Jak nakupovat úložné systémy

Prodávají ještě dodavatelé úložných systémů jen hardware? Já bych řekl, že ne. Dodávají totiž řešení, služ...


Prodávají ještě dodavatelé úložných systémů jen hardware? Já bych řekl, že ne.
Dodávají totiž řešení, služby s přidanou hodnotou, software, údržbu atd. Ať to
ale nazývají jakkoliv, vy stále potřebujete mít na čem ukládat, nějak chránit,
zálohovat a archivovat svá data.
Podobně jako mnozí další konzultanti jsem i já dříve pracoval jako ředitel IT i
jako dodavatel. Když jsem učinil významný kariérní posun a stal se dodavatelem
úložných systémů, pamatuji se, jak mě moji kolegové z datového centra
upozorňovali, že přecházím na špatnou stranu.
Kontrast mezi stranou zákazníka a výrobce či dodavatele je úžasný. Rychle jsem
si uvědomil, kolik nákupů úložných systémů v hodnotě přes milion dolarů jsem
učinil tak, že jsem přitom zaplatil něco navíc často šlo o významné částky.
Podtrženo, sečteno: Jde o to, jakou máte páku. Jestliže jako zákazník nějakou
máte, musíte ji dokázat využít.
Existují stovky tipů a technik, jak ze svého příštího nákupu úložných řešení
vytěžit co nejvíc, nicméně následující rada bude dobrým startovním bodem. Často
jde o víc než jen o snížení celkové ceny. Neobhajuji ale sjednávání mnoha
dohod, při nichž dodavatelé ztrácejí peníze to není dobré pro žádnou ze stran.
Slevy však mohou činit docela významné částky někdy až přes 50 % konečné
ceníkové ceny. Pokud budete schopni, když utrácíte velké peníze, získat ještě
větší marži, může to z vás v očích mnoha nadřízených, počínaje finančním
ředitelem a konče technologickým šéfem, udělat hrdinu.

Pochopení cílů
Při velkých nákupech úložných systémů spočívají dvě nejdůležitější povinnosti
nabyvatele v tom, že musí vytvořit jak příslušný detailní proces nákupu (a také
ho dodržovat), tak rovněž mít zpracovanou odbornou expertízu nezbytnou pro to,
aby se nenechal prodejcem, pokud jde o technologii nebo produkt, navést do
špatného směru.
Oč větší je plánovaný nákup, o to větší páku máte. Je ale pravděpodobné, že
když budete dojednávat nákup dodatečných disků do stávajícího úložného pole,
nebudete zřejmě moci situaci příliš ovlivnit.
Na druhou stranu si však velkou pozornost výrobců a dodavatelů získáte, pokud
chcete přetransformovat rozsáhlou serverovou farmu či datové centrum s úložnými
systémy typu DAS (Direct-Attached Storage) do konsolidované sítě SAN
(Storage-Area Network). Pro velké firmy takový nákup typicky představuje
náklady v měřítku mnoha desítek milionů korun. Pokuste se proto pochopit, jaké
páky můžete v nákupním procesu využít, a převezměte nad ním kontrolu hned od
začátku.

Realistická očekávání
Je naprosto ohromující, jaké množství času a zdrojů nákupní procesy a procedury
zaberou. Mezi klíčové úlohy pro nákup patří výběr dodavatelů účastnících se
výběrového řízení, vytvoření smluv týkající se diskrétnosti poptávky a také ITR
(Intent to Respond), což je první dokument týkající se nákupu, který směřuje k
potenciálním dodavatelům.
ITR poskytuje popis vašich očekávání týkajících se projektu, stanovuje základní
pravidla pro komunikaci a plánuje několik setkání s dodavatelem a jejich
prezentace. Řízení projektu může být práce na plný úvazek. Projekt střední
velikosti může od začátku až do konce, včetně poskytování adekvátní doby pro
reakce, zabrat dva měsíce, či dokonce i více.
Základním prvkem rozsáhlého nákupu úložného systému je žádost o předložení
nabídky RFP (Request for Proposals). Až příliš často se však žádosti RFP na
technologie ptají namísto toho, aby je předepisovaly to je ale podstatný
rozdíl. Stejně tak jsou až příliš často přehlíženy odborné znalosti o
prodávaném předmětu a zkušenosti, jež jsou potřebné pro sepsání efektivního
RFP. Rozhodující je totiž přiřazení požadavků k dostupným technologiím.
Referenční architektura úložného řešení, která bere v úvahu současný a
požadovaný budoucí stav úložného prostředí, je pro úspěšný nákup zcela
nezbytná. Jestliže nemáte příliš dobrou představu o tom, co chcete, učiňte krok
zpět a pošlete vytipovaným dodavatelům žádost o informace (Request for
Information, RFI). RFI vám pomůže vybrat si pro vaši firmu nejvhodnější
technologický produkt a zároveň bude sloužit jako podklad pro vytvoření
skálopevné referenční architektury budoucího úložného systému.
Jestliže tomuto kroku předem nevěnujete dostatek času, je velmi pravděpodobné,
že projekt ztroskotá. Například jak někdo může efektivně klasifikovat a změřit
odpovědi na RFP, když jeden dodavatel navrhuje řešení postavené na bázi Fibre
Channel SAN a druhý naopak úložnou síť vycházející z technologie iSCSI? Jak
mohou být tyto dva návrhy porovnávány, když jsou oba typy systémů zcela odlišné?
Pevná referenční architektura zajistí, že všechny návrhy potenciálních
dodavatelů budou založeny na stejném typu technologií díky tomu bude
zabezpečeno, že budete moci srovnávat "jablka s jablky".
Nebojte se také požadovat stanovení jednotlivých rozpočtových položek a
ujistěte se, že jste si interně stanovili váhu a klasifikaci svých otázek a
odpovědí ještě předtím, než RFP rozešlete. Ačkoliv se to může zdát zřejmé, jsou
oba tyto kroky často přehlíženy.
Pro dodavatele je požadavek detailního stanovení cen něco, co by nejraději
obešli. Nechtějí uvádět cenu všeho, co navrhují, neboť tím odkrývají, kde leží
marže a co tvoří souhrnnou cenu. Budete možná ohromeni rozdíly cen mezi
podobnými (nebo dokonce naprosto totožnými) komponentami od různých výrobců, a
to včetně cen diskových jednotek, pamětí cache, údržby a softwarových licencí.
Někteří dodavatelé úložných polí například stanovují cenu replikačního softwaru
na základě celkové úložné kapacity pole, ale jiní se u ní opírají o vrstvy
svazků či pouze o celkový objem dat, která mají být replikována. Jiným
příkladem, kde vznikají velké rozdíly cen, může být údržba softwaru. Při nákupu
hardwaru se zase můžete setkat s různou dobou nabízené údržby počínaje 90 dny a
konče třeba třemi roky.
Už od počátku také zajistěte, aby ve vašem RFP byly otázky pouze informativního
charakteru a také ty, které jsou pro vaše požadavky na vlastnosti a
funkcionalitu zásadní. Ujistěte se, že jste stanovili i priority otázek od těch
nejdůležitějších až po ty, které by bylo například jen dobré vědět podle toho,
jakou váhu budou odpovědi na ně nést. Pokud tak učiníte, velmi vám to pomůže
při analýze návrhů a dramaticky to urychlí rozhodovací proces.
Existuje samozřejmě ještě mnohem více tipů a technik, o nichž by se dalo
diskutovat, avšak omezená délka článku neumožňuje, abychom je nyní odkrývali. V
souhrnu lze říci asi tolik, že pokud se připravujete na další nákup úložného
systému, měli byste si předem stanovit zdroje, čas a úsilí, které vám to
zabere. Obraťte se na pomoc zvenčí, bude-li to nutné. Kvantifikace návratnosti
investic pro váš management není obtížná u větších obchodních případů jsem se
setkal třeba i s desetinásobným ROI (Return on Investment). Analogicky jako ve
škole i zde platí, že čím více času věnujete studiu, tím lepších výsledků v
testu dosáhnete.
Pochopením procesu a věnováním dostatečného času předem můžete vytěžit mnoho
výhod. A co je dokonce ještě důležitější, všechna tato práce provedená předem
zjednoduší celou vaši úlohu jak před tím, než obdržíte účet, tak poté, co nové
vybavení dorazí do firmy.
Peldzus je ředitelem storage architektury ve firmě GlassHouse Technologies a má
více než 20leté zkušenosti s úložnými systémy.


Tajemství úspěšného RFP
Ujistěte se, že je celému nákupnímu procesu vyhrazen dostatek času a zdrojů.
Předepište řešení prostřednictvím referenční architektury úložného systému.
Před distribuováním RFP určete, jak budete hodnotit reakce na své požadavky.
Vyžadujte v návrzích stanovení cen jednotlivých položek.
Vyjádřete své otázky tak přesně, jak to jen jde, a vyžadujte odpovědi "ano",
nebo "ne", kdekoliv je to vhodné.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.