Legislativní změny

Od 1. ledna 2005 je účinný nový zákon č. 499/2004Sb. o archivnictví a spisové službě, který nahrazuje původní arc...


Od 1. ledna 2005 je účinný nový zákon č. 499/2004Sb. o archivnictví a spisové
službě, který nahrazuje původní archivní zákon číslo 97/1974 Sb. Z pohledu
původců dokumentů je patrně nejdůležitější změnou začlenění problematiky
spisové služby přímo do zákona. Nutnost dodržování pravidel spisové služby bude
mít nemalý dopad na práci s papírovými i elektronickými dokumenty u všech
jejich původců.
Přesná pravidla pro vedení spisové služby nebyla dosud řešena žádným obecně
závazným právním předpisem. Snad jen ustanovení ! 6 zmiňovaného archivního
zákona z roku 1974 obecně definovalo povinnost řádné předarchivní péče o
písemnosti, a to především z důvodu zajištění ochrany archiválií. Délka
skartačních lhůt pro některé dokumenty pak byla stanovena v dalších zákonech,
například v zákoně o účetnictví, v zákoně o DPH, zákoně o organizaci a
provádění sociálního zabezpečení apod. Pro vedení spisové služby ve veřejné
správě byly vydány instrukce a metodické pokyny ministerstva, které však neměly
váhu zákona.
Nový archivní zákon spolu s vyhláškou č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu
spisové služby tedy vytváří základní právní rámec pro jednotný výkon spisové
služby a upravuje závazná pravidla pro všechny původce, kteří jsou povinni
spisovou službu vykonávat. Jde o subjekty státní správy a samosprávy, státní
podniky, školy, zdravotnická zařízení a další veřejnoprávní instituce.
Soukromoprávním subjektům ukládá archivní zákon pouze povinnost uchování
dokumentů a definuje pravidla pro jejich vyřazování, aby nemohlo dojít k
neřízeným skartacím archiválií. Skartace jakéhokoliv dokumentu může být
provedena výhradně se souhlasem státního archivu. Před původci, kteří dosud
nevedou spisovou službu a nemají tuto povinnost přímo ze zákona, tedy vyvstává
otázka, zda zavést pravidla spisové služby nebo dál pokračovat ve stávajícím
přístupu k evidenci a ukládání podnikových dokumentů. Domnívám se, že u většiny
soukromoprávních subjektů je dnes situace v oblasti ukládání a správy dokumentů
značně neutěšená. V podnikových směrnicích nejsou popsány postupy pro
manipulaci s dokumenty, není upraven způsob jejich evidence, oběhu, uchovávání
a skartace. V důsledku toho pak vzniká celá řada problémů, kdy například nelze
dostatečně sledovat historii změn dokumentů, zabránit jejich neoprávněným
změnám nebo úplnému odstranění. Odstrašujícím případem může být ztráta soudní
obsílky u firmy Čepro.
Přitom povinnost náležitě evidovat a ukládat dokumenty, které zachycují různé
aktivity firmy, je dána i některými dalšími právními předpisy, a to jak
všeobecně závaznými, tak platnými pouze pro některé specifické obory činností.
Řada podnikatelů si toho však není vědoma či této problematice nevěnuje
dostatečnou pozornost. Jsem přesvědčen, že zavedení jasných a komplexních
pravidel spisové služby přináší řadu výhod, z nichž tou hlavní je celková
úspora materiálních, prostorových a lidských zdrojů. Nelze přitom nezmínit
skutečnost, že i legislativa Evropské unie v současné době připravuje speciální
právní úpravu (obdoba Sarbanes-Oxley), která bude v blízké budoucnosti přijetí
pravidel Records Managementu u řady soukromoprávních subjektů striktně
vyžadovat.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.