Nechejte zmizet řádky - Dva užitečné tipy pro MS Excel

Nechejte zbytečné sloupce zmizet. Nejdříve vyberte sloupce, které chcete skrýt (můžete jich vybrat několik prostě t...


Nechejte zbytečné sloupce zmizet.
Nejdříve vyberte sloupce, které chcete skrýt (můžete jich vybrat několik prostě
tak, že podržíte klávesu Shift pro spojitou řadu sloupců nebo Ctrl, pokud
vybíráte sloupce, které neleží vedle sebe, a poté klikněte pravým tlačítkem do
záhlaví sloupců). Z kontextového menu, které se objeví, zvolte položku Skrýt.
Označené sloupce se od této chvíle přestanou zobrazovat.
Zvolené sloupce tedy sešly z očí, ale nikoli z mysli a tím méně ze sešitu
Excelu. Tabulkový kalkulátor je nadále bude využívat k výpočtům v buňkách,
jejichž vzorce na skryté sloupce odkazují. Kromě samotného faktu, že se sloupce
neukazují na obrazovce a v záhlaví sloupců chybějí jejich písmena, je jedinou
další známkou skrytých sloupců poněkud silnější linka oddělující záhlaví
zbylých sloupců v místech, kde se původně nacházely.
Dá se samozřejmě předpokládat, že přijde čas, kdy budete chtít skryté sloupce
zase zobrazit. V tom případě stačí označit sloupce, které jsou vedle oněch
skrytých, pravým tlačítkem myši kliknout na jejich záhlaví a z kontextového
menu zvolit položku Zobrazit.
A jen tak mimochodem dosud byla stále řeč jen o sloupcích, ale uvedený postup
stejně dobře funguje i pro řádky.

Uspořádejte svá data
Občas může být poněkud komplikované najít ve velké tabulce právě ty informace,
které hledáte. Existuje několik způsobů, jak si hledání usnadnit jedním z nich
je i využití možností řazení dat v Excelu. I přesto, že je jednoduše
použitelné, skrývá se v něm několik záludností.
A začněme hned s nejrychlejší metodou řazení. Zvolte si nejprve libovolnou
buňku ve sloupci, podle jehož hodnot chcete setřídit svá data např. cenu v
ceníku nebo měsíc v již výše zmíněných záznamech prodejů. Poté zaostřete svůj
zrak na lištu tlačítek nad vlastním sešitem Excelu. Najděte dvě vzájemně si
podobná sousední tlačítka jedno s písmenem A nad Z a druhé naopak s písmenem Z
nad A. První slouží ke vzestupnému třídění, druhé k sestupnému. Nyní stačí
stisknout tlačítko odpovídající vašemu požadavku, a třídění se v mžiku provede.
Pokud potřebujete provést řazení podle složitějších podmínek, budete mu muset
věnovat o poznání více úsilí. Řekněme, že máte např. seznam produktů s jejich
váhou a cenou a chcete je setřídit podle váhy, přičemž druhým kritériem
(použitým při shodě váhy) je cena. Opět začněte kliknutím na libovolnou buňku
sloupců, které obsahují řazená data. Poté přejděte do menu na položku Data,
Seřadit. Objeví se dialogový box, v němž si nejprve dole vyberte, zda mají vaše
data nějaké záhlaví, či nikoli. Smyslem této akce je zamezit situaci, kdy se
názvy sloupců zařadí mezi ostatní hodnoty v tabulce.
Poté už můžete zvolit primární klíč řazení (v prvním listboxu) a následně
sekundární či terciární klíč. U každého z nich lze zaškrtnout vzestupné či
sestupné řazení. Pod tlačítkem možnosti se pak skrývají další dodatečné volby:
Typ klíče, možnost ignorovat nebo naopak zvažovat velikost písmen a konečně
volba řazení zleva doprava nebo shora dolů. Vzápětí po stisku tlačítka OK se
data seřadí. Pokud se nestane to, co jste si představovali, využijte klávesovou
zkratku Ctrl + Z pro krok zpět (případně můžete v menu zvolit Úpravy, Zpět).
Nejčastější problémy při řazení způsobují prázdná pole, která je vhodné vyplnit
příslušnými hodnotami, a výběr špatné oblasti. Obzvláště druhá zmiňovaná chyba
je velmi zákeřná pokud totiž např. vyberete jen jeden sloupec ze všech dat,
seřadí se pouze on a tím dojde ke znehodnocení dat, protože všechny ostatní
údaje zůstanou na svých místech. Je tedy třeba důsledně vybrat buď celou oblast
dat, anebo jen jedinou buňku ve druhém případě si totiž Excel oblast dat
inteligentně označí sám. U novějších verzí Excelu je naštěstí riziko špatného
výběru oblasti řazení částečně eliminováno skutečností, že se před řazením
objeví varovný dialogový box, který upozorňuje na existenci dalších dat v okolí
vybrané oblasti a dává uživateli možnost nechat si celou oblast automaticky
vybrat.
1 1367 / pen









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.