Jak vytěžit co nejvíce z IT rozpočtu (2)

Jen málo organizací musí šetřit penězi více než neziskové organizace, jež mají omezené IT rozpočty. Požádali...


Jen málo organizací musí šetřit penězi více než neziskové organizace, jež mají
omezené IT rozpočty.

Požádali jsme proto vedoucí IT v některých neziskových institucích, aby se s
námi podělili o své kreativní myšlenky, jak získat z IT rozpočtu co největší
užitek. Z těchto technik se mohou leccos přiučit šéfové IT ze všech odvětví.
Následující text navazuje na příspěvek uveřejněný v minulém vydání
Computerworldu.
7. Standardizujte software: V roce 2002 měla organizace Smithsonian 28 různých
finančních systémů, a to včetně 14 let staré verze Walker Financials, která už
výrobcem ani nebyla podporována. CIO Dennis Shaw celou organizaci přesunul na
řešení PeopleSoft Financials, a to v rámci migrace, jejíž dokončení zabralo
celý rok.
"Bylo to opatření pro přežití," říká Shaw. "Vypočítal jsem, že v úhrnu jsme za
finanční systémy utráceli okolo 9 milionů dolarů ročně. Nyní utrácíme mnohem
méně. Mým cílem však nebylo jenom ušetřit peníze. Šlo také o získání finančních
systémů, které fungují."
Shaw říká, že organizace Smithsonian má z integrace finančních systémů prospěch
i při správě grantů a významnějších darů. Když PeopleSoft vydá nové softwarové
moduly, je nyní snazší a méně nákladné je v Smithsonian implementovat, neboť
instituce používá společnou finanční platformu.
"Každá organizace by měla provést konsolidaci na jediný finanční balík," myslí
si Shaw. "A stejně tak nepotřebujete ani více systémů pro správu lidských
zdrojů (HR)."
8. Udělte více kontraktů na podporu IT: Aby Smithsonian ušetřil náklady na
podporu IT, přidělil nedávno 10leté kontrakty pěti různým výrobcům. Organizace
doufá, že tímto přístupem získá výhodu v podobě redukce nákladů na podporu
helpdesku, nasazování desktopů, kabeláž a administraci databází a LAN či WAN
sítě.
"Sazby jsou mnohem lepší, než jsme měli před tím," popisuje Shaw. "Myšlenkou je
neustálá soutěž mezi menším počtem výrobců to je jednou z věcí, které snížují
ceny smluvních dodavatelů."
V minulosti využíval Smithsonian konkurenčně koncipované nákupy, ale vybral si
vždy pouze jednoho smluvního dodavatele. Přístup využívající více výrobců však
instituci dovoluje těžit z pokračující řízené soutěže.
"Obdrželi jsme 250 reakcí na naše RFP (Request For Proposal)," chlubí se Shaw a
poukazuje na to, že dodavatelé byli velmi horliví, aby kontrakt se Smithsonian
získali, neboť jde o všeobecně známé jméno. "Sazby, s nimiž se nyní setkáváme,
jsou o 20 % nižší, než byly předtím."
9. Zdůrazněte strategické iniciativy: Když CIO Jim Thie dává dohromady roční
rozpočet na IT pro organizaci Habitat for Humanity, rozdělí ji do tří
kategorií: povinný, strategický a k volnému uvážení.
Závazné položky jsou vyžadovány kvůli tomu, aby udržely organizaci funkční, a
patří mezi ně například náklady na provozování stávajících výpočetních zařízení
či smluvní závazky.
Strategické iniciativy zvyšují hodnotu organizace nebo redukují náklady.
Položky k volnému uvážení, jako je třeba přidávání nových polí do databází nebo
příprava nových reportů, mohou být, je-li to nutné, odsunuty. Díky tomuto
přístupu se Thiemu povedlo udržet rozpočet na IT nedotčený v průběhu celého
roku. "Středem mého zájmu je převážně řízení strategických iniciativ," říká
Thie. "V tomto smyslu se až tak neliším od typických CIO ziskových organizací."
Thie říká, že mu tento přístup pomohl získat podporu pro IT iniciativy u
samotného nejvyššího vedení organizace Habitat for Humanity. Například v tom
směru, že jeho IT rozpočet, čítající 9 milionů dolarů, je o celý milion vyšší
než v předchozím roce.
10. Podporujte oddanost zaměstnanců vůči vaší misi: Thie nemá problém najmout
nebo udržet IT personál, neboť zaměstnanci jsou velmi oddáni misi Habitat for
Humanity zaměřené budování domovů. "Máme neobyčejně hmatatelnou misi, s níž se
lidé mohou ztotožnit," říká Thie. Thie dodává, že lidé, kteří pracují pro
Habitat for Humanity, jsou této misi natolik oddáni, že jsou ochotni žít ve
vzdálené lokalitě a dostávat výplatní šek s nižší částkou, než by obdrželi v
komerčním světě. "Ziskové organizace mají také svoji misi, kterou hrdě stavějí
na odiv, ale existuje zde určitá mezera v tom, jak se lidé s touto misí vnitřně
ztotožní a osobně ji přijmou," myslí si Thie. "My jsme organizace založená na
víře, a to je pro naše zaměstnance velmi osobní záležitost. Pro mnoho lidí je
práce zde posláním. Jak můžete dosáhnout stejné úrovně vnitřního ztotožnění v
ziskové organizaci? Jak chcete misi personalizovat tak, aby měli lidé pocit,
jako by se obětovali pro tým? V komerčním světě je to také uskutečnitelné, ale
možná ne se stejnou úrovní intenzity jako tady."
11. Eliminujte zastaralé systémy: Když se Mark Donatelli stal přede dvěma lety
prvním vnitrofiremním šéfem IT organizace Joffrey Ballet, zjistil, že systémy
této společnosti jsou dosti zastaralé. Tato baletní organizace neměla ani
žádnou síť. Donatelli vytvořil spoj VPN mezi hlavní administrační kanceláří
společnosti a jejím studiem. VPN podporuje vzdálené přihlášení, takže vedení
organizace může přistupovat k informacím, i když soubor cestuje po celém světě.
"Nasazení současné technologie nám konečně dává konkurenční výhodu," říká
Donatelli. Naši vedoucí mohou cestovat a pracovat, i když jsou mimo kancelář.
Mohou dostávat aktuální informace, takže mají otevřenou cestu komunikace.
Donatelli rovněž standardizoval softwarovou platformu pro všechny uživatele,
která nyní obsahuje Windows XP, Exchange 2003 a Office 2003. Předtím běžely
systémy Joffrey Balletu na Windows 95, 98, 2000 nebo XP a využívaly produkty
Office 98, 2000 i XP.
"V neziskovém sektoru se vyskytuje spousta méně technicky orientovaných
jednotlivců, takže je důležité, aby pro ně vše bylo důvěrně známé a nebylo
třeba příliš mnoha školení pro koncové uživatele," vysvětluje Donatelli.
Dodává, že upgradem a standardizací desktopů organizace Joffrey Ballet také
ušetřila za údržbu softwaru. "Microsoft nám poskytl slevu, protože jsme
nezisková organizace," říká.
12. Využijte všechny funkce vašeho vybavení: Koncem loňského roku upgradoval
Joffrey Ballet všechny své kopírky na novější modely, které dovolují vytvářet
PDF soubory a e-mailové dokumenty. Díky produktu Xerox CopyCenter 255
organizace značně snížila náklady na faxování a kurýrní služby.
"Máme spoustu zahraničních tanečníků a posíláme jim rozsáhlé kontrakty, jež je
třeba podepsat," vysvětluje Donatelli. "Nyní jim je už nemusíme posílat
prostřednictvím expresní pošty. Můžeme je poslat e-mailem namísto faxem, takže
současně využijeme šířku pásma, za kterou jsme už zaplatili." Donatelli kopírky
využívá také jako barevné tiskárny. "Je levnější platit barevný toner než
barevný inkoust," říká.
Donatelli doporučuje využít všech vlastností, jež dnešní kopírky nabízejí.
"Není to jenom kopírka," upozorňuje. "Je to tiskárna, fax a posílá také
e-maily. Poskytuje tedy trojí službu. Fax nyní používáme jen pro příchozí faxy,
takže nepotřebujeme extra telefonní linku pro ty odchozí."









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.