Manažerské informační systémy

Povětšinou počítačové systémy poskytující manažerům nástroje pro organizování, hodnocení a provoz celého podni...


Povětšinou počítačové systémy poskytující manažerům nástroje pro organizování,
hodnocení a provoz celého podniku i jeho částí. Dodávané informace slouží pro
podporu rozhodování.

Managementy moderních společností v současné době většinou pracují s nadbytkem
informací týkajících se chodu jejich podniku. Problém, který v této souvislosti
většina manažerů řeší, tkví ve výběru těch správných, stručných a aktuálních
informací, v jejich efektivním vyhodnocení a poté ve využití k řízení
společnosti.

Historické minimum
Již více než třicet let se ve větších podnicích využívá výpočetní technika a s
ní i manažerské informační systémy (dále jen MIS). Ty slouží pro oceňování,
rozpočtování a plánování nákladů prací, pro správu majetku a k výkonu některých
účetních operací. Zpočátku si pořízení potřebného hardwaru a týmu programátorů
mohly dovolit jen ty největší podniky. Později se zejména díky prodeji
krabicového softwaru tohoto typu začaly MIS šířit i do středně velkých a
menších firem.
V průběhu 90. let minulého století se vyvinuly plně integrované systémy
diverzifikované podle jednotlivých cílových odvětví (vertikál). Dnes existuje
množství dostupných systémů nabízejících oceňování, rozpočtování, účtování,
zpracovávání objednávek, řízení projektů i jednotlivých zdrojů, a to i pro
nejmenší firmy.
MIS se většinou přesunuly z oblasti proprietárního hardwaru a operačních
systémů do sféry sítí propojených počítačových stanic využívajících systémy
Windows, Mac OS, Linux nebo Unix. Významným trendem se stalo využívání
internetových technologií a příslušných prohlížečů jako tenkého klienta. Tento
krok umožnil spouštění programů, dotazů a vlastně otevřel přístup k datům v
MIS, v podstatě z kteréhokoliv počítače na světě. V poslední době se již rozvoj
na poli MIS neprojevuje tolik bouřlivě. Mezi poslední trendy patří zejména
rozšíření počtu přístupových kanálů do a ze systémů o mobilní zařízení (PDA,
mobilní telefony), možnosti objednávek reportů různými kanály (e-mail, SMS,
MMS) na základě časové periody nebo v případě určité události (systém například
aktivně sleduje požadované ukazatele a v případě mimořádného stavu tyto
skutečnosti ihned hlásí) a další.

Co je MIS a k čemu slouží?
Cílem MIS je zajistit uživatelům na úrovni výkonného a vrcholového řízení
přístup k požadovaným informacím, v potřebném tvaru a v určeném čase. Dále mají
umožnit jejich analýzu, a tím ovlivňovat rozhodování managementu, a tedy i
budoucnost podniku. Z koncepčního hlediska je nejvýhodnější, aby MIS tvořil
homogenní vrstvu nad obvykle heterogenním prostředím základních (provozních)
informačních systémů. Zkušenosti ukazují, že stále není mnoho uživatelů, kteří
by možností poskytovaných MIS plně využívali. Často se stává, že místo
využívání systému plně integrujícího veškeré dosažitelné komponenty dává řada
uživatelů přednost využití jednoduše zautomatizovaných účetních funkcí a
pokračuje v manuální tvorbě svodek, rozpisů, hodnocení, faktur a dalších. V
horším případě místo použití MIS uživatelé duplikují jeho funkcionalitu
například v tabulkových procesorech.
Z roztroušených heterogenních zdrojů (externích i interních) sbírá systém
jednotlivá data. Mezi interní zdroje patří samotní uživatelé a transakční
systémy podporující operativní úroveň řízení (výrobní, evidenční, účetní a
další). Vnější zdroje reprezentují různé veřejné či privátní soubory dat
(například číselníky nebo statistické soubory). Po sběru dat následuje jejich
extrakce, transformace a konsolidace z těchto rozdílných zdrojů. Poté jsou
uloženy do jedné nebo i více datových bází. Nad daty v datových bázích provádí
MIS analýzy a přípravu pro prezentaci definovaných výstupů. Jednotliví
uživatelé mohou obdržet zpracované výsledky, například ve formě grafů, tabulek
či reportů. Výsledky lze dodávat na vyžádání, nebo automatizovaně (periodicky v
čase, či po nějaké události). Uživatelé MIS se dělí na management využívající
výstupy pro podporu rozhodování a řízení; analytiky navrhující různé datové
transformace a analýzy a uživatele nižších úrovní řízení, kterým jsou
doručovány standardní referentské podnikové výkazy a svodky.
Manažerský informační systém si můžeme představit jako pyramidu, jejíž základnu
tvoří transakční systémy podnikového výkaznictví obsahující operační data
podniku. Výkazy mohou obsahovat data z různých datových zdrojů (například z
podnikového informačního systému, z lokálních databází koncových uživatelů nebo
z externích zdrojů dat). Základní funkce manažerského informačního systému v
oblasti výkaznictví představují manipulace s obsahem výkazu (výběr řádek,
přeskupování sloupců, třídění) a zadávání dotazů. Ty probíhají na vyšší úrovni
systému (uživatelské), přičemž nižší úrovně obsluhují programátoři nebo
databázoví specialisté. Pro koncového uživatele je tedy vytvořeno rozhraní, v
němž jsou tabulky databází a jejich jednotlivé sloupce prezentovány v souladu s
obecně platnou terminologií dané uživatelské oblasti.
Druhý stupeň pyramidy představují aplikace umožňující sledování vybraných
ukazatelů v tzv. vícerozměrných datových kostkách. S pomocí těchto programů lze
procházet strukturou dat, sledovat vývoj ukazatelů na jednotlivých úrovních, v
kterémkoliv okamžiku změnit úhel pohledu a zkoumat ukazatele i v jiných
souvislostech nebo například interaktivně přejít na další ukazatel, který
aplikace nabízí. Prezentaci dat lze realizovat formou tabulek nebo v různých
dalších formách grafické podoby. Při tabulkovém zobrazení se k lepší vizuální
orientaci uživatele využívají možnosti barevného zvýraznění výjimek, například
stavů, které se odchylují od průměrných hodnot nebo uživatelem zadané hodnoty.
Informace zobrazované v aplikacích mohou představovat agregovaná data s
možností rozkladu až na detailní položky.
Třetí stupeň pyramidy tvoří nástroje umožňující hlubší zkoumání výsledných
ukazatelů. Jedná se o nástroje pro analýzy trendů, nalézání souvislostí či
zjišťování citlivosti ukazatele na jednotlivé ovlivňující faktory.
Špička pyramidy se skládá z nástrojů pro analýzy typu co-když (what-if) a
tvorbu prognóz.
Ze schématu pyramidální struktury architektury podnikových informačních systémů
(IS) je jasně patrná úloha MIS, kde jednotlivé bloky představují aplikace,
respektive skupiny aplikací, a současně reprezentují funkce, datovou základnu,
aplikační software a jeho základní technologické prostředí.
Stručné vysvětlení pojmů ze schématu architektury podnikového IS:
DSS (Decision Support System) systém pro podporu rozhodování
EDI (Electronic Data Interchange) informační systém pro elektronickou
komunikaci
EIS (Executive Information System) informační systém pro podporu vrcholového
řízení
ESS (Expert Support System) expertní systém
IS (Information System) ve schématu znamená podnikový informační systém
MIS (Management Information System) informační systém pro podporu řízení
OIS (Office Information System) kancelářský informační systém
TPS (Transaction Processing Systems) systém pro zpracování transakcí

Základní kritéria MIS
Klíčovou vlastnost systémů MIS představuje schopnost okamžitého analytického
zpracování dat (OLAP, On-line Analytical Processing). Základní vlastnosti OLAP
definovala organizace E. F. Codd & Associates v roce 1993 v dokumentu nazvaném
"Providing OLAP to User-Analysts: An IT Mandate". Jednalo se o dvanáct
základních pravidel charakterizujících OLAP. Ta byla doplněna v roce 1995 o
dalších šest charakteristik. Následně byl výčet těchto pravidel a
charakteristik zestručněn do takzvaného testu FASMI, poprvé použitého na
počátku roku 1995.
FASMI (Fast Analysis of Shared Multidimensional Information) nabízí v pěti
bodech stručnou a jasnou definici systému OLAP:
Fast Rychlý, znamená schopnost nabídnout uživateli odpověď na jeho dotaz v
případě nejjednodušších analýz do jedné sekundy, běžně do pěti sekund a v
případě náročnějších analýz maximálně do dvaceti sekund. Nezávislým testem
uživatelů bylo prokázáno, že pokud systém neupozorní uživatele na
předpokládanou delší dobu výpočtu a nemá odezvu kratší než 30 sekund, uživatelé
se domnívají, že došlo k technické chybě a aplikují kombinaci kláves
"Alt+Ctrl+Delete". Navíc v případě odezvy delší než 30 sekund je pravděpodobné,
že uživatel využije jiných možností získání výsledných dat. Systém by neměl
brzdit analytické rozbory a kauzální analýzy uživatelů prováděné ad hoc a
naopak by měl podporovat jejich analytické myšlenkové pochody.
Analysis Tento bod znamená, že systém by měl být "otevřený", měl by
spolupracovat s jakoukoliv obchodní logikou i statistickými analýzami a být
snadno přístupný uživateli. Přestože je možné uvažovat určitou potřebu
programátorské činnosti pro nastavení systému, neměly by být veškeré dotazy
prováděny pomocí profesionálního jazyka 4GL. Uživateli by mělo být umožněno
definovat vlastní ad hoc analýzy a reporty bez využití standardního
programovacího jazyka. Právě tyto možnosti určují většinou největší rozdíly
mezi jednotlivými produkty na trhu.
Shared Pojem sdílení s sebou přináší problematiku implementace bezpečnostních
opatření, ideálně až na nejnižší úroveň datové buňky, a také vyřešení
bezpečnosti víceuživatelského přístupu k datům pro čtení i zápis.
Multidimensional Multidimenzionalita je klíčovým pojmem a jednoslovnou
definicí systémů OLAP. Systém musí poskytovat pohled na data přes více dimenzí
včetně vícenásobné hierarchie.
Information Veškerá data i z nich odvozené informace odpovídají dané aplikaci.
Zpracování objemu dat, ze kterých jsou tyto informace tvořeny, se u
jednotlivých produktů liší. Nemůžeme proto srovnávat produkty podle velikosti
prostoru v gigabajtech, ale musíme je porovnávat podle množství vstupních dat,
které jsou schopny zpracovat. FASMI test by měl být jasnou a jednoduchou
definicí cílů dosahovaných OLAP systémy. Dále by se také měly brát v úvahu
běžné požadavky kladené na informační systémy, jejich zhotovení a následný
provoz:
výběr "krabicového" řešení nebo řešení na zakázku
uživatelská přívětivost řešení
otevřenost řešení pro další rozšiřování a změny
jistota a záruky právní odpovědnosti zhotovitele řešení
řízení požadavků a řízení změnových požadavků
zdroje dat a jejich definice
způsob a kanály prezentace výstupů
bezpečnost, řízení přístupu
Plánujeme-li pořízení MIS, neměla by být zapomenuta základní ekonomická
pravidla včasného určení návratnosti investice. Je ale zároveň pravdou, že
přínosy lze v některých oblastech velmi těžko měřit ve finančních jednotkách a
nejinak je tomu v oblasti MIS. Průměrné úspory dosahované spojením využívání
MIS, vhodně integrovaného s ostatními systémy společnosti, využíváním
outsourcingu pro jeho pořízení a zároveň řízení optimalizace nákladů
investovaných do IS/IT společností, dosahují podle odborných studií 15 až 20
procent oproti původnímu stavu.

Lék, nebo bublina?
V případě dobré implementace a správného použití přinášejí MIS společnostem
úspory času, financí a včasné informace pro efektivní řízení společnosti. Jde
tedy o faktory, jež v důsledku mohou sloužit jako konkurenční výhoda. Mezi
ekonomické přínosy MIS podniku patří i možnost přesných analýz obchodních
činností podniku, simulace možných scénářů, zjišťování trendů a prognóz
portfolia klientů a produktů podniku. MIS se svými schopnostmi může také
představovat jeden z technologických motivů změny podnikových procesů.
Autor je Senior Business Analyst společnosti Cleverlance Enterprise Solutions.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.