Informační potřeby manažerů jsou velmi rozdílné

Otázky aktuální informační potřeby manažerů a řízení informačních toků ve firmách jsou v době, kdy množství ...


Otázky aktuální informační potřeby manažerů a řízení informačních toků ve
firmách jsou v době, kdy množství informací exponenciálně narůstá, velmi
aktuální. Jedním z hlavních oborů, které se touto problematikou zabývají, je
obor informační management, který je v České republice rozvíjen především
katedrou systémové analýzy Vysoké školy ekonomické v Praze.
V rámci rozvoje tohoto oboru získala katedra grant GAČR ("Informační management
externích datových zdrojů využití pro manažerskou praxi"), jehož těžiště leží v
průzkumu externích informačních zdrojů pro firmy a v jejich následné integraci
do firemních informačních systémů. V tomto příspěvku jsou prezentovány výsledky
dílčího výzkumu ve finančních institucích ČR.
Využití informací
Informace a práce s nimi jsou již poměrně dlouhou do-bu považovány za klíčový
hospodářský zdroj. Je jim věnována značná pozornost teoretiků i manažerů lidí z
praxe, jejichž hlavním posláním je práce s informacemi. Díky neustálému
bouřlivému rozvoji a pokroku nejen v oblasti informatiky umí dnešní lidstvo
informace získávat, zpracovávat a ještě více produkovat a přenášet je. Oproti
této celospolečenské tendenci stojí jednotlivec, který se musí se svými
omezenými schopnostmi a možnostmi vypořádat se vše překrývající lavinou nových
nebo rádoby nových informací. V oblasti informačních systémů a informačních
technologií (IS/IT) je vývoj snad nejdynamičtější ze všech oborů lidské
činnosti. Bylo by ovšem velice povrchní domnívat se, že používání moderních
informačních technologií a informačních systémů přinese konkurenční výhodu samo
o sobě.
IS/IT jsou silnými a efektivními nástroji, ale také právě jen nástroji pro
práci s informacemi (nebo spíše s daty), a jejich úlohu v celkovém procesu
řízení nesmíme podceňovat, ale ani přeceňovat. K tomu, abychom výhodu z použití
moderních prostředků IS/IT mohli na trhu realizovat, je nutné věnovat pozornost
informacím, které jsou z nich získávány, a procesům, které jsou jimi do určité
míry determinovány. Díky moderním IS/IT mohou všichni uživatelé lépe pracovat s
daty cíleně je získávat, zpracovávat, třídit, filtrovat, přenášet a seskupovat
podle různých kritérií.
Jedním ze mnoha sektorů ekonomiky jsou i finance. Pro náš průzkum jsme vybrali
tento sektor zejména proto, že se stal jedním z nejdiskutovanějších v české
ekonomice a to jak v pozitivním, tak i v negativním slova smyslu. Současná
stagnace hospodářství se projevuje i ve finančním sektoru, který se obává
platební neschopnosti klientů, a proto prakticky zastavil svůj dynamický růst
tím, že prudce snížil objem finančních prostředků, které uvolňuje do ekonomiky.
Zároveň pokračuje snaha o celkovou úpravu legislativního rámce pro finanční
sektor a jeho přibližování se legislativě Evropské unie. Cílem všech těchto
úprav je prosadit v naší zemi standardní podmínky, tak jak jsou běžné v zemích
s vyspělou tržní ekonomikou.
Aplikace principů tržní ekonomiky a další vývoj v oblasti finančních institucí
s sebou přinášejí řadu nových problémů i v procesech řízení. Manažeři a vedoucí
pracovníci jsou nuceni pracovat s informacemi mnohem efektivněji než dříve,
neboť úspěšnost práce s informacemi je prvním předpokladem efektivního
fungování celé organizace.
Studium informačních potřeb a informací v organizaci je důležitým předpokladem
nejenom pro efektivní práci s informacemi, ale i ke zlepšení postupů procesu
řízení. Znalosti o informačních potřebách a jejich souvislostech jsou
předpokladem ke správnému řízení datových zdrojů a využití nových technických
možností zejména v oblasti IS/IT. Jedině tehdy mohou IS/IT přinášet výraznou
konkurenční výhodu, a tím i návratnost do nich vložených investic.
V tomto příspěvku se zaměřujeme převážně na průzkum skutečné informační potřeby
manažerů, dále na vztah jejich informační potřeby a datových zdrojů, které je
možné použít k uspokojení této potřeby.
Dotazníkové šetření
Průzkum byl prováděn pomocí dotazníku zaslaného vybraným manažerům z finančních
institucí, kterých jsme se dotazovali na jejich informační potřeby a práci s
informacemi. Dotazník byl zaměřen na řízení datových zdrojů a obsahoval konečný
výčet informací předložených manažerům k posouzení a k vyjádření. Cílem tohoto
výzkumu bylo zejména vymezit současnou informační potřebu manažerů ve
finančních institucích se zaměřením na:
informace, se kterými manažeři chtějí pracovat
míru uspokojení informační potřeby manažerů
míru neuspokojení potřeb manažerů díky nedostatku informací
míru neuspokojení informační potřeby díky nadbytku informací
charakteristiku využívaných informací
Na tomto základě je možné určit, jaké informace by měly poskytovat firemní
informační systémy a které informace by naopak neměly být jejich součástí.
Důležitá je i forma využívaných informací, v jaké podobě se informace vyskytují
a na jaké informace se manažeři orientují zda jde o aktuální, nebo o historické
údaje.
Zjišťovali jsme i, s jakými informacemi a jakým způsobem s nimi manažeři
pracují. V dotazníku jsme pracovali se dvěma množinami informací ty, které
manažer potřebuje a chce dostávat, a informace, které skutečně dostává i bez
ohledu na to, jestli je potřebuje, nebo ne. Jinými slovy zjišťovali jsme
subjektivní informační potřebu a míru jejího uspokojení, nedostatek informací,
případně subjektivní zahlcení informacemi. Abychom mohli zodpovědět výše
uvedené otázky, zaměřili jsme úvodní otázky průzkumu na strukturu respondentů a
na další související informace.
Všeobecné údaje
Největší návratnost dotazníků byla z bank (44 %), dále z leasingových
společností (26 %), z pojišťoven (22 %) a z fondů (8 %). V položce fondy jsou
obsaženy investiční fondy, obchodní fondy, podílové fondy, uzavřené i otevřené
fondy a penzijní fondy. Ostatní finanční společnosti odpověděly v malém
množství.
Z vyhodnocení identifikační části dotazníku a struktury respondentů v
nejčetněji uvádě-ných položkách vyplývá, že počet respondentů s vysokoškolským
vzděláním dosahuje 95 %. Pouhé 3 % představují středoškolské vzdělání a 2 %
respondentů uvádějí jiné vzdělání. Jako jiné vzdělání respondenti uváděli
nejčastěji MBA. Přidáme-li k těmto statistickým číslům ještě hodnoty o délce
práce v oboru, která činí u manažerů v 86 % více než 5 let, dojdeme k ne příliš
překvapivému závěru, že ve finančním sektoru pracuje naprostá většina zkušených
a vzdělaných lidí.
Typický respondent tohoto průzkumu je vysokoškolsky vzdělaný v ekonomických
oborech, ve věku mezi 40 a 50 lety, současně není spoluvlastníkem firmy a v
oboru pracuje déle jak 5 let.
Potřebné informace
Pro efektivní práci s informacemi je důležité, aby nedocházelo k přílišnému
zahlcování a současně aby se pomocí získaných informací odstraňovala neurčitost
v chování manažerů a jejich nejistota při řešení problému. Je zřejmé, že není
možné stanovit definitivní míru kvality informací, díky posunům v informačních
potřebách u manažerů jednak v čase a jednak v závislosti na mechanismech řízení
firmy, a ani její přesné vymezení v případech, kdy nejsou přesně známy a
popsány modely rozhodování.
Identifikovat nejčetněji potřebné informace bylo poněkud obtížné. Některá
manažery provedená členění vykazují velkou variabilitu. Přesto se nám podařilo
na základě vyhodnocení odpovědí naformulovat obecný závěr o průměrných
informačních potřebách manažerů. Za nejčetněji potřebné informace jsou
považovány zákony a právní normy, neboť se vyskytují téměř u všech skupin
manažerů mezi výběrem nejčetnějších informací. Výjimku tvoří manažeři z
pojišťoven. Ve skupině nejpoužívanějších informací nefigurují vládní nařízení a
výklady právních norem.
Druhé nejčetněji požadované jsou vnitřní normy. Vysoká potřeba vnitřních norem
je dána charakterem společností, neboť banky a pojišťovny mají poměrně složitou
organizační strukturu a musí vydávat vnitřní normy, aby tím přesně stanovily
schémata pro fungování jednotlivých řídicích struktur. Výjimku tvoří leasingové
společnosti.
Další skupinou velice četně potřebných informací jsou informace o odvětví,
zejména o rozvoji v ČR. Obdobné informace z Evropy (63 %) a z ostatních států
světa (56 %) nejsou již tolik žádané. Předpokládáme, že postupem času se zvýší
zájem o informace zejména z Evropské unie. Do této skupiny také patří informace
o školeních a kurzech.
Z hospodářských a účetních informací jsou nejčastěji potřebné informace o
zisku/ztrátě, výsledovce a rozvaze. Četně potřebné externí informace jsou
zaměřeny na klienty a na trh. Je zřejmé, že dle různé příslušnosti respondentů
je kladen důraz na jiné oblasti v této skupině informací. U leasingových
společností převažuje poptávka po informacích o bonitě klienta, zatímco u
pojišťoven po informacích o postojích a potřebách klienta.
Manažeři mají velmi malý zájem o obecní a okresní vyhlášky (15 %). Je to
způsobeno pravděpodobně fungováním daňové soustavy a nařizovací silou těchto
norem, které nemají přílišný dosah na podnikatelské subjekty v regionu, hlavně
pokud mají tyto firmy celostátní, případně nadnárodní působnost.
Vrcholový management
Z pohledu vrcholového vedení firem jsou nejčastěji využívány zákony a právní
normy (90 %), neboť tato skupina manažerů odpovídá bezprostředně za jejich
dodržování a prosazování ve firmě. Četné jsou rovněž vnitřní normy (83 %), na
jejichž tvorbě se vrcholoví manažeři podílejí. Z účetních informací to jsou
rozvaha (79 %) a výsledovka (79 %). Vysoká četnost zájmu o tyto informace může
potvrzovat jejich důležitost pro ekonomické řízení a rozhodování na nejvyšší
úrovni. Zájem je i o informace o rozvoji a vývoji odvětví v ČR (86 %) a rovněž
o doplňkové marketingové informace, jako jsou průzkumy trhu (85 %), postoje a
potřeby potenciálních klientů (79 %). To svědčí o tom, že se vrcholoví manažeři
ve zvýšené míře zajímají o informace o trhu a o odvětví.
Na střední úrovni řízení jsme identifikovali největší četnost potřeby zákonů,
právních norem a vnitřních norem (84 %). Jsou zde četně zastoupena i osobní
data o zaměstnancích (84 %) a přehled o jejich mzdách (74 %). Informace o
zaměstnancích se u jiných úrovní nevyskytují. Může to svědčit o tom, že střední
management obvykle odpovídá za uplatňování, prosazování a realizaci
personálního řízení, včetně mzdové politiky. Četně jsou zastoupeny ekonomické
informace, včetně přehledu pohledávek, hospodaření a hospodářského výsledku.
Rovněž se zde objevují i ministerské vyhlášky (74 %), které na jiných úrovních
nefigurují.
Všichni manažeři na nižších úrovních řízení požadují vnitřní normy a informace
o rozvoji a vývoji v odvětví. Zákony a právní normy jsou požadovány rovněž s
vysokou četností (94 %). Často se na této úrovni vyskytují i marketingové
zprávy a průzkumy trhu (také 94 %). Odborné informace o odvětví, kurzy a
školení jsou zastoupeny s četností 94 %. U manažerů na nižších úrovních můžeme
vypozorovat, že zde jsou více potřebné vnitřní normy než zákony a právní normy
na obecné úrovni. U manažerů na středních úrovních řízení je jejich potřeba
vyvážená a vrcholoví manažeři více preferují používání zákonů a právních norem
před vnitřními normami.
Oborové členění
Manažeři v bankách nejčetněji potřebují vnitřní normy,
zákony a právní normy (97 %). Často jsou zastoupeny i ekonomické informace
rozvaha, výsledovka a účetní informace zisk/ztráta. Četně jsou zastoupené
informace o zaměstnancích přehled o mzdách, dále vývoj odvětví v ČR a odborné
informace o odvětví (všechny tři 83 %). Četnost informací o zaměstnancích
pravděpodobně také souvisí se složitou organizační strukturou bank a s vysokým
počtem zaměstnanců.
U manažerů z pojišťoven se nevyskytují mezi nejčetněji požadovanými informacemi
zákony a právní normy. Nejvíce zde figurují informace o potřebách potenciálních
klientů (92 %). Četně jsou zde také zastoupeny informace o zaměstnancích.
Potřebnými informacemi jsou rovněž vnitřní normy a průzkumy trhu. Ve výběru
četných informací se neobjevují ekonomické a účetní informace, jako je tomu u
ostatních společností. Naopak jediná informace, která se vykytuje ve výběru
nejčetně-ji potřebných informací oproti ostatním společnostem, je po-čet
uzavřených smluv s klienty (85 %).
Všichni manažeři z leasingových společností uvedli, že je zajímají informace o
platební morálce jejich klientů (100 %), což je více než v případě bank.
Důvodem může být to, že leasingové společnosti jsou kapitálově slabší, a tudíž
jsou snadněji zranitelné při volbě špatné klientely. O klientech je dále zajímá
možnost ručení (94 %). Hospodaření klienta, stabilita firmy klienta a informace
o konkurzním řízení (vše 88 %) jsou četněji potřebné na rozdíl od bank a
pojišťoven. Potřeba těchto informací svědčí o větší orientaci leasingových
společností na informace o klientech než na interní informace ze samotné firmy.
Nedostatek informací
Četnost odpovědí o nedostatku informací je výrazně nižší než četnost odpovědí o
uspokojených informačních potřebách. Neuspokojené informační potřeby nejvíce
pociťují manažeři pracující ve firmě méně než 3 roky. Se zvyšující se dobou
působnosti v oboru klesá pozitivní souvislost mezi neuspokojením informační
potřeby a délkou praxe v oboru až na tendenci k negativnímu vztahu u manažerů
působících v oboru více jak 5 let. Naopak neuspokojení informačních potřeb
klesá u manažerů na úrovni vrcholového vedení.
Můžeme pozorovat, že přechodem mezi nižší a střední úrovní řízení stoupá
neuspokojení informačních potřeb, zatímco dalším postupem na vrcholovou úroveň
řízení klesá neuspokojení informační potřeby z hlediska nedostatku informací.
Externí informace se často manažerům nedostávají. Jedná se zejména o informace
o klientech a o trhu. Jsou to ale například i zákulisní politické zprávy
postoje pracovníků ministerstev apod. To je poměrně pochopitelné, neboť tyto
informace jsou na jedné straně velice potřebné pro znalost chování firmy, ale
na druhou stranu je náročné tyto informace získat (otázka je, do jaké míry je
žádoucí, aby tyto informace byly firmám dostupné). Firmy tudíž pociťují jejich
nedostatek.
Zahlcení informacemi
Druhým případem, kdy dochází k neuspokojení informačních potřeb, je zahlcení
informacemi. To znamená, že manažeři dané informace nepotřebují, a přesto je
dostávají. Procenta přehlcení informacemi se pohybují velice nízko (všechna
jsou do 6 %). Informace, které manažeři velice často uváděli jako nejvíce
zahlcující, jsou překvapivě zprávy z Evropy a ze světa, dále je to přehled
pohledávek a závazků. Patří sem i informace o hodnotách cenných papírů.
Objevuje se zde také zábavná literatura, informace o dopravní situaci a rovněž
informace o počasí.
Forma informací
Nejrozšířenější formou používaných informací je text, a naopak nejméně je
využíváno zvukové podoby. V té se objevují pouze školení a kurzy. V grafické
podobě jsou nejčetněji překládány hospodářské a účetní informace (například
zisk/ztráta, výsledovka). Z hlediska ceny informací musí manažeři nakupovat
převážně externí informace.
Pokud jde o digitální, či nedigitální podobu informací, lze vypozorovat rozdíly
mezi externími a interními zdroji. Externí informace jsou spíše v nedigitální
podobě (výjimkou jsou zákony, právní normy a jejich výklad). Může to svědčit o
faktu, že tyto informace jsou součástí automatizovaných právních systémů.
Naproti tomu interní informace mívají digitální podobu kromě těch, které se ze
své povahy v digitální podobě příliš nevyskytují. Jsou to například daňové
výkazy, plnění úkolů zaměstnanců, podnikové dohody a neformální informace. Tato
fakta svědčí o tom, že uvnitř organizací existují systémy, které tyto informace
počítačově zpracovávají, a tudíž jsou ukládány v digitální podobě. Zatímco při
komunikaci s vnějším prostředím organizace obvykle dostává informace v
nedigitální podobě.
Závěrem
Cílem tohoto průzkumu bylo zjistit, jaká je současná informační potřeba
manažerů ve finančních institucích a jaké je její pokrytí současnými
informačními zdroji. Zaměřili jsme se na vymezení informací, které manažeři
potřebují, dále jsme se zabývali průzkumem, zda tyto informace dostávají a jaká
je jejich forma, podoba, časové hledisko a finanční hledisko.
9 1954 / ramn









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.