Kontroverze kolem Excelu

Názory na Excel, rozšířenou a velmi často používanou kancelářskou aplikaci společnosti Microsoft, nemohou být rozd


Názory na Excel, rozšířenou a velmi často používanou kancelářskou aplikaci
společnosti Microsoft, nemohou být rozdílnější: IT pracovníci v něm vidí noční
můru ohrožující firemní integraci, zatímco kvalifikovaní uživatelé se tohoto
tabulkového kalkulačního programu při své denní práci nechtějí zříci.
Dodavatelé softwaru pro business intelligence (BI), analytici a především IT
oddělení firem vidí v nekoordinovaném používání tabulkového programu už po řadu
let věčný zdroj chyb v obchodních číslech. "Exceloví klienti jsou pohromou pro
správce IT a drogou pro uživatele. Nikdo by neměl tento software považovat za
víc, než za nástroj ke zvyšování osobní produktivity," varuje analytik
společnosti Gartner a specialista na BI Frank Buytendijk. Kritikům přitom v
zásadě nejde o pochybnosti ohledně výkonnosti a možností Excelu jako takového,
snaží se spíše pranýřovat nesprávné použití, které vede ke značným problémům
při integraci a konsolidaci dat nebo i k bezpečnostním nedostatkům.
"S Excelem je možné využívat tolik podnikových ekonomických funkcí, že uživatel
sotva narazí na hranice jeho možností," vysvětluje JÖrg Narr, vědecký pracovník
na Barc Institutu ve Würzburgu. "Existují zákazníci, kteří pomocí Excelu
provádějí kompletně celou konsolidaci financí nebo manažerské kalkulace podle
konceptu EVA (Economic Value Added)." Tabulkový program si už nelze
přinejmenším v oblasti controllingu vůbec odmyslet zvláště proto, že ještě v
současnosti není na trhu žádný lepší nástroj pro tuto skupinu uživatelů.
Kontroloři a další uživatelé si oblíbili jednoduchou obsluhu i možnosti
individuální kreativní práce. A tak lze dnes excelovské sešity najít téměř
všude tam, kde jde o zpracování úloh, jako jsou tvorba zpráv a reportů,
plánování, analýza nebo konsolidace. Poskytovatelé služeb i uživatelé nabízejí
prostřednictvím webu množství přídavných modulů (add-in), které dále
zjednodušují mnohé práce i vývoj pro Excel. Samotný základní produkt se přitom
podle Michaela Storcka, jenž je zodpovědný za vývoj businessových nástrojů u
firmy MIS nabízející BI řešení, od verze Excel 95 sotva nějak zásadně změnil.

Problémy s růstem
Avšak problémy přicházejí s rostoucím objemem spravovaných dat a stoupajícím
počtem uživatelů. V malých pracovních skupinách bývá Excel podle JÖrga Narra
efektivním nástrojem. Jestliže však počet uživatelů přesáhne 50 (podle
některých odborníků přitom mohou problémy vzniknout už u pěti uživatelů), budou
náklady na správu souborů, koordinaci či opravy dosti vysoké.
"Představte si, že máte 50 tisíc zákazníků a 400 produktů a vše chcete
spravovat pomocí Excelu. To už prakticky není možné," dodává Narr. Stejně tak
bývá obtížná tvorba měsíčních zpráv pomocí Excelu, neboť čísla by musela být
pokaždé zkopírována. Přímo hororový scénář by se odvíjel tehdy, kdyby byla do
podniku začleněna nová firma a všechny používané sešity či formuláře by tomu
musely být přizpůsobeny.
Zdroj problémů s Excelem spočívá v tom, že je v rámci různých firemních
oddělení často používán při absenci společných pravidel pro uchovávání dat a
uživatelskou správu. Mají-li být data celého oddělení sdružena, je třeba je
pracně manuálně propojovat v samostatných sešitech. K tomu je nezbytné přičíst,
že flexibilita Excelu dovoluje tvorbu tabulek s různým formátováním, údaji a
vzorci (logikou), jimž už často rozumí jenom jejich tvůrce, především pokud
není k dispozici žádná dokumentace.
Kromě toho chybějí nástroje pro sladění workflow mezi uživateli, díky čemuž je
nemožné zajistit ve velkých pracovních skupinách postupný nebo simultánní
přístup k dokumentům. Mimoto vzniká riziko, že budou buňky přepisovány, aniž by
to mohl jiný uživatel sledovat. "Když lze v tabulkách provádět změny, není
možné je pak dále propojovat či slučovat. Jestliže ale uživatel svoji tabulku
zamkne, stěžují si ostatní a neakceptují příslušná čísla," říká GÖtz Kaster,
obchodní manažer společnosti Cartesis dodavatele BI systémů.

Centralizovaný pořádek
Odborníci se proto už mnoho let dožadují, aby byl sběr obchodních dat prováděn
centrálně a aby správa uživatelů (přístupová práva, úlohy a šifrování), jakož i
větší část obchodní logiky byly přesunuty na databázový server. "Požadavky na
tvorbu reportů se neustále mění. Jejich modelování by proto mělo být prováděno
centrálně," doporučuje Storck. Pro tyto účely se běžně nasazuje řešení v podobě
business intelligence softwaru. Ten sdružuje data z produkčních systémů a
nabízí pro jejich vyhodnocení multidimenzionální databázi pro Online Analytical
Processing (OLAP), která může brát ohled i na analýzy z Excelu. Navíc ještě
umožňuje paralelně k tomu vybudovat systém pro celopodnikovou, na webových
technologiích založenou tvorbu zpráv, který zaměstnancům zajistí formátované
zprávy nezávisle na Excelu.
BI produkty firem, jako jsou Applix, MIS, Cognos, SAP, Cartesis nebo Hyperion,
dnes v podobě nadstaveb umožňují integraci s Excelem a nabízejí čtecí i
zápisový přístup k datům. Cenově i funkčně jsou navíc speciálně pro střední
firmy vhodné podle Narra i nástroje výrobců jako MIK, Orenburg, Cubus či
Proclarity. Uživatelé tak mohou ve svém obvyklém pracovním prostředí pokračovat
v běžné práci a zároveň u tabulek spouštět/generovat obsáhlejší a flexibilnější
dotazy, než bylo možné s nedokonalými analytickými funkcemi Excelu (pivoting).
Navíc podle Storcka umožňují flexibilnější navigaci v datech, zatímco Excel
například otevírá vždy kompletní sešit.

Jen technika
Samotný Microsoft v oblasti integrace Excelu s BI doposud překvapivě nesehrál
žádnou větší roli, spíše dává k dispozici technickou infrastrukturu. Teprve s
Excelem 2003 byly, jak podotýká Storck, vybudovány Pivoting Services, takže lze
například provádět třídění/klasifikaci (ranking) dat v Excelu. Přístup k
rozsáhlejším analytickým funkcím, které Microsoft uvádí na trh se svými
Analysis Services jako součást databáze SQL Server, předpokládá předchozí
naprogramování každého jednotlivého dotazu pomocí nového dotazovacího jazyka
MDX. Stejně tak podle Storcka není v aktuálním vydání Excelu možná OLAP analýza
přes jednotlivé buňky.
Aby nedošlo k omezování kreativity a především k plýtvání know-how uživatelů,
dovolují BI řešení využívat Excel nejen jako vstupní vrstvu, ale nasazovat jej
také dále pro vedlejší výpočty, když (jak se často stává) je nezbytné rychle
provést speciální kalkulace. Může jít například o výpočet odchylek, projektový
controlling nebo doplnění schodku hrubého rozpětí. Lokální tabulky lze podle
Narra spravovat na serveru na základě existujících uživatelských práv v BI
řešeních, jako je SAP Business Warehouse (SAP BW), využívat je také jako
předlohy či vzory a zpřístupnit je dalším uživatelům.

Všichni chtějí Excel
Podnikové plánování, konsolidace napříč více než 10 společnostmi nebo
controlling už dnes podle Kastera, manažera z Cartesis, nebudou prováděny
pomocí Excelu, ale budou pokryty prostřednictvím standardních řešení. K úplnému
vytlačení excelovských systémů na webu založeným reportingovým softwarem s
vlastním rozhraním ale podle jeho názoru nedojde. "Neznám žádný podnik, který
nahradil Excel něčím jiným," potvrzuje také Kai Noak, předseda sdružení
uživatelů systémů Cognos. Excel bývá pro jeho kolegy často standardem co do
vybavení každého počítače. Zejména v oblasti systémů SAP dnes bývá Excel
považován za nejdůležitější klientský nástroj, který svá data získává díky
integraci se SAP BW přímo z operativních/produkčních systémů.

Nedůvěra přetrvává
Další přednosti Excelu spatřují uživatelé podle Noaka v tom, že je relativně
snadné naučit se s ním pracovat a náklady na něj jsou nižší než v případě
speciálního BI front-endu. Navíc je formátování v Excelu flexibilnější a díky
své orientaci na strukturu buněk lépe odpovídá potřebám uživatelů než "řádkově"
orientované BI produkty.
Naproti tomu však někteří uživatelé zůstávají vůči Excelu i přes jeho silné
stránky nadále nedůvěřiví. Stěžují si například na to, že často není možné
sledovat a kontrolovat, jak autor sestavuje své tabulky. "Setkal jsem se i s
tím, že v jistém podniku nedávno prezentace v Excelu zakázali. V budoucnu budou
raději riskovat, že pokud dojde k problému, vyskytnou se chybná data pouze
jednou v BI systému. Potom si alespoň mohou být jisti, že všichni uživatelé
pracují se stejnými čísly, a lze snáze zjistit, v čem chyba vězí," dodává Noak.
Na druhé straně podle Noaka nebývá cesta od Excelu k BI řešení vždy přímočará,
jak by si přáli dodavatelé. Například mnozí z uživatelů řešení Cognos, jako
třeba automobilka BMW, nejprve zkoušejí vyvinout řešení založené na Excelu a
následně, když je to třeba, jej přenést na BI nástroje. To se ovšem bez
problémů podaří jedině tehdy, když jsou od začátku jasně dané úkoly a procesy
pro zadávání dat s Excelem což se nestává často.
Podle Joachima Schelpa, jenž pracuje v institutu hospodářské informatiky na
univerzitě v Sankt Gallenu, však mnohdy nebývá v rámci BI projektu možné
reagovat na krátkodobé požadavky v konkrétní oblasti, neboť pro tyto účely
obvykle není k dispozici odpovídající rozpočet. Stejně tak dochází i k tomu, že
technické oddělení není připraveno pokrýt náklady na vybudování a běžnou údržbu
centralizovaného BI softwaru. "Z takových ad hoc improvizací proto vznikají
trvalá řešení."
Jestliže se však projekt uskuteční, musí být IT oddělení schopno rychle a
plynule zrealizovat speciální požadavky daného oboru. Kdyby totiž vývoj řešení
trval příliš dlouho, museli by uživatelé sáhnout zpět po Excelu, čímž by se vše
vrátilo na začátek.
Problém Excelu se podle Schelpa pohybuje jako kyvadlo: "Osciluje pravidelně sem
a tam mezi decentralizovaným, nekoordinovaným růstem použití Excelu a snahou o
konsolidaci pomocí řešení pro business intelligence."

Výhody a nevýhody Excelu
Pro:
+široce rozšířený (bez potřeby dodatečných investic)
+nízké vstupní překážky
+vysoká flexibilita pro uživatele týkající se formátování, analýzy a výběru dat
+rozsáhlá uživatelská obec, díky níž je k dispozici množství dodatečných
nástrojů či nadstaveb i informací
+rychle zpracovatelné ekonomické ukazatele firmy
+prostřednictvím nadstaveb jej lze rozšířit a integrovat s business intelligence
Proti:
-problematická integrace se zbytkem IT světa
-nízká transparentnost dat
-náchylnost k chybám a nákladná obsluha (manuální zadávání)
-bezpečnostní riziko
-chaotická správa při rostoucím počtu tabulek
-komplexní úlohy v Excelu předpokládají rozsáhlejší vědomosti a programátorské
-znalosti
-pivoting dovoluje pouze jednoduché analýzy
pro plánování a konsolidaci je vhodný pouze v omezené míře









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.