E-mail management

DEFINICE Řešení typu e-mail management zajišťují pro elektronickou poštu to, co je běžné u pošty papírové. Tedy ...


DEFINICE
Řešení typu e-mail management zajišťují pro elektronickou poštu to, co je běžné
u pošty papírové. Tedy především její bezpečnost, dlouhodobou archivaci,
evidenci a dodržování komunikačních pravidel.

Elektronická pošta během necelých dvou dekád nepozorovaně nahradila velkou část
papírové komunikace. Ta se ovšem používá po staletí, a má tedy vytvořena jasná
pravidla evidence a ukládání, která elektronická pošta prozatím postrádá.
Elektronické poště není prozatím i přes její význam věnována ze strany
managementu dostatečná pozornost, což vykrystalizovalo do situace, že se tento
komunikační prostředek stává stále rostoucím problémem z hlediska technického,
informačního, bezpečnostního i legislativního. Řešení typu e-mail management
jsou zaměřena na minimalizaci problémů spojených s používáním elektronické
pošty. E-mail management v současné době zahrnuje hlavně následující
problematiku:
lprovoz poštovních serverů a minimalizace bezpečnostních rizik
ldlouhodobá archivace e-mailů a jejich příloh v dedikovaných archivačních
systémech
ldlouhodobé uložení a řádná evidence elektronické pošty v systémech pro správu
podnikového obsahu (Enterprise Content Management, též ECM)
lvytvoření interních pravidel a metodik v souladu s platnou legislativou
Zavedení efektivního e-mail managementu je úkolem, před kterým v současné době
stojí řada organizací. Podniky jsou nuceny zajistit řádnou evidenci a
dlouhodobé uchovávání poštovních zpráv a jejich příloh. Tato povinnost je v
řadě států již dána zákony (například v USA, Velké Británii, Francii). Pro
splnění tohoto požadavku však poštovní servery nejsou koncipovány a z tohoto
důvodu vzniká řada řešení určených pro správu elektronické pošty. Tato řešení
přinášejí novou kvalitu z hlediska bezpečné dlouhodobé archivace a vyhledávání
informací. Systémy pro e-mail management zajišťují ukládání elektronické pošty
do specializovaných archivačních systémů nebo ukládaní do systémů pro správu
dokumentů, případně do elektronických systémů spisové služby společně s ostatní
podnikovou dokumentací. Současně umožňují zavedení přísných "hygienických" a
bezpečnostních pravidel, která omezují dopady různých e-mailových hrozeb. Jde
především o různé škodlivé kódy v přílohách a o fenomén spamu.

Správa obsahu
Firmy ve svých dokumentech zaznamenávají informace, které jsou důležité pro
jejich činnost. Zákaznická, projektová, obchodní nebo marketingová dokumentace
obsahuje veškeré know-how firmy. Elektronické zprávy a jejich přílohy v dnešní
době obsahují 30-50 % kritických firemních informací. Pokud nemá organizace
vybudována firemní pravidla jak elektronickou poštu uchovávat, je většina
informací po čase nenávratně ztracena. Informace jsou obvykle uloženy v
privátních poštovních přihrádkách příjemců a po čase jsou nekontrolovaně
vymazány nebo je jejich dohledání enormně obtížné. Jednoduché řešení tohoto
problému nabízejí specializované archivační systémy, které mnohem lépe zvládají
dlouhodobé skladování elektronických zpráv a jejich příloh. Rovněž možnosti
vyhledávání informací v těchto systémech jsou na vyšší úrovni, než jakou
poskytovaly databáze poštovních serverů. Archivační systémy výrazně snižují
provozní zatížení poštovních serverů. Je nutno zdůraznit, že problematika
elektronické pošty je v nich řešena víceméně čistě technologicky z hlediska
zálohování a kapacity paměťových zařízení. Elektronická pošta je zde ukládána
odděleně od ostatní podnikové dokumentace, která je obvykle uložena v systému
pro správu dokumentů.
Je jasné, že v zájmu firmy by měly být zprávy a přílohy jako významný zdroj
informací ukládány podle definovaných pravidel do systémů pro správu
podnikového obsahu spolu s ostatními dokumenty. Tento požadavek jsou schopny
zajistit systémy pro správu podnikového obsahu doplněné o funkce e-mail
managementu. Elektronickou poštu se závažnějším obsahem je nutno chápat jako
elektronickou písemnost, která má být řádně evidována a vedena pod jednacím
číslem ve smyslu legislativy o archivnictví. Na elektronickou poštu je tedy
nutné v úředním, ale i v obchodním styku klást stejné nároky jako na papírové
písemnosti. Z tohoto důvodu moderní elektronické systémy spisové a archivní
služby (records management) musejí být připraveny pracovat i s tímto typem
písemnosti a musejí být schopné přijmout e-mail v elektronických podatelnách.
Rozvoj těchto systémů především ve státní správě je v dnešní době podepřen i
odpovídající legislativou. Vývoj řešení bude směřovat k selektivní evidenci a
ukládání elektronické pošty do systému pro správu podnikového obsahu a většina
zpráv bude podléhat přísné kontrole životního cyklu v systémech spisové služby.
Výběr zpráv pro archivaci však není jednoduchým problémem. V podstatě jsou
možné dva přístupy k výběru zpráv pro archivaci: V prvním případě se jedná o
automatizovaný výběr, který je založen na vyhodnocení předdefinovaných kritérií
výběru. Kritériem výběru mohou být metadata poštovní zprávy, jako jsou předmět,
odesilatel, adresát, datum odeslání nebo klíčová slova v těle zprávy. Kritéria
mohou být definována i složitějšími regulárními výrazy. Automatizovaný výběr a
klasifikaci ulehčuje formalizovaný formát poštovních zpráv a zasílání zpráv na
definované adresy organizace místo na adresy jednotlivých pracovníků. Naopak
druhá varianta subjektivní výběr poštovní zprávy je založen na osobním
rozhodnutí pracovníka, který sám posoudí, zda je poštovní zpráva významná. V
prvním případě systém pro e-mail management zajišťuje automatický výběr
poštovní zprávy a její uložení do systému pro správu podnikového obsahu. V
druhém případě je systém e-mail managementu integrován do poštovního klienta a
umožňuje individuální uložení elektronické poštovní zprávy a její přílohy.

Legislativa
Dosud má pouze malé procento organizací vytvořeny interní předpisy pro
používání elektronické pošty. Kvůli podcenění tohoto problému byla ve světě již
řada firem sankcionována značnými pokutami buď proto, že důležitá poštovní
zpráva nebyla archivována (Enron) nebo naopak firma archivovala poštovní
zprávu, kterou raději měla vymazat (Microsoft). Interní předpisy jsou sice
nutnou podmínkou pro řízení elektronické pošty, avšak vliv subjektivního
chování pracovníků nadále zůstává rizikem. K potlačení vlivu subjektivního
chování by měly přispět systémy e-mail managementu, které jsou schopny řadu
činností automatizovat.
Znění interních norem musí být v souladu s legislativou státu. Na západ od
našich hranic se legislativa pro archivaci elektronických písemností, a tedy i
elektronické pošty obecně zpřísňuje a řada států již vydala moderní normy.
Národní standardy jsou v řadě případů vybudovány na základě mezinárodní normy
ISO 15489 Information and documentation Records management. V České republice
ukládá nový zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě povinnost vést
spisovou službu subjektům státní správy a samosprávy a organizacím těmito
subjekty zřízenými, například školám a zdravotním zařízením. Elektronické pošty
ve státní správě se týká také legislativa upravující elektronický podpis a
zřizování elektronických podatelen v rámci projektu e-governmentu.
Autor pracuje jako projektový a produktový manažer ve společnosti Exprit.


Spisová služba je nezbytností
Nový tuzemský zákon o archivnictví a spisové službě výslovně neukládá vést
spisovou službu komerčním subjektům. Racionálně vedená firma se ale bez řádné
evidence písemností, ať už elektronických nebo papírových, neobejde a do
budoucna lze očekávat, že příslušné normy budou upraveny s ohledem na
celosvětový trend v této oblasti a doporučení EU.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.