Dokonalá správa dokumentů od EMC

Nesčetné moduly posilují aplikaci o dodržování norem (compliance), obchodní procesy a další. EMC Documentum je syn...


Nesčetné moduly posilují aplikaci o dodržování norem (compliance), obchodní
procesy a další.

EMC Documentum je synonymem pro podnikovou správu informací. Výběr a
konfigurace příslušných komponent z nabídky společnosti více než sta různých
systémů vám zabere spoustu času. Ale když vydržíte, budete odměněni systémem,
který nebude pouze "slátaný" dohromady. Naopak, je jedním z nejlepších při
řešení různých problémů s publikací čehokoliv, od projektové spolupráce po
publikaci dokumentů v souladu s certifikátem ISO 9001.
V tomto testu jsme hodnotili čtyři komponenty, které speciálně naplňují potřeby
EDM (Enterprise Document Management podniková správa dokumentů). Jádrem testu
byl systém EMC Documentum 5 Enterprise Content Management Platform. Kromě
klíčových komponent systému EDM včetně správy verzí a knihovních služeb
obsahuje tento produkt také bezpečné virtuální místnosti, ve kterých mohou týmy
na dokumentech spolupracovat.
Samozřejmě, mnohé podniky (např. společnosti zabývající se finančními službami)
zpracovávájí kvanta dokumentů. Kvůli tomuto aspektu jsme použili EMC Documentum
Business Process Management (BPM) k vybudování pracovních postupů. Na závěr,
vědomi si důležitosti dodržování norem a uchovávání dokumentů, jsme také
zhodnotili RPS (Retention Policy Services) a modul Compliance Manager.
Zjednodušeně řečeno, systém EDM nabízí vytváření (nebo skenování) dokumentů,
jejich editaci, schvalování pracovních procesů, které končí publikováním
materiálů, a ukládání nebo mazání těchto položek.
Náš první test simuloval situaci poměrně typickou pro kterékoliv odvětví.
Prodej, inženýři a další oddělení potřebují prostor pro kontrolu technických a
marketingových publikací. EMC Documentum nabízí uživatelům celou řadu způsobů,
jak pracovat s obsahem. Integrace s Microsoft Office nám například umožnila
otevřít PowerPoint, vytvořit prezentaci a uložit ji přímo do úložiště dokumentů.
Schopnosti systému EMC Documentum při týmové spolupráci jsou zajímavé. Nejprve
jsme svoji prezentaci uložili do příslušného soukromého prostoru podle
metainformace, kterou jsme zadali. Pak byli uvědoměni oprávnění recenzenti, aby
tým mohl diskutovat o dokumentu a editovat jej. Když byli všichni členové
spokojeni, prezentace se automaticky přesunula do veřejného adresáře, byla
zamčena proti úpravám a označena k uchování po dobu 6 let (ve shodě s
předpisy). Tento druh úzké spolupráce nad obsahem je vzácný a signalizuje, jak
dokonale EMC Documentum chápe a organizuje proces správy dokumentů.
Administrátoři navíc mohou snadno přidávat další metaúdaje, nastavovat pravidla
pro úschovu a specifikovat konverzi do jiných formátů včetně HTML a PDF. Další
rozhraní, Documentum Client for Outlook, pak kombinuje správu e-mailů a
dokumentů.
Náš druhý test představoval propracovaný proces schvalování vysokých
hypotékových půjček, což lze snadno přeložit do potřeb jiných odvětví.
Ústředním bodem je zde modul BPM. Grafický správce procesů pomáhá vývojářům
rychle specifikovat akce jako je získání dokumentu, jeho směrování a
schvalování.
Tento test jsme zahájili naskenováním papírové žádosti o půjčku, optickým
rozpoznáním znaků (aby bylo možno data uložit) a konverzí dokumentu do PDF.
Proces současně zavolal externí webovou službu, aby dodala aktuální kurzy
půjček. Tyto části tvoří začátek virtuálního dokumentu, jehož průchod byl
nasměrován přes mnoho oddělení, kde žádost schvalovali.
Zdejším uživatelským rozhraním je Webtop rozhraní, které lze přizpůsobit
specifickým účelům pomocí webové vývojové sady. Například v tomto případě
otevření záložky zobrazilo úplný seznam požadovaných dokumentů, druhá záložka
poskytovala rychlý přístup ke všem souborům.
Nejvíce na nás ale zapůsobila inteligence BPM. Například byl odeslán e-mail s
dotazem na potvrzení zaměstnání žadatele, přičemž odpověď byla automaticky
přidána k virtuálnímu dokumentu klienta. Správce procesů rovněž monitoruje
pracovní frontu, čím zajistí, že žádná konkrétní osoba nedostane neúměrné
množství práce. Nakonec je zkompletovaný soubor uzamčen a po definovanou dobu
uschován.

Další možnosti
EMC Documentum toho ale umí mnohem více. Compliance Manager například na pozadí
kontroluje elektronické podpisy a zajišťuje autenticitu obsahu. Rovněž
registruje pokusy o změnu nebo odstranění dokumentů. RPS jsme shledali stejně
důležitým. Kromě dodržování rutinních pravidel pro ukládání mohou
administrátoři rychle zamknout jakýkoliv obsah, který by mohl být předmětem
auditu nebo vyšetřování. RPS také šetří prostor, dokumenty jsou automaticky
archivovány na cenově nejvýhodnějším systému (kterým může být EMC nebo hardware
třetí strany) podle toho, jak často se k nim přistupuje nebo ve kterém bodě
svého životního cyklu se nacházejí.
Documentum používají mnohé velké organizace pro zpracovávání několika desítek
tisíc dokumentů v rámci krátkého časového úseku, takovou kapacitu dokáže
obsloužit za hodinu. Společnost EMC rovněž sama provedla testy ukládání
miliardy objektů při tisícovce současně pracujících uživatelů. Ačkoliv jsme
nemohli otestovat celý rozsah škálovatelnosti produktu, tato tvrzení jsou dle
našeho názoru reálná.
Poslední test jsme zaměřili na Content Integration Services zajímavou
vyhledávací utilitu dostupnou z Webtopu, která sdružuje výsledky z více než 300
zdrojů. S pomocí adaptérů mohou být zdroji například Google, proprietární
aplikace, databáze a webové předplatitelské služby. Zdá se, že Documentum
vyřešilo další nepříjemný problém podnikání: precizní vyhledávání dokumentů a
informací přes jediné rozhraní.
Systémy tohoto rozsahu jsou drahé a jejich ceny dosahují až několika desítek
milionů korun. Ale vzhledem k tomu, kolik může stát nesprávné zhodnocení
nestrukturované informace a riziko nedodržení norem, by EMC Documentum 5 mělo
být dobrou investicí.












Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.