Několik žhavých tipů pro "chladné" manažery

Všechen software určený oblasti projektového managementu vás vede fázemi vývoje a výstavby, ale těmto programům čas...


Všechen software určený oblasti projektového managementu vás vede fázemi vývoje
a výstavby, ale těmto programům často chybí souvislost s opravdovým světem.
Následující tipy vám vysvětlí, jak a proč pracovat podle směrnic projektového
managementu.
Ujasněte si svůj cíl. Abyste zabránili rozšíření věcí, které je nutno udělat v
okamžiku, kdy projekt již začal, udělejte si před začátkem projektu jedno až
dvoustránkový náčrt projektu. Tento náčrt by měl přesně popisovat vaše cíle,
finance, důležité osoby atd. Vše, co nemůžete vyčíslit, je nejasné. Ujistěte
se, že všichni manažeři a sponzoři tomuto náčrtu rozumějí a souhlasí s ním.
Pokud potom někdo navrhne změnu projektu, budete připraveni na realistickou
diskusi.
Zhotovte si konstrukci s kompletním výpisem práce na projektu. Bude to náčrt
všech jeho možných výsledků. Postupně tuto konstrukci pročišťujte, až vám
zbudou úkoly, které zvládnou jeden až dva lidé za dva týdny to je přesně tak
detailní stupeň hloubky projektu, který je potřebný ke sledování jeho
realizace. Zadejte dobu trvání pro každý úkol. Doby trvání musejí být přesné,
takže tyto informace získejte od svých kolegů nebo firem, které mají s danými
úkoly zkušenosti. V této fázi ještě můžete pracovat na papíře, ale mějte na
paměti, že všechna data budete muset stejně vložit do programu.
Vytvořte si logiku projektu. Dobře si promyslete vztahy plánování mezi všemi
úlohami. Musíte vědět, která úloha čeká na kterou, aby mohla být dokončena,
která běží samostatně a podobně. Tento proces pevně spojuje úlohy na sobě
závislé přes všechny odnože vašeho projektu. Software za vás pak spočítá
kolidující data. Nyní může program odhadnout dobu trvání celého projektu, ale
mějte na paměti, že se jedná pouze o scénář nejlepšího řešení, dosud jste
nezapočítali všechny finance a zdroje.
Vložte a přiřaďte zdroje. Vytvořte si pracovní kalendář a strukturu výdajů pro
každý zdroj, ať se jedná o lidi, stroje nebo jiné příslušenství. První náznaky
problémů se mohou vyskytnout, pokud dostupné zdroje zklamou v rozpracovaném
úkolu nebo vyčerpají rozpočet před dokončením práce. Další možností je, že
zdroje mohou být ve vašem plánu pro nějakou fázi projektu přetížené a pro jinou
fázi naopak nevytížené nebo vůbec nepoužívané. Tyto situace můžete ovlivnit
přesunutím zdrojů neboli jejich přeplánováním.
Vytvořte si osnovu. Nyní jste připraveni projekt spustit je čas přestat měnit
vypočítané časy, abyste měli něco, podle čeho budete srovnávat výsledky vaší
práce. Vytvořte si eventuální plány. Co by se stalo, pokud by klíčová osoba
podala výpověď, cena důležitého materiálu by se zdvojnásobila nebo pokud by
peníze na financování byly opožděny? Vaší prací je zabránit nepříjemným
překvapením, takže si sestavte analýzu "Co kdyby" a poproste osoby s
rozhodujícími pravomocemi, aby byly připravené.
Pravidelně se informujte o stavu projektu. Experti na projektový management
tvrdí, že pokud má váš projekt výrazný skluz, musíte provést opravné kroky v 10
až 15 procentech práce na projektu. Máte omezit projekt? Můžete pokračovat
hlava nehlava? Jsou dostupné další zdroje? Tohle může mít za následek setkání s
vaší vrchností.
Konec hry, a co teď? Další projekt půjde snadněji, pokud jste se poučili z
projektu, který jste právě dokončili. Sepište si zprávu o tom, co šlo špatně a
co šlo dobře. Poznamenejte si výdaje na zdroje a rozdíl mezi plánovanou dobou
trvání a realitou. Ve svém softwaru si vytvořte šablony, abyste příště nemuseli
začínat od začátku.
Pokud chcete lépe porozumět projektovému managementu, začněte u Institutu pro
projektový management, neziskové profesionální asociace pro všechny zapojené do
projektového managementu. Tento institut, který má 45 tisíc členů, vytváří
standardy pro profesi projektového managementu a píše reference. Jejich
příručka "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" je zdarma
dostupná na stránkách této asociace. Tento institut rovněž publikuje a
distribuuje mnoho knih a nabízí možnost certifikace.

aplikace pro řízení projektů
Plánování není neštěstí. Eliminujte nevítaná překvapení dokonalou přípravou na
projekt dříve, než začne. Váš firemní počítač a příslušný software vám přitom
mohou vydatně pomoci. Dnes vás šéf ve firmě jmenoval do funkce oficiálního
project manažera a byl to rovněž první den, kdy jste slyšel o project
managementu. Co budete dělat? Žádný strach. Project management jednoduše
znamená řízení všech komponent zadaného projektu. Obsahuje přiřazování úkolů
lidem, získávání a rozdělování důležitých materiálů, práci podle časového plánu
(pokud se něco nestihne, je dobré mít pro tuto situaci náhradní variantu) a
kontrolu rozpočtu.
Dan Littman, David Zajíc
Pro zvýšení sebedůvěry se můžete vyzbrojit barevnými tužkami a velkými
papírovými tabulkami nebo na scénu necháte vstoupit své PC. Dobře zpracovaný
projekt na PC vám pomůže rychle zjistit, zda je váš plán uskutečnitelný, označí
potenciální pasti a povede vás až k úspěšnému dokončení projektu. Metodologie
projektového managementu existovala mnohem dříve, než se objevily první
počítače, ale dnešní moderní stroje vám usnadní pohled na složitější koncepty
projektů.
Prvním důležitým krokem ke správnému řešení projektu je rozlišení, do jaké
skupiny váš projekt patří. Podle toho si můžete rozmyslet, jaké nástroje
použijete. Mezi malé projekty můžeme zařadit například úpravu designu Webu nebo
vývoj marketingové kampaně. Pokud je čas na projekt krátký (šest nebo méně
měsíců) a počet lidí a dalších potřebných zdrojů malý (deset a méně
zaměstnanců), potom bude nejspíše potřeba pouze jednoduchý časový plán. Úkoly
na malých projektech můžete plánovat například se softwarem, jako je FastTrack
Schedule 7.0 firmy AEC Software (www.aecsoft.com) nebo programem Project
KickStart 3.0 firmy Experiance in Software (www.projectkickstart.com) a jejich
grafy vám pomohou setřídit úkoly podle důležitosti nebo obtížnosti.
Rozsáhlejší projekty jako jsou plánování nového produktu nebo postavení budovy
vyžadují komplexnější nástroje. Pokud je váš projekt naplánován ne na dny, ale
na roky a vyžaduje koordinování činnosti mnoha pracovníků a použití stovek
materiálů, budete potřebovat software, který zvládá kromě vytvoření časového
plánu i sledování denního "pokroku". Budete nejspíše také přiřazovat úkoly
pracovníkům, kontrolovat rozpočet a výplaty a dávat hlášení managementu. Pro
tento druh projektů se nejlépe hodí robustní řešení pro projektový management
jakým jsou programy Microsoft Project 2000 (www.microsoft.cz), SureTrak Project
Manager 2.0 firmy Primavera Systems (www.teamplan.cz) nebo Project Scheduler
8.0 od firmy Scitor (www.scitor.com).
Abychom vám pomohli rozhodnout, který software se hodí právě pro vás, nejdříve
se zaměříme na jednodušší software a potom na další dostupné funkce v
rozsáhlejších balících. Zaměřím se i na hlavní ukazatele projektového
managementu.
Poctivé plánování
Microsoft Project, SureTrak a Project Scheduler (obvykle se píše PS8) mají
podobné funkce a všechny umožňují sledovat zdroje. Pro jakkoli složitý projekt
budete muset definovat nejen potřebné úkoly, ale i vhodné zaměstnance, zařízení
a další potřebné materiály. Po nadefinování těchto zdrojů musíte každému
vytvořit pracovní kalendář, který bude software používat k získání informací o
tom, zda zdroj, pro který plánujete jako nový úkol, bude k dispozici. Tyto
kalendáře vám velmi ulehčí plánování.
Úlohy mohou mít také své vlastní kalendáře, což se může hodit, pokud se úloha
neodehrává v běžném časovém úseku. Například čerstvě nalitý beton v základech
budovy nepotřebuje žádné zdroje, ale zároveň nemůžete stavět zdi, dokud beton
nevyschne. Právě na tyto situace je program PS8 připraven lépe než ostatní
konkurenti. Umožní vám změnit přiřazenou aktivitu zdroje v době, kdy je úloha
aktivní, a rovněž vám pomohou přiřadit zdroje k jednotlivým úlohám.
Definice, které jste vytvořili, vám znemožní nevhodné přiřazování (například
přiřadit instalatéra na práci v době, kdy se pokládají koberce), ale buďte
opatrní, nezastaví vás při přiřazování stejných zdrojů několika úlohám. Všechny
tři programy mohou zobrazit přetížené a nevyužívané zdroje ve sloupcových
diagramech a tabulkách nebo mohou přeplánovat projekt tak, aby byly zdroje lépe
využity. Microsoft Project vám umožní označit úlohy, které se nesměj zpozdit ty
pak nebudou přeplánovány, program PS8 dokáže zakázat přeplánování v určitém
období nebo pro skupinu úloh. A konečně program SureTrak vybírá mezi přiřazením
přeplánovaných zdrojů úlohám s krátkým trváním (čímž se dokončí více úloh
dříve), nebo mezi přiřazením zdrojů úlohám, které nemohou být opožděny (tím se
důležité úkoly splní včas).
Práce s vaším projektem
V okamžiku, kdy jste dokončili plánování s pomocí Microsoft Project, SureTrak
nebo PS8, je čas začít práci na samotném projektu. Výše zmíněné aplikace vás
nenechají na holičkách a pomohou i v této fázi.
Prvním krokem při tvorbě projektu je vytvoření osnovy krátké shrnutí plánu,
podle které budete moci denně nebo týdně sledovat plnění jednotlivých částí
projektu. Osnova nesleduje jenom načasování projektu, ale i přidělení zdrojů a
samotný rozpočet.
Program SureTrak umožňuje vytvořit pouze jednu osnovu Target Dates, která
zahrnuje informace o všech aspektech projektu. Mít jen jednu osnovu může být
pro mnoho manažerů velkým omezením, pokud bude projekt procházet rozsáhlými
změnami. Microsoft Project může vytvořit kompletní osnovu, až deset verzí
prozatímního plánu a PS8 až 5 kompletních osnov. Samozřejmě, že osnova plánu
vám nic neřekne, pokud nebudete mít k dispozici aktuální informace, podle
kterých můžete srovnávat. Sběr aktuálních údajů (výdaje, procento dokončení
úloh a podobně) a zadávání těchto údajů do projektové databáze vyžaduje
komunikaci s kolegy a kontrolory jednotlivých úloh, je však obvykle i tak
primární částí manažerovy práce.
Program SureTrak lze připojit k jakémukoliv VIM nebo Mail API rozhraní, což
umožní zasílání požadavků o chybějících informacích nebo jeho prostřednictvím
můžete informovat kolegy o stavu projektu. Microsoft Project nabízí podobnou
možnost pro rozesílání a přijímání dat v podobě TeamAssign, TeamUpdate a
TeamStatus zpráv přes jakékoliv MAPI kompatibilní rozhraní. Přiřazení úloh a
informací o plánování a změnách zdrojů může být rovněž distribuováno členům
týmu na heslem chráněných webových stránkách. Firma Scitor prodává samostatnou
aplikaci nazvanou Project Communicator, která je integrována s PS8, aby
shromažďovala a distribuovala informace o stavu projektu. Communicator používá
rovněž webové rozhraní a má šikovnou funkci, která umožňuje odmítnout data
poté, co už byla zapsána do databáze.
Reporty z projektu
Projekt se vyvíjí, informace tečou dovnitř a vy máte osnovu, kterou srovnáte s
praxí. Nyní je čas analyzovat váš projekt a podat informace o jeho stavu. Jeden
z nejjednodušších a nejvýmluvnějších reportů je Ganttova tabulka s
podtabulkami, které indikují, jak velké mají úlohy zpoždění. Z této přehledné
tabulky pouhým pohledem zjistíte, co se nedaří, a jelikož váš software obsahuje
velké množství informací, můžete zjistit konkrétní příčiny těchto zpoždění.
V programu SureTrak nemůžete navrhnout report od základu, ale program nabízí
kolekci předdefinovaných reportů s možností změny návrhu. MS Project má trochu
omezený výběr reportů, nabízí vhodné způsoby pro jejich distribuci, které jsou
stejné jako pro získávání informací. Pokud budete požadovat rozsáhlejší
reporty, můžete přesunout vaši projektovou databázi do programu Microsoft
Access.
PS8 s reporty na nás udělal dojem. Spustí generátor reportů, se kterým se dobře
pracuje uživatelům zvyklým na práci s databázemi. Vytvářením polí založených na
formulářích můžete sumarizovat jakoukoli skupinu dat, zpracovat široké časové
období, finance a jiné kalkulace.
Jenom začátek
Při rozmýšlení, jakou skupinu nástrojů použijete, mějte na paměti, že požadavky
na sledování stavu projektů jsou mnohem složitější, pokud vaše organizace
koordinuje mnoho rozsáhlých projektů najednou. Analyzování mnoha cen, sdílení
prostředků a priorizování napříč mnoha projekty, to vše spadá pod jednu střechu
koordinace projektů o jeden krůček výše než je project management. Aplikace
jako ty, o kterých jsme zde mluvili, mají limitované koordinační dovednosti,
ale existují jiné, které se právě na tyto nedostatky specializují.
Takový software přesahuje zaměření našeho článku, ale pokud tušíte, že v
budoucnu tyto rozsáhlé projekty použijete, měli byste uvažovat dopředu. Výrobce
SureTraku prodává velmi dobře hodnocený koordinační systém, který se integruje
s programem SureTrak. Další high-end balíček adoptoval Microsoft Project de
facto jako svůj front-end. Program PS8 nabízí ve své třídě dobré
multiprojektové schopnosti, ale pokud je přerostete, není žádné jednoduché
rozšíření, takže se vám může stát, že začnete od začátku s novým softwarem.
1 0996 / zaj









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.