Domino.Doc

V případě, že se podnik rozhodne nasadit systém Domino, je třeba připomenout, že systém sám o sobě obsahuje jen zá...


V případě, že se podnik rozhodne nasadit systém Domino, je třeba připomenout,
že systém sám o sobě obsahuje jen základní a modelové aplikace. Pro plné
využití je možné volit vždy několik cest lze vyvíjet aplikace vlastními silami,
je možné najmout firmu, která vyvíjí aplikace na zakázku, či zakoupit hotovou
aplikaci nebo subsystém. Pokud je potřeba řešit problém správy dokumentů a je
preferováno zakoupení hotového, ověřeného řešení, pak je zde produkt Domino.Doc
Domino.Doc je prvním řešením správy dokumentů, založeným na distribuované
architektuře, plně vycházející ze standardů Internetu. Cílem tohoto řešení je
nabídnout systém, který zajistí zpracování všech dokumentů, vyskytujích se v
organizacích a institucích. Filozofie systému vychází z běžného životní cyklu,
jímž prochází každý dokument. Životní cyklus zahrnuje tvorbu, připomínkování,
schvalování, publikování a archivaci.
Systém Domino.Doc je postaven na architektuře Domino serveru, využívajícího
komplexně standardy současné počítačové technologie. Základem je objektový
databázový systém a systém služeb nad tímto databázovým systémem.
Domino.Doc je postaveno na metaforickém srovnání s knihovnou, spisovnami,
registraturami, slohami a dokumenty.
Dokumenty
Dokument je základním prvkem pro všechny procesy. V současné době však nejsou
dokumentem jen vytištěné a popsané papírové objekty, ale i tabulky tabulkových
kalkulátorů, fotografie, kresby a dokonce i zvukové či video soubory, které již
nemohou existovat v papírové formě.
Dnešní dokumenty jsou přijímány rozličnými cestami klasickou papírovou, pomocí
souborů, pomocí elektronické pošty či pomocí faxu. Dokument v pojetí Domino.Doc
je informace, která má být spravována. Může to být obecně jakýkoliv soubor dat,
převoditelný do elektronické podoby, s jehož obsahem lze nadále pracovat.
Takové datové objekty mohou
být ukládány do složek v registraturách.
Každý dokument má atributy, které slouží k organizování dokumentu. Ty
rozdělujeme na systémové (sem patří autor, datum vytvoření, datum poslední
modifikace, název dokumentu a další) a aplikační (obsahují jméno projektu, typ
dokumentu, číslo jednací a další), které jsou prezentovány tzv. štítkem.
Sloha
Sloha, či jinými slovy desky nebo šanon, slouží k logickému seskupování
dokumentů. Je to stejné, jako při práci s papírovými dokumenty, kdy určité typy
dokumentů vkládáme společně do jedné slohy. Každá sloha má atributy, které
definují její využívání. Mezi ně patří název, autor, datum vytvoření, datum
poslední modifikace, počet dokumentů a definování přístupu. Tyto atributy se
shromažďují na štítku, který specifikuje slohu.
Přístup do slohy je umožněn pouze autorizovaným uživatelům.
Registratura
Domino.Doc užívá registratury pro organizování sloh a v nich uložených
dokumentů. Každá registratura je jedna objektová databáze, umístěná na Domino
serveru. Aby byla analogie s reálným kancelářským životem co nejvyšší, je v
maximální míře využíváno grafické zobrazování jednotlivých prvků, a ikona
registratury tak připomíná její reálnou obdobu. Domino.Doc využívá toto
uspořádání, aby se jednoduše zajistilo zobrazování, používání, správa a
distribuce dokumentů, v něm uložených.
Při tvorbě nové registratury se definuje její umístění na serveru, složky a
typy dokumentů, které bude obsahovat, přístup do registratury pro jednotlivé
uživatele na úrovni správce, editora a čtenáře.
Registratura je schopna zasílat poštovní upozornění každému, kdo do ní má
zajištěn přístup. Spisovna
Spisovna zajišťuje logické seskupování jednotlivých registratur pro snadnou
orientaci. Všechny registratury jsou umístěny ve spisovnách. Při tvorbě nové
registratury je tato umístěna do již existujícího spisovny nebo je vytvořena
spisovna nová.
Knihovna
Knihovna je vstupní bod do systému Domino.Doc. Je to "domovská stránka"
systému. V tomto místě je možné nejen prohledávat celou knihovnou či vybrat si
příslušné oddělení, ale také administrovat systém a nastavovat příslušné
atributy jednotlivým komponentám.
Klient Domino.Doc a ODMA
Klientem Domino.Doc může být klient Lotus Notes nebo libovolný webový
prohlížeč. Obě tyto technologie jsou podporovány rovnocenně a nabízejí možnost
plnohodnotné práce. Pokud spočívá činnost uživatele spíše ve vyplňování
formulářů a zajištění jejich oběhu, lze vystačit s tímto prostředím. V
okamžiku, kdy je třeba vytvářet složitější dokumenty, jako jsou projekty,
nabídky zákazníkům, příprava právních předpisů apod., je třeba sáhnou po
výkonnějším textovém editoru. Výsledný soubor lze potom jednoduše do dokumentu
Domino.Doc připojit jako přílohu, ale Domino.Doc také podporuje standard ODMA
(Open Document Management API).
ODMA rozhraní je součástí jak Domino.Doc klienta, tak Domino.Doc serveru. Na
stanicích je realizováno produktem, který se nazývá Domino.Doc Desktop Enabler.
ODMA je aplikováno do nejrozšířenějších kancelářský systémů Microsoft Office a
Lotus SmartSuite. Pokud tedy vytvoříme dokument např. textovém editoru
Microsoft Word 97, tak ho můžeme přímo uložit do příslušné slohy zvolené
registratury. A protože je tato registratura založena na objektové databázi
Domino Serveru, která podporuje replikaci, může uživatel tento dokument otevřít
a dále pokračovat v tvorbě či připomínkování na zcela jiném místě. Domino Doc
zajistí veškerou správu této distribuované architektury.
Otevřenost a rozšíření
Systém Domino.Doc disponuje otevřenou architekturou a lze jej bez problémů
přizpůsobit potřebám uživatele. Toto přizpůsobení umožňuje maximální využití ze
strany zákazníka. Mezi standardní přizpůsobovací prvky patří integrace s
aplikacemi na pracovní stanici, úprava vzhledu, automatizovaná výměna
dokumentů, realizace specifických zákaznických procesů, integrace s nástroji
třetích stran a podpora národního prostředí. Domino.Doc 2.0 podporuje
programovací nástroje LotusScript, Visual Basic a Visual C++. Mezi rozšiřující
prvky patří Domino.Doc Imaging Client pro práci se skenovanými dokumenty a
Domino.Doc Storage manager, řešící systém ukládání dokumentů na externí média.

9 1055 / pen









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.