Jak podporovat kreativitu týmu IT pracovníků

Týmy pracovníků podporujících zavádění a provoz informačních technologií ve firmách se staly nedílnou součástí...


Týmy pracovníků podporujících zavádění a provoz informačních technologií ve
firmách se staly nedílnou součástí podnikových organizačních struktur. O jejich
důležitosti a vlivu na celkové výsledky firmy se již nepochybuje, účast
vedoucích těchto týmů v představenstvu firmy nikoho nepřekvapí.
Přesto si málokdo uvědomuje, jak důležité je přizpůsobit způsob práce IT týmu
celkové firemní kultuře - ať už jde o podporu pásové výroby leteckého provozu,
nebo tvůrčích pracovníků.
Co se dozvíte?
Pracovníci IT leckdy netuší, kam až je může přivést povinnost podporovat
činnost zaměstnanců své společnosti. Odpovědnost za toto přizpůsobení nese
vedoucí IT - právě on musí hledat cesty, jak sladit možnosti svého týmu s
požadavky firmy. V následujícím článku se proto dočtete:
Jak zvýšit tvořivost u zaměstnanců v oddělení IT
Jak vyvážit špičkové technologie a standardy
Jak přiblížit odborníky z IT uživatelům, které podporují
Vraťme se zpět do roku 1995. Tehdy se v kanceláři reklamní agentury Chiat/Day v
Los Angeles rozhodli uskutečnit jistý ambiciózní experiment. Přestěhovali své
vedení do Venice v Kalifornii, do obchodního domu navrženého Frankem Gehrym.
Toto místo bylo považováno za jejich "virtuální kancelář". Nebyly tam žádné
oddělené místnosti, žádné kanceláře ani stoly, nic, co by někomu patřilo.
Vysocí a mocní úředníci a ředitelé pracovali u kávových stolků a tamtéž jednali
s nejobyčejnějšími příchozími. Navíc ani nesměli sedět na stejném místě dva dny
po sobě.
Totiž, jestli tam vůbec byli. Agentura Chiat/Day podporovala své zaměstnance v
tom, aby pracovali kdekoliv - doma, na pláži, na stromě. Pokud klienti chtěli
některého z jejích zaměstnanců zastihnout, vyvstal před nimi problém - problém,
který měly vyřešit informační technologie.
Pamatujte ovšem, že se to všechno odehrávalo před pěti lety a že tehdy ještě
nebyl na trhu žádný software, který by přesměrovával hovory z pevné telefonní
linky některého ze zaměstnanců na místo, kde ho bylo možno v ten den nalézt.
Neexistoval zde ani žádný standardní způsob, jak by lidé mohli přijímat faxy,
e-mail ani textové zprávy prostřednictvím pageru - což by v dnešní době byla
pro kočovné zaměstnance Chiat/Day naprostá nutnost. A tak oddělení IT nezbývalo
než aplikovat vlastní specifická řešení tohoto problému a vyvinout programy
vyhovující zde existující virtuální pracovní síle. Pohyblivé pracovní místo
zkrátka vyžadovalo pohyblivé oddělení IT.
Jediný problém virtuální kanceláře byl... že to nefungovalo. Klesala
produktivita, protože zaměstnanci museli každý den strávit spoustu času
nastavováním pracovních stanic a potýkáním se s jejich poruchami. To, že se
zaměstnanci museli neustále přizpůsobovat novému prostředí, si vyžádalo také
svou daň.
Hnízda, útesy, doupata...
V současné době Chiat/Day nalezla opět sama sebe, se svým novým domovem v
obchodním domě na okraji Los Angeles. Agentura, jež je nyní součástí TBWA
Chiat/Day, vytvořila koncept nový, totiž virtuální vesnici. Oddělení IT tak
opět stálo po boku lidem s tvůrčí náplní práce.
"Je to skutečná virtuální společnost - jedná se o lákání lidí na místa, kde
mají být. Jak stále více lidí pracovalo doma (ve staré virtuální kanceláři),
úroveň kultury nám začala klesat," řekl Greg Holladay, jeden z pěti vedoucích
pracovníků globálního představenstva IT mateřské společnosti TBWA Worldwide.
"Když jsou tvůrčí pracovníci spolu pod jednou střechou, najednou všechno začne
fungovat jako mávnutím kouzelného proutku."
Projděte se po nedozírné ploše 36 000 m2 tohoto obchodního domu (jemuž se
přezdívá "Město reklamy"), a určitě budete souhlasit, že je okouzlující. K
"Městu" umístěnému ve starém skladě patří "Hlavní ulice" vedoucí po celé délce
přízemí a také "Centrální park" s geometrickými řadami gumových stromů a
kavárenských stolků.
Nejnápadnější jsou ovšem světle žluté "útesy" o velikosti 9 metrů tyčící se v
mezaninu, kde společně pracuje pár tvůrčích pracovníků (obvykle je to umělecký
ředitel a copywriter). Další zaměstnanci pracují v modulárních "hnízdech" (jež
jsou v originále skutečně nazvána "NESTs", tedy Nice Environment for Sitting
and Thinking neboli příjemné prostředí k sezení a přemýšlení): jsou to jablečně
zelené, černé nebo modré oddělené místnosti, nabízející větší nezávislost než
běžné pracovní prostory, protože pracovníci si je mohou přetvořit podle
vlastních představ. V zadní části budovy spolupracují týmy v "doupatech",
klenutých stavbách, jež vzbuzují dojem vysokých lodních plachet.
Je to síla.
Pružnost v myšlení i jednání
Na jedné straně působivé netradiční pracovní prostředí a veškerá podpora ze
strany zaměstnavatele, na druhé straně obrovský stres, 12hodinová pracovní doba
a nutnost absolutní přizpůsobivosti. Není divu, že vytvoření stabilního
pracovního IT týmu dalo jeho šéfovi opravdu zabrat.
Najímat si správnou "sortu" lidí a udržet je u firmy, to pro šéfa IT Grega
Holladaye znamená nalézat takové lidi, kteří se dovedou přizpůsobit náročné
práci s technologickými vymoženostmi a - což není náhodou - neustále se měnícím
potřebám agentury.
Ne každý je nadšen z prostředí, kde sice na jedné straně panuje volná kultura,
avšak na straně druhé vládne striktní dodržování termínů. Holladay tak vlastně
přišel o spoustu lidí s vynikajícími technickými schopnostmi, kteří se prostě
nedokázali vypořádat s požadovanou pružností. Těsně před svou rezignací si
jeden z pracovníků stěžoval: "Včera jste mi řekl, abych se zaměřil na tohle. A
dnes mi přikazujete něco úplně jiného." Holladayova lakonická odpověď zněla:
"Ano, přesně tak."
V reklamním průmyslu se pravidelně stává, že tvůrčí týmy jsou nuceny zahodit
měsíce práce na poslední chvíli, jestliže se její výsledek klientovi nelíbí.
Lidé z IT musí být stále stejnou měrou připraveni změnit směr.
Špatným znamením je také snaha uchazeče se tvářit, jako by měl na všechno
odpověď. U takových lidí Holladay vždy znejistí. Sebevědomí může najít své
správné uplatnění řekněme u někoho, kdo zodpovídá za síť Novell v nějaké
továrně, ale u IT personálu společnosti Chiat/Day to nefunguje. Holladay nutí
své zaměstnance čas od času prohodit si své role. Potřebuje lidi, kteří jsou
uvolnění a rádi se něčemu naučí.
Veselí "šílení vědátoři"
Ani ti, kteří projdou sítem u Chiat/Day, jež má ve svém neoficiálním interním
logu pirátskou vlajku s lebkou a zkříženými hnáty, nemusejí být vždy nadšeni.
"Měli jsme tu lidi, kteří s křikem utekli do tří měsíců," řekl Holladay. Sám
vyhledává lidi s více schopnostmi a nevěří nikomu, kdo se mu nelíbí. "Musím jim
důvěřovat, a jestli se mi nelíbí, tak jim prostě důvěřovat nemohu," řekl.
Přesto všechno se Holladay nemusí příliš snažit, aby si svůj již jednou získaný
personál udržel - tuto práci za něj z větší části učiní ono jedinečné
prostředí. Pracují zde hlavně mladí lidé, kteří ocení originalitu a vydrží
nasazené tempo.
Holladay zálibně nazývá celý tým svými "šílenými vědátory" a "vynálezci". Tím
míní, že jeho personál často experimentuje se zcela novou technologií, aby si
zjistil, zda to bude někdy agentuře Chiat/Day k užitku. Holladay nazývá takové
experimentování "laboratorní příležitostí". Dva členové personálu pracovali
například s operačním serverovým systémem Apple OS 10 a experimentovali se
serverovými aplikacemi.
Některým lidem se to může jevit jako ztráta času, ne však Holladayovi. "Když
jsem pracoval na jiných místech, tak nám říkali: neztrácejte s tím čas, pokud
to opravdu nepotřebujete pro nějaký specifický úkol. Ale my radši dáme našim
lidem možnost se toho dotknout a sáhnout si na to dřív, než to budeme
potřebovat."
Nejistota progresivních technologií
Zaměstnanci pracující takovým náročným způsobem vyžadují nejdokonalejší
technologické nástroje. Všichni zaměstnanci mají k dispozici nejnovější modely
Apple iMac a PowerBooky. Zaměstnanci s sebou rovněž nosí mobilní telefony,
pagery s možností přijímání e-mailových zpráv a palmtopy - či různé kombinace
téhož. Používání nejnovějších technologií je důležitou součástí progresivní
společnosti i proto nemá Holladay potíže s jejím financováním.
Technologie však může být na tak vysoké úrovni nejistým prostředkem - někdy to
pro Holladaye znamená prostě odepsat ztráty a pokračovat jiným směrem. I
technologie, o které bychom se domnívali, že zde fungovat bude, může dostat
"padáka". "Všechno je tu tak trochu šílené. Naším problémem je přesvědčit
uživatele, aby pochopili, že spousta potíží je způsobena prostě tím, jaká je
technologie," řekl Holladay a svému managementu často vysvětluje rizika spojená
s užíváním nevyzrálé technologie.
Svázaný čas
Jednou z věcí, která se může zdát některým členům IT personálu nepříjemná, je
požadavek, aby zůstali spjati s uživateli, které podporují. Holladay po svém
personálu vyžaduje, aby opouštěl svá "hnízda", a pravidelně se setkával se
zaměstnanci, kteří využívají IT - tedy s výtvarníky, s reklamními textaři, s
lidmi z produkce či s výkonnými představiteli. "Takto je dostaneme blíž místu,
kde jsou problémy," podotkl jejich šéf.
Holladay je příliš skromný, než aby prohlašoval, že jeho tým se v problematice
porozumění uživatelským potřebám jeví jako lepší než kterýkoli jiný průměrný IT
personál, avšak vedoucí marketingu Laurie Cootsová jeho skromnost nesdílí.
"Naši lidé z IT rozumějí našemu způsobu podnikání. Chápou, proč se o někoho,
kdo má určitý problém s nějakou aplikací, může pokoušet hysterie, zvlášť pokud
by tím problémem byl ohrožen daný termín," řekla.
Holladay používá týdenní schůzky personálu k tomu, aby si spolu přehrávali
obtížné uživatelské situace. Často vyzdvihuje nejlepšího pracovníka z oblasti
podpory jako vzor, podle něhož se má postupovat.
Aby došlo ke snazšímu uspokojení potřeb uživatelů, Holladay a jeho personál
dodržují pohyblivou pracovní dobu, která oficiálně začíná v 8 hodin ráno a
končí v 18:30 odpoledne, neoficiálně však až ve 22:00. Takto je tu téměř
pokaždé k dispozici někdo, kdo pomůže i dlouho do noci pracujícímu uživateli.
Respekt pro jednotlivce a vytyčování standardů
Podpora této zvláštní skupiny uživatelů rovněž vyžaduje velké množství
tolerance v individuálních preferencích. Holladayův tým podporuje starší verze
aplikací tak dlouho, dokud s nimi je možno pracovat. Společnost např. nedávno
upgradovala na QuarkXPress 4.0. "Lidé dávají někdy přednost starším verzím
programu. Podporujeme starší verze tak dlouho, jak můžeme," řekl. Cílem je
dělat to, co je nejlepší pro individuálního pracovníka, nikoliv pro oddělení IT.
Vytyčování standardů je pro Holladaye a jeho kolegy značným problémem.
Samozřejmě, musí zde být k dispozici určité standardy týkající se údajů o
společnosti, jinak nebude možno mezi kancelářemi komunikovat. Výkonní
představitelé IT se však zdržují vydávat usnesení. "Snažíme se poskytovat
nejlepší nástroje, abychom dokončili práci bez toho, aniž bychom lidem
vnucovali nějaká absolutistická omezení," řekl Holladay.
Tak jako standardy je i školení personálu chronickým problémem. Pracovníci si
prostě nemohou dovolit opustit svou práci kvůli tradičnímu vzdělávacímu kurzu,
ať už na místě pracoviště nebo mimo ně. Progresivní on-line školení
prostřednictvím webu zatím nejsou dostupná uživatelům Macintoshů.
Zatím používá jeho personál k výcviku lidí "za pochodu" doslova "partyzánské"
taktiky, zahrnující improvizované výcvikové akce, kdy někdo stojí u pracovního
stolu školené osoby v přesčasových hodinách.
Nicméně problém se školením se netýká jen lidí z týmu IT - Holladay přiznává,
že jeho personál bývá frustrován značným množstvím podle jeho mínění leckdy
zbytečných či nesmyslných požadavků ze strany uživatelů, kteří nejsou
odpovídajícím způsobem vyškoleni. "Jde nakonec o dvě strany téže mince," říká
Holladay. A dodává: "Naši uživatelé budou muset být zodpovědnější za znalosti,
které potřebují. A lidé z IT potřebují mít lepší porozumění pro to, co
(uživatelé) dělají."
9 3618 / dar









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.