Několik užitečných tipů pro Excel

Tabulkový kalkulátor MS Excel patří po textovém procesoru MS Word k nejpoužívanějším kancelářským programům. I p...


Tabulkový kalkulátor MS Excel patří po textovém procesoru MS Word k
nejpoužívanějším kancelářským programům. I přesto, že s ním mnozí pracují den
co den nebo možná právě proto zůstává řada jeho funkcí nevyužitých. Navyklé
stereotypy nám často brání dělat věci jednodušeji a rychleji.

V následujícím textu vám přinášíme několik tipů, jak si práci s uvedeným
tabulkovým kalkulátorem usnadnit. Zaměříme se přitom na jeho databázové funkce.
Snadnější vkládání dat
Ve velkých tabulkách může být vkládání nového řádku s daty časově náročným
procesem, který vyžaduje spoustu hledání a listování. Existuje ovšem jedno
rychlé a příjemné řešení tohoto problému totiž Formulář, který spustíte z menu,
z položky Data. Díky němu můžete zadávat všechna data prostřednictvím jednoho
malého dialogového okna.
A jak to funguje? Nejprve samozřejmě musíte mít v tabulce vytvořenou nějakou
databázi nejlépe s popisy jednotlivých polí v jejím záhlaví. Potom klikněte do
této tabulky a zvolte v menu položku Data, Formulář. Před vámi se objeví
jednoduchý dialogový box, který mj. obsahuje políčka pro vstup všech údajů na
každém řádku vaší tabulky pojmenovaná podle záhlaví v jejím prvním řádku. Pro
přidání nového záznamu (a nového řádku v tabulce), které by normálně vyžadovalo
dlouhotrvající listování na konec tabulky, prostě klikněte na tlačítko Nový a
vyplňte políčka v dialogovém boxu.
Formulář v položce Data najde však i jiné využití než jen prosté přidávání
záznamů. Můžete ho použít rovněž k listování záznamy a k nalezení určité
položky. Řekněme, že např. v ceníku hledáte všechny produkty jednoho výrobce.
Potom ve formuláři klikněte na tlačítko Kritéria. Tím se vymaže obsah všech
políček. Do příslušného pole (Výrobce) vyplňte hledanou firmu a následně
klikněte na tlačítko Předchozí nebo Další. Výsledkem bude nalezení nejbližšího
předchozího nebo následujícího záznamu splňujícího daná kritéria v našem
případě tedy produktu od určitého výrobce. Zvláště užitečná je tato možnost,
pokud hledáte podle více kritérií např. všechny monitory od společností XY.

Vybírejte si ze seznamu
Když vyplňujete jednotlivé řádky tabulky, Excel si vytváří tzv. AutoComplete
list seznam již zadaných slov (případně vět) a poté nabízí jejich automatické
vyplnění v okamžiku, kdy vytuší, že je chcete zadávat znovu. Tak nemusíte
žádnou položku vypisovat dvakrát místo toho si prostě vyberete z nabízeného
seznamu. Tato funkce nejen ušetří vaše prsty, ale také vám umožní zachovat
konzistenci seznamu třeba tehdy, nabízí-li se v některých případech vyplnění
jedné položky např. s různou velikostí písmen, případně máte-li tendenci k
překlepům.
Řekněme, že máte např. k dispozici tabulku se seznamem projektů pro jednotlivé
klienty své firmy. Když vám některý ze stávajících klientů zavolá, aby vám
zadal novou zakázku, nemusíte se obtěžovat opakovaným vyplňováním jeho jména do
tabulky. Místo toho prostě klikněte pravým tlačítkem myši do první prázdné
buňky ve sloupci se jmény klientů, kam chcete vyplnit jeho jméno. Z menu, které
se objeví, zvolte položku Vybrat ze seznamu a pak už jen klikněte do
předloženého seznamu na položku, kterou chcete vyplnit.
Pokud začnete sami vyplňovat jméno klienta, jistě si všimnete, že Excel začne
hádat, o koho ze seznamu se asi jedná. Podle shody jednotlivých písmen vybírá v
abecedním pořádku jména klientů, která byla dosud zadána, a nabízí jejich
doplnění. Pokud je jméno klienta např. Byron, ale vy máte i několik dalších
klientů, jejichž jméno začíná na B, pak se jako abecedně první zobrazí třeba
Barnes. Stačí ovšem zadat pár dalších písmen a pak už jen klávesou Enter
potvrdit vyplněné jméno.
Hledání jehly Hledáte jehlu v kupce sena nebo nějaká data v rozsáhlé tabulce v
Excelu? Pokud potřebujete zjistit, jak si vedl váš prodejce Brown letos v
květnu, můžete si jednoduše profiltrovat záznamy v tabulce tak, abyste viděli
jen ty, které skutečně potřebujete tedy záznamy pana Browna.
Jak na to? Pro začátek přesuňte kurzor na záhlaví tabulky s daty tedy do toho
řádku, ve kterém se nacházejí názvy jednotlivých sloupců. Poté zvolte z menu
položku Data, Filtr, Automatický filtr. Všimněte si, že se ke každé buňce v
záhlaví přiřadila malá šipka směřující dolů. Klikněte na libovolnou z nich a
uvidíte seznam všech položek, které daný sloupec obsahuje. Pokud si vyberete
jednu z nich v našem případě to patrně bude ve sloupci Prodejci pan Brown
uvidíte pouze řádky týkající se prodejních aktivit pana Browna. Všechny ostatní
se odfiltrují. (Nepřehlédněte, že šipka u sloupce, podle kterého se filtruje,
se změnila z černé na modrou).
Příjemnou vlastností filtrů je skutečnost, že můžete dále filtrovat z již
jednou získaného výsledku. Tak lze např. z prodejů uskutečněných panem Brownem
nechat zobrazit jen ty, ke kterým došlo v květnu tohoto roku. Prostě kliknete
na šipku u záhlaví Měsíc a v seznamu vyberete květen.
Za zmínku v této souvislosti určitě stojí i možnost vytváření vlastního
automatického filtru. Ze seznamu, který se objeví po kliknutí na šipku v
záhlaví, vyberte položku Vlastní. Objeví se dvouřádkový formulář, ve kterém
můžete zadat složenou podmínku např. že vás zajímají prodeje pana Browna od
května do června, prodeje pánů Browna a Nowaka nebo třeba všechny zakázky za
více než 50 tisíc Kč.
Chcete-li se vrátit k zobrazení všech položek databáze, prostě klikněte na
modré šipky a vyberte u každé z nich položku Vše. Pokud jste vytvořili
komplikovaný filtr, pak bude patrně jednodušší celou filtraci vypnout prostou
volbou Data, Filtr, Automatický filtr.
1 1237 / pen









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.