I na služební cestě se pracuje

Teze, že se pracuje i na služební cestě, může na první pohled vyznít jako zbytečné opakování něčeho, co je nad s...


Teze, že se pracuje i na služební cestě, může na první pohled vyznít jako
zbytečné opakování něčeho, co je nad slunce jasné. Služební cesta je přece
součástí pracovní náplně. Ale nutno podotknout, že se také skládá i z vlastní
cesty letadlem, vlakem, vozem či jiným dopravním prostředkem.
Patří k ní i čekání na letištích, nádražích a hlavně pobyt v hotelu, přesněji
řečeno doba, kdy se bezprostředně nekoná služební jednání nebo se nevyřizují s
ním spojené záležitosti. A právě tyto okamžiky, pokud ovšem nejde o dobu nutnou
k odpočinku, mnozí obchodní či jinak služebně cestující intenzivně využívají k
vyřizování telefonních, faxových a e-mailových dopisů nebo k přípravě materiálů
na další jednání či k poradám s kolegy a podobně.
Je totiž statisticky ověřeno, že 96 % všech účastníků služebních cest
telefonuje ze svých hotelových pokojů, 85 % z nich požaduje "prostor a klid na
práci", přičemž 70 % používá na pokoji počítač. Celá jedna polovina těchto
pracovně velmi exponovaných lidí dokonce využívá pokojů k prezentaci svých
firem. Bývají ovšem i hosté, pro něž taková "hluchá místa" v časovém programu
jejich služební cesty představují vlastně jedinou příležitost, jak si za celý
kalendářní rok přečíst nějakou odbornou publikaci, o nějaké oddechové knížce
ani nemluvě.
Jak vidět, využití času na služebních cestách je vlastně také dovednost, které
se učí nejen jejich účastníci, ale poslední dobou stále více i manažeři hotelů
a podnikových ubytovacích zařízení. Gordon Lamborn, jeden z ředitelů známého
hotelového řetězce Marriot, uvádí ze svých zkušeností několik příkladů, jak by
se měli hoteliéři pro tyto případy zařídit. "Když jsme poznali potřeby našich
hostů z řad obchodních cestujících, začali jsme jim na pokoje instalovat faxové
přístroje a osobní počítače. Brzy jsme se však setkali i s takovým jevem, že si
to mnozí nepřejí, protože jsou navyklí na vlastní notebooky a další
elektronické vymoženosti. Ti si přejí pouze stůl s velkou deskou, na kterou si
mohou rozložit své ?nádobíčko? a po večerech v klidu pracovat."
A tak se v hotelech společnosti Marriot ujal systém, že pokoje pro obchodní
cestující jsou obvykle vybaveny dvěma elektrickými zásuvkami, telefonní
zástrčkou pro faxmodemové spojení, velkým konzolovým stolem zapuštěným jednou
stranou do zdi a psacím stolkem. Příprava na takovou služební cestu, při které
chce dotyčný pracovat, vyžaduje zcela nekompromisně rozvahu, co s sebou vzít.
Zkušení obchodní cestující říkají, že náplň cestovního zavazadla má odpovídat
poznatku, že "nikoliv vše lze udělat s laptopem" a že je třeba mít s sebou
"všechno, ale v nejmenším rozměru". Doporučují vypracovat si úplný seznam věcí
v zavazadle, protože "jinak snadno zapomenete právě to, co budete nejvíce
potřebovat". Je to dobré i proto, že v případě časové tísně před vlastní cestou
může podle tohoto seznamu kufr zabalit i druhá osoba.
K zahození nejsou ani rady a doporučení o "technice" vlastního umístění v
dopravním prostředku, jež se týkají těch, kteří hodlají pracovat i na palubě
letadla. V takovém případě je užitečné si již předem zajistit sedadlo u
chodbičky, aby mohla zůstat alespoň jedna paže volná k obsluze počítače nebo
pro psaní perem. S tím těsně souvisejí i kontakty s cestovními agenturami,
které by měly v případě častých služebních cest firmě zajistit potřebný servis
v hotelech, na cestě, pojištění cestujících a mnoho dalších úkonů, včetně
zmíněného sedadla, které je vhodné k práci za letu nebo za jízdy. Taková služba
se vyplatí zejména tehdy, když obchodní cestující vejde do hotelové haly a vidí
hrozen hostů kolem recepčního. Ušetřený čas, využitý třeba jen ke chvilkovému
uvolnění nebo ke krátkému odpočinku po cestě, je vždy stokrát výhodnější
investicí do osobní pohody a tím i vyšší výkonnosti, než zdánlivě ušetřený
poplatek spojený s využitím služeb agentury.
S tím, co bylo řečeno o přípravě a vlastním průběhu služební cesty těsně
souvisí i udržování dobré nálady, psychické a fyzické kondice. Merrill
Douglass, prezident společnosti Time Management Center v Atlantě, sice razí
zásadu, že si před každou služební cestou promýšlí způsoby, jak v jejím průběhu
co nejlépe ušetřit čas i energii, jak se vyhnout i nepatrným organizačním
zmatkům, které dokáží někdy člověka dokonale otrávit, ale zároveň si vždy najde
"skulinku", aby si mohl zacvičit a dát si horkou pětiminutovou sprchu. A
jelikož jak sám říká 37 % lidí vyjíždí na služební cesty večer nebo na noc,
měli by jak na cestě, tak v místě svého služebního působení a pochopitelně i v
hotelu pracovat a odpočívat pokud možno stejným způsobem, na jaký jsou zvyklí
ze svých domovů.
"Služební cesta je psychicky a fyzicky náročnou záležitostí," tvrdí Douglass. A
dodává: "Ale přesto na nich lidé často zbytečně dlouho ponocují, konzumují více
jídla i pití než doma, někdy i takové exotické pokrmy a takové nápoje, na které
vůbec nejsou zvyklí, což jejich organismu škodí. Když jste na cestách, snažte
se žít podobně jako doma a hlavně na stejné cestě nemíchejte byznys se zábavou.
Nemůžete dost dobře obojí zvládnout je to příliš vyčerpávající."
9 2464 / ija









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.