Faktor času vítězí

"Raději půjdu rychle přibližně správným směrem než pomalu stoprocentně správným směrem." "Já bych se rozhodně ...


"Raději půjdu rychle přibližně správným směrem než pomalu stoprocentně správným
směrem."
"Já bych se rozhodně raději vydal osmdesátiprocentně správnou cestou a byl na
trhu první, než abych přišel o šest měsíců později se stoprocentním produktem."
Oba citáty náleží mužům, kteří něco ve své kariéře vskutku dokázali. Autorem
prvního je Percy Barnevik, generální ředitel společnosti Asea Brown Boveri.
Druhý náleží Matthewovi Kiernanovi, jenž se uvedl nejen jako úspěšný
strategický poradce v KMPG Peat Marwick a v několika dalších amerických
firmách, ale i jako uznávaný autor knih z teorie i praxe řízení. O výsledcích a
prestiži těchto mužů jistě není třeba pochybovat. Ale jak se stavět k jejich
názoru, který tak jednoznačně staví faktor času nad faktor kvality?
Určitě lze souhlasit s takovým pojetím, které se ve světě byznysu týká tzv.
proaktivní rychlosti, tedy onoho ofenzivního nástroje, kterým se vede boj s
konkurencí. Řeč je tudíž o vytváření takového klimatu v pracovních týmech, s
nímž se lidé na všech stupních řízení a produkce ztotožní jako s rychlostí v
rozhodování, rychlostí realizace, rychlostí získávání zpětných vazeb a
rychlostí reagence na takto získané poznatky. Lidem je jasné dnes jako včera, a
tím spíše zítra že když se nebudou dostatečně rychle pohybovat, budou
předběhnuti. Tak jako platí pro jejich šéfy, že to musí být lidé rázní a že se
od jejich rozhodnutí očekává, že budou blesková, strategická a rozhodná. Prostě
rychlejší než u konkurence.
Ale bude mít zmiňovaný pohyb pracovníků dole a rozhodování manažerů nahoře
stejnou hodnotu, jakou je sama rychlost? Zákazník přece chce produkt nejen
levný, ale také kvalitní. To je přece alfa a omega filozofie obchodu. Co z toho
tedy vyplývá? Jak z tohoto zdánlivého rozporu najít východisko, řekněme v
jednotě času a kvality? To je otázka, kterou se zabývají stejně tak velké, jako
malé a střední firmy. A u všech se ukazuje, že faktor času si nelze plést s
faktorem hazardu. Jinými slovy řečeno: rychlost neznamená uspěchanost. Již
stará moudrost praví, že kdo spěchá, není zcela civilizován. I proto se stále
více dostává do popředí kategorie řídicích procesů, které se říká time
management.
Uspěchaní nebo dokonce zbrklí manažeři, kteří nevidí nic jiného než cílovou
pásku, aniž by hleděli na překážkovou dráhu, po které musí vést celý podnik, by
si měli pokud ovšem k tomu najdou chvilku přečíst pár drobných rad, které
přináší zkušenost všedního dne. Jde o přemýšlivé skloubení faktoru času s
hlavními úkoly vytyčenými na určitý kalendářní úsek. Jennifer Whiteová, přední
americká personalistka ve své nové knize Work Less, Make More (Pracuj méně,
udělej více) doporučuje jeden týden. Její doporučení zní takto:
1. V pondělí si vytipuj tři aktivity pro týden a závazně se rozhodni, že budeš
plnit jen tyto tři úkoly a nic jiného.
2. Urči si jeden "podpůrný" den v týdnu k vyřešení všech administrativních
nepříjemností. Nikomu nedovol, aby tě v tento den vyrušoval. Nezvedej telefony
a nečti žádný e-mail. Zabývej se jen těmi haldami papírů na stole, nebo
sděleními uloženými v počítači.
3. Seřaď si dle důležitosti všechny položky, zprávy, náměty a hlavně zajímavé
názory zaměstnanců ve svém registru "musí se udělat". Pak z nich vyřaď dolních
20 % a přestaň na ně myslet, alespoň po dobu jednoho týdne.
4. Zásadně nečti e-maily a ani na ně neodpovídej v časovém pořadí, v jakém je
dostáváš. Jestliže si zvykneš na jejich čtení a formulování odpovědí kdykoliv v
průběhu dne, ani si neuvědomíš, že ztrácíš rytmus, energii i výkonnost. Proto
si vyčleň určitou hodinu ve své pracovní době, kdy se budeš čistě věnovat jen
této elektronické poště. Ale zároveň se ujisti, že přečteš všechny její vzkazy
a že žádný neodložíš "napotom".
5. Nepouštěj se v tomto týdnu do žádného nového projektu. Pro těchto pět nebo
šest dnů řekni "ne" všemu, co je nové a nevyzkoušené. A to bez ohledu, jak se
takový projekt na první pohled zdá být velký.
6. A nezapomeň na stále užitečnou zkušenost našich otců a dědů umyj si talíř,
než si na něj dáš nové jídlo.
Postřehů, které mohou z oblasti time management využít lidé v malých a
středních firmách, je dnes již celá řada. Jedním z nich je například ekonomické
nakládání s časem určeným na porady. Gordon Lankton, šéf firmy Nypro z města
Clinton ve státě Massachusetts, která se zabývá lisováním předmětů z
plastických hmot, nekompromisně dbá na šetření drahocenného času zcela prostým
způsobem jednoduše přesně dodržuje program. Ať je to schůze správní rady, nebo
pracovního týmu ve skladech, vždy se "jede" podle jednotlivých bodů agendy a
nikdy se nikomu nedovolí přijít s něčím jiným.
Mimochodem, i soubor otázek, který se řeší na takových pracovních setkáních, je
přísně omezený a účelově podřízený aktuálním potřebám firmy. V podstatě jde jen
o kvalitu, náklady, zisk a bezpečnost práce. Poslednímu bodu je ovšem věnována
mimořádná pozornost. Když dojde k nějaké nešťastné události, pak Gordon Lankton
obvykle souhlasí s projednáním všech detailů i za cenu prodloužení porady.
Dokonce i výroční podnikový večírek začíná porovnáním ztráty času zaviněné
úrazy na pracovišti vzhledem k předcházejícímu roku.
Bilance v tomto ohledu ukazuje, že roční míra výskytu nehod u firmy dosahuje
jen asi 1 až 2 na 100 zaměstnanců. I to má podle Lanktona těsnou souvislost s
úsporou času a vyšším výkonem. V podniku se pracuje sice dynamicky, ale
rozhodně bez jakýchkoliv známek spěchu nebo nervozity. Lidé jsou vybízeni
především ke kvalitě a tomu odpovídají i jejich odměny. Je to mimochodem znát i
v opačném trendu ve výplatě nemocenských dávek. Za uplynulý rok bylo
zaměstnancům firmy Nypro na tento účel vyplaceno 100 000 dolarů, zatímco v
předcházejícím období to bylo 500 000 dolarů. Není tedy sporu o tom, kam vede
důraz na organické spojení kvality, opatrnosti a dynamiky pracovního procesu.
O výhodách dovedného užívání poznatků, které podnikatelům přináší time
management, by mohl hodně vyprávět i Jimmy Calano, ředitel poradensko-školicí
firmy CareerTrack z Boulderu ve státě Colorado. Je zastáncem úspor času zejména
na služebních cestách. Tvrdí, že k většině jednání a nakonec i k uzavření
samotných dohod vůbec není třeba tolik času, kolik se jim obvykle věnuje.
Dokonce pochybuje i o tom, zda se to vše musí odehrávat za osobní účasti
zúčastněných stran. Nejde mu přitom jen o známý fakt, že řadu akcí již lze
vyřešit elektronickými prostředky komunikace, ale o to, že cestující manažeři
neumějí s časem vůbec hospodařit.
Calano sám dodržuje tři zásady, které mu pomáhají udržovat na cestách vysokou
produktivitu. Nejdříve si k letence připojí vlastnoručně připravený
mini-itinerář, který obsahuje všechny hlavní údaje o cestě, místu jednání,
ubytování, užitečné adresy, telefony, faxy, včetně místní informační služby. Za
druhé, i během této cesty udržuje svůj běžný pracovní styl a dokonce si v
určitou hodinu, nejraději v 6.00 ráno, nechává posílat z domovské firmy fax o
bilanci předchozího dne. Třetí bod jeho pravidelné rutiny na cestách znamená,
že důsledně dbá na dodržení osobního programu, který si ještě před odjezdem
vyjednal s hostitelem.
Když Calano vyjedná, že celková doba jednání nesmí přesáhnout, řekněme tři
hodiny, tak na této podmínce rovněž důsledně trvá. "Tento program, který
určuje, co a v jakém pořadí se má projednat, vám dodává velkou sílu," říká
Jimmy Calano a dodává: "Když ho máte dobře připravený, uděláte dojem i na
partnery, kteří vidí, že jste připraven a že to myslíte vážně, když se
nehodláte zabývat záležitostmi, které jsou jen ztrátou času."
0 0279 / wep









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.