Document Management Systems: Pořádek v elektronických dokumentech

Vlastní systém pro správu dokumentů v prostředí IBM Lotus Domino/Notes nabízí pod názvem Storage.DOC společnost ADT ...


Vlastní systém pro správu dokumentů v prostředí IBM Lotus Domino/Notes nabízí
pod názvem Storage.DOC společnost ADT Systems.

Moderní kanceláře v současnosti zpracovávají většinu své agendy elektronicky.
Ať už jde o poptávky, nabídky, smlouvy, zápisy z jednání, rozhodnutí, nařízení
a další elektronická sdělení, vždy se s jejich rostoucím počtem objevuje
problém efektivní správy. Nejde jen o celkový počet, ale především o jednotlivé
typy a verze dokumentů, jež v rámci organizace kolují. Také máte problém se
správou svých elektronických dokumentů?
Stejný úkol řešilo i několik zákazníků společnosti ADT. Patřily mezi ně
například firmy Unipetrol - Chemopetrol, Lovochemie, Paramo, Vuanch nebo
Securitas. Všechny tyto firmy spojovalo používání produktu IBM Lotus
Notes/Domino. Jde o groupwarovou platformu pracující s dokumentově orientovanou
databází (*.nsf), kterou lze využít k tvorbě aplikací typu DMS (Document
Management Systems).
Společnost IBM vyvinula vlastní DMS aplikaci s obchodním názvem IBM Lotus
Domino Document Manager (Domino.DOC). Největší nevýhodu tohoto produktu, stejně
jako dalších podobných systémů pro správu dokumentů, představuje jejich
licenční čili cenová politika. Aplikaci Lotus Domino Document Manager navíc
citelně chybí i lokalizace do českého jazyka.

Vlastní řešení
Pracovníci firmy ADT Systems vytěžili řadu poznatků a zkušeností i z jiných
velkých DMS systémů (například FileNET, Hummingbird, Edocs, Worldox nebo právě
Domino.DOC) a zkombinovali je s požadavky, jež vzešly z komunikace se
zákazníky. Získané informace společnost využila při tvorbě vlastního systému
pro správu dokumentů, jejž pojmenovala Storage.DOC.
Aplikace Storage.DOC je navržena tak, aby svou funkcionalitou a robustnost
dokázala zabezpečit požadavky střední i velké společnosti. Funkcionalita
představuje komplex vlastností, které dnes standardně nabízejí všechny DMS.
Robustnost řešení se projevuje v dosaženém výkonu a bezpečnosti při zpracování
a spravování uložených elektronických dokumentů.
Právě výkonové charakteristiky aplikace a bezpečnost informací, které jsou v ní
uložené, vycházejí z výkonnosti a bezpečnosti serveru IBM Lotus Domino a
databáze Lotus Notes. Základní vlastnosti a funkce produktu, mezi které patří
zabezpečení informací (autentizace, personalizace, přístupová práva, šifrování
dat), rychlé vyhledání informací pomocí fulltextového nástroje, snadná práce s
připojenými soubory různých formátů a jiné, jsou rozvíjeny dalšími nástroji
vlastního vývoje.
Aplikace Storage.DOC nabízí efektivní správu velkých objemů elektronických
dokumentů, jež mohou obsahovat informace textové, grafické, audio nebo video. U
jednoho ze zákazníků společnosti, kde je aplikace nasazena, již velikost
databáze - tedy správa aktivně využívaných dokumentů, bez dokumentů
archivovaných - překročila 30 GB.

Funkcionalita Storage.DOC
Systémy pro správu dokumentů se zrodily z potřeby koordinovat toky a práci s
velkým množstvím písemností (papírových i elektronických), které se v každé
organizaci během její existence vytvoří.
Základním funkčním princi-
pem všech systémů pro správu dokumentů, a tedy i aplikace Storage.DOC, je
rychlé, snadné a správné uložení - zařazení informace,
jež v budoucnu umožní její jednoduché a rychlé nalezení a další
práci s ní.

Systém Storage.DOC řeší:
l dlouhodobé ukládání a archivování dokumentů
l správu tradičních dokumentů (například e-mailů, textových dokumentů Wordu,
tabulek Excelu, obrázků, videa, zvukových souborů či webových prezentací)
l podporu pro Document Image Processing (skenování papírových předloh)
l rychlé zpracování a spravování rozsáhlých dokumentů
l vícenásobné propojení jednotlivých dokumentů (tvorba odkazů)
l integraci s úložištěm (funkce jako check-in, check-out)
l workflow (řízený tok a schvalování dokumentů)
l ukládání a prezentování dokumentů v jejich nativní podobě
l možnost indexace obsahu dokumentů a rychlé fulltextové vyhledávání
l možnost publikace dokumentů na webu.
¨
Typický scénář
Nasazení Storage.DOC probíhá v několika fázích. Po analýze všech typů dokumentů
a analýze jejich životních cyklů dojde k navržení konfigurace systému.
Následuje samotná instalace a nastavení: číselníků, napojení na organizační
strukturu, nastavení procesů workflow, vytvoření archivu, zaškolení uživatelů a
správců aplikace.
Posléze jsou přeneseny a zařazeny všechny existující dokumenty (soubory) do
nakonfigurovaného systému. Poté již lze Storage.DOC využívat i pro nově
vznikající dokumenty.
Přínos nasazení řešení od ADT spočívá především v možnostech snadného a
rychlého přístupu k informacím, jež by uživatelé v čase před jeho implementací
hledali zdlouhavě, těžkopádně a s podstatně nižší pravděpodobností jejich
nalezení. Získaná verze hledané informace samozřejmě odpovídá zadanému
vstupnímu požadavku.
Společnost má znalosti a dlouholeté zkušenosti z oboru implementací a podpory
provozu velkých systémů pro správu dokumentů. V současnosti nabízí vlastní DMS
řešení Storage.DOC a řešení třetích stran - IBM Lotus Domino Document Manager,
IBM DB2 Document Manager, FileNET a jiná.


Instance v LovochemiiSpolečnost Lovochemie využívá tři instance aplikace
Storage.DOC od července roku 2005. Jde o následující moduly:
Dokumenty: DMS pro dokumenty jednotlivých úseků a oddělení (cca 1 300 dokumentů
o objemu 1GB )
SD Projekty: DMS pro dokumenty projektových týmu a pracovních skupin (cca 400
dokumentů o objemu 200 MB)
SD Porady: DMS pro dokumenty z porad vedení (cca 800 dokumentů o objemu 200 MB)
Firma očekává nárůst o cca 50 % během dalších 6 až 12 měsíců.


Parametry DMS Storage.DOC

Server: IBM Lotus Domino R5 a R6
Klient: IBM Lotus Notes R5 a R6
Typ aplikace: Native Notes s možností vazby na organizační strukturu společnosti
Počet dokumentů: omezen pouze platformou OS nebo velikostí úložiště
Velikost dokumentů: omezen pouze platformou OS nebo velikostí úložiště
Velikost databáze: omezena pouze platformou OS nebo velikostí úložiště









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.