Neplatíte příliš za softwarové licence?

Smlouvy na softwarové licence běžně skrývají mnoho záludností špatné cenové modely, lichvářské poplatky za údr


Smlouvy na softwarové licence běžně skrývají mnoho záludností špatné cenové
modely, lichvářské poplatky za údržbu, neurčitý jazyk, omezené záruky či
neúspěšné plánování změn se mohou promítnout do vysokých nákladů. Vyhnout se
nejčastějším omylům však nemusí být nijak těžké a důkladná správa licencí vám
přitom může ušetřit nemalý peníz.
Říkáte, že vám softwarové licence přinášejí jenom migrénu? Pak byste se měli
pobavit s Davidem Fenrichem. Senior manažer softwarových prostředků ve firmě
Cingular Wireless LLC totiž dohlíží na více než 700 softwarových licencí pro 42
tisíc desktopů, pracovních stanic a serverů tohoto telekomunikačního kolosu.
Jen každoroční "seřízení" kdy provede inventarizaci aplikací a ujistí se, že
Cingular disponuje náležitým počtem licencí pro své uživatele představovalo z
velké části manuální práci vyžadující více než 200 lidí.
Dnes Fenrich tento úkol provádí s pomocí systémů Desktop Inventory a Network
Discovery firmy Peregrine Systems s jediným administrátorem a pouze sedmi
stroji. Přitom tvrdí, že Cingular ušetřil miliony dolarů za nepoužívané licence
a zredukoval potenciální náchylnost k bezděčnému používání více licencí než
společnost nakoupila.
Zkušenosti z Cingularu ilustrují výhody, které může přinést snaha uvést do
pořádku stav softwarových licencí ve firmě. Ačkoliv však aplikace, k nimž mezi
jinými patří AssetCenter (Peregrine Systems), Compliance Suite (Altiris) nebo
KeyServer (Sassafras Software), zjednodušují správu existujících licencí,
nemohou zabránit v uzavírání špatných obchodů (ve špatných praktikách).
Smlouvy o softwarových licencích často skrývají mnohé záludnosti. Špatný cenový
model, přemrštěné poplatky za údržbu, neurčitý jazyk, omezené záruky nebo
neúspěšné plánování změn se mohou promítnout do vysokých nákladů, s nimiž
budete bojovat po dlouhou dobu.

Pozor na shelfware
"Většina zákazníků nevyužívá softwaru (nakoupeného často ve větším množství za
výhodnější ceny) v plné míře," říká analytička společnosti IDC Amy Mizoras
Konaryová. V nedávném průzkumu IDC pouze 14 % manažerů z velkých podniků
uvedlo, že plně využívají software, jejž licencují. Mnohé firmy mají naneštěstí
ve svém portfoliu tolik různých aplikací, že je dosti obtížné udržet si přehled
o tom, co v něm vůbec je a kdo to používá.
Mark Gamis, konzultant firmy Compass Consultants, dodává: "Jestliže není vše
spravováno pod jediným finančním deštníkem, není možné vysledovat případné
duplikace, takže nemůžete vědět, zda neplatíte za dva různé produkty, které
dělají totéž."
Prvním krokem je tedy inventura licencovaných aplikací a sledování jejich
využití. "Nečekejte však, že vám prodejci za shelfware (tj. software, který
nevyužíváte) vrátí nějaké peníze," upozorňuje Frank DeSalvo, ředitel výzkumu ve
společnosti Gartner. "Ostatně, proč by se měl dodavatel vzdávat svých příjmů
jen proto, že jste se zmýlili? Radíme proto klientům nenakupovat víc softwaru,
než kolik mohou implementovat během příštích 12 měsíců." Ne vždy musí dojít ke
ztrátě někdy bude možné vyměnit nepoužívané licence za nový software od téhož
prodejce nebo zredukovat roční poplatky za údržbu, které se mohou vyšplhat až
na 30 % původní nákupní ceny. Například v případě Cingularu připadá podle
Fenriche na smlouvy o údržbě více než třetina jejich 230milionového IT
rozpočtu. Když zjistili, že mnohé z jejich licencí zůstávají nevyužity, znovu
projednali smlouvy týkající se údržby a zredukovali náklady o 2,4 milionu
dolarů.
"Neočekávejte však, že pokud nákupní smlouvu zredukujete, uzavřete stejně
výhodný obchod," podotýká Jacqueline Woodsová, viceprezidentka licenčních a
cenových strategií ve společnosti Oracle. "Pokud snížíte počet uživatelských
licencí z 10 tisíc na 5, poplatky za podporu se nezredukují o 50 %.
Původní sleva, kterou dostanete, byla určena na základě nákupu 10 tisíc
licencí." Protože je míra slevy za licence a podporu založena na celkovém
finančním objemu transakce, nelze počítat s lineární závislostí její výše na
počtu licencí.

Softwarové audity
Stejně jako vás stojí peníze software, který jste nakoupili a nepoužíváte jej,
nejinak tomu může být i u softwaru, který jste nekoupili. Jestliže se při
auditu prodejce ukáže, že jste překročili limit svých licencí, organizace
Business Software Alliance (BSA) může vaší firmě uložit zaplacení až 150 tisíc
dolarů za aplikaci.
"Většina přestupků přitom pramení z nedostatečného přehledu nebo
dezinterpretace smluvních podmínek licencí," říká Ed Chopskie, viceprezident
Peregrine Systems. "Mnohé organizace mylně věří, že když mají podnikovou
licenční smlouvu, mohou nainstalovat cokoliv a kdekoliv se jim zlíbí," dodává.
"Pletou si podnikovou smlouvu s plošnou licencí."
Dalším běžným omylem je předpoklad, že licence automaticky dovoluje instalaci
softwaru jak v kanceláři, tak na domácím počítači. Některé licence sice domácí
použití podporují, avšak zdaleka nejde o všechny. Například smlouvy společnosti
Microsoft typu Select, Open a Enterprise Agreement umožňují uživatelům
instalaci aplikací ze sady Office na domácím PC.
Pokud jste si obstarali zkušební verzi nějakého softwaru, udržujte si dobrou
kontrolu nad tím, aby jej někdo nezačal využívat v produkčním procesu. Výrobci
nemají rádi zákazníky, kteří nasazují vývojové nebo zkušební verze "hala bala".
Chopskie doporučuje nastavit srozumitelné politiky pro softwarovou distribuci,
proškolit uživatele o licenčních podmínkách a provádět pravidelné interní
audity pro ověření, že nedošlo k jejich porušení. Dodává, že podniky by měly ze
smlouvy zjistit, co může být impulzem k provedení auditu, kdo jej bude
provádět, kolik času na to bude mít a jaké doklady jsou vyžadovány pro ověření,
zda firma vyhověla podmínkám licenční smlouvy.

Definujte požadavky
Existuje téměř tolik způsobů plateb za software, kolik je samotných aplikací.
Můžete platit pevnou sumu za každé (pracovní) místo, počet současně pracujících
uživatelů, cykly CPU, logické segmenty CPU nebo různé kombinace těchto
možností. Je možné platit za použití aplikací jedinou cenu předem, rozložit
platby v čase nebo platit roční předplatitelský poplatek. Jestliže zvolíte
špatnou metodu plateb, náklady mohou snadno vzrůst výše, než je nezbytné.
"Kupříkladu Microsoft prodává u svých produkčních nástrojů licence na každý
počítač a v případě serverového softwaru pak na každé zařízení nebo na
uživatele," říká Cori Hartjeová, ředitelka marketingu Microsoftu ve skupině pro
licence a stanovování cen.
"Jestliže podnikáte na poli finančních služeb a využíváte více počítačů než
uživatelů, bude pro vás možná výhodné platit za přístup každého uživatele k
serverovému softwaru," vystvětluje Hartjeová. "Ovšem pokud působíte ve
zdravotnictví, kde lidé ze tří směn využívají tytéž stroje, bude lépe platit za
každý počítač."
"Pokud nicméně nebudete obezřetní při definování pojmů jako ,zaměstnanec
či ,uživatel, může dojít k tomu, že licenci porušíte, i když ne záměrně,"
varuje DeSalvo. "Řekněme, že vaše licence je placena za uživatele," popisuje.
"Zapnete počítač, software je zaveden do paměti, avšak nikdy na něj nekliknete.
Jste pak aktivním uživatelem? Nebo zakoupíte aplikační balík založený na počtu
zaměstnanců. Co ale s těmi, kdo pracují na částečný úvazek počítají se sem
také? A když si najmete sezonní výpomoc nebo přes léto zaměstnáte několik
studentů?"
Definice se dokonce odlišují i podle typů aplikací. "Otevřete si 5 instancí
Wordu nebo Excelu na desktopu a stále jste kryti licencí pro jednoho
uživatele," poznamenává David Ertl, manažer interaktivních řešení v pobočce
Tivoli Software společnosti IBM. Pokud však využíváte třeba CAD software,
budete nejspíš potřebovat samostatnou licenci pro každou otevřenou kopii na
svém počítači.
Vše se stává ještě zapeklitějším s tím, jak společnosti Microsoft, Sun
Microsystems a Computer Associates začaly prosazovat model předplácení, aby si
zajistily stálé příjmy.
"Prodejci by rádi přešli k licencování na základě předplatného, ale mnozí z
uživatelů z toho nemají velkou radost," říká Corey Ferengul, analytik ze
společnosti Meta Group. "Chtějí vidět, jestli je předplácení levnější než přímý
nákup licence, avšak odlišné modely není snadné srovnávat." Většina
předplatitelských schémat (včetně neblaze proslulého programu Microsoftu, který
byl představen zhruba přede dvěma lety) ale zahrnuje také údržbu a upgrady,
které by běžně byly nabízeny za extra peníze.
Typicky se tedy dá říci, že ti, kdo upgradují často, zaplatí méně u modelu
založeném na předplatném, avšak pro mnohé z ostatních uživatelů náklady
vzrostou. Měření míry využití se stane mnohem komplikovanějším s tím, jak budou
podniky přecházet směrem k "on-demand computingu", kde jsou aplikace používány
ad hoc, tj. jen v případě potřeby, a to po omezenou dobu různými uživateli,
nebo v podnikových portálech, jež si vytahují různé funkce z široké řady
aplikací více výrobců.
"Lze o volání SAP BAPI (Business Application Programming Interface) z IBM
WebSphere portletu mluvit jako o uživateli systému SAP? Ano, jde to," říká
analytik Gene Phifer, viceprezident a analytik v Gartneru. "A dopad takových
situací na licencování je něčím, s čím prodejci ještě stále zápasí."

Hlídejte si peněženky
Dokonce i mnozí ze zákazníků, kteří náklady na licence bedlivě sledují, často
věnují příliš málo pozornosti ročním poplatkům za podporu a upgrady. S tím, jak
se dodavatelé snaží získat vyšší příjmy i z existující báze uživatelů, se
poplatky za údržbu stávají stále větším zdrojem peněz.
"Tyto náklady jsou zřejmě naším největším problémem," popisuje Jack Stewart,
správce IT ve firmě Tyson Foods. "Mnozí výrobci poplatky za údržbu vyžadují bez
toho nemůžeme provádět upgrady produktů. Přitom může jít o velmi drahý doplněk,
o němž se nikdo nezmíní, dokud se nezačne dojednávat konečná cena."
Jim Shepherd, viceprezident společnosti AMR Research, dodává, že smlouvy o
údržbě jsou problematickým místem pro mnohé podniky. "Uživatelé mají sklony
soustředit se více na cenu licencí než na poplatky za údržbu. Nakonec však
právě za ni utratí v průběhu životního cyklu softwaru podstatně více než
zaplatili za samotné licence."
Občas mohou také dostat méně, než na čem se dohodli. "V některých případech
platí firmy za údržbu, aby si zajistily budoucí vylepšování produktu, jenom
proto, aby zjistily, že vylepšení, na něž čekaly, jsou poskytována ve formě
nového produktu, který jim chce výrobce opět prodat," upozorňuje Shepherd.
Samotná výše poplatků se široce liší, varuje Ferengul z Meta Group. "U
některých dodavatelů je tím jediným, co si za poplatky na údržbu koupíte,
možnost zavolat na jejich helpdesk. Jiné však dávají možnost upgradu na
nové ,meziverze kupříkladu ze 2.0 na 2.1 nebo 2.2 nikoliv však na novou 3.0. A
jiné poskytují vše výše uvedené plus plné nové verze."
Advokát Michael Overly, jeden z partnerů v právní firmě Foley & Lardner a autor
digitální knihy Software Agreements Line By Line, klientům radí, aby se předem
bedlivě prozkoumali licenční podporu i podmínky upgradu a dopředu si pojistili
cenu za obnovení produktu.
"Setkal jsem se i s firmami, které podepsaly mnohamilionové smlouvy s fixními
licenčními poplatky pro první rok," říká Overly. "Dostaly zdánlivě výhodnou
nabídku, avšak v příštím roce vzrostl účet o 38 % a firma se nemohla nijak
bránit."

Prověřujte záruky
Prakticky každá softwarová licence obsahuje záruku, která říká, že software
pracuje tak, jak je popsáno v dokumentaci. Ovšem tato garance obvykle vyprší po
90 dnech, zatímco dokumentace se může změnit téměř kdykoliv. Pokud to tedy
písemně nespecifikujete, tak licence vlastně nemohou garantovat, že software
bude dělat právě to, co potřebujete.
Doporučuje se tedy doplnit ke kontraktu stránku, kde bude popsáno, co software
musí "umět", a jako součást kontraktu vyžadovat i testování, které prověří
funkčnost softwaru před akceptováním smlouvy. V případě potřeby si můžete
odepřením platby plné ceny, dokud nebudete mít příležitost aplikaci nasadit,
zajistit možnost přesvědčit se, že pracuje tak, jak výrobce uvádí.
"Jestliže je záruka vším, co máte, je pak jedinou obranou případná žaloba
prodejce pro její nedodržení," říká Overly. Provedete-li však akceptační
testování, musí dodavatel vrátit peníze zpět, pokud nebude software ve vašem
prostředí pracovat, jak má."
Nedávný ekonomický pokles zasáhl prakticky každého, obzvláště pak podniky, jež
plánovaly expanzi, a pořídily proto větší počet licencí, než potřebovaly. Avšak
ani mnohé snáze předvídatelné aktivity, jako je slučování či akvizice firem,
nemusejí být licenčními smlouvami pokryty.
"Řekněme, že vlastníte 10 tisíc licencí a provedete ve firmě změny (např.
jména)," popisuje DeSalvo. "Musí nově vzniklá firma nakoupit své vlastní
licence? V některých případech ano, ačkoliv k žádným změnám v hardwaru ani
softwaru nedošlo. Vše závisí na definici ,podniku a toho, komu je umožněno
software používat. Doporučujeme proto zahrnutí práv na přenesení licencí v
případě sloučení, akvizice nebo zbavení se licenčních práv."
Nejste-li spokojeni se současnými licenčními dohodami, budete mít větší šanci
je upravit ve chvíli, kdy na stůl položíte další peníze," říká Shepherd z AMR.
"Vždy klientům doporučujeme, aby pokaždé, když se chystají dokoupit další
licence, produkty nebo služby, aby se zamysleli nad opakovaným projednáním
stávajících licenčních smluv, protože právě tehdy mají možnost jejich podobu
ovlivnit."

Softwarové licence 101
Licence pro domácí či duální použití: Dovoluje zaměstnancům instalovat kopie
licencované aplikace na domácím PC (i když často s určitými restrikcemi).
Trvalá licence: Jednou za software zaplatíte a budete jej vlastnit napořád bez
extra plateb se však zpravidla neobejdou podpora, údržba ani upgrady. Některé
firmy vyžadují plnou platbu předem, ale třeba u Enterprise Agreement licencí
Microsoftu jsou platby rozloženy na 3 roky.
Omezená licence: V některých případech bývá použití aplikace omezeno kupříkladu
u kopií, které byly nakoupeny za účelem zhodnocení softwaru nebo zaškolení
uživatelů. Jako jiný příklad lze uvést licenci Oraclu pro embedded software,
která dovoluje použití jen s aplikacemi, jež jsou vestavěny v určitých
specifických aplikacích.
Neomezená licence: Tato smlouva umožňuje použití softwaru pro jakékoliv účely
včetně vývoje, produkce či testování a použití záložních nebo rezervních kopií
v případě, že dojde k selhání první kopie. Neomezená licence může také
povolovat modifikaci softwaru pro jeho použití spolu s aplikacemi třetích stran.
Místní licence: Tento typ smlouvy obvykle umožňuje, aby software běžel na
neomezeném počtu strojů ve specifickém místě. Jedná se však už o "ohrožený
druh".
Termínová licence: Někdy je označovaná jako předplatné, v podstatě jde o
pronájem softwaru na určité období, typicky na 1-5 let. Na konci této lhůty
musíte předplatné obnovit nebo aplikace odinstalovat. Předplácení obvykle
zahrnuje podporu, údržbu i upgrady a bývá vztaženo na zaměstnance.
Licenční metriky: Existují různé přístupy k poměřování licencí. V případě
licence na pracoviště nebo počítač platíte za každé PC, na němž je software
nainstalován. U jmenné licence je dovoleno používat aplikaci vždy jen
konkrétnímu jednotlivci. "Plovoucí" licence (pro současně pracující
zaměstnance) umožňuje, aby v daném čase pracoval se softwarem specifikovaný
(maximální) počet uživatelů bez ohledu na to, kolik kopií je ve firmě
nainstalováno. Serverové a middlewarové aplikace jsou obvykle účtovány podle
počtu procesorů (nebo jen části CPU, kterou jsou schopny využít). Někteří z
výrobců také nabízejí model, v němž jsou licenční poplatky založeny na počtu
minut, po které je aplikace denně využívána.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.