Jak zajistit maximální dostupnost elektronické pošty

Chtěli bychom, aby byl e-mail stejně spolehlivý jako telefon, povzdechl si Brian Glass, manažer správy sítě a IT infras...


Chtěli bychom, aby byl e-mail stejně spolehlivý jako telefon, povzdechl si
Brian Glass, manažer správy sítě a IT infrastruktury společnosti Del Webb a
shrnul tak výstižně sen každého správce sítě. Poté však strávil hodinu výkladem
o tom, jak jinak solidní e-mailový software GroupWise, který jeho firma
používá, má k tomuto ideálu daleko.

"Nemáme opravdu zájem na tom, abychom se museli neustále zabývat jeho správou,"
vysvětluje Glass, když předtím zmínil obavy, že přechod na Exchange 2000 od
Microsoftu jen dále zkomplikuje správu e-mailu u této stavební a projektantské
firmy z Phoenixu. Prodejci softwaru, tržní analytici a uživatelé, jako je
Glass, ti všichni shodně potvrzují, že potřeba znalostí a nástrojů na správu
e-mailu v posledních letech vzrostla spolu s jeho narůstajícím objemem a
důležitostí pro proces podnikání. Počet e-mailových zpráv a velikost jejich
příloh se exponenciálně zvýšila během posledních dvou let, což vede k přetížení
e-mailových serverů a k zaplnění jejich disků. Někteří správci sítí se
domnívají, že jejich jediným úkolem je udržovat prostupnost sítě a současně
poskytovat několik málo nezbytných služeb souvisejících s e-mailem. Mnoho
nástrojů použitelných pro správu e-mailu, jako například AppManager firmy NetIQ
ze San José, proto funguje v podstatě jako systém včasné výstrahy a upozorňuje
na problémy s dostupností komunikačního kanálu, způsobené třeba viry
zahlcujícími servery nebo přetíženým hardwarem. Menší skupina nástrojů se
zaměřuje na správu obsahu a pomáhá kupříkladu zajistit, aby e-mail nebyl
používán takovým způsobem, který by posléze mohl vést k žalobě na příslušnou
firmu za sexuální obtěžování nebo k jiným právním sporům. Proprietární firemní
software a politiky spolu se zabudovanými funkcemi systému jsou rovněž typickou
součástí správy.

David Druker, analytik společnosti Ferris Research ze San Francisca tvrdí, že
zaznamenal posun v důrazu na e-mail jako za všech okolností dostupnou službu,
jejíž údržbu zajišťuje oddělení IT fungující jako vnitřní provider. "Prakticky
všichni mluví o tom, jak jim taková správa umožňuje splnit potřebnou, smluvně
sjednanou úroveň služeb," dodává Druker.
V důsledku poptávky vzniklo v USA přes třicet firem, které se zabývají
monitorováním výkonu e-mailových systémů. Mnohé z nich jsou jen malé firmičky s
jedním jediným produktem, ale další mezi nimi NetIQ či rivalové BMC Software z
Houstonu a Candle ze Santa Moniky v Kalifornii jsou významnými hráči na širším
trhu infrastruktury pro e-commerci. Druker také zdůrazňuje, že zmíněné firmy
zaměřené na monitoring nezahrnují do svých systémů další aplikace pro správu
e-mailu, například antivirové aplikace, správu adresářů nebo synchronizační a
migrační nástroje. Správa e-mailu může být obtížná, protože neexistuje žádné
univerzální řešení. "Není nikdo, kdo by kupoval jen jeden z těchto produktů,"
říká Druker, který se dotazoval uživatelů v rámci své zprávy The Messaging
Management Marketplace. "Spravovat některé z těchto produktů představuje samo o
sobě tvrdý oříšek." Druker radí IT oddělením firem, aby požadovala po
prodejcích přesně stanovené funkce a ujistila se, že se těmto požadavkům budou
snažit vyhovět. "Mnohým z těch, kterým věci fungují nejlépe, zřejmě jejich
dodavatelé náležitě ochotně naslouchali," podotkl. Konflikt se zákonem
Společnost Robert W. Braird & Co. z Milwaukee se specializuje na investiční
bankovnictví a správu majetku. Tři centrální servery zajišťují e-mailové služby
pro 3 000 kancelářských počítačů v 81 pobočkách jak v USA, tak v Evropě. I když
dostupnost je pro jejího viceprezidenta zodpovědného za IT Briana Brylowa
důležitá, sám říká, že prvořadou záležitostí je, aby e-mailová korespondence
byla vysledovatelná.
"Směrnice Komise pro cenné papíry vyžaduje, abychom uchovali kopii každé
odchozí i příchozí zprávy," dodává Brylow. Často je třeba, aby na vyžádání
poskytl určitou informaci. V minulosti bylo řešením žurnálování všech
uživatelských osobních složek. Ale v každé složce bývalo až 17 000 souborů a
Exchange neumožňuje jejich výkonné prohledávání. Proto vše, co mohli Brylowovi
zaměstnanci udělat, bylo setřídit zprávy podle abecedy a pouhým zrakem v nich
vyhledávat ty relevantní. Od konce loňského roku přešel Brylow na EmailXtender
od OTG Software, který vnesl do úložišť e-mailových zpráv pořádek a umožnil
jejich efektivní prohledávání. "Hledání, které by dříve zabralo dny nebo
dokonce týdny, je nyní záležitostí pěti či deseti minut," tvrdí Brylow.
EmailXtender tak uvolnil ruce personálu, který se nyní může namísto hledání
zákonem požadovaných informací konečně věnovat monitorování e-mailového
systému. Jsou i penězi nepostižitelné výhody, které jsou spojeny s rychlejším a
spolehlivějším způsobem, jak vyhovět nařízením. "Jednou jsem se zabýval
požadavkem, u kterého byl čas velmi důležitý a vyžadoval současně kontrolu
velkého objemu e-mailových zpráv. Dříve bych to asi odmítl, ale při použití
EmailXtenderu jsem byl schopen vyhovět během 30 minut. Celou historii firemních
e-mailů mám před sebou jako na dlani," pochvaluje si. Ale tím správa obsahu v
Brylowově firmě nekončí. S pomocí aplikace MailSweeper dublinské firmy
Baltimore Technologies je sledován obsah SMTP zpráv. Další balík tentokrát
Assentor vyvíjený SRA International monitoruje zprávy odesílané přes Exchange a
tím brání finančním poradcům porušovat federální legislativu například tím, že
by nabízeli klientům zaručenou míru návratnosti určitých investic. Co se týče
zajištění bezpečnosti e-mailů, Brylow odmítá o interně vytvořených nástrojích
blíže hovořit.
Dalším monitorovacím nástrojem, který Brylow používá, je ProVision od firmy
Platinum Technology International (po jejím převzetí newyorskou společností
Computer Associates International byl další vývoj ukončen), síťový nástroj s
některými funkcemi pro Exchange. ProVision sleduje funkčnost serverů pomocí
požadavků ping na ně směrovaných v pravidelných intervalech. Na zakázku napsané
utility ve formě skriptu v Perlu či příkazovém řádku kontrolují tok zpráv přes
SMTP a Exchange.
"Snažíme se docílit toho, aby e-mail proudil přes interní servery," říká
Brylow. "Napsali jsme tyto nástroje, protože v minulosti jsme měli určité
problémy s nedostupností připojení k našemu ISP a e-mail prostě ve dvě hodiny
ráno neodešel k adresátům. Nyní, pokud nedojde k přijetí zprávy po Internetu
nebo pokud zpráva odeslaná z Internetu nedojde na naše interní servery, máme
příslušné zaměstnance, kteří jsou 24 hodin denně po sedm dní v týdnu dostupní
na svém pageru a dostanou o tom zprávu. V tom okamžiku víme, že došlo k výpadku
a jsme schopni reagovat. Takovýmto způsobem zajišťujeme nepřetržitou
dostupnost."
K zajištění funkčnosti využívá Brylow také několik obecných nástrojů na
sledování sítě, včetně OpenView od Hewlett-Packard a CiscoWorks od Cisco
Systems. Dodává, že uvažuje o komplexnějších monitorovacích balících jako je
Patrol od BMC Software či o produktech NetIQ. Současně však připomíná, že
takové nástroje jsou důležitější pro někoho, kdo se snaží dosáhnout maximální
dostupnosti s použitím hardwaru, který je využíván na hranici svých možností.
"Máme spíše tendenci k tomu, aby servery byly naddimenzovány, než aby běžely na
hraně," říká.
Nenáročná správa
Del Webb je středně velká firma, která v hojné míře využívá e-mail. Vlastní
šest dedikovaných serverů na bázi GroupWise 5.53 a přibližně 70 sdílených
počítačů, s jejichž pomocí zajišťuje e-mailové spojení pro 3 300 z celkových 4
700 zaměstnanců ve 13 pobočkách. Kromě interní komunikace slouží GroupWise jako
dočasný komunikační kanál pro smluvní partnery a jeho prostřednictvím se
uskutečnilo již přes půl milionu obchodních transakcí směrovaných z firemního
Webu. "Naše společnost využívá GroupWise již sedm let a považujeme ho za
spolehlivý a snadno spravovatelný nástroj," říká ředitel informačních služeb
Dirk Ellsworth. "S celkem deseti správci sítě v centrále firmy si nemůžeme
dovolit nic vysoce náročného na správu," dodává. "Odhadem máme tak půl člověka,
který se věnuje administraci elektronické pošty."

Příliš velké přílohy
Jako firma, která pravidelně rozesílá velké dokumenty, např. plány a inženýrské
projekty, je zvláště náchylná na e-mailové přílohy, které mohou znefunkčnit
poštovní brány a tím i celou síť. "Důsledně připomínáme zaměstnancům, aby
nepřidávali k e-mailu třeba 20 MB příloh," říká Glass. "Server obvykle selže,
pokud odešlete 20 MB dat." Přiznává, že tato politika nebyla příliš účinná.
Proto firma používá ManageWise od Novellu, který automaticky upozorní správce
sítě na to, že je třeba příslušný server vyvolávající problémy restartovat.
Další monitoring sítě zajišťuje sedm správců datových center s pomocí HP
OpenView. Antivirový software Guinevere od Industrial Economics, další nástroj
pro zajištění funkčnosti a bezpečnosti doporučovaný firmou Novell, není podle
Glasse nutné tak důkladně spravovat, protože GroupWise nepředstavuje pro
hackery tak přitažlivý cíl jako Exchange. Guinevere často blokuje i zprávy,
které žádný virus neobsahují, proto jej firma provozuje jen na serverech a ne
na jednotlivých kancelářských počítačích. "Prostě nemůžeme nalézt žádný vhodný
antivirový program pro GroupWise," podotýká Glass. Zabudované bezpečnostní
funkce v rámci GroupWise jsou v zásadě vyhovující, přesto Ellsworth lituje
chybějícího šifrování pro internetovou poštu; tento nedostatek se ale dosud
nepokoušel vyřešit pomocí softwaru od jiného dodavatele. Přesun uživatelů na
jiné místo nebo počítač je při použití GroupWise snadný, vyžaduje jen přesun
jejich poštovní schránky na jiný systém. To ovšem rozhodně neplatí o upgradu
samotného GroupWise. Ironií osudu Del Webb běžně využívá ZENWorks, vlastní
aplikaci Novellu určenou k distribuci a instalaci softwaru, ta je ale pro
e-mailovou aplikaci, byť rovněž vytvořenou společností Novell, bohužel
nepoužitelná.
"Když jsme se pokusili použít ZENWorks pro GroupWise, dosáhli jsme s poslední
verzi katastrofálních výsledků," přiznává Glass. "Byli jsme doslova zavaleni
množstvím chyb na klientském počítači."
Vzhledem k nepěkným finančním vyhlídkám Novellu bylo nedávné outsourcování
podpory méně erudovaným technikům HP důvodem ke znepokojení. Firma Del Webb se
proto rozhodla vyměnit od jara letošního roku GroupWise za Exchange 2000.
Ellsworth říká, že výhodou bude lepší integrace s dalšími systémy back-office.
Přes ujišťování ze strany Microsoftu, že Exchange nezvýší nároky na správu,
zůstávají Ellsworth a Glass skeptičtí. Ellsworth říká, že si láme hlavu nad
tím, zda se s novou verzí zlepší nástroje pro vzdálený přístup, které podle
jeho osobní zkušenosti byly v předchozích verzích prostě noční můrou. Pojistka
e-mailu
Správa e-mailového systému u společnosti Prudential z Newarku se soustřeďuje
zejména na problémy s velikostí. Firemní systém Lotus Notes se skládá z 250
serverů s klienty Domino 5.06 a Notes 5.04a na desktopech 65 000 převážně
amerických zaměstnanců. Čtyři tisíce databází v Notes obsahuje nejdůležitější
databáze pojistných dokumentů a aplikace pro workflow.
"Zvládnout velikost poštovních schránek jednotlivých uživatelů je obrovský
problém," říká Michael Boatright, viceprezident IT operací a datových center
firmy Prudential. Zaměstnanci se snaží vzhledem k zákonným požadavkům uchovávat
veškeré své zprávy. "Všechny společnosti používající Notes, se kterými jsme
hovořili, čelí stejnému problému. Uživatelé mají tendenci uchovávat dokumenty v
poště," říká. Tento postup znamená velkou zátěž pro systémy, které mají na
starosti ukládání dat. Také efektivní zálohování, které je u Prudential
realizováno s pomocí ArcServe od CA a zajišťováno zvláštním oddělením, je velmi
náročné.
Společnost bojuje s požadavky na obnovu zálohovaných zpráv, které neustále
vznášejí uživatelé poté, co si tyto zprávy omylem vymazali. Obnova databází v
Notes neprobíhá při použití ArcServe vždy hladce. "V některých případech bychom
dali přednost jiným nástrojům," upřesňuje Michael Mandelbaum, viceprezident pro
informační systémy.
Tvorba a údržba velkých distribučních seznamů v Notes představuje další
problém. Prudential proto vytvořila aplikaci s názvem Notes.com ve vlastním
programovém jazyku Notes. "Umí zvolit uživatele v rámci oddělení, budovy,
úrovně v rámci společnosti, pracovního zařazení, nákladových kódů atd.," říká
Mandelbaum. "Provádí dotazování databáze DB2 v reálném čase a vrací výsledné
e-mailové adresy."
Notes.com také prověřuje velké zprávy a přílohy, které by mohly zablokovat
poštovní servery, zvláště pokud je zpráva adresována velkému počtu zaměstnanců.
Na obrazovce uživatele se objeví varovné hlášení a je také vyrozuměna správa
sítě. "Hlášení o velikosti se zobrazují při odeslání zpráv, jejichž velikost
přesahuje 200 KB a u příloh větších než 500 KB," upřesňuje Mandelbaum. "Také
jsme vytvořili měsíční přehledy rozesílané vlastníkům velkých mailových
souborů," dodává.
"Nástroj Notes.com zachytil mnoho pokusů uživatelů o odeslání velmi rozsáhlých
příloh, včetně jednoho uživatele, který se pokusil odeslat 500 KB velký soubor
s logem celkem 65 000 adresátů," podotýká Boatright.
Přílohy větší než 5 MB jsou zcela blokovány. "Odesílatel o tom dostane zprávu,"
říká projektový manažer Doug Conway. Další správa je realizována pomocí čehosi,
co Mandelbaum nazývá skladištěm na přílohy. Tvoří ho celkem deset databází o
velikosti 4 GB, které jsou umístěny na různých serverech a naprogramovány tak,
že se soubory po 14 dnech smažou. Software IntelliWatch Pinacle od společnosti
Candle je firemním monitorovacím nástrojem a varuje v případě, že dochází k
zaplnění prostoru na disku nebo pokud se objeví problém s doručováním zpráv.
Internetová pošta představuje z hlediska správy obsahu a provozu na síti
zvláštní problém. Přes servery společnosti projde podle Conwaye denně přes 30
000 odchozích a 40 000 příchozích zpráv. Prudential využívá několik komerčních
nástrojů na blokování spamu, které pomáhají snížit nápor nevyžádané pošty, ale
z bezpečnostních důvodů odmítá dále tento software specifikovat.
McAfee Antivirus od Network Associates jí pak zajišťuje ochranu před viry.
Varování je odesíláno přes poštu v Notes a zaměstnanci technické podpory jsou
vyrozuměni, kdykoliv se tento software pokusí odstranit virus z počítače
některého z pracovníků. Stejně jako další firmy, i Prudential má své vlastní
metody a postupy na správu e-mailu. Zaměstnanci dostávají dvakrát ročně
připomínky týkající se nevhodného používání pošty; tato metoda je nyní podle
Mandelbauma dále přezkoumávána.
Hlavní výhodou těchto snah je podle něj 99,99% dostupnost služby. "Bez
některých zmiňovaných opatření bychom se zřejmě ocitli mírně řečeno v chaosu."
1 1037 / pen









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.