ERP: Podnikové informační systémy v praxi

DEFINICE ERP, tedy podnikové informační systémy, jsou určeny pro řízení firem. Hlavní vlastností ERP je schopnost p...


DEFINICE
ERP, tedy podnikové informační systémy, jsou určeny pro řízení firem. Hlavní
vlastností ERP je schopnost plně automatizovat a integrovat různé podnikové
procesy od řízení dodavatelsko-odběratelského řetězce, řízení výroby nebo
řízení vztahu se zákazníky až po finanční řízení a účetnictví.
Bez systému ERP (Enterprise Resource Planning) si již nějakou dobu nedokážeme
představit efektivní řízení moderní společnosti. Tyto systémy jsou dnes schopny
obsáhnout veškeré vnitrofiremní procesy. Dokáží je automatizovat a integrovat,
a tím je zrychlit, zlevnit a umožnit jejich efektivní řízení. Díky nim lze
sdílet společná data v rámci celého podniku, zpracovávat je, vytvářet a
zpřístupňovat informace pro podporu plánování, kontroly a rozhodování prakticky
v reálném čase.
Aby společnost dokázala v maximální možné míře uplatnit přínosy, které ERP
systémy přinášejí, měla by před jeho pořízením zvážit, co od systému očekává (s
ohledem na momentální požadavky a plány vývoje firmy do nejbližší budoucnosti),
a zároveň jaké jsou její možnosti (např. časové, finanční, lidské zdroje
apod.). (Přehled systémů ERP vyšel v sesterském Business Worldu 3/2003.)

Funkcionalita
Kritériem číslo jedna je při volbě informačního podnikového systému jeho
velikost. Velikostí se v případě ERP systémů rozumí funkcionalita, tzn. rozsah
oblastí, které je systém svými funkcemi schopný podporovat a řídit.
Menší firma, obvykle lokální, s několika málo pobočkami, používající jednodušší
procesy, s menšími nároky na objem dat a na rozsah funkcionality, bude
pravděpodobně volit některý z tzv. lokálních systémů (označovaných také jako
Tier 3). Tyto systémy zpravidla zvládají velmi dobře jednu nebo několik málo
oblastí firemních procesů (např. mzdy, řízení skladu apod.). Neobsahují
pokročilejší funkce typu podrobných manažerských výstupů, reporting v cizích
jazycích nebo CRM. Omezená je většinou možnost uživatelské úpravy a dalšího
rozšíření systému. Podnikový informační software této kategorie je možné
pořídit za desítky až stovky tisíc korun.
Na druhém konci spektra podnikových informačních systémů jsou tzv. Tier 1
řešení. Jedná se o sofistikovaná řešení, jejichž funkcionalita většinou pokrývá
kompletní činnost společnosti od plánování zdrojů, řízení výroby přes řízení
skladů, řízení vztahů se zákazníky (CRM) a dodavateli, vedení účetnictví dle
lokálních i mezinárodních standardů až po velmi kvalitní a plně nastavitelné
manažerské výstupy (MIS). Systémy zvládají velmi komplikované firemní procesy,
značné objemy dat a disponují funkcemi nutnými pro mezinárodní činnost podniku.
Obvykle jsou vysoce parametrizovatelné a navíc nabízejí možnost uživatelsky
řízených úprav. V neposlední řadě umožňují firmě maximálně využít výhody
plynoucí z možnosti použití pouze jednoho či dvou systémů ve všech zemích, kde
mají své pobočky (např. mezinárodní nebo lokální podpora konzultantů,
"roll-out" standardního nastavení z jedné země do druhé atd.). Cena těchto
systémů se pohybuje v desítkách milionů korun.
Výhody obou popsaných světů se snaží spojit tzv. Tier 2 ERP systémy. Z oblasti
Tier 3 si přinášejí příznivé ceny a kratší dobu implementace, jejich
funkcionalita je však v mnohých oblastech blízká Tier 1 řešením.
Sofistikovanější systémy z této kategorie jsou plně škálovatelné a poradí si s
účtováním v několika měnách, s reporty v různých jazycích, s lokálním
legislativním prostředím v různých regionech. Stejně jako v případě Tier 1
systémů bývá vývojové zázemí společností z oblasti Tier 2 připraveno pružně
reagovat na technologické a legislativní změny, které mohou nastat (Y2K, nová
legislativa EU, příchod nových technologií atd.). Cena Tier 2 systémů se
pohybuje v jednotkách milionů.

Volba velikosti
Volba správné velikosti systému je zásadní podmínkou úspěšné implementace.
Pokud systém v určité oblasti nebude vyhovovat požadavkům, může tím brzdit
funkčnost systému i v oblastech, které by jinak pracovaly bez problému. Pokud
společnost z nějakých důvodů pořídí nákladné řešení, jehož funkce zůstanou
nevyužity, přichází vynaložená investice nazmar. Tyto případy bohužel nejsou
výjimkou. Firmy často investují značné sumy do velkých systémů, bez většího
plánování nebo hlubší analýzy svých skutečných potřeb a návratnosti investice.
Mnoho tuzemských společností, které jsou součástí zahraničních koncernů, má
volbu "usnadněnu", protože většinou o výběru jednotného ERP systému rozhodne
management mateřské firmy. Někdy může být výhodnější investovat do menšího
systému, který je funkcionalitou naprosto dostatečný a přitom dokáže dokonale
spolupracovat s velkým systémem mateřské firmy.
Při výběru ERP systému je také třeba zvážit možné budoucí požadavky firmy.
Přednost by měly mít systémy, které je možno snadno rozšířit. Funkcionalitu
většiny moderních systémů je možné upravovat pomocí nastavování parametrů,
odpadá tedy nutnost nákladného vývoje nových funkcí. V případě nutnosti by však
mělo být možné funkce dle požadavků upravovat.
Moderní systémy jsou založeny na mezinárodních standardech (MRP II apod.),
samozřejmostí je podpora mezinárodních účetních standardů s plnou
kompatibilitou lokálních legislativních požadavků (Tier 1 a některé Tier 2
systémy). Měly by tak funkcionalitou pokrýt všechny potřeby standardně
fungující společnosti. V případě nestandardních požadavků na systém je třeba
vybrat takový, který umožňuje modifikace.
U mnoha firem stále existují systémy, které neumějí dostatečně účtovat v
evropské měně, které nedovedou automaticky reportovat v jiném než lokálním
jazyce nebo předávat data v požadovaném tvaru a struktuře. U společnosti, která
má zahraniční partnery nebo patří do mezinárodní skupiny společností, mohou být
tyto nedostatky velkou překážkou ve spolupráci, případně mohou znesnadňovat
centrální kontrolu, plánování či jiné sdílení informací na úrovni mateřské
firmy či jejího managementu. Značné nároky na schopnosti mezinárodní komunikace
bude klást na ERP systémy českých firem vstup České republiky do Evropské unie.
Je proto potřeba brát tyto funkce v potaz při výběru vhodného řešení.

Výběr dodavatele
Při výběru partnera pro implementaci systému hraje největší roli jeho síla,
solidnost a rozsah poskytovaných služeb. Implementace ERP systému je ve většině
případů záležitostí několika měsíců, navíc úspěšnou implementací spolupráce s
dodavatelem většinou nekončí. Velmi důležitá je kvalita a flexibilita
uživatelské podpory. Ta by měla sestávat jak z uživatelské podpory ve formě
hotline, tak i z propracovaného systému školení.
Stabilní podporu mohou poskytnout pouze stabilní firmy. Proto zejména
dodavatelé systémů vyšších kategorií často sázejí na přímou, bezprostřední
komunikaci se zákazníkem. Pokud dodavatel využívá sítě partnerských
společností, které systém implementují, mělo by se jednat o řádně certifikované
společnosti z řad renomovaných firem.

Způsoby financování
Základními faktory pro kalkulaci ceny ERP systému je rozsah implementovaných
modulů a počet uživatelů. Konečná cena je většinou složena z kombinací těchto
faktorů. Někteří dodavatelé se snaží tvorbu cen přiblížit skutečnému modelu
využívání systému, proto místo pevného počtu uživatelů kalkulují například s
počtem současně pracujících uživatelů.
V úvahu je potřeba brát i sekundární náklady, jako je cena hardwaru, čas
zaměstnanců vázaný po dobu implementace, cena přechodů na vyšší verze apod.

Jen systém nestačí
ERP systém by neměl být chápán jak software, jehož zakoupení automaticky
zefektivní chod firmy, zkvalitní její řízení, zlevní infrastrukturu atd.
Důležitá je funkční vazba ERP systému na ostatní systémy a hlavně jeho
využívání zaměstnanci. Mnoho společností uvádí jako největší úskalí
implementace ERP systému právě přístup zaměstnanců. Je třeba počítat s tím, že
mnoho z nich bude nuceno změnit své pracovní návyky a bude se muset naučit řadě
nových věcí.
Autorka pracuje jako Project Manager ve společnosti Scala CR.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.