo se
asi 350 m2 skladovacích prostor dříve potřebných na papírové dokumenty.
Příkladem z českého prostředí může být pojišťovna Allianz, která využívá ECM
pro správu pojistných smluv na pojištění vozidel. Všechny smlouvy jsou
skenovány a pomocí OCR řešení převáděny do podoby potřebné pro další
zpracování. ECM systém poté umožňuje automaticky kontrolovat správnost vyplnění
smluv. Díky tomu se výrazně snižuje chybovost.

Budoucnost ECM
Hlavní vlnu zájmu o řešení ECM lze očekávat v následujících dvou letech. Již v
současné době však řada firem z nejrůznějších odvětví tato řešení nasadila a
úspěšně je používá. ECM řešení nacházejí své uplatnění prakticky ve všech
odvětvích, ať už se jedná o výrobní firmy, společnosti z oblasti služeb nebo o
státní správu. Autor je obchodním ředitelem společnosti FileNet.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.