Exploze e-mailů přináší trable

Průměrný e-mail roste rychleji, než byste mohli očekávat. Možná má váš poštovní server už nyní potíže strávi...


Průměrný e-mail roste rychleji, než byste mohli očekávat. Možná má váš poštovní
server už nyní potíže strávit velké přílohy a přitom to bude jenom horší.
Zatímco dnes má typická zpráva elektronické pošty okolo pouhých 20 KB,
analytici předpovídají, že takové typy příloh, jako je třeba video, způsobí, že
v příštích letech budou naprosto běžné zprávy o velikosti 50 až 200 MB.


Neustálá strava v podobě mamutích zpráv však může žaludky poštovních serverů
zahltit, zpozdit doručení a zvětšit velikost už tak dost velkých schránek, což
podle analytiků může zpomalit operace zálohování a obnovy.
"Při správě e-mailového systému připadá 50 až 75 % nákladů na administátorské
práce," říká Michael Osterman, zakladatel Osterman Research, společnosti, která
se zabývá analyzováním zpráv. Pokud nedostanete explodující elektronické zprávy
pod kontrolu, zkonzumuje jejich obsluha pravděpodobně většinu času pracovníků
vašeho IT oddělení. Ukočírovat expandující e-mailové systémy vám přitom může
pomoci stále rostoucí počet produktů, jako je například software pro archivaci
e-mailů, zařízení pro cachování, která ukládají velké soubory příloh, či služby
třetích stran týkající se stahování souborů.

Trable s tradicemi
Elektronická pošta vznikla jako systém pro krátké, dočasné zprávy, avšak
průběhem času se schránka doručené pošty pro spoustu lidí vyvinula v primární
domov kritických obchodních informací. Schránky jsou už dnes přeplněny
rozsáhlými prezentacemi a PDF soubory. Skutečnou explozi však podle analytiků
způsobí především videosoubory. "Videoklipy se během příštích dvou let stanou
zcela běžnými s tím, jak uživatelé vytvářejí videozáznamy na svých PC,
digitálních fotoaparátech, a dokonce i na mobilních telefonech," myslí si David
Via, analytik společnosti Ferris Research. "Problém s e-mailem jen tak brzy
nezmizí," říká Via. "IT o něm musí přemýšlet ve strategických souvislostech."
Problém nafouknutých schránek není pro společnost Millward Brown, která se
zabývá průzkumem trhu, žádnou novinkou. Mnozí její zaměstnanci mají 1GB
mailboxy a někteří podle Keana Millwarda, CTO společnosti, dokonce překonali
hranici 3 GB. "Lidé si denně stěžovali, že je e-mail pomalý," říká. "Kvůli
značné velikosti schránek uživatelů jsme trpěli výpadky Exchange Serveru a měli
jsme potíže se včasnou obnovou."
Stanovení kvót pro velikost schránek a souborů příloh ale, jak Millward
zjistil, problém nevyřeší. Pokud totiž zaměstnanci pravidelně tráví příliš
mnoho času úlohami spojenými s elektronickou poštou, jako je třeba pročesávání
a mazání zpráv kvůli dodržení limitu velikosti schránky, zaplatí za to firma
cenu v podobě snížené produktivity.
Organizace se neúspěšně pokusila zavést pro zaměstnance ve Velké Británii a
Evropě omezení na 10MB přílohy. "Lidé se nás pak ptali: ,Co mám dělat, když
potřebuji klientovi poslat velký soubor?" popisuje Millward. "Náš personál
zabývající se klientskými službami potřeboval stanovit vhodnou metodu pro
rozesílání velkých souborů."
Tito zaměstnanci pro přílohy příležitostně využívali weby třetích stran ohledně
stahování souborů, ale měli zákonitě obavy o bezpečnost. Část personálu byla
nucená se klientů zeptat, zda neprovozují FTP server. Američtí pracovníci,
kteří na 10MB přílohy omezení nebyli, zas způsobovali problémy, když si
vyměňovali soubory s evropskými kolegy. Navíc někteří z šéfů museli být od
těchto pravidel osvobozeni. Aby Millward tento problém vyřešil, musel
nainstalovat nový hardware. Abyste si poradili s e-maily s velkými přílohami,
je možné uvažovat o použití FTP serveru. To však vyžaduje, aby uživatelé
změnili své chování při používání e-mailu, a co je ještě důležitější, FTP
pohltí příliš mnoho času IT personálu.
"FTP je obtížné spravovat," říká Osterman. "FTP server je jenom taková sběrná
zásuvka zpráv. Jednodušší je kontrolovat mazání pomocí archivačního systému.
Měli byste zavést plán pro uchovávání a plán pro mazání e-mailů i příloh. Pokud
budete dokumenty uchovávat například po dobu jednoho roku, po roce a jednom dnu
budou dokumenty smazány."

Možnosti archivace
Software určený pro archivaci
e-mailů řeší nejen problémy s ukládáním dat, ale pro mnohé firmy také potřeby
shody se zákonnými normami či obnovy dokumentů. "Soud vám může nařídit, abyste
předložili všechny e-maily vztahující se k určitému předmětu za dobu několika
let," popisuje Osterman. "To ve skutečnosti nejste schopní udělat bez
zálohovacích pásek. Náklady na nalezení a vydolování e-mailů by totiž byly
mimořádné."
Webcor Builders, konstrukční firma z Kalifornie, ve svém datovém centru ke
konci roku 2002 nainstalovala software pro archivaci e-mailů Veritas Enterprise
Vault, a to z obou výše zmíněných důvodů.
"Mívali jsme problémy s výkonem našich Exchange Serverů," říká Gregg Davis, CIO
Webcoru. "Nebyli jsme schopni je dostatečně rychle modernizovat. Setkávali jsme
se také se zpomalením pošty. Server občas vykazoval špatnou odezvu a docházelo
i k opožděnému doručování." Denně používané dokumenty, jako třeba specifikace
staveb či kontrakty, se nijak nezmenšovaly. Současně se zpřísnily legislativní
požadavky ohledně dokumentace. "Software firmy Veritas řešil oba problémy,"
říká Davis, "neboť archivovaný e-mail odstraní ze serveru, ale přitom nabídne
vyhledávací funkce nezbytné pro shromáždění určitých e-mailů, když firma čelí
legislativnímu zkoumání nebo sporu."
Mail server Webcoru nyní funguje docela dobře, i když se společnost rozrostla
ze 70 na téměř 400 zaměstnanců. "Víceméně jsme náš Exchange Server přestali
rozšiřovat," tvrdí Davis. "Enterprise Vault ale značně zvýšil jeho efektivitu."
Zpočátku Webcor provozoval systém Exchange 2000, ale mezi srpnem a říjnem 2005
firma nasadila Exchange 2003. Právě před jeho zavedením Webcor, aby zajistil
kompatibilitu, upgradoval Veritas Enterprise Vault na tehdy nejnovější verzi.
"Buďte ohledně svých očekávání spojených s poštovním serverem realističtí,"
varuje Davis. "Exchange se nezmenší. Jestliže má vaše dostupná databáze
kapacitu 20 GB a vy nasadíte podobný systém, zůstanete i nadále na 20 GB
namísto toho, abyste se posunuli na 25 GB. Musíte řídit růst."
"Když chcete koupit e-mailový archivační systém, vyberte si takový, který
nevyžaduje, aby vaši uživatelé měnili své chování," doporučuje Davis. "Některá
z dostupných řešení vyžadují, aby uživatelé se složkami, kategoriemi nebo s
uspořádáním pošty dělali něco určitým způsobem," popisuje. "Avšak vše, co
zaznamenáte u systému Enterprise Vault, je pouze jeho ikona."
Cena Veritasu závisí na počtu uživatelů a dodatečných modulů verze pro
archivaci pošty přímo ze schránek doručené pošty uživatelů začíná na 14 719
dolarech pro až 500 uživatelů a základní serverovou licenci. Davis utratil na
počátku přibližně 20 000 dolarů a ročně zaplatí okolo čtyř tisíc dolarů na
poplatcích za údržbu Enterprise Valutu a několika doplňkových softwarových
modulů.
Obezřetně zvažte, jaký druh vyhledávání bude vaše společnost potřebovat
provádět v rámci archivovaných e-mailů. Zpravidla potřebujete fulltextovou
indexaci, což znamená, že můžete prohledávat předmět zprávy, informace v
hlavičce, tělo zprávy a jakékoliv přílohy.
"Archivovaný e-mail, který nelze snadno vyhledat, by sice nyní mohl ušetřit
místo na vašem Exchange Serveru, ale později způsobit značné problémy,"
upozorňuje Melanie Kochová, ekonomka a vedoucí provozu společnosti ChemOne,
distributora hasicích prášků.
"Měli jsme takovou politiku pro udržování pošty, že žádné e-maily nebyly
mazány," říká Kochová. "Uvědomili jsme si totiž, že náklady na vyhledání a
předložení dokumentů by byly obrovské. Z obchodního hlediska totiž bylo
problematické, že jsme nebyli schopni nalézt všechny dokumenty, jež jsme
potřebovali. Náš Exchange Server byl zahlcený, avšak pouhý upgrade by problém
nevyřešil."
ChemOne proto obrátil pozornost na společnost ZipLip, která vyrábí celou řadu
softwarových produktů pro archivaci pošty a správu příloh. Kochová loni v říjnu
nainstalovala produkt ZipLip Unified E-mail Archival Suite, přičemž tento
produkt si vybrala převážně kvůli jeho funkcím pro vyhledávání. "ChemOne často
rozesílá množství interních reportů a dokumentů, jež mají podobná nebo
identická jména, takže firma potřebovala jednoduše zúžit vyhledávání e-mailů na
určité časové rozpětí," říká Kochová.
Produkty ZipLip vyhovují standardu MIME (Multipurpose Internet Mail
Extensions), což je další faktor ke zvážení. Jestliže si zvolíte archivační
řešení s proprietárním formátem a po několika letech se s jeho dodavatelem
rozejdete, mohlo by to pro vás znamenat značné potíže.
Otevřené standardy, jako je třeba MIME, se mohou navíc ukázat klíčovými, když
firma koupí jinou nebo se spojí s jinými entitami, které možná nepoužívají
tatáž řešení pro poštu a archivaci.
Kochová odmítá diskutovat o tom, kolik firma ChemOne do archivačních produktů
investovala. Nicméně ceník ZipLip pro základní nasazení správy storage začíná
na 43 500 dolarech pro 500 uživatelů a lze zřejmě počítat i s množstevními
slevami.

Chytrá cachovací zařízení
Také nová zařízení určená ke cachování od společností Accellion a Intradyn vám
mohou pomoci vypořádat se s problémem velkých příloh. Tyto boxy se obvykle
zapojují do sítě (v demilitarizované zóně) jen s minimem konfigurace a
nevyžadují ani příliš mnoho stálé údržby. Ukládají velké přílohy a automaticky
je mažou v době, kterou specifikujete.
Když uživatel pošle zprávu s velkou přílohou, cachovací zařízení automaticky
vyjme přílohu a uloží ji. Příjemce e-mailu dostane zprávu jako obvykle, ale s
odkazem, jenž umožňuje stažení souboru na kliknutí myši. Zařízení Accellion tak
zajišťuje, že samotné zprávy mají menší velikost například 10 nebo 12 KB
namísto 10 MB. Box přitom nezabírá žádné místo na firemním mail serveru. A když
dojde k výpadku poštovního serveru, je třeba obnovovat menší objem dat.
"Časy obnovy a pravidelného zálohování poklesnou," říká Millward, který loni
vyřešil dilema příloh ve své firmě instalací dvou systémů Accellion Courier
File Transfer Appliance. Jedno zařízení je umístěno v anglickém sídle
společnosti a druhé ve Spojených státech. "Od instalace těchto zařízení jsme
neměli žádnou poruchu poštovního serveru," tvrdí Millward. "Časy zálohování
jsou kratší."
Po přímočaré konfiguraci provedené vnitrofiremním personálem pak Millward
nastavil cachovací boxy pro 4 500 zaměstnanců tak, aby velké soubory
automaticky mazaly po osmi dnech. Tato automatizace je jedním z hlavních
důvodů, proč si Millward produkty Accellionu vybral. Jsou také integrovány se
stávajícím e-mailovým LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) systémem,
takže regulérní účty a přihlášení uživatelů poskytují současně přístup do
systému Accellion. Za tato zařízení Millward utratil 15 000 až 20 000 dolarů.
"Pokud jde o údržbu, ta nevyžaduje prakticky nic," říká a poznamenává, že bylo
potřeba jen několik doladění softwaru, a ta Accellion provedl vzdáleně. Firma
se nyní nachází uprostřed procesu migrace na Exchange 2003 a pomýšlí na
software pro archivaci e-mailů. V sídle společnosti bude také brzy zahájen
pilotní program Comm Vault pro 500 uživatelů.
Jak zjistíte, že je cachovací zařízení správnou odpovědí na vaše problémy?
Musíte-li se vypořádat s velkými přílohami a nepotřebujete je uchovat navždy,
zařízení pro cachování představuje snadné plug-and-play řešení. Pokud
potřebujete udržovat, organizovat a prohledávat e-maily, můžete použít
cachovací zařízení ve spolupráci se softwarem pro archivaci e-mailů.
Boxy Accellionu stojí od 5 000 dolarů výše, a to v závislosti na volbách
pracovní paměti a pevného disku. Podniková verze je navržená specificky pro
instalace v mnoha lokalitách a její replikační schopnosti umožňují to, aby více
poboček mělo ve všech zařízeních přístup ke stejným datům. Millward si podle
svých slov vystačil s běžnou verzí. Když posuzujete náklady na jakýkoliv
produkt pro cachování, zvažte, zda nebudete také muset naplánovat termíny a
finance potřebné pro konzultační a integrační práce.
Čím více příloh vaše firma posílá, tím větší hodnotu v podobě cachovacích
zařízení získáte. "Například firmy zabývající se grafickým designem,
architekturou či strojírenstvím, které si musejí poradit s velkými přílohami
dennodenně, dostanou za své peníze hodně muziky," vysvětluje Osterman. "Pro
firmu tohoto typu to přinese docela významnou hodnotu a navíc bude mít
paralelní infrastrukturu."

Odhazování souborů
Služby třetích stran pro stahování souborů (rovněž známé jako virtual staging
servery, servery pro virtuální vystavování) představují alternativní strategii
ke zvládnutí přívalu obřích příloh. Uživatelé se u těchto služeb zaregistrují a
poté sem "odloží" soubory, které by jinak byly poslány jako přílohy e-mailů.
Příjemce e-mailu dostane zprávu s odkazem, který mu umožňuje přílohu vyvolat.
Rychlou základní službu tohoto typu poskytuje zdarma například společnost
Dropload.com. Soubory (jakéhokoliv typu až do velikosti 100 MB) jsou odstraněny
po sedmi dnech.
Nevýhodou je, že pokud si toto řešení zvolíte, nebudete mít záznam příloh a
také nebudete schopni je v budoucnu obnovit pro potřeby spojené s legislativou
či regulacemi. Je však pro menší firmy jednoduché a pohodlné nebo může pro
určité dokumenty sloužit jako provizorní volba. Cena je zcela jistě
nepřekonatelná...
Jiný server, Sendthisfile.com, zase poskytuje zdarma účty pro jednotlivce, ale
s několika výhradami. Vy a příjemci vašich zpráv se například musíte podívat na
nějaké reklamy třetích stran a e-maily musejí být vybrány během tří dnů. Pro
profesionálnější image vám podniková verze pro obchodní zákazníky umožní
uživatelsky upravit vzhled stránky prohlížeče, které uvidí odesílatelé a
příjemci e-mailů. Propracovanější varianta také zahrnuje přístup k
administračním reportům s detaily o přenosech. Uvedená verze rovněž nabízí
sofistikovanější možnosti správy, jako je třeba mazání souborů až po
specifikovaném počtu dní. Cena závisí na množství úložné kapacity a počtu
uploadů/downloadů, které vyžadujete za měsíc. Měsíční poplatky pro jednotlivce
začínají na třech dolarech a podnikové programy se pohybují od 50 dolarů výše.
"To by mohla být ta správná volba, pokud jsou ve společnosti pouze jedno nebo
dvě oddělení (například kreativní), která potřebují obejít firemní restrikce
týkající se velikosti e-mailů," vysvětluje Via z firmy Ferris Research.


Čekání na Exchange 12
Pokud jde o předmět, který v tématu explozivního rozvoje e-mailů představuje
horké místo, tedy o poštovní server Exchange, většina firem už jej upgradovala
na současnou verzi Exchange 2003. Příští varianta, Exchange 12, jejíž uvedení
na trh je očekáváno na konci letošního nebo začátkem příštího roku, by mohla
zvládnutí problémů s e-maily dosti napomoci.
Upgrade bude založen na 64bitové technologii, která umožňuje adresovat více
paměti a použít větší paměť pro cachování než dnešní 32bitová verze. "To by
mělo významně redukovat I/O provoz směřující do, respektive z úložného systému
Exchange Serveru," říká Ray Mohrman, technický produktový manažer pro Exchange
ze společnosti Microsoft.
Současné Exchange Servery jsou typicky svazovány provozem, nikoliv diskovým
prostorem. Redukce I/O provozu by tedy měla administrátorům pomoci lépe využít
úložný prostor serveru. Další možnou výhodou je schopnost stlačit do jednoho
serveru více uživatelských schránek. Exchange 12 vyžaduje hardware, který
podporuje 64bitovou technologii stejně jako 64bitové operační systémy.
"64bitová technologie by měla také zlepšit výkon Exchange ve spojení se
zařízeními pro cachování e-mailů, které jsou typicky náročnější na paměť," říká
Mohrman. Exchange 12 také uživatelům Outlooku umožní archivovat e-maily na
stránky SharePointu.
"Bez ohledu na to, který přístup zvolíte, najděte strategii pro zvládnutí velké
expanze e-mailů ještě před tím, než bude všechno ještě horší," říká Millward ze
stejnojmenné firmy. To vám zajistí klid, i když budou uživatelé pokračovat v
posílání větších a větších zpráv. Jeden z uživatelů Millwardovy firmy nedávno
například odeslal soubor o velikosti 1,8 GB.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.