Kancelář bez papíru? Zdaleka ne

Již několik let se vedou debaty o tzv. digitální kanceláři, ale tradiční papír z ní jen tak nevymizí. Smlouvy, z...


Již několik let se vedou debaty o tzv. digitální kanceláři, ale tradiční papír
z ní jen tak nevymizí.

Smlouvy, zápisy či prezentace tvoří jen nepatrnou část dokumentů, bez kterých
se lidé (nejen) z podnikového prostředí jen stěží obejdou. Papír má zkrátka
nezastupitelné místo v každé typické kanceláři a ani vývoj informačních
technologií nevede prozatím ke snižování jeho spotřeby. "Existuje několik
teorií pohledu na budoucnost kanceláře. Všechny se ale v jednom shodují
kancelář potřebujeme nejen jako technické zázemí, ale využíváme ji i jako místo
komunikace s ostatními," řekl Radovan Muška z veletrhu PragoOffice u
příležitosti diskuse nad budoucností kanceláře, které se dále zúčastnili také
zástupci firem OKI, IBM a IDC.

Papír, kam se podíváš
O kanceláři bez papíru se hovořilo již v 80. a 90. letech s rozvojem internetu,
přesto bezpapírová kancelář, kde jsou všechny informace a data přenášeny
elektronicky, zůstala vizí, která má k realitě stále velmi daleko. "Nástupem
e-mailu v podstatě došlo k paradoxní situaci, kdy se počet tištěných stránek
zvýšil," uvedl Andrej Magyar ze společnosti OKI. Podle něj jen za loňský rok
Česká republika na hlavu spotřebovala 130 kg papíru a toto číslo neustále
stoupá. Z toho lze tedy usoudit, že bezpapírové kanceláře se příliš
nerozvíjejí. Řada průzkumů navíc jednoznačně naznačuje také neustále se
zvyšující spotřebu tonerů i samotných tiskáren. Podle analytické společnosti
Gartner vzroste celosvětová dodávka tiskáren, kopírek a jiných multifunkčních
zařízení v roce 2009 asi na 150 milionů kusů, což reprezentuje 5procentní
meziroční nárůst. Například v rámci rozvojových trhů činily dodávky těchto
produktů v loňském roce zhruba 125 milionů kusů a zákazníci za ně utratili
téměř 60 miliard dolarů. Konkrétně v regionu EMEA ve druhém čtvrtletí loňského
roku činily dodávky tiskáren a kopírek téměř 10 milionů. Za nárůstem prodejů
tiskových zařízení, potažmo počtu výtisků, stojí pokles pořizovacích cen a
především snížení nákladů na tisk. Je proto vcelku logické, že se firmy méně
zabývají celkovým množstvím tištěných dokumentů.

Mobilní kancelář
S rozvojem informačních technologií se objevuje zajímavý trend, kterým je tzv.
mobilní kancelář. Jde o možnost práce odkudkoliv (nejvíce jde o práci z domova)
spojenou s přístupem k potřebným materiálům a datům prostřednictvím mobilních
telefonů, notebooků či osobních počítačů a internetové sítě. Dokládají to i
data společnosti IDC, která jasně ukázala zvýšenou poptávku po noteboocích a
jiných mobilních zařízeních typu PDA či chytrých telefonů. Zatímco v roce 2004
trh stolních počítačů jasně vedl nad notebooky v poměru 70 % ku 30 %, letos
půjde o přibližně vyrovnaný boj výrobci očekávají, že nyní poměr bude činit
zhruba 55 % prodaných stolních počítačů a 45 % notebooků. Ale zpět k práci z
domova. Podle Jana Šedivého z IBM má vyloženě domácí kancelář největší výhodu v
tom, že se člověk může více soustředit na svou práci, i když určité problémy
bychom u této formy činnosti rovněž našli. Jde především o určitý vnitřní
nedostatek sebekázně a proměnlivou pracovní výkonnost, která je zapříčiněna
nejrůznějšími faktory od návštěv plné lednice přes lákadla televize až po
křičící děti. Ohrožen ale bývá i samotný rodinný či partnerský vztah. "Při
práci doma je mnohem složitější nezareagovat, když pípne počítač, že přišel
e-mail nebo mě někdo shání přes messaging, přestože je deset hodin večer,"
uvádí Šedivý. Představa ideální kanceláře zkrátka neexistuje, jde o věc čistě
individuální. Odborníci se nicméně shodují v tom, že by mělo jít o místo s
příjemným a pohodlným pracovním prostředím a vším, co lidé potřebují pro svou
práci.

Barva má zelenou
Data IDC ukazují velice dynamický rozvoj trhu multifunkčních zařízení a
barevných tiskáren, které by v budoucnu mohla nahradit černobílá zařízení.
"Poučit se můžeme z minulosti. Kdysi se prodávaly pouze černobílé televizory,
dnes je již v prodeji nenaleznete. Podobný trend lze vypozorovat i v oblasti
tisku," říká Magyar. "Moderní barevné tiskárny koncepce, dva v jednom dokáží
plně nahradit běžné černobílé tiskárny, a to se srovnatelnými náklady na tisk."
Jedna takováto tiskárna by přitom měla údajně umožňovat tisk rychlostí
minimálně 20 černobílých a 10 barevných stran za minutu, v úvahu je samozřejmě
zapotřebí brát typ uživatele či podniku. Z řady průzkumů mezi uživateli ale
vyplynulo, že rychlost tisku není nejdůležitějším kritériem a zmiňovaných 20
stran bude pravděpodobně představovat i minimum do budoucna. "Pro běžný provoz
v kanceláři nelze předpokládat, že koncoví uživatelé by byli ochotni zaplatit
nějakou vyšší cenu za to, že budou tisknout ne 20, ale třeba 30 až 35 stránek,"
domnívá se Šedivý. Laserovým tiskárnám pak u nás patří zhruba 35 %, přes 60 %
zabírají inkoustové tiskárny (v rámci trhu inkoustových tiskáren dochází také k
proměnám a trendům; jedním z nich je markantní přechod na fototiskárny) a
zbytek tvoří ostatní technologie tisku.


Jednoduše multifunkčně
Lidé chtějí bezesporu jednoduché přístroje, které jim umožní dělat více věcí
najednou. Stále oblíbenější jsou proto také multifunkční zařízení zajišťující
vícero funkcí v jednom přístroji, jako je například tisk, kopírování, skenování
či faxování, a to s možností připojitelnosti k počítači. Jejich podíl na trhu
neustále roste a jen v loňském roce se jich v České republice prodalo zhruba 40
tisíc. Společně s černobílými tiskárnami pak výše prodeje činila přes 120
tisíc. Důvodem růstu prodeje těchto zařízení jsou přitom finanční a prostorové
úspory a vyšší produktivita. "Výhodou těchto zařízení je, že rostou do výšky,
nikoliv do šířky, a jsou proto vhodná i do malých kanceláří bojujících s
nedostatkem místa," uvedl Radovan Muška, zástupce veletrhu PragoOffice. Z
průzkumu rovněž vyplynulo, že v blízké budoucnosti dojde spíše k posilování
skenování dokumentů přímo do e-mailu, než k přímému faxování. Jen 5 procent
zákazníků totiž uvedlo, že u multifunkčních zařízení požaduje i funkci faxu.
Přesto je však fax stále velmi používaným prostředkem, zejména u drobnějších
podnikatelů, a tak se s ním zřejmě ještě budeme nějaký čas setkávat.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.