Na papíře nebo v elektronické podobě?

V dnešní době obdrží Personnel Select každý den neskutečně velké množství materiálu. Nejsou to pouze životopisy,...


V dnešní době obdrží Personnel Select každý den neskutečně velké množství
materiálu. Nejsou to pouze životopisy, ale jde i o doplňky k osobním, již
evidovaným materiálům, které je nutné připojit k existujícím záznamům.
Pro udržení aktuálnosti získaných informací a současně i zajištění snadné
orientace a rychlé reakce v databázi, která roste geometrickou řadou, je nutné
zavést odlišné principy ukládání těchto cenných informací. Zkrátit čas
vytváření nových záznamů, vyhledávání existujících a vkládání dodatků, tak aby
nedocházelo k dublování některých kroků a na druhou stranu i možným ztrátám
některých informací, vyžaduje elektronický sběr a třídění.
Konkrétně to znamená upřednostňování životopisů zaslaných e-mailem nebo
případně dodaných na disketě v běžných formátech typu TXT, RTF, Word. Dalším,
zatím nepříliš rozšířeným, ale velmi výhodným způsobem je HTML formát (často
stačí udat jen adresu na vaší osobní WWW).
I přesto vše chodí stále velká část požadavků běžnou poštou nebo faxem. Tyto
životopisy je nutné převést zpět do elektronické podoby pomocí scanneru a OCR
(Optical Character Reading) softwaru. Pokud není jiná možnost (a já věřím, že
je, neboť 99 % životopisů je původně vytvořeno na počítači a ne na psacím
stroji a je snadné je uložit na disketu a spolu se standardním životopisem
zaslat poštou), volte raději zaslání kvalitního výtisku z laserové tiskárny než
fax. Faxový přístroj funguje podobně jako scanner, ale jeho rozlišovací
schopnosti jsou ve většině případů pouze 75 DPI (bodů na palec), což má za
následek rapidní snížení kvality výsledné kopie (nehovořím o možných posunech
papíru během přenosu, tisku na citlivý termopapír, atd.). Tato nekvalitní kopie
je velmi špatný podklad pro zpětný převod do elektronické podoby. Při převodu
dochází k mnoha chybám a často
je nutné celý text jednoduše přepsat.
Cítíte tu absurditu? Vámi vytvořené resumé je zbytečně vytištěno, protaženo
faxem, naskenováno a převedeno zpět do podoby, v které jste jej na prvopočátku
vytvořili. Zaměstnalo to několik osob a zbytečně navršilo čas, který měl být
raději věnován vyhledávání případné nabídky.
Co se stane s životopisem po jeho přeskenování?
Vytištěný text se převádí zpět do elektronické podoby pomocí přístroje zvaného
scanner. Tento přístroj se nápadně podobá kopírovacímu stroji, pouze výstupem
není další papírová kopie, ale "nehmatatelný obrázek" na obrazovce připojeného
počítače. Tento obrázek můžete uložit a pomocí různých grafických aplikací
upravovat, ale stále je to pouze "obrázek" a nic víc. Pro samotné převedení
slouží OCR software (Optical Character Reading, který má ve své paměti uložené
různé modifikace jednotlivých písmen abecedy a porovnává to co vidí s tím, co
zná. Vytváří nový soubor, kde tyto rozpoznaná (i nerozpoznaná) písmena
nahrazuje skutečnými elektronickými znaky a řadí do řetězců, které vytvářejí
zpět požadovaný dokument.
Při skenování dochází k velkým změnám původního layoutu. Velké množství
starších OCR programů dělá chyby při čtení speciálních znaků, jako jsou
například podtržená slova, italika, odrážky před textem, grafické linky a jiné
doplňky. Přesto, že Personnel Select disponuje velmi kvalitním skenovacím
systémem, který problémy tohoto druhu dokáže vyřešit, není stoprocentně
neomylný a stále je nutné výsledky v určité míře korigovat.
Pro snížení míry chyb doporučuji vytvořit kopii vašeho resumé v podobě, která
je schopná snadného skenování. Znamená to odstranit tučné písmo, italiku,
centrování, grafické linky. Souhlasím s vámi, že takto vytištěný životopis
nevypadá nejlépe, ale je to tzv. "computer friendly" forma. Mějte na paměti, že
takto upravený životopis je určen právě pro elektronické uložení a vyhledávání.
Ostatně při zprostředkování pracovního pohovoru jste požádáni o vzetí vašeho
životopisu s sebou a zde můžete využít jeho původní grafickou podobu.
Konverze do ASCII nebo do tzv. "Plain text" nebo "Text only" neboli čistého,
neformátovaného textu může probíhat například tímto způsobem:
lVytvořte a uložte životopis ve Wordu nebo v jiné textové aplikaci, kterou
používáte.
lZnovu jej otevřete a odstraňte veškerá podtržítka, zvýraznění textových částí,
centrování, italiku, odrážky, odsazení a jiné speciální formátovací příkazy
(místo automaticky generovaných odrážek použijte dříve známé "hvězdičky" nebo
"pomlčky"). Celý text převeďte do neproporcionálního fontu (neproporcionální
písmo udržuje konstantní mezery mezi jednotlivými písmeny jako například psací
stroj a při následném čtení nedochází k tolika chybám jako při čtení
proporcionálního písma, kde jsou mezery upravovány s cílem opticky vyladit
text) Courier o velikosti 12 bodů. Zkontrolujte každou řádku, zda nejsou větší
mezery (než jedno odsazení) mezi slovy.
lPříkazem "Save as" uložte soubor pod jiným jménem ve formátu "text only with
line breaks".
lPomocí MS Notepad otevřete vzniklý soubor. Vložte prázdné řádky mezi nadpisy a
odstavce a naopak odstraňte náhodně vzniklé prázdné řádky z míst, kde nejsou
nutné. Takto uložený soubor má přidruženou koncovku "txt". Resumé by mělo být
vytištěno černou barvou na bílý papír pro dosažení maximálního kontrastu.
Jak je životopis zakládán a co se s ním děje poté?
Po přeskenování je pro nového uchazeče vytvořen prostor, kde se vyplní několik
vstupních informací a hrubá kategorizace (informační technologie, marketing,
obchod, administrativa, logistika, finance, atd.). Tato hrubá kategorizace
slouží k předdefinování prohledávané oblasti. Abychom například při hledání
programátora C++ nemuseli procházet oblastmi typu administrativa nebo obchod a
zkrátili náš čas, aktivujeme pouze podoblast programování v části IT.
Na druhou stranu ne každý uchazeč je vždy zaměřený jedním směrem, proto lze
podle libosti zvolit a kombinovat jednotlivé oblasti spolu s určením hodnoty
znalostí a zkušeností v nabízené stupnici.
(pokračování příště)
8 1689 / jam









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.