Jak vybrat ten správný e-mailový balík

Při rozhodování o vhodném softwarovém řešení zajišťujícím přenos zpráv a podporu týmové spolupráce je třeba ...


Při rozhodování o vhodném softwarovém řešení zajišťujícím přenos zpráv a
podporu týmové spolupráce je třeba zvážit řadu alternativ. Ve hře jsou totiž
komplexní balíky i jednotlivé produkty.
Software pro přenos zpráv, ať už e-mailových nebo v rámci instant messagingu,
se stal natolik kritickým, že si dnes bez jeho existence lze představit
fungování firmy už jen velmi obtížně. Na důležitosti v poslední době nabývají
rovněž produkty pro on-line spolupráci, takzvaný groupware. Otázka však zní:
Měli bychom si koupit balík pro přenos zpráv a pro podporu spolupráce od
jednoho výrobce, nebo si pořídit oddělené produkty od různých firem?
Obě strategie mají podle průmyslových analytiků a IT manažerů své klady i
zápory. Většina firem se ovšem rozhoduje pro kompletní balík. "Zatímco u
ostatních aplikací jsou firmy, které volí nejlepší jednotlivé aplikace, a ty,
které kupují balíky typu vše v jednom, rozděleny zhruba v poměru 50 : 50, v
případě přenosu zpráv a groupwaru dává balíkům přednost zhruba 70-80 % firem,"
říká Nate Root, analytik Forrester Research.
Upřednostňování balíku lze z velké části připsat na konto situaci na trhu.
Největší hráči IBM a Microsoft zde nyní mají zhruba dvoutřetinový podíl a
jejich produkty jsou dobře známy a dostatečně propagovány.
Dalším argumentem, který prodává, je celková integrace. Jednotlivé produkty
pořízené od různých výrobců spolu nemusejí dobře spolupracovat a jejich
integrace často vyžaduje programování na zakázku. "Mezi nejdůležitější funkce
dnes patří správa identity, spolupráce s firemním adresářovým systémem a
možnost nastavení bezpečnostní politiky," říká Root. "Stále důležitější pak je,
abyste tyto služby získali pomocí centrální platformy, na níž máte vše
připraveno." Takováto platforma pomůže zajistit, že přístup k aplikacím, jako
je e-mail nebo instant messaging, mají pouze autorizovaní uživatelé.

Zjednodušení v praxi
Řada uživatelů se snaží prostřednictvím jednoho kompletního balíku konsolidovat
dosud příliš roztříštěné systémy. Například Minnesotská životní pojišťovna
fungovala ještě přede dvěma lety v duálním prostředí Lotus Notes a Microsoft
Exchange. Její viceprezidentka a CEO Jean Delaneyová--Nelsonová říká, že v té
době se rozhodli pro standardizaci, takže pro zpracování e-mailů i ke
spolupráci nyní využívají Notes.
Nicméně přechod z Exchange se podle jejích slov neobešel bez obtíží. Mnoho
zaměstnanců si přivyklo na ten či onen systém, někteří uživatelé Exchange s
přechodem váhali. "Nedokázali jsme dosáhnout konsenzu mezi uživateli v tom,
jakým směrem se vydat, a tak jsme se setkali s určitým odporem," dodává.
Jedním z rozhodujících faktorů při rozhodování o změně infrastruktury byla pro
zmíněnou pojišťovnu potřeba zjednodušit uchovávání e-mailových záznamů, což je
problém související s legislativními požadavky. Existují pouze tři výrobci,
jejichž produkty zajistí potřebné funkce a přitom pracují s více než jedním
e-mailovým systémem. Pokud se však firma rozhodne pro standardizaci na jedné
platformě, je výběr daleko širší. "Archivace dvou platforem současně také může
zvyšovat celkové náklady," říká Nelsonová.
Pojišťovna také potřebovala standardizovaný systém pro přenos zpráv, který by
pomohl zlepšit kvalitu komunikace. Před přechodem na Notes používaly různé
divize různé e-mailové systémy. "Nedocházelo vždy k bezproblémové výměně zpráv.
Nyní jsme všichni na stejné platformě, a můžeme tedy zajistit, aby zprávy
procházely ve vhodném formátu," dodává Nelsonová.
Také spolupráce na obchodních projektech je nyní jednodušší, protože lidé mohou
informace sdílet prostřednictvím databází. "Používáme tento software ve velkém
rozsahu pro projekty a nákupy," říká Nelsonová. Před uvedenou změnou pojišťovna
nemohla využívat e-mail ke sdílení informací v případě projektů realizovaných
napříč divizemi, jako je vývoj produktů a akvizice produktových řad jiných
firem.
Jednotná platforma se také ukázala jako výhodnější z hlediska nákladů. Podpora
je nyní realizována pouze jednou skupinou, dříve bylo nutné mít různé
zaměstnance pro podporu obou prostředí. Firma, ve které Notes využívá 2 600
uživatelů, dosáhla díky standardizaci ročních úspor ve výši zhruba 1 milionu
dolarů. "Došlo k tomu díky snížení počtu zaměstnanců, snížení výpadků a dalším
faktorům," vysvětluje Nelsonová.

Konsolidace
Zhruba před rokem a půl konsolidovala svůj e-mailový hardware a software také
filadelfská Temple University. V té době tu fungovalo 11 e-mailových systémů
včetně unixových aplikací, Exchange a Novell GroupWise. E-mailové systémy se
lišily v rámci univerzity fakultu od fakulty.
Když v září 2002 nastoupil na místo viceprezidenta pro počítačové a informační
služby Timothy ORourke, univerzita právě plánovala nákup dalšího e-mailového
systému. Tehdy navrhl, aby se investovato do jednotného systému, který by
nabídl centrální správu veškerých e-mailů, filtrování spamů, funkce takzvané
sdílené kalendáře i další podporu spolupráce v rámci celé univerzity.
Temple University zvolila platformu od firmy Mirapoint, která zahrnovala
všechny potřebné komunikační součásti. "V minulosti patřilo mezi nejčastější
stížnosti uživatelů, že nefunguje odesílání nebo příjem e-mailových zpráv,"
říká ORourke. Nová platforma podle něj tyto problémy vyřešila.
Stejně jako Minnesotská životní pojišťovna i univerzita dosáhla snížení nákladů
především díky efektivnější podpoře. Třem ze zaměstnanců podpory uživatelů
mohly být přiděleny jiné úkoly. Kdykoliv se objeví problém s e-maily nebo
jinými komponentami nového řešení, univerzita jej řeší s jediným dodavatelem,
ne s několika současně.
ORourke nicméně připouští, že přístup spočívající ve volbě jediného balíku má
i své stinné stránky. Určité funkce, jako je spolupráce a sdílené kalendáře,
nejsou tak robustní, jak by mohly být při nákupu specializovaných produktů. Ale
drtivá většina ze 45 tisíc univerzitních uživatelů podle něj potřebuje pouze
přenos zpráv a jednoduché kalendářové funkce. "Balík nesplňuje všechny potřeby
všech lidí. Jedná se o vynikající systém pro messaging, zdokonalení
groupwarových funkcí ale bude vyžadovat další práci," dodává.
"Balík nabízí slušné součásti, ale nikoliv ty nejlepší, které jsou k
dispozici," souhlasí Root. "Stejně jako u každého všeobjímajícího balíku
platíte spoustu peněz za mnoho dobrých, ale nikoliv špičkových služeb," říká.
Některé z vestavěných funkcí pro instant messaging (IM) se například svým
výkonem nevyrovnají samostatným IM produktům, zvláště pokud se jedná o
odesílání zpráv za hranicemi firemního firewallu a využití různých IM klientů.
"Velké balíky bývají velmi loajální k vlastní značce a ignorují skutečnost, že
jiné firmy mají jiný software pro IM," upozorňuje Root.

Vše v jednom
Některé firmy volí při rozhodování o nákupu kompletní balíky kvůli novým
funkcím, které nabízejí. Firma John I. Haas, která se zabývá pěstováním chmele,
přešla v roce 2003 od systému založeného na produktech více dodavatelů na
Oracle Collaboration Suite. Cílem bylo podle jejích představitelů získat za
výhodnou cenu možnost realizovat webové konference a mít bezdrátový přístup k
e-mailu.
"Realizace webových konferencí je jednodušší, protože jsou součástí balíku.
Můžeme rovněž snadno plánovat schůzky a informace o nich zobrazovat v
kalendářích," říká Kyle Lambert, viceprezident pro informační řešení firmy.
Lambert tvrdí, že tento nástroj se ukazuje jako nezbytný, protože firma John I.
Haas na webové konference spoléhá stále více s jejich pomocí zpřístupňuje
prezentace produktů zákazníkům a využívá je rovněž pro spolupráci zaměstnanců,
jejich školení a sdílení dokumentů.
"Tento balík také našim pracovníkům usnadňuje vyhledávání sdílených souborů,
protože jsou dostupné z jediné databáze Oracle, kterou s tímto produktem pro
messaging využíváme," říká Lambert. "Nemusíme hledat na mnoha místech a
serverech, abychom informaci nalezli," pochvaluje si. To je podle jeho slov
zvláště užitečné pro zaměstnance, kteří tráví spoustu času na cestách a
vyžadují snadný přístup k souborům.

Pro a proti
Eric Goldfarb, CIO finanční firmy PRG-Schultz International, má zkušenosti s
oběma přístupy k nasazení komunikačních systémů a v každém z nich nachází
určité výhody. PRG-Schultz poskytuje finanční služby a má více než 3 000
zaměstnanců. Využití komplexních balíků je tu proto díky jejich větší
škálovatelnosti a nákladové efektivnosti podle Goldfarba smysluplnější. PRG
využívá jako standardní platformu pro messaging a spolupráci Lotus Notes.
"Pro malé a střední firmy však může být lepší strategie výběru více
dodavatelů," říká Goldfarb. Když pracoval jako CIO společnosti Global
Knowledge, působící v oblasti IT vzdělávání a školení a zaměstnávající na 1 500
pracovníků, využíval Exchange pro e-maily a produkty jiných dodavatelů pro
další potřebné funkce, jako jsou plánovací kalendáře a sdílení dokumentů.
"Spojili jsme řadu aplikací, a vytvořili tak celkové prostředí pro spolupráci.
Fungovalo to velmi dobře," vzpomíná Goldfarb. "Protože jednotlivé součásti byly
specializované na provádění určitých úloh, nabízely větší rozsah funkcí, než by
tomu bylo u balíku produktů," dodává. Například produkt pro správu dokumentů od
nezávislého dodavatele může nabídnout jemnější detaily správy záznamů, než je
tomu u produktu, který je součástí jednotného balíku. "Nicméně ve větších
firmách by se mohl takový přístup prodražit," uzavírá Goldfarb.
Root souhlasí s myšlenkou, že nákup jednotlivých aplikací by mohl být nejlepší
volbou pro malé a střední firmy, ale přidává i další důvody. "Menší firmy
nepotřebují většinu prvotřídních funkcí velkých platforem," tvrdí. "Mnozí
nevyužívají on-line skupinové plánování a kalendáře a jsou dokonale spokojeni s
využíváním veřejných IM služeb a e-mailu, který je součástí Linuxu nebo jiné
open source platformy," uzavírá.

Bohatý výběr produktů
Letos na jaře provedla společnost Forrester Research hodnocení softwarových
produktů pro messaging a spolupráci od předních výrobců. Jaké jsou jeho závěry?
IBM Lotus Notes a Domino 6.5.1: Nejnovější verze platformy pro spolupráci s
logem Lotusu nabízí integrovaný e-mail, groupware, webové konference, instant
messaging a správu dokumentů. Součástí je také IBM Lotus Team Workplace,
obsahující webové a Notes rozhraní ke specializovaným databázím pro týmovou
spolupráci, podporujícím sdílení dokumentů, diskuse členěné do vláken a popisy
pracovních postupů. IBM Lotus Domino Document Management podporuje více
pokročilých funkcí, jako je check-in a check-out nebo kontrola verzí.
Microsoft Windows Server System a Office System 2003: Mezi hlavní komponenty
patří Exchange Server 2003 pro podnikový e-mail, plánování a správu úkolů, Live
Communications Server 2003 a Windows Messenger pro podnikový instant messaging,
Microsoft Office Live Meeting pro webové konference, týmovou spolupráci, správu
a sdílení dokumentů a diskuse ve vláknech. Klient Outlook poskytuje on-line a
off-line rozhraní pro elektronickou poštu, plánování a úkoly.
Novell GroupWise 6.5: Nabízí funkce pro e-mail a plánování, a to včetně
propracovaného filtrování zpráv a on-line přístupu a také IM komponentu s
názvem Novell GroupWise Messenger. Mezi další součásti patří základní správa
dokumentů prostřednictvím e-mailu a klient pro plánování, funkce pro týmovou
spolupráci a Novell Virtual Office, poskytující nástroje pro spolupráci
prostřednictvím webového prohlížeče, jako je sdílení dokumentů, vláknové
diskuse a delegovanou správu. Klientský notifikační program GroupWise Notify
monitoruje příchozí poštu a události v kalendáři.
Oracle Collaboration Suite Release 2: Nabízí základní funkce pro firemní e-mail
prostřednictvím vestavěného webového rozhraní, webové konference, integraci
faxu a hlasu a základní groupwarové funkce, nikoliv však instant messaging.
Produktu chybí e-mailový klient, takže většina zákazníků používá jako front-end
Microsoft Outlook. OCS běží na Oracle Application Serveru, který obsahuje
Oracle9iAS Portal. Portál nabízí funkce, jako je sdílení dokumentů, delegování
správy a hlasování. Oracle Web Conferencing se integruje s Collaboration Suite
a přináší webové konference včetně sdílení aplikací, nástěnky, skupinové
rozesílání, hlasování a integrovaný chat.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.