Jak vytěžit co nejvíce z IT rozpočtu (1)

Jen málo subjektů musí šetřit penězi více než neziskové organizace s omezenými IT výdaji. Požádali jsme proto ...


Jen málo subjektů musí šetřit penězi více než neziskové organizace s omezenými
IT výdaji.

Požádali jsme proto vedoucí IT v několika takových institucích, aby se s námi
podělili o nápady, jak získat z IT rozpočtu co největší užitek. Z těchto
technik se mohou leccos přiučit šéfové IT ze všech odvětví.

1. Konsolidujte servery:
Když přišel Dennis Shaw v roce 2000 do organizace Smithsonian Institution jako
její první CIO, měla skupina muzeí 149 souborových, tiskových, e-mailových a
adresářových serverů, připojených do 80 LAN sítí. Některé byly tak staré, že
používaly ještě procesory řady 386. Shaw přišel s dvoustupňovým plánem pro
standardizaci na platformě NetWare a redukci počtu serverů na 76 systémů, které
pak byly, aby se eliminovaly body selhání, propojeny do clusteru. Tato
konsolidace serverů, která zabrala více než tři roky, zlepšila dostupnost a
spolehlivost, přičemž se současně odrazila i v redukci nákladů. "Úspory
spočívají v tom, že se vyhneme nákladům vztahujícím se k údržbě a nahrazování
serverů," říká Shaw. "Také jsme ušetřili značné peníze za hardware i softwarové
licence."
Dodatečné úspory vyplynuly z eliminace třetí směny IT pracovníků a z redukce
druhé směny na jedinou osobu. S novějšími, spolehlivějšími servery je tedy Shaw
schopen splnit své závazky na kvalitu služeb s menším počtem lidí. "Během běžné
pracovní doby poskytujeme 99,998procentní dostupnost," tvrdí.

2. Neodkládejte upgrady vybavení:
Jim Thie byl najat jako první CIO organizace Habitat for Humanity v roce 2005,
aby do této organizace, která staví domovy pro chudé, pomohl zavést standardní
obchodní praktiky.
To je jedním z důvodů, proč se Thie drží standardních termínů obnovy: Laptopy
jsou nahrazovány každé tři roky a desktopy a servery jsou obnovovány po čtyřech
letech.
"Jen to, že jsme nezisková instituce, neznamená, že máme nižší požadavky na
výpočetní techniku nebo nižší spotřebu elektriky," vysvětluje. "Konstantní
obnova techniky nám umožňuje držet krok s poptávkou. Natažení cyklů
technologické obnovy zvyšuje náklady na údržbu a také snižuje spolehlivost,"
dodává Thie.

3. Nahraďte staré telefonní systémy řešením VoIP:
Organizace Smithsonian kdysi mívala směs různých telefonních systémů včetně
pobočkových ústředen. Telefonní společnost přitom Shawovi oznámila, že odmítá
provádět údržbu zhruba 70 procent telefonních systémů instituce, protože jsou
už příliš staré. V roce 2002 tedy spustil VoIP projekt a vybral si IP pobočkové
ústředny (IP PBX) a telefony od firmy Cisco Systems.
"V té době nabízelo Cisco nejvyspělejší VoIP (Voice-over-IP) produkty," říká
Shaw. "Pravděpodobně bychom si jej ale vybrali tak jako tak, neboť jsme od této
společnosti už vlastnili směrovače a přepínače. Naše páteřní síť je vlastně
celá postavená na Ciscu." Migrací na technologii VoIP redukovala firma
Smithsonian roční náklady na své hlasové služby o 2,3 milionu dolarů (za rok)
prozatím. Až budou VoIP systémy někdy později v tomto roce plně implementovány,
roční úspory vzrostou na více než 3 miliony dolarů ročně. "Tím, co skutečně
ovlivnilo rozhodnutí pro implementaci VoIP, byla cena za rozmístění kabelů,"
vysvětluje Shaw. "Už jsme investovali do naší datové sítě, avšak telefonní
kabeláž už byla příliš zastaralá. V National Museum of Natural History byly
dokonce telefonní kabely staré přes 50 let. Ekonomická stránka jasně
indikovala, že bychom se měli vydat cestou VoIP."

4. Zvažte, zda klíčové funkce neprovádět vnitrofiremně:
Mark Donatelli, síťový administrátor organizace Joffrey Ballet, využil k tomu,
aby přenesl funkce pro telemarketing a fundraising (získávání financí) dovnitř
firmy, funkce nového VoIP systému pro zpracování hovorů. "Poskytujeme lepší
zpracování hovorů ve smyslu přesměrování lidí na automatizovanou obsluhu," říká
Donatelli. "Ztratí se tak méně přispěvovatelů, což je důležité, neboť ti jsou
pro tuto organizaci zdrojem života."
Protože byl do systému integrován i software pro prodej lístků a dárcovství,
poskytuje Joffrey také lepší služby svým přispěvovatelům. "Můžeme vyvolat
záznam a podívat se, že přispěvovatel věnoval určitý objem finančních darů,
takže mu můžeme poskytnout jistou úroveň služeb, jako jsou slevy nebo
aktualizace lístků," popisuje. "Můžeme zabezpečit, aby se přispěvovatelé cítili
spojení s organizací, takže budou více nakloněni tomu, aby nám nadále pomáhali."
Donatelli rovněž ušetřil peníze tím, že hostování e-mailu a webu převedl
dovnitř firmy, namísto toho, aby pokračoval ve využívání služeb SBC, a
poznamenává, že tak získal slevu na licence pro Exchange. Doporučuje to zejména
menším organizacím.

5. Spravujte své kontrakty na služby:
Thie ušetřil instituci Habitat for Humanity v minulém roce okolo 100 000 dolarů
tím, že zlepšil správu kontraktů, obzvláště u telefonních služeb. Doufá, jak
říká, že se tento objem úspor v příštím roce zdvojnásobí. "Velké úspory je
možné nalézt ve správě dodavatelů v případě opakujících se plateb," vysvětluje
Thie. Než přišel Thie do Habitat for Humanity, organizace své telefonní účty
platila bez toho, že by je nějak podrobněji analyzovala. Thie provádí dvojitou
kontrolu účtů s ohledem na přesnost a hledá cesty, jak snížit náklady snížením
počtu linek a opakovaným vyjednáváním o poplatcích. "Jednoho z poskytovatelů
jsem přiměl snížit cenu za konferenční hovory na polovinu," uvádí Thie. "Nyní
aplikuji v organizaci Habitat for Humanity praktiky, které jsou v korporátním
světě celkem běžné." Thie říká, že všichni CIO by měli své IT kontrakty
přehodnotit a pokusit se znovu vyjednat poplatky dokonce i přes skutečnost, že
smlouvy obnovu nevyžadují. "Pokud víte, že někde můžete získat lepší ceny,
zatlačte na snížení poplatků," radí. "Všechny firmy totiž budou chtít kontrakty
navýšit, obzvláště poskytovatelé telefonních služeb."

6. Vytvořte se svými výrobci partnerství:
Jestliže vaše organizace patří mezi ty dobře známé, možná budete schopni získat
slevy za vybavení nebo služby jako odměnu za to, že budete souhlasit s tím,
abyste se stali zákazníkem pro realizaci případové studie nebo jako reference.
Donatelli udělal skvělý obchod pro nový VoIP systém své organizace tak, že
uzavřel partnerství se společností Avaya ohledně jejího řešení Compact Contact
Center.
Na oplátku za poskytnutí velkoobchodních cen za telefony a za nulové poplatky
za práci může společnost Avaya ve svých reklamách na organizaci Joffrey
odkazovat jako na zákazníka. Donatelli koupil od firmy Avaya mimo jiné
pobočkovou telefonní IP ústřednu, server, software a 65 IP telefonů za zhruba
16 000 dolarů, přičemž poznamenává, že tato cena představovala asi 60 až 70
procent cen, které nabídli konkurenční výrobci.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.