Když samotný inventář nestačí

Software pro správu IT majetku je na trhu už celá léta, avšak donedávna byl jednou z těch kategorií, které sice vypad...


Software pro správu IT majetku je na trhu už celá léta, avšak donedávna byl
jednou z těch kategorií, které sice vypadají dobře, ale jen zřídkakdy jsou
implementovány.


Správa majetku byla vždy dobrým nástrojem pro to, aby IT fungovalo
efektivněji," říká Patricia Adamsová, ředitelka výzkumu správy IT majetku ve
společnosti Gartner. "Byla však jednou z těch věcí, kterou jste mohli odložit,
aniž by to někdo výrazněji pocítil." Běžným scénářem ve firmách bylo iniciativu
zaměřenou na správu majetku nastartovat a krátce nato finance a zdroje odvést
do oblastí, které představovaly poněkud naléhavější problémy.
V posledních třech letech je nicméně na oddělení IT naléháno formou
striktnějších požadavků na dodržování legislativních norem, těsnějších
rozpočtů, zvyšujících se bezpečnostních požadavků a konkurencí ze strany
outsourcingu. Mezitím vedení požaduje, aby si oddělení IT dalo své věci do
pořádku a fungovalo více jako tradiční firma řízená financemi to znamená jasnou
návratnost investic do IT, těsnější kontrolu, lepší viditelnost do jeho
procesů, zřetelné linie zodpovědnosti, konzistentní způsoby měření úspěchů nebo
selhání, předvídatelné zákaznické služby či projekty a cíle těsně provázané s
obchodními cíli organizace. V mnoha případech to také znamená obchodním
jednotkám služby, které IT poskytuje, účtovat.
"Právě dnes se v mnoha skupinách firemních uživatelů setkáváme se silným
dojmem, že od IT nedostávají hodnotu odpovídající vloženým penězům," říká
nezávislý konzultant Malcolm Ryder. "Ve firmách to vře. Chtějí mít všechno
jednoduché: Tady je majetek, tady je jeho obchodní hodnota, a to v přímé linii
od A do B, nikoliv od A do D." Mezitím dochází i k oživení v kategorii správy
majetku a značná část nákupů souvisí s tím, že se znepokojené firmy snaží
rychle dostat na úroveň, při níž budou schopny vyhovět legislativním normám
typu Sarbanes-Oxleyův zákon. IT oddělení ve stále rostoucí míře také
implementují už ověřené frameworky pro kontrolu kvality a nejlepší praktiky,
jako jsou například ITIL (Information Technology Infrastructure Library) pro
provoz a správu IT služeb; CobiT (Control Objectives for Information and
Related Technology), tedy sadu směrnic pro auditování IT procesů a provozu či
CMMI (Capability Maturity Model Integration) pro vývoj softwaru. Výrobci
systémů pro správu majetku to zaznamenali a navrhli své balíky tak, aby hladce
zapadly do ITIL.

Nastavte nový řád
Shyam Ramachandran, IT manažer společnosti Viking Range, věděl, že situace u
nich se stala nezvladatelnou. "Když někdo firmu opouštěl a HR oddělení zavolalo
a zeptalo se, jaké vybavení měl, neměli jsme tušení," přiznává. IT oddělení si
udržovalo tabulky o hardwaru a softwaru prostřednictvím helpdesk systému, avšak
data byla nespolehlivá.
"Moji lidé nebyli vždy informováni o tom, co bylo odstraněno nebo nahrazeno,"
říká Ramachandran. "Mnozí zaměstnanci měli laptopy doma. Měli jsme také
prodejce v terénu a kanceláře roztroušené po celé zemi. A byla tady také
spousta snaživců, kteří instalovali svůj vlastní software a hardware a
způsobovali poruchy. Byli jsme vlastně zemí nikoho."
Obzvláště chaotická byla správa záplat. "Záplatování bylo téměř smyslem našeho
života měli jsme 10 různých sad záplat pro 10 různých operačních systémů,"
vzpomíná si Ramachandran. "Pravidelně docházelo k poruchám."
Kontrola IT přišla ve formě softwaru UAM (Unicenter Asset Management)
společnosti CA. "UAM přes síť vytváří úplný, nepřetržitě aktualizovaný inventář
(soupis majetku), který nám poskytuje aktuální přehled o hardwaru a softwaru
instalovaném na všech našich systémech, a to včetně našich laptopů v terénu, na
které se systém dotazuje, když se příslušní uživatelé připojí k mateřské síti,"
říká Ramachandran.
Reporty UAM pomohly IT oddělení získat kontrolu nad správou záplat či nad
rádoby odborníky na IT. Jeho informace o měření využití softwaru IT umožnily
rovněž ořezat některé softwarové licence až o polovinu. "Zjistili jsme, že u
nás mělo Adobe Illustrator nainstalováno mnohem více lidí, než kolik jich tuto
aplikaci skutečně využívalo," vysvětluje Ramachandran.
UAM firmě Viking také pomohl porovnat existující inventář s informacemi o
finančním pronájmu, aby určil, u kterých systémů se blíží jejich exspirace.
Výsledek: lepší kontrola, menší prostoje a významné úspory plynoucí z
redukovaných licenčních nákladů, menší počet případů překročení doby pronájmu a
také méně IT zaměstnanců věnujících se správě záplat.

Dobré informace základem
Správa majetku poskytuje jeden z klíčových stavebních bloků pro provoz IT jako
obchodní jednotky či pro důkladnou a přesnou znalost IT aktiv a zdrojů.
Aplikační sady od firem, jako jsou BMC, CA, Hewlett-Packard, LANDesk, MRO
Software, Novell, Peregrine Systeme a další, nabízejí rozsáhlé funkce pro
zjišťování majetku a jeho inventarizaci. Jejich prostřednictvím jsou
shromažďovány detailní informace o firemních PC, noteboocích, periferiích a
síťovém vybavení včetně příslušných komponent, operačních systémů, softwarového
vybavení, informací o konfiguracích a identifikaci, lokalitě či osobních
nastaveních. Mnohé balíky přicházejí i s možnostmi identifikace a inventarizace
poskytovanými s použitím softwarových agentů, či bez nich. Modul pracující bez
agentů vyhledá vše, co je v síti. Pak, pokud to bezpečnostní politika dovolí,
jsou rozdistribuováni agenti, a ti zpět podávají mnohem detailnější informace.
Inventární informace jsou k tomu, aby držely krok se změnami a upgrady,
nepřetržitě aktualizovány, přičemž veškerá data jsou uložena v jediném
centrálním datovém archivu, který může být rovněž využit pro generování analýz
či k integraci s ostatními firemními aplikacemi, jako je ERP. Firmy BMC,
Peregrine a další ve skutečnosti používají databázi, která je přizpůsobena
specifikacím CMDB (Configuration Management Database) frameworku ITIL, a proto
používají stejná data pro řešení správy majetku i správu služeb a helpdesku.
"Jedním z prvních požadavků ITIL je mít jediný centrální zdroj údajů," říká
Dave Wilt ze společnosti BMC.
Většina balíků pro správu majetku má působivé a funkční identifikační enginy,
avšak povědomí o kontextu a vztazích je to, co odlišuje vyzrálé nástroje od
těch průměrných. "Způsob, kterým nakupujete software, samozřejmě není shodný s
tím, jak je tento program identifikován v síti," říká Allan Andersen, ředitel
produktového managementu rodiny Unicenter v CA. "Můžete nasazovat spoustu
různých verzí téhož softwaru nebo několika balíků jako sady. Chcete řešení,
které je dobré pro propojení entity, již lze licencovat, s už identifikovanou
entitou."

Řešení vztahů
Je zde také otázka vztahů. "Ideálně by vám řešení mělo být schopné říci, že
tato databáze se nalézá na tomto a ještě na dalším serveru a že tyto dva
aplikační servery jsou všechny vztaženy například ke konkrétnímu modulu
Siebelu, takže můžete vidět příslušné položky majetku a komponent jako součást
zmiňované obchodní služby," popisuje Wilt z BMC. "Takto pokud se na serveru A
nedostává paměti, ihned vím, že na něm běží software, který je pro naši službu
registrace objednávek zásadní." BMC Atrium CMDB ukládá více než 80 různých typů
vztahů. Mnohé balíky mají také srovnávací enginy, které porovnávají a slaďují
data z několik různých identifikačních enginů.
Sady od firem CA, Peregrine či dalších rovněž kombinují identifikaci a
inventarizaci s měřením využití softwaru, což je nezbytný nástroj pro zajištění
shody softwarových licencí a pro přípravu na audit. A jak Ramachandran z firmy
Viking zjistil v případě Adobe Illustratoru, je to také výborný způsob, jak
zjistit, kde firma možná přeplácí za využívaný software. Výsledné úspory z
redukovaných nákladů na software jsou jedním z nejlepších způsobů, jak ukázat
návratnost investice do správy majetku. "Naši zákazníci často zjišťují, že
nakupují software v množství přebytečném o 20-25 %, což je hodnotná informace
pro jednání s dodavateli softwaru," říká Craig MacDonald, viceprezident
produktového marketingu a managementu ve společnosti Peregrine.

Model úspěchu
Vědět, co máte, a být schopen k těmto informacím přistupovat z jediného,
přesného datového archivu, reprezentuje Reaktivní neboli druhou fázi modelu
správy majetku, používaného společnostmi CA, Gartner, Peregrine a mnoha
dalšími. První fází je přitom "Chaos". Průzkum organizace TechRepublic z roku
2004, realizovaný mezi firmami různých velikostí, zjistil, že 61 % respondentů
tvrdilo, že buď nemají žádné znalosti o své majetkové bázi, nebo, aby si
udrželi přehled, používají tabulky a základní identifikační nástroje to většinu
z nich řadí do stupně Chaosu.
Dostat se do Reaktivní fáze je ale relativně snadným krokem, kterým se dosáhne
mnoho. Tento stupeň totiž poskytuje nezbytné informace pro řízení nasazování
záplat, plánování hardwarových upgradů, konsolidování serverů a aplikací,
redukování nákladů na helpdesk, omezení utrácení a nadbytečného inventáře,
opětovné nasazování již existujícího majetku, zajišťování shody, náležité
nakládání s majetkem, efektivní alokování IT zdrojů a lokalizace škodlivého/
nelegálního hardwaru a softwaru, který způsobuje problémy s bezpečností a s
dodržováním předpisů. "Pokud k vám někdo přijde a řekne, že potřebuje server
Sunu pro vývojářskou skupinu v Indii, můžete docela rychle zjistit, že Indie už
tento server přidělený má, avšak běží jen na 15 % své kapacity," vysvětluje
Andersen z CA. Je to současně důležitý základ pro jasnější procesy a regulace
či pro lepší řízení služeb a změn. Jsou to také hodnotné informace pro
slučování a akvizice firem.

Proaktivní fáze
Dnes jdou sady pro správu majetku ještě mnohem dále, než je jen měření využití
inventáře nebo softwaru, a ukládají finanční či vlastnické informace. Jsou také
často integrovány s existující správou financí či služeb a s HR systémy, takže
data o majetku jsou asociována s konkrétními uživateli, zárukami, servisními
kontrakty, leasingovými smlouvami, telefonáty na helpdesk, informacemi o
daních, amortizaci či s řešeními pro řízení změn. To vás posouvá do takzvané
Proaktivní fáze. "Proaktivní znamená, že jste některé aplikace a procesy začali
stavět nad databází majetku tak, abyste vám tato sdružená data pomohla řídit
komplexní životní cyklus majetku," říká MacDonald z Peregrine.
Tento stav dovoluje IT lépe pracovat s náklady na podporu pro každý majetek
tak, že je možné určit skutečné náklady na vlastnictví a tak přesněji sledovat
rozpočet (viz rámeček Následující krok: Řízení projektového a IT portfolia).
Také to IT oddělením pomáhá sledovat pronájmy, záruky, servisní kontrakty a
dohody o úrovni služeb (SLA, Service Level Agreements) tak, aby byly lépe
využity.
"Ještě před pár lety nebylo pro firmy neobvyklé spustit projekt, nakoupit
software a pak projekt ukončit bez toho, že by byly zrušeny kontrakty na
údržbu," popisuje Andersen z CA a také zdůrazňuje, že vysoké procento faktur
výrobců je nesprávných.
"Obchodníci jsou velmi kreativní, co se týká například plateb předem, ale
jejich fakturační systémy jsou často neobratné k tomu, aby uvedené faktory
vzaly v úvahu." Funkce pro sladění faktur pomáhají nachytat ty, kdo nejsou ve
shodě s podmínkami kontraktů.

Servisní a hodnotová fáze
Většina sad aplikací vás rovněž dostane do Servisní fáze, kde nad svým systémem
pro správu majetku a dalšími integrovanými aplikacemi budujete automatizované
procesy. Například můžete nastavit schvalovací proces pro nákup a pak chtít,
aby byla informace o majetku přidána do databáze v momentě, kdy je novinka
nasazena. Nebo můžete sestavit automatizovaný proces pro požadavky na vybavení
pro případ, kdy je do HR systému vložen nový zaměstnanec. Některé balíky pro
správu majetku obsahují vlastní základní samoobslužné funkce pro dodávky a
katalogizaci, které uživatelé využívají k tomu, aby požadovali hardware nebo
služby od IT oddělení. BMC například provazuje svůj systém pro řízení změn s
databází správy majetku, takže veškeré změny v hardwaru a softwaru jsou
neustále zaznamenány.
Poslední fází je Hodnota. "Orientovat se na Hodnotu znamená, že když
analyzujete svá data, hledáte možnosti pro snížení nákladů a také činíte reálná
doporučení vůči obchodním jednotkám, obvykle na měsíční bázi," říká Adams z
Gartneru. Někteří z výrobců produktů pro správu majetku začínají za tímto
účelem poskytovat rozsáhlejší nástroje pro analýzu dat. Například CA nabízí
produkt označovaný jako Unicenter Asset IntelLigence, Peregrine zase dodává
modul Asset Optimization. Můžete se ale setkat i s výrobci, jako jsou Blazent a
Datastream, kteří se na tento typ business inteligence a na analýzu, která
zpracovává informace správy majetku, stejně jako z dalších systémů,
specializují. "Máme celou aplikační vrstvu postavenou okolo analýzy založené na
obchodním scénáři, abychom zpracovali data o majetku tak, že na ně bude možné
nahlížet z mnoha perspektiv," říká Gary Oliver, CEO společnosti Blazent.

Vytrvalý vyhrává
Dostat se do fáze Hodnoty je několikaletý závazek, který může být pro spoustu
organizací příliš náročný k tomu, aby jej zvládly. Většina analytiků a výrobců
doporučuje začít se zaváděním správy majetku v malých, řiditelných krocích.
"Nezkoušejte zvládnout všechno najednou," říká Wilt z BMC. "Začněte u jedné
obchodní jednotky či oddělení nebo s jediným procesem pro správu majetku.
Začněte u toho nejjednoduššího."
Ron Exler, ředitel služeb ve společnosti Robert Frances Group, souhlasí. "To,
co děláte s tabulkovým procesorem, přesuňte do automatizovaného inventáře,"
popisuje Exner. "Teprve pak můžete začít přemýšlet o integraci s finančními
nebo HR systémy."
"Musíte se nejprve sžít s tím, co vaše informace o majetku představují a jak je
využíváte," říká MacDonald z Peregrine. "Po šesti měsících, až budete mít
zavedený proces pro to, abyste je udrželi neporušené a aktuální, můžete přejít
na další úroveň." Správa majetku se stejně tak týká procesů jako softwaru, a
nepochybně zabere svůj čas, než tyto procesy vyladíte a překlenete všechny
překážky. "Jedním z největších problémů u správy majetku je rozhodnutí, kde
bude její místo v příslušné organizaci," vysvětluje Adams z Gartneru. "To
musíte vyřešit ze všeho nejdříve."
Většina IT oddělení nicméně zjistí, že nemohou splnit požadavky nových předpisů
nebo se sami chovat jako obchodní jednotka bez toho, aby věděli, co vlastně
mají. Mít vhodný nástroj pro správu majetku jednou z nejefektivnějších cest,
jak uspět.



Následující krok: Řízení projektového a IT portfolia
Provozování IT obchodním stylem určitě nekončí správou životního cyklu majetku.
Šéfové IT jsou pod trvalým tlakem, aby investovali omezené prostředky tak, že
maximalizují návratnost a mají výsledky, jež jsou v souladu s cíli organizace.
Selektivnost a včasné dodání při současném dodržení rozpočtu jsou tak na pořadu
dne.
"IT projekty jsou notoricky známé masivním roztahováním rozsahu a obtížemi s
přesným časovým odhadem," říká Matt Light, ředitel výzkumu v Gartneru. Břemeno
IT ztěžuje i to, že mnohé společnosti spouštějí více projektů, než mohou jejich
zdroje pokrýt.
Produkty pro řízení IT portfolia a projektového portfolia se právě na tyto
problémy zaměřují. Nabízejí finanční, analytické, kolaborační a workflow
nástroje, aby pomohly prioritizovat zdroje a výdaje. Stejně tak nepřetržitě
monitorují, hodnotí a upravují výdaje.
"Nejenomže potřebujete pro takový projekt určit lidské zdroje, ale chcete také
znát náklady na hardware a software požadovaný pro implementaci," říká Allan
Andersen, ředitel produktového managementu rodiny Unicenter ve společnosti CA.
"Kombinace správy majetku a řízení IT portfolia vám může dát lepší představu o
tom, kolik skutečně stojí provozovat třeba systém pro zpracování objednávek
nebo divizi e-commerce."
Výrobců a řešení v těchto nastupujících disciplínách je mnoho a jsou různorodí.
Patří mezi ně firmy Artemis, Compuware, Mercury, Pacific Edge, PlanView,
Primavera, ProSight či UMT. Někteří výrobci se soustřeďují na jeden konec
spektra reprezentovaný řízením projektů, přičemž nabízejí řešení, která lze
integrovat se systémem Microsoft Project, zatímco jiní pokrývají druhý konec,
jenž představuje analýza projektů a prioritizace. Někteří si berou za cíl
prioritizaci nových projektů, kdežto další, jako třeba Artemis, Pacific Edge,
ProSight či UMT, berou výdaje na IT jako základ.
Nástroje pro řízení portfolia IT projektů vám pomohou zhodnotit situaci z větší
perspektivy a podívat se na nesčetné IT projekty jako na investiční portfolio,
tedy podobným způsobem, jakým investor hodnotí své akcie. Umožňují monitorovat
projekty během jejich životních cyklů, přičemž počet portfolií, která
vytváříte, je určen takovými faktory, jako jsou velikost projektu nebo obchodní
cíle. Většina řešení vám pomáhá vytvářet sadu cílů a úkolů, které jsou přímo
propojeny s celkovou misí firmy. Mohou vám pomoci vyvážit rizikové, ale
potenciálně strategické projekty s těmi existenčně důležitými. Některé
poskytují řídicí panely pro nepřetržitou prioritizaci projektů a monitorování,
analýzu či hodnocení portfolia.
Podobně jako u balíků pro správu majetku, mnohá z řešení pro řízení IT
portfolia lze integrovat se stávajícími systémy ERP nebo s helpdeskovými a
jinými řešeními tak, aby bylo možné importovat nebo exportovat relevantní data.
Jestliže investice nesplní očekávané cíle, je k dispozici dostatečně výmluvné
informace k tomu, aby mohla firma činit inteligentní rozhodnutí. Existují také
workflow nástroje a šablony pro šéfy obchodní jednotky nebo další, kteří tak
mohou týmu předkládat své myšlenky ohledně nových projektů.
Systémy pro řízení IT portfolia není stejně jako v případě správy majetku a
projektového portfolia snadné implementovat. "Tyto implementace často vyžadují
významný objem konzultací, integraci systémů a procesních změn v organizaci,"
říká Light. "Aby se lidé mohli věnovat takovým záležitostem, jako jsou
inventarizační aplikace, je vyžadována trocha organizačních změn."
Když je implementace provedena patřičným způsobem, lze počítat s výhodami, mezi
něž patří například racionálnější rozhodování, lepší komunikace, větší
srozumitelnost IT procesů a důkladnější pochopení projektů.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.