Microsoft Office XP - evoluce pokračuje

Co převratného se dá vymyslet v oblasti kancelářského softwaru? Bez nových technologií, umožňujících práci s ruko...


Co převratného se dá vymyslet v oblasti kancelářského softwaru? Bez nových
technologií, umožňujících práci s rukopisem nebo sémantickou analýzu textu,
jejichž čas však ještě nedozrál, se příliš možností nenabízí. Přesto přináší
nový Office XP od Microsoftu řadu pozoruhodných novinek a vylepšení. V rámci
tohoto článku samozřejmě nelze postihnout vše, zaměříme se proto na to
nejdůležitější.Co převratného se dá vymyslet v oblasti kancelářského softwaru?
Bez nových technologií, umožňujících práci s rukopisem nebo sémantickou analýzu
textu, jejichž čas však ještě nedozrál, se příliš možností nenabízí. Přesto
přináší nový Office XP od Microsoftu řadu pozoruhodných novinek a vylepšení. V
rámci tohoto článku samozřejmě nelze postihnout vše, zaměříme se proto na to
nejdůležitější.
Zaklínadlem vývojářů při návrhu nového Office byla produktivní práce uživatele.
Jejich snahou bylo zjednodušit uživatelům přístup k vlastnostem, které
potřebují, a odstínit je od funkcí, které pro ně nemají v daném okamžiku
význam. Zřejmě nejnápadnější novinkou v Office XP jsou tzv. Task Panes (podokna
náhledu). Lze je vyvolat v jednotlivých aplikacích kancelářského balíku. Jde o
panely, jež umožňují uživateli provádět nejdůležitější činnosti z jednoho
místa, které je navíc v případě potřeby stále na očích. Z panelu, který se
objeví u pravého okraje obrazovky, mohou uživatelé otevírat a vytvářet nové
dokumenty, provádět hledání, prohlížet obsah schránky, formátovat dokumenty
nebo třeba přistupovat k šablonám umístěným na Webu. Další výraznou novinku
představují tzv. Smart Tags (inteligentní značky). Zjednodušeně lze říci, že se
jedná o sadu tlačítek sdílených v rámci všech aplikací Office, která se objeví
v okamžiku, kdy je uživatel potřebuje (např. pokud dojde k chybě ve formuli v
Excelu, pokud Word automaticky opraví nějakou akci uživatele nebo pokud
uživatel vkládá nějaká data do dokumentu) a dají mu šanci probíhající akci
nějakým způsobem ovlivnit nebo změnit. Nemusím tedy např. v případě, kdy Word
provede nežádoucím způsobem automatickou opravu některého mnou napsaného
výrazu, vypínat autokorekci jako takovou, stačí jen použít příslušný Smart Tag
a zakázat automatickou opravu v tomto jediném případě.
Druhou kategorii tvoří tzv. kontextové Smart Tags, které rozšiřují funkčnost
hypertextových odkazů na webové stránky a e-maily, používaných již v dřívějších
verzích Wordu a Excelu, na další objekty z Webu nebo z Outlooku. Patří mezi ně
jména, data, adresy, telefonní čísla, místa a tituly akcií. To vše umí nyní
Word a Excel automaticky interpretovat jako odkaz na odpovídající zdroj
informací. Kolekce těchto Smart Tags je rozšiřitelná, takže si jednotlivé
organizace mohou vytvářet vlastní soubory odkazů podle svých potřeb.
Užitečného rozšíření doznala schránka, která nyní umí uchovávat až 24 různých
datových položek současně. Tu správnou informaci pro vložení do nového
dokumentu si pak uživatel vybere prostřednictvím Task Pane, který obsahuje
vizuální reprezentaci všech položek ze schránky.
V novém Office jsou i dva technologické bonbónky v podobě možnosti práce s
hlasovým vstupem a s rukopisem. Uživatel tak může diktovat do mikrofonu text
nebo zadávat příkazy pro formátování a další činnosti (v americké angličtině,
čínštině a japonštině). Z handheldů nebo tabletů je možné do Office přenést
rukou psaný text, který lze dále uchovat ve formě rukopisu nebo převést do
textové podoby. Jakkoli jsou tyto vlastnosti zajímavé, praktické uplatnění mají
zřejmě především pro handicapované osoby, které špatně zvládají práci s
klávesnicí a myší (hlasový vstup) nebo v jiných poměrně speciálních případech.

Bezpečnost dat
Nový Office by měl být k uživateli přívětivější i v případě, kdy dojde k chybě
v některé z aplikací. World, Excel, Access a PowerPoint dají v takovém případě
uživateli možnost uložit rozpracované soubory, a usnadní mu tím pozdější
pokračování v práci.
Jednotlivé aplikace také umějí o všech chybách informovat bud přímo Microsoft,
nebo IT oddělení vaší firmy. Tyto instituce pak teoreticky mohou rychle zjednat
nápravu nebo nabídnout řešení. Zda tomu tak opravdu bude, však ukáže až praxe.
Bezesporu užitečnou novinkou v oblasti bezpečnosti je implementace technologie
digitálního podpisu. Sdílení dokumentů a Web
Office XP přináší nové možnosti pro spolupráci uživatelů v rámci
vnitrofiremního nebo mezifiremního workflow, ať už samostatně nebo ve
spolupráci s Microsoft Exchange 2000 či s Microsoft SharePoint Portal Serverem
(nový internetový server pro document management, dříve známý pod pracovním
označením Tahoe, který je postaven na stejném jádře jako Exchange 2000).
Uživatel nyní může rozeslat dokument k posouzení kolegům přímo z jednotlivých
aplikací Office. Pokud takovýto dokument recenzent otevře, aktivují se na jeho
pracovní ploše automaticky příslušné nástroje pro provádění korektur. Poté, co
se revidované kopie dokumentu vrátí od recenzentů zpět ke svému tvůrci, má
tento k dispozici nástroje, které dokáží promítnout do původního dokumentu
revize od všech recenzentů ty lze individuálně nebo hromadně schválit či
zamítnout. Nové možnosti pro týmovou spolupráci přináší technologie SharePoint
Team Services, která umožňuje vytvářet webové stránky, jejichž prostřednictvím
mohou uživatelé koordinovat svou práci v rámci týmu. Přímo z webového
prohlížeče na nich mohou vytvářet adresáře a seznamy úkolů, kalendáře, knihovny
dokumentů, diskusní fóra apod. Editaci lze provádět i z prostředí Microsoft
FrontPage. SharePoint Team Services jsou windowsovým řešením, které pracuje na
platformě Microsoft Windows 2000 Server.
Hovoříme-li o novinkách v Office XP, nelze zapomenout ani na podporu formátu
XML v Excelu a Accessu. Uživatelé tak nyní např. mohou klást dotazy na data
uložená v tabulkách ve formátu XML přímo z Webu.

Nároky a dostupnost
Pokud jste již stihli přejít na Office 2000, nejspíše se bez nového upgradu
docela dobře obejdete (zvláště pokud bychom se bavili o zajištění kompletního
přechodu větší firmy na novou verzi). Pokud ovšem dosud pracujete se starší
verzí Office, má rozhodně smysl o přechodu na Office XP uvažovat. Musíte k tomu
však mít na svém počítači nainstalována Windows 98, NT, 2000 nebo Me. Pod
Windows 95 totiž nový Office pracovat nebude. Navíc je třeba počítat s tím, že
Office XP vyžaduje zhruba 210 MB volného místa na pevném disku. To ale není v
době dnešních gigabajtových disků nijak nepřekonatelný problém. Microsoft navíc
šetří diskový prostor tím, že řadu grafických souborů a šablon lze stáhnout z
Webu až v okamžiku, kdy je budete potřebovat. Anglická verze Office XP bude
dostupná od 31. května, česká verze by se měla na pultech obchodů objevit 15.
června. Jejich cena se při tom nebude výrazně lišit od ceny, za kterou je nyní
prodáván Office 2000. V současné době lze z webových stránek Microsoftu
stáhnout poslední betaverzi Office XP a lze si tam také za mírný poplatek
objednat ostrou zkušební verzi s časově omezenou funkčností.
1 0724 / Maf









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.