Energetika vyhlašuje válku papírovým dokumentům

Systémy pro správu a řízení dokumentů patří mezi aplikační oblast, která je v současné době ve středu zájmu IT...


Systémy pro správu a řízení dokumentů patří mezi aplikační oblast, která je v
současné době ve středu zájmu IT manažerů, zvláště pak u velkých firem. S tím,
jak narůstá objem elektronicky vytvářených dokumentů (ale i těch papírových,
které by bylo možné do elektronické podoby převést) musí hledat IT oddělení
nástroje pro jejich centrální správu a řízení.
V současnosti je na trhu k dispozici široká nabídka produktů z kategorie pro
správu dokumentů (document management), ale i pro řízení pracovních toků
(workflow). Zatímco ve světě obsadilo většinu trhu s těmito aplikacemi několik
velkých dodavatelů - PC DOCS/Fulcrum, Documentum a FileNet, v České republice
se v této oblasti začínají prosazovat i lokální softwarové firmy. Zajímavým
příkladem implementace řešení pro oblast jednotného řízení a archivování
dokumentů v elektronické podobě spojené s řízením workflow je akciová
společnost Středočeská energetická (STE), která se rozhodla zavést ve svých
závodech aplikaci Obelisk od české firmy SEFIRA.
Nasazení systému
Před implementací nového systému byla správa dokumentů v STE řešena pomocí
standardního souborového systému nebo jejich udržováním v papírové podobě. Co
se týče oběhu dokumentů a informací využíval se e-mail. Po masivním nákupu
osobních počítačů a zavedení produktů MS Office nastal problém ve vytváření a v
oběhu velkého množství dokumentů, které byly nestrukturovaně ukládány na
lokálních discích a souborových serverech v různých modifikacích. S rostoucím
množstvím těchto dokumentů byl velký problém se k nim dostat a vybrat aktuální
verzi. Proto se začalo hledat řešení umožňující centrální a strukturované
ukládání dokumentů s řízeným přístupem, tedy komplexní správu dokumentů od
jejich vzniku až po archivaci.
Z dostupných nabídek bylo nakonec vybráno řešení firmy Sefira založené na
podnikovém intranetu a pracující v prostředí relační databáze Oracle, která je
v STE základní platformou pro ukládání dat. V první etapě byl systém
implementován jako publikační server. Kromě toho, že byly shromážděny a
uspořádány dokumenty v jednom systému s možností strukturovaného ukládání,
třídění, vyhledávání a publikování, došlo také k centrální evidenci uživatelů a
zaměstnanců STE. V této oblasti komunikuje Obelisk s podnikovým personálním
systémem.
Nasazením systému se docílilo snadné dostupnosti informací v rámci intranetu
tj. přístupu k datům přes webový prohlížeč, a bylo umožněno efektivní
vyhledávání v obsahu dokumentů nejen na úrovni fulltextu, ale také nalezení
dokumentů obsahujících hledaná slova ve všech mluvnických tvarech.
"Intranet znamená v našem pojetí správu obecných dokumentů a informačních
objektů využívající technologií Internetu. Ve Středočeské energetické se stává
jedním z nejdůležitějších informačních zdrojů a tvoří významnou část
informačního systému," řekl Petr Hajný, vedoucí odboru informačních technologií.
V současnosti jsou všechny hlavní dokumenty jako řídící akty, smlouvy, zápisy z
jednání apod. ukládány centrálně v systému Obelisk. Všech 710 koncových
uživatelů v 45 lokalitách má přístup na firemní intranet a pokud jim to jejich
uživatelská práva umožní, mohou přistupovat i k jednotlivým dokumentům. Patrně
nejpočetnější skupinou dokumentů jsou soubory ve formátech doc, xls, html,
avšak velmi významnou část tvoří také údaje z informačních zdrojů STE -
personálního systému, uživatelské báze a telefonního seznamu.
Řízení workflow
Kromě už zmíněné správy dokumentů pomohl nový systém také zautomatizovat
činnosti v oblasti řízení pracovních toků (workflow). Zatímco v minulosti bylo
nutné dokumenty určené k připomínkování a schvalování posílat v kopiích na
různá místa a absolvovat časově náročný a složitý proces, dnes jsou pouze
vybaveny seznamem určených osob a systém sám zařídí vše potřebné. Osoba, která
provádí připomínkování obdrží e-mail s aktivním odkazem na dokument. Po
dokončení úprav je automaticky upozorněna další osoba v pořadí. Aplikace řeší i
problémy, kdy se někdo nevyjádří v požadované době apod.
Měřitelné přínosy
Mezi hlavní přínosy zavedení systému Obelisk patří rozšíření možnosti
vnitropodnikové komunikace mezi jednotlivými pracovníky, zajištění distribuce
podnikových dat a informací, zlepšení informovanosti zaměstnanců o dění
podniku, zajištění centrálního ukládání dokumentů, autorizace dokumentů a
přístupu k nim. Nezanedbatelná je také úspora nákladů na tisk několika stovek
kusů telefonního seznamu STE a směrnic. Tyto se dnes tisknou jen ve 4 kopiích
místo původních několik desítek. Jiný uživatel Obelisku, společnost
Chemopetrol, odhadl že jenom úspory papíru u něj dosahují částky okolo milionu
korun ročně.
Využitím nového systému dochází také k úsporám v potřebné kapacitě
komunikačních kanálů, protože při procesu připomínkování dokumentů není nutné
posílat připojené soubory, které jsou uloženy centrálně v databázi.
Další etapou v rozšiřování možností intranetu STE bude zavedení diskusního
fóra, které je nativním modulem Obelisku. Fórum bude sloužit pro řízené diskuse
na předem určená témata, například jako příprava pro nejrůznější porady či
seznámení s určitým problémem.
Hlavní činností Středočeské energetické je nákup, distribuce, rozvod a prodej
elektrické energie zákazníkům na území středočeského regionu (mimo Prahu a
Roztoky u Prahy). Za tímto účelem provozuje společnost, s hlavní správou v
Praze, 8 rozvodných závodů, 1 závod údržby VN a VVN a 31 obvodových služeben.
9 3658 / ram









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.