Dokumenty s přehledem

Bez ohledu na svou velikost se prakticky každá společnost dříve či později začne potýkat s problémem efektivní spr


Bez ohledu na svou velikost se prakticky každá společnost dříve či později
začne potýkat s problémem efektivní správy dokumentů a informací. Použití
klasických papírových dokumentů přitom přestává dostačovat moderním nárokům
doby a do hry vstupuje elektronická správa dokumentů.
Elektronická správa dokumentů nabízí respektive by za ideálního stavu měla
nabídnout mnohem více než jen pouhé uložení dokumentů v počítači. Mnohem
důležitější než tato základní funkčnost jsou služby s přidanou hodnotou. Ty
jsou reprezentovány především správou verzí, podporou konkurenčního přístupu k
dokumentům, fulltextovým vyhledáváním či jazykovými překlady. Poznámka
využívající podmiňovací způsob vyplývá z toho, že ne každý systém označovaný za
DMS (Document Management System, systém pro správu dokumentů) nabízí podporu
všech možností.
Jednotlivé možnosti mají pro různé uživatele různý význam. Jedna kategorie
uživatelů může preferovat různou podporu konkurenčního či víceuživatelského
přístupu k dokumentům, druhá zase správu verzí. Konkurenční a víceuživatelský
přístup přitom nemusejí zdaleka představovat totéž. O konkurenčním přístupu
hovoříme tehdy, může-li více uživatelů současně přistupovat zpravidla na úrovni
provádění změn k jednomu dokumentu. Víceuživatelský přístup se přitom obvykle
týká jiné úrovně, kterou představuje možnost současného prohlížení či
editačního přístupu k od okolí izolované části dokumentu.
Správa verzí umožňuje především uchovávat historii jednotlivých dokumentů,
velmi častou možností je také podpora porovnání jednotlivých verzí a nalezení
příslušných změn. Samozřejmostí je zpravidla v takovém případě jednoznačná
identifikace autorů těchto změn. Nezapomínejme také, že ve firemním prostředí
má mnoho dokumentů poměrně složitý životní cyklus a prochází i složitými
schvalovacími procesy. Bez podpory ze strany informačních technologií by byly
ještě poměrně nedávno mnohé z těchto procesů aplikovatelné jen s velkými
obtížemi, časovými ztrátami a v konečném důsledku také za značných finančních
nákladů.

Z papíru do počítače
Velmi důležitá je také podpora tvorby firemních šablon pro jednotlivé typy
dokumentů s možností zpětného a hromadného aplikování změn v těchto šablonách.
Relativně samostatnou oblast představuje převod dokumentů v klasické obvykle
papírové podobě do elektronického formátu. Sem patří především podpora
skenování a rozpoznávání textu. Na důležitosti tyto možnosti získávají
především s růstem velikosti společnosti a dobou její existence. Nezapomínejme,
že plnohodnotně se elektronická správa dokumentů začala využívat teprve před
pár lety. Středně velká společnost přitom dokáže vyprodukovat desítky či stovky
tisíc dokumentů za rok.
Některé moderní systémy pro správu dokumentů nabízejí vedle již uvedených
vlastností také podporu různorodého přístupu k jednotlivým dokumentům včetně
dnes tolik populárního tenkého klienta. Ať již v podobě webového prohlížeče či
speciálních prohlížecích a editačních modulů. Uživatelé tak díky podpoře
síťového zpracování mohou ke svým dokumentům přistupovat prakticky odkudkoli,
což v praxi ocení zejména nadnárodní koncerny či společnosti se složitou
organizační strukturou, ovlivňující geografické uspořádání jednotlivých poboček.

Archivujeme? Měli bychom!
Z pohledu běžného uživatele není zanedbatelná ani možnost přizpůsobení celého
systému a jeho otevřenost. Systémy pro elektronickou správu dokumentů
představují jen jeden stavební prvek podnikové informační architektury. Bez
náležité spolupráce s okolím dalšími systémy, například ekonomickou agendou by
DMS představovaly pouze ostrůvek neumožňující využití maxima z možného.
Velmi důležitou roli hraje také podpora archivace dokumentů, která je v případě
některých kategorií dokumentů pro existenci společnosti naprosto klíčová.
Například archivace smluv či účetních dokladů je v elektronické podobě mnohem
bezpečnější než uložení papírových dokumentů v záplavové oblasti. Mnohé
společnosti by po loňských povodních mohly vyprávět. Problémem mohou být
legislativní otázky týkající se elektronické archivace dokumentů, ale za
normální situace by mělo platit, že nějaké zálohy jsou pořád lepší než žádné.
Systémy pro správu dokumentů je na trhu celá řada. Stejně jako existuje celá
řada postupů, jak dokumenty efektivně spravovat. Záleží ovšem na konkrétní
situaci a přístupu konkrétních uživatelů, do jaké míry je nasazení systémů této
kategorie skutečně úspěšné. Tak tomu ale je v případě libovolné oblasti
informačních technologií.

4DOC
Systém 4DOC představuje modulární a plně parametrizované řešení podporující
drtivou většinu etap životního cyklu libovolného dokumentu, v mnoha případech
pak všech etap. Vedle základní správy verzí nechybí ani podpora
víceuživatelského a konkurenčního přístupu či podrobné sledování událostí na
aplikační úrovni, zjednodušující správu a umožňující zodpovědným pracovníkům
sledovat chování celého řešení. Samozřejmostí je podpora schvalovacích procesů
včetně zohlednění odpovědnosti jednotlivých uživatelů a archivace dokumentů.
Užitečnou vlastností je možnost používat náměty k jednotlivým dokumentům,
pomocí kterých lze soustředit připomínky uživatelů a postupně na ně například v
rámci již zmíněného schvalovacího procesu reagovat. Zapsáním poznámky tedy
ještě nevzniká fyzická změna daného dokumentu.
Nechybí ani podpora fulltextového vyhledávání v různých typech dokumentů.
Důležitá je také otevřenost směrem k produktům třetích stran, od klasických
kancelářských balíků až třeba po geografické informační systémy.
Díky plně parametrizovatelnému a modulárnímu přístupu je vyšší také ochrana
investic, dané řešení lze poměrně snadno přizpůsobovat novým požadavkům
uživatelů. Model použití vychází z podpory hierarchické struktury organizace.

eDock
Produkt od firmy, která se proslavila především na svou dobu revolučním
textovým editorem, patří v oblasti správy dokumentů mezi řešení se slibnou
budoucností. Silnou stránkou celého řešení je orientace na internetové
technologie, které umožňují vybudovat dokumentově zaměřený intranet bez příliš
nákladných investic. K dispozici je také silnější klient pro prostředí Windows
a veškerá data jsou ukládána do 602SQL Serveru
Kvalitně je v eDocku zpracována podpora fulltextového vyhledávání, vztahující
se ovšem především na dokumenty ve formátu nejrozšířenějších kancelářských
balíků. Značné vylepšení by si zasloužila podpora správy verzí, kvalitněji
zpracována by mohla být také podpora zálohování, které je zčásti záležitostí
administrace databázového serveru. Na druhou stranu je k dispozici propracovaná
administrace přes webové rozhraní nebo možnost stanovení přístupových oprávnění
až na úrovni jednotlivých souborů.
Nevýhodou je fakticky neexistující podpora konkurenčního přístupu. Uvedený
systém je dnes využíván především jako prostředek pro vybudování dokumentově
zaměřeného intranetu, ovšem vyjma uvedených nedotažeností nic nebrání jeho
použití pro menší firmy, které tyto vlastnosti oželí a upřednostní cenu.

TreeInfo
Systém TreeInfo je svojí filozofií zaměřen především na společnosti
upřednostňující jednoduchost použití před maximální možnou funkčností. Základ
produktu představují technologie Microsoftu včetně databázového serveru MS SQL
Server. Samozřejmostí je podpora celého životního cyklu dokumentu včetně
převodu klasických textových dokumentů do elektronické podoby.
Na střední úrovni je implementováno vyhledávání, které by ale bylo dobré
rozšířit alespoň o některé pokročilé prvky fulltextového vyhledávání.
Samozřejmostí je správa verzí a podpora schvalovacích procesů, přičemž ty jsou
odvozovány od uživatelských oprávnění. Zabezpečení obecně vychází z modelu
uživatelských oprávnění a skupin a je možné převzít rozdělení uživatelů z
operačních systémů Windows. Nechybí zde ani podpora archivace jednotlivých
dokumentů.
TreeInfo umí zpracovávat dokumenty celé řady formátů včetně dokumentů CAD či
elektronické pošty. Správu systému usnadňuje také propracovaný systém poznámek
s možnostmi vzkazů a sledování aktuálního stavu. Pro mnohé uživatele může být
užitečná možnost hromadného tisku v rámci zvoleného uspořádání dokumentů,
například všech dokumentů souvisejících s daným projektem.

ELO
Podobně jako všechny systémy pro správu dokumentů této kategorie také ELO
podporuje mnoho jejich formátů, a to od běžného textu až po multimediální data.
Na základě uživatelských oprávnění je řešen především víceuživatelský přístup k
jednotlivým dokumentům, možnosti konkurenčního přístupu odpovídají běžnému
stavu tedy nejsou prakticky žádné.
Samozřejmostí je podpora správy verzí včetně možnosti používat odkazy, díky
kterým odpadá nutnost mít v případě sdílení dokumentů ve více "šanonech"
několik fyzicky stejných kopií jednotlivých dokumentů. Propracovaná je zde
spolupráce s jednotlivými nástroji balíku MS Office.
Systém nabízí fulltextové vyhledávání se zohledněním některých sémantických
českých pravidel a uživatelé mají také možnost přiřazovat k jednotlivým
dokumentům poznámky. Ty lze použít i odděleně jako vyhledávací kritéria.
Nechybí podpora ukládání dokumentů do archivu, rozpoznávání textů skenovaných
dokumentů či webového přístupu k dokumentům. Zajímavá je možnost vytvářet
mobilní archivy na celou řadu médií od CD-ROMu až třeba po ZIP disketu. K
dispozici je v takovém případě vestavěný prohlížeč dokumentů.

AiP Safe
Tento systém pro správu dokumentů nabízí svým zákazníkům vedle základní
funkčnosti především nezávislost. Díky orientaci na internetové technologie
například XML nepodporuje systém jen jeden či dva operační systémy, ale je k
dispozici všude tam, kde lze používat webový prohlížeč na straně klienta a
některou z podporovaných databázových platforem, na straně serverové části
webový server Apache. Mezi podporované databázové platformy patří takřka
všechny významné produkty, MS SQL Serverem počínaje a Oracle Database konče.
Architektonickým základem je přístup klient/server. Pokročilé možnosti nabízí
tento systém také v oblasti archivace spravovaných dokumentů. Celý systém je
vystavěn modulárně a navíc nabízí výhody stromově orientovaných struktur pro
zatřídění dokumentů a umožňuje snadnou provázanost s okolními systémy. Mimo
jiné k této otevřenosti přispívá také již uvedené nezávislé uložení dat pomocí
prostředků XML.
Podporován je víceuživatelský přístup, v některých případech je navíc umožněn
také konkurenční přístup k dokumentům. K dispozici je i správa verzí. Úroveň
zabezpečení se v programu AiP Safe může týkat až jednotlivých dokumentů.
Podporována je také správa skupin dokumentů uložených na výměnných médiích

iProject
Produkt iProject představuje intranetově a internetově orientované řešení pro
správu dokumentů s možností vzdáleného přístupu prostřednictvím webového
prohlížeče, u běžně podporovaných formátů bez nutnosti instalace
specializovaných klientů. Samozřejmostí je funkce správy verzí, sledování
jednotlivých změn a událostí nad konkrétním dokumentem i celým systémem. K
dispozici je stromově orientovaná organizace spravovaných dokumentů.
Nechybí podpora víceuživatelského přístupu s možnostmi aktivního varování v
případě provedených změn v dokumentech, které jsou součástí zvolených projektů.
Oprávnění jsou aplikovatelná jak na jednotlivé uživatele, tak i na skupiny
uživatelů, dále pak na jednotlivé dokumenty i projekty. Podporována je dále
správa dokumentů libovolných formátů.
Prostřednictvím definovaných procesních karet není problémem napojení do již
existující či vznikající podnikové informační architektury. Samozřejmostí je
fulltextové vyhledávání nejen u klasických textových dokumentů, ale také u
výkresů AutoCAD.
Nechybí ani podpora automatického převodu klasických dokumentů do elektronické
podoby a diskusí nad spravovanými dokumenty. Přínosem je také možnost využívat
schvalovacích procesů.

Ixos-3I
Mezi vlastnosti nabízené systémem pro správu dokumentů společnosti Ixos
Software patří podpora správy verzí, víceuživatelského přístupu, možnost
využití klasických i tenkých klientů i vyhledávání. Díky podpoře webově
orientovaných tenkých klientů není žádným problémem pomocí tohoto systému
vybudovat dokumentově zaměřený intranet.
Celý systém vychází z přizpůsobitelné modulární architektury, která v prostředí
všeobecné snahy snižovat náklady představuje nemalou konkurenční výhodu.
Nechybí možnost využívat schvalovací procesy, které jsou nezbytné v případě
libovolné složitější organizační struktury společnosti.
Přístupová oprávnění mohou jít na úroveň jednotlivých systémem spravovaných
objektů. Organizace dokumentů u produktu Ixos-3I vychází ze stromových
struktur. K dispozici je dále podpora životního cyklu dokumentu jako celku
včetně archivace s možností okamžité dostupnosti archivovaných dokumentů. Velmi
propracované jsou možnosti spolupráce s ostatními systémy tvořícími podnikovou
informační architekturu, jak v podobě speciálních modulů pro nejznámější
řešení, tak i v podobě obecných možností spolupráce s nestandardními systémy.

Documentum 4i
Mezi základní vlastnosti systému Documentum 4i patří nativní podpora celé řady
formátů a s drobnými omezeními podpora všech možných formátů dokumentu. Nechybí
možnost víceuživatelského přístupu, samozřejmostí je také správa verzí.
Uživatelé mohou zapisovat k dokumentům poznámky, vedle klasického textu lze pro
tvorbu poznámek využívat také grafické symboly a zvýraznění. Pro ukládání je
používána stromová struktura, nechybí podpora nejrozšířenějších aplikací.
Převod papírových dokumentů do elektronické podoby usnadňuje skenovací
podsystém.
Řízení přístupu je u Documentum 4i řešeno pomocí oprávnění k dokumentům a
oprávnění k vlastnostem systému. Samozřejmostí je podpora běžného i
fulltextového vyhledávání včetně možnosti využívat přednastavená vyhledávací
schémata. Využití ve firemním prostředí usnadňuje podpora celého životního
cyklu existence dokumentu.
K dispozici je dále klasický i tenký klient. Výhodou systému je také vytváření
složených dokumentů, které jsou tvořeny z více vnořených položek.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.