Když se řekne: Groupware

Vznik nového typu programu se zpravidla neřídí žádnými zákonitostmi. U jeho zrodu prostě stojí nějaký nápad... P


Vznik nového typu programu se zpravidla neřídí žádnými zákonitostmi. U jeho
zrodu prostě stojí nějaký nápad... Přesto lze ovšem s jistotou konstatovat, že
se nemůže nová funkce vynořit dříve, než se její plnění od počítačů vůbec začne
očekávat. Tak zřejmě nemělo smysl uvažovat o textovém editoru v době, kdy
počítače pracovaly s děrnými štítky, nebo o výkonných kreslicích programech ve
věku znakových terminálů. Podobně je tomu i s groupwarem také on mohl přijít na
scénu teprve tehdy, kdy se počítače začaly považovat za prostředek mezilidské
komunikace.
Na groupware, stejně jako na jakýkoli jiný softwarový produkt, je možno se
dívat z řady různých úhlů. Např. z hlediska uživatele, který po něm požaduje
určité funkce, nebo naopak z pohledu jeho tvůrce a příp. správce, kterého
zajímá, jakým způsobem se ony požadované úkoly plní.
Pošta
Z hlediska uživatele se dá groupware popsat poměrně snadno. Už podle názvu se
přece jedná o program, který usnadňuje práci skupinám lidí.
Takže musí především umožňovat příjem a odesílání pošty. Když ji přijme, měl by
na to upozornit, nejlépe nějakým nepřehlédnutelným způsobem např. krátké
"pípnutí" je tedy velmi nevhodnou volbou. Signalizace příjmu by neměla záviset
na činnosti uživatele, tj. nemělo by se např. vyžadovat manuální spouštění
nějakého klienta. Došlou poštu by mělo být možno třídit např. podle parametru
"věc" do podsložek.
Dalším požadavkem na poštu je nepochybně schopnost posílat a přijímat nejenom
čistý text, ale také text formátovaný, příp. s připojenými obecnými soubory.
Pošta by si přitom měla poradit i s prohlížením textů napsaných v obvyklých
textových editorech a s nejrozšířenějšími grafickými formáty. Nezanedbatelným
požadavkem řady uživatelů je též schopnost šifrování textu a práce s
elektronickými podpisy.
Pošta by samozřejmě neměla obíhat pouze uvnitř organizace, ve které je
groupware nainstalován, ale měla by být schopna prostřednictvím Internetu
doputovat ke komukoli, kdo má internetovou
e-mailovou adresu.
Dokumenty
Kromě pošty se od groupwarového produktu čeká také schopnost zajistit sdílení
dokumentů. Zde kromě schopnosti klienta zobrazovat korektně požadované formáty
informací (formátovaný text, grafy, grafika) je nutno zajistit též schopnost
přístupu pouze části uživatelů prostřednictvím přidělených oprávnění. Ta by
měla umožňovat též povolit jednotlivým uživatelům např. dokumenty upravovat,
příp. vytvářet jejich nové verze při zachování verze původní.
Je nezbytné mít možnost zobrazit dokumenty podle různých kritérií (abecedně
podle názvu, podle data vytvoření, podle autora atp.) a zajistit v nich
fulltextové vyhledávání. To ovšem znamená zajistit tuto funkci opět i v
textových souborech vytvořených prostřednictvím nejrozšířenějších textových
editorů. A v našich podmínkách je tento úkol ještě rozšířen o požadavek na
korektní práci s diakritikou.
Další službou týkající se dokumentů, kterou musí groupware zajišťovat, je
jejich oběh (workflow). Zde má na rozdíl od případu sdílení k dokumentu přístup
vždy pouze jedna osoba a to až do okamžiku, kdy dokument předá dál. Jednotlivé
body na cestě dokumentu lze přitom pevně předem stanovit, nebo je lze měnit
podle potřeby. Mělo by být zajištěno, že v každém kroku u každého člena řetězu
může být dokument upraven pouze přesně definovaným způsobem (podepsán, vyplněna
část formuláře apod.).
Konference
Čas od času si nechcete se svými kolegy jen dopisovat, ale toužíte je spatřit a
hovořit s nimi tváří v tvář. I to by vám groupware mohl zajistit měl by tedy
mít schopnost zabezpečit videokonferenci (v nejhorším případě byste se možná
obešli bez obrazu stačila by telekonference nakonec, u kolika počítačů je dnes
běžně připojena kamera?). Na druhou stranu je tento požadavek v současné době
přece jen trochu futuristický na rozdíl od těch výše uvedených od něj tedy asi
lze ještě po nějaký čas ustoupit.
Od čeho byste naopak ustupovat neměli, je funkce elektronické diskuse která
komukoli umožní nejen vznést nějaký návrh, ale také na něj odpovědět, odpovědět
na odpověď atd. A všechno posléze nějak přehledně zobrazit, zpravidla ve
stromové struktuře.
Plánování
A když už se vám nebude zdát tento virtuální styk s okolím dostatečně
uspokojující, mělo by být možné požádat groupwarový produkt o sdělení, kdy má
kdo čas se s vámi sejít, resp. by měl být schopen najít např. vhodnou dobu, kdy
mají všichni členové vaší pracovní skupiny volno a současně není obsazena
společenská místnost ve druhém patře a nikdo jiný zrovna nepoužívá jediné
firemní video.
Jinými slovy měl by usnadnit skupinové plánování. A když už jsme u toho když si
za půl roku vzpomenete, že byste navíc potřebovali sledovat graficky průběh
plnění jednotlivých úkolů svými zaměstnanci v rámci jednoho projektu, měl by
existovat způsob, jak váš groupwarový produkt přesvědčit, aby to pro vás
udělal. Když už to neumí sám od sebe (a dá se očekávat, že žádný produkt na
světě nesplní všechny vaše rozmanité požadavky), měl by alespoň obsahovat
nějaké vývojové prostředí, ve kterém je možno požadovanou aplikaci vytvořit
pokud možno co nejsnadněji.
Až vám váš produkt splní všechna výše uvedená přání (a pokud možno ještě
některá navíc), možná se vydáte na cesty a budete chtít jen z povzdálí
sledovat, jak si vaše firma vede. I na to by měl být váš groupware připraven.
Zajištění vzdáleného přístupu a to pokud možno ještě prostřednictvím nějakého
standardního klienta, nejlépe webového prohlížeče, rozhodně není přehnaný
požadavek.
Pohled správce vývojáře
Položíme-li si znovu otázku, co je to vlastně groupware, možná bychom ho v
prvním přiblížení mohli definovat jako databázový produkt se sdílenými daty.
Přidáme-li k této definici ještě pojem distribuované databáze, měli bychom se
dostat k základní definici tohoto typu produktů. Pokud se nám ovšem podaří
oprostit se od klasické představy databáze jako souboru *.dbf.
Tomu odpovídá i strukturování groupwarových produktů zpravidla se skládají z
klienta a serveru (zapomeňme nyní na představu, že groupwarem někdo nazve
mailový systém, jehož jedinou schopností je "sypat" dopisy do složky SYS:MAIL.)
Je samozřejmě otázkou, které funkce groupwaru by měly být součástí
funkcionality klienta a které přísluší serveru.
To, že je v zásadě možné téměř libovolné rozdělení, lze snadno ukázat např. na
případu pošty, která může fungovat jen jako klientská aplikace umisťující
soubory-dopisy do těch správných adresářů-schránek, nebo jako server, kterému
klienti odešlou dopisy a on je přidělí do vlastních schránek s tím, že je
následně schopen poskytovat ještě doplňkové služby, jako např. kontrolu
vyzvednutí, přečtení apod. na vyšší úrovni bezpečnosti, než by to zvládl
klient. U něj totiž zpravidla vždy hrozí nějaká možnost obejití standardních
funkcí.
Představa groupwaru jako databázového produktu vychází z přesvědčení, že
všechny dříve uvedené požadavky na něj kladené, lze splnit uložením všech
požadovaných informací (dopisů, obecných dokumentů, kalendářů apod.) do tabulek
a jejich předkládáním uživateli prostřednictvím předdefinovaných formulářů.
Tyto tabulky a formuláře by se měly dát vytvářet a upravovat tak, aby bylo
možné vytvářet vlastní aplikace.
Vlastní zobrazování provádí klient a je v podstatě jedno, bude--li to
specializovaný klient firmy, která groupware vyrábí, nebo nějaký klient obecný.
Dá se samozřejmě říci, že zachování komunikačních standardů je velkou výhodou a
usnadňuje to např. i přístup vzdálených klientů, kteří pak mohou k databázím
(groupwarovým službám) přistupovat např. prostřednictvím běžného webového
prohlížeče.
Důležitá je také integrace s ostatními databázovými systémy podniku
(účetnictví, personalistika apod.). Např. ve stylu přijat nový zaměstnanec
přiřazen do skupiny účetních z toho vyplývají nějaká oprávnění ohledně změny
účetních zápisů zařazení do databáze pro výplaty zařazení do diskusních skupin
přiřazení schránky elektronické pošty... (Asi jen naprostý idealista by se
zřejmě mohl domnívat, že to opravdu bude fungovat tak snadno, jak je zde
popsáno totiž, že se vyplní osobní údaje, zařazení a vše ostatní se už provede
"samo". Ale v principu to samozřejmě není nemožné.)
A když už jsme u schopnosti spolupráce ani import dat z jiných databází a
spolupráce s konkurenčními groupwarovými produkty by neměla být zvláštností.
Tabulka
Všechny výše uvedené požadavky jsme vznesli směrem k výrobcům pěti
groupwarových produktů, které jsou v současné době dostupné na našem trhu.
Výsledkem je tabulka, ze které je snad zřejmé, který z nich je schopen vyhovět
těm požadavkům, které na groupware kladete právě vy.
8 0489 / pen









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.