Nabroušené ostří zvané TCO

Řízení nákladů na informační infrastrukturu se potýká v poslední době s problémy jako je rok 2000 nebo nedostatek ...


Řízení nákladů na informační infrastrukturu se potýká v poslední době s
problémy jako je rok 2000 nebo nedostatek znalostí. Existuje hranice, jak nízké
náklady na IT jsou ještě přijatelné? Tady máte návod, jak zajistit pro vaši
firmu optimální náklady na vlastnictví informačních technologií (TCO Total Cost
of Ownership).
V konečném důsledku stojí podnikový software a hardware mnohem více než je jeho
skutečná nákupní cena. Cena na krabici počítače nebo softwaru je čím dál
vzdálenější od nákladů na celkové vlastnictví těchto produktů. Vlivem věcí jako
je podpora, údržba nebo ztráta produktivity způsobená časem, po který si
uživatel zvyká na nový systém, mohou náklady závratně šplhat. Roční cena
osobního počítače může být např. až 5x vyšší, než je jeho nákupní cena.
Konzultační firma Compass Amerika zjistila, že náklady na průměrné PC dosahují
5 985 dolarů. Údaje Gartner Group jsou ještě vyšší asi 11 tis. dolarů pro
desktop s Windows 3.1 a 10 tis. pro počítač s Windows 95. A ačkoliv je pojem
TCO nejčastěji spojován s osobními počítači, je možné ho aplikovat na
libovolnou část IT infrastruktury, včetně sítí a podnikových serverů.
Rychlým způsobem výpočtu TCO je jednoduše sečíst všechny náklady spojené se
zdroji IT a vydělit je počtem těchto zdrojů. Dosažení 4číselné návratnosti
investic na konkrétním projektu může být výzvou a existuje i několik lehce
dosažitelných úspor. Velké rezervy se skrývají např. v oblastech nákladů na
podporu a nákladů plynoucích z nedostatečné standardizace. Pojem standardizace
může vypadat méně atraktivně než nákup fantastických technologií snižujících
TCO, ale odborníci se shodují, že lepší cesta ke snížení nákladů prostě
neexistuje.
Pravdou je, že TCO libovolné části informační infrastruktury se liší podnik od
podniku, což pramení z různé frekvence problémů a z rozdílu ve zdrojích, které
společnosti na jejich řešení vynakládají. V následujících odstavcích jsou
uvedena některá základní pravidla, která by měla pomoci udržet náklady na IT na
co nejmenší možné úrovni.
Standardní prostředí má menší náklady na instalaci a údržbu než heterogenní
Manažer IT společnosti Lexmark Norm Galloway vidí velké přínosy v nemilosrdné
standardizaci, kterou tento výrobce tiskáren ve svých závodech prosazuje.
Společnosti se podařilo snížit roční TCO jednoho osobního počítače na 5 013
dolarů. Lexmark nehodlá vyvíjet aplikace, ale prosazuje nákup standardních
produktů od vedoucích softwarových dodavatelů. Firemní sítě jsou vedeny k
otevřeným standardům a každá aplikace musí běžet na co nejmenší platformě. Tato
politika přináší své ovoce. Díky standardnímu prostředí desktopů jsou náklady
na školení velmi nízké. Časové ztráty zaměstnanců laborujících se svými
počítači jsou také nízké. 80 lidí podporuje celosvětově 7 500 osobních
počítačů. "Před několika lety jsme se snažili tento počet snížit na co nejnižší
úroveň, ale zjistili jsme, že náklady se nám objevily jinde v důsledku pomalého
řešení problémů. Výsledkem bylo, že jsme ještě pár lidí do podpory přidaly a
dostaly tak spokojenost uživatelů na původní úroveň," říká Galloway.
Správnost politiky standardního prostředí se potvrdila v situaci, kdy Galloway
mimořádně umožnil dodávku levnějších PC uživatelům s nižšími nároky. V té
chvíli se objevily problémy menší rozdíly v BIOSu znesnadňovaly úspěšnou
instalaci a podporu. Nakonec to dopadlo tak, že tyto počítače byly nahrazeny
stroji od jednoho z velkých dodavatelů.
Elektronická distribuce softwaru zajišťuje konzistentní instalaci a odstraňuje
nutnost fyzické instalace na každý počítač samostatně
V Peoples Bank s obratem 7,9 mld. dolarů se outsourcing instalace softwaru
neosvědčil. "Závěr byl jednoznačný," říká Lena Zoghbi, viceprezidentka
společnosti pro informatiku. "Nechtěli jsme najímat množství lidí a proto jsme
se rozhodli pro elektronickou distribuci softwaru."
Zhruba 2 000 počítačů v síti banky obdrželo softwarový update elektronicky. "V
nejbližsí době bychom chtěli tímto způsobem instalovat software v celé firmě,
což představuje minimálně jednou takové množství PC." Roční TCO na jeden
počítač se tímto krokem podařilo snížit pod hranici 5 000 dolarů, včetně
amortizace, nákladů na infrastrukturu a podporu sítě.
Využijte nástroje pro vzdálenou správu systémů na instalaci softwaru a
manipulaci s daty na přenosných počítačích, stejně jako pro zálohování
uživatelských disků
Joe Federer, viceprezident zdravotnické společnosti HBO & Co., musí zajistit
spojení s více než 800 mobilními prodejci pomocí notebooků. Se standardním
prostředím na svých počítačích se mohou prodejci přímo z hotelu nebo z domova
napojit do naší sítě, posílat prodejní zprávy a získávat aktuální informace o
produktech atd. Prakticky jsou zamezeny změny v nastavení systému pokud
prodejce i tak nějakou změnu provede, dojde k jejímu napravení do původního
stavu. Také je automaticky mazán všechen neautorizovaný software. Každý
uživatel má k dispozici 50 MB diskového prostoru pro svá osobní data a zbytek
disku je řízen centrálně.
A stejně důležitá jako dálková správa systému je zálohování. To zaručuje
obnovení údajů a softwaru na disku, pokud dojde k jejich poškození či ztrátě.
Poškození notebooku, krádeže a počítačové viry jsou hlavním důvodem pro
archivování obsahu disků. Jednou se stalo, že někdo ukradl z auta Federerův
přenosný počítač. "O 20 minut později jsem měl přesnou kopii, se stejnýmy daty
z centrálního serveru," říká Federer. "Takže to nijak neovlivnilo naše obchody."
Využijte nástroje pro automatickou technickou podporu ke snížení personálu
podpory
Gartner Group odhaduje, že organizace s 1 000 síťovými uzly obslouží 72 hovorů
na help-desk denně. Cena vyřešení každého problému je 22 až 41 dolarů. Využitím
velmi jednoduchých technik, jako je aktivní vyhledávání a rychlé řešení
softwarových konfliktů přináší až 30% snížení nákladů na podporu poskytovanou
help-deskem. Při 1 000 pracovních stanicích se úspory pohybují okolo 100 tis.
dolarů ročně.
Podobnou zkušenost má Tim Barnes, ředitel technických systémů v americkém
Národním institutu zdraví. 1 500 uživatelů v 6 lokalitách využívá počítače
Macintosh nebo PC-kompatibilní. "Když jsme přecházeli z DOSu na Windows 3.1,
objem vyžadované podpory se rapidně zvýšil," říká Barnes, vzpomínaje, jak musel
sám poskytovat podporu 350 uživatelům v jedné budově. Avšak s pomocí
automatizovaných nástrojů se podařilo snížit poměr na 100 až 125 uživatelů na
jednoho zaměstnance podpory.
Při hledání možností, jak zvýšit počet uživatelů, které může obsloužit jeden
zaměstnanec podpory, narazil Barnes na program First Aid od společnosti Cyber
Media. Byl tím natolik okouzlen, že se začal zajímat o síťovou verzi. Ta však
byla stále ve vývoji a tak se aspoň zapsal do programu na testování beta-verze.
Při pilotním projektu upgradu 20 stanic na Windows 95 software našel a
odstranil množství odpadu, které po sobě zanechaly Windows 3.1 a přinesl i malé
zvýšení rychlosti. Také vyřešil některé drobné problémy, jako např. situaci,
kdy se 2x kliká na ikony a nic se nestane.
Zatímco proaktivní automatické nástroje zajisté snížily zátěž kladenou na
podporu, Barnes má největší radost ze softwaru, který umožní personálu podpory
zjistit, co uživatel udělal před tím, než vznikl problém tedy co mohlo být jeho
příčinou. "Zřejmě nebudeme snižovat počty zaměstnanců v oddělení podpory, ale
tito lidé budou mít více času věnovat se důležitým problémům a zkrátí se tím
doba nutná k jejich vyřešení."
Uvažujte o výměně osobních počítačů za tzv. tenké klienty, jako jsou síťové
počítače
To je problém, kterým se zabývá John Hnanicek, informační manažer společnosti
Hollywood Entertainment. Podle něj představují síťové počítače ideální
platformu pro nový prodejní informační systém, který společnost zavádí pro více
než 1 000 obchodů s videokazetami a pro potřeby oblastních manažerů.
Po skončení pilotní studie na 5 obchodech byl zahájen rozsáhlejší projekt
zahrnující 100 obchodů, jehož cílem je detailnější otestování praktických
možností síťových počítačů. "Podle našich předpokladů se TCO v oblasti údržby a
podpory sníží na polovinu," dodává Hnanicek. "Nebudeme mít žádný komplikovaný
operační systém, žádné pevné disky, pouze malé boxy o velikosti notebooku, s
několika součástkami."
Technologie klient/server nabízejí snížení TCO, bez potřeby investovat do
síťových počítačů
V roce 1996 se Omnes, společný podnik firem Schlumberger a Cable&Wireless
zaměřený na poskytování globálních komunikačních služeb mezinárodním
korporacím, rozhodl implementovat pro všechna svá zastoupení ve světě účetní
software běžící na Windows NT. Jediným problémem byly náklady spojené se
zakoupením NT serverů a pracovních stanic pro 52 světových poboček.
Namísto toho se Omnes rozhodl pro technologii tenkého klienta, která emuluje
klienta NT na desktopech. Uživatelé potřebují velmi malou šířku pásma, protože
se nejedná o přenos bitmap celé obrazovky. "Nemáme žádné stroje AS/400 ani
HP6000, pouze 3 servery Compaq ProLiant," říká systémový manažer Orette
Brodrick. Požadavky na podporu se také výrazně snížily a proto není potřeba
certifikovaný administrátor. "Můžeme poskytovat 24hodinové služby se 2 lidmi v
podpoře."
Využijte automatické systémy pro správu a sledování sítě ke snížení nákladů na
infrastrukturu WAN
David Anderson je ředitelem síťových služeb u rezervační sítě Worldspan, kterou
společně vlastní TWA, Delta a Nortwest Airlines. Podle Andersona jsou síťové
uzly Worldspanu cokoliv od rodinných firem se 2 obrazovkovými terminály a
jednou tiskárnou, až po specialisty na cestovní ruch se 400-500 terminály,
které zajištují služby pro společnosti z žebříčku Fortune 100. Worldspan také
zajišťuje správu sítě pro samotnou TWA, která má 1 500 síťových uzlů po celém
světě.
V minulosti byla podpora sítě postavená převážně na telefonování uživatelů,
kteří měli problémy. Měli jsme plnou místnost monitorů a tiskáren čekajících na
opravu. Množství informací o problémech v síti se k nám ani nedostalo. Byli
jsme na 100 % reaktivní. Automatické sledování sítě přineslo aktivní přístup,
který umožňuje personálu podpory věnovat se pouze řešení problémů.
V důsledku toho byl Worldspan schopen zdvojnásobit velikost spravované sítě až
na 9 000 uzlů po celém světě, při zvýšení personálu podpory o pouhých 35 % z 21
lidí na 27. Nejlepší však je, že zatímco se počet prostojů způsobených problémy
v síti znatelně snížil, úroveň služeb se zlepšila a problémy jsou dnes objeveny
dříve, než je ohlásí zákazník. "Cílem pro nejbližší období je snížit telefonní
hovory na podporu o 50 %," říká Anderson.
Outsourcing může také přinést snížení TCO
Společnost ServiceMaster zajišťující podporu zdravotnických, školních a
průmyslových zařízení, se rozhodla outsourcovat nasazení 2 000 PC, na kterých
běží firemní informační systém. Hartford Computer Group jí pronajímá počítače a
zajišťuje počáteční konfiguraci, údržbu, podporu a poskytnutí standardního
kancelářského softwaru. Smlouva je vypracována tak, že ušetří společnosti
ServiceMaster půl milionu dolarů v prvním roce a dvojnásobek v dalších letech.
Hartford Computer je navíc povinen odebrat stará PC, zlikvidovat je schváleným
způsobem, či je prodat, věnovat školám nebo rozebrat na náhradní součástky. Že
je to výmysl? Vsaďte se. Ale ve válce proti drtícímu vlivu TCO na firemní
rozpočet, očekává mnohem více informačních manažerů, že se vydají obdobnou
cestou jako ServiceMaster.
Co dodat?
Tak tady je máte 8 způsobů, jak snížit vaše TCO. Jsou to jediná správná
pravidla? Ne, existuje jich samozřejmě mnohem více a nové technologie přinášejí
stále další. Skutečným závěrem však je, že spousta pravidel vychází ze stejné
logiky standardizovat a potom automatizovat. Takže pokud vytváříte svou
strategii pro oblast IT, možná vám tyto myšlenky budou užitečné.
9 0904 / ramn
Co se dozvíte?
Tak jak se pojem TCO (celkové náklady na vlastnictví) dostává do středu
pozornosti, kreativní manažeři IT hledají nové cesty, jak bojovat s tímto
vlivem na jejich rozpočet. V tomto článku se dozvíte:
lco ve skutečnosti znamená pojem TCO
lproč je standardizace důležitým problémem
ljak automatizace může snížit náklady na podporu
ljak tenký klient ovlivní TCO
lproč manažeři, kteří chtějí ušetřit, outsourcují podporu









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.