Nový systém pro rostoucí byznys

Úspěch změny informačního systému úzce souvisí se zvládnutím všech implementačních fází. Společnost J. K. R...


Úspěch změny informačního systému úzce souvisí se zvládnutím všech
implementačních fází.

Společnost J. K. R. se stala implementačním partnerem tuzemského výrobce
sanitární techniky Ravak. V letech 2001 a 2002 u něj zaváděla svůj informační
podnikový systém BYZNYS Win.

Výchozí situace
Společnost Ravak využívala jako základ svého informačního systému platformu
MS-DOS. Ta s rostoucím objemem podnikové agendy nestačila pokrývat veškeré
požadavky. Uživatel, tedy firma Ravak, musel vytvářet mnoho vlastních
nadstavbových programů, které zabezpečovaly nezbytné funkce spojené s rostoucí
datovou základnou a přívalem stále rozmanitějších požadavků uživatelů. Z těchto
důvodů byl nucen hledat nový podnikový informační systém, který by pružně
reagoval na neustále se měnící potřeby a současně byl provozován na platformě
Windows.
Hledané ERP (Enterprise Resource Planning) muselo splňovat veškerá kritéria
moderního podnikového informačního systému. Mezi ně patřila i problematika
ochrany kritických podnikových dat, nezbytných pro růst společnosti. Proběhlo
výběrové řízení, na jehož základě byl v červnu 2001 vybrán ERP systém BYZNYS
Win společnosti J. K. R. Ten totiž, dle představitelů Ravaku, po zvážení
veškerých aspektů nabídl nejlepší řešení především v oblastech intuitivního
ovládání, zavedených pracovních postupů, bezpečnosti dat v podobě technologie
SQL a otevřeného uživatelského prostředí, jež může uživatel pomocí tzv. Prvků
uživatelské volnosti dotvářet. Důležitým faktorem při výběru nového ERP řešení
byly též služby dodavatele spojené s počátečním převodem dat a vlastní
implementací systému.

Proces nasazení
Jako první vznikl tzv. implementační tým, zodpovědný za úspěšné nasazení
systému. Ten se skládal jak z pracovníků dodavatele (firmy J. K. R.), tak i z
klíčových pracovníků IT oddělení společnosti Ravak. Vzhledem k rozsahu
instalace byla první fáze nasazení systému, tzv. předimplementace, rozvržena do
dvou měsíců. Její průběh spočíval v detailní analýze veškerých požadavků
uživatele na nové ERP, dále v analytické přípravě ERP BYZNYS Win a v seznámení
implementačního týmu s pracovním prostředím uživatele. Během této doby byly též
stanoveny základní cíle pro úspěšné zprovoznění systému. Jako nejdůležitější se
posléze ukázaly následující:
1. Kompletní převod datové základny v minimálním časovém intervalu s podmínkou,
že operace nijak neomezí provoz. Doba převodu tedy připadla na páteční
odpoledne a sobotní den. Bylo nutné sloučit tři samostatné databáze stávajícího
systému, provést kontrolu správnosti a následně údržbu k poslednímu lednu 2002.
Takto upravená databáze mohla být následně pomocí tzv. upsize dat převedena pod
BYZNYS Win. Po úspěšném převodu prověřili správnost dat pracovníci uživatele.
Posléze se mohlo přikročit k zahájení ostrého provozu pod dohledem
implementačního týmu.
2. Zabezpečit návaznost popřípadě navrhnout jiné řešení realizace nadstavbových
programů, které čerpaly z údajů stávajícího informačního systému. K úkolu se
přistupovalo individuálně a byla navržena konkrétní dílčí řešení v podobě
vytvoření specifického rozhraní Prvků uživatelské volnosti, zahrnujícího
uživatelské úpravy, tvorbu uživatelských sestav a systém uživatelských
podmínek. Ošetření velkého množství požadavků se též automaticky zrealizovalo
vlastní technologií a standardními funkčnostmi nového ERP systému.
3. Vyřešit požadavek na on-line propojení cca 25 uživatelů s pobočkou firmy
Ravak vzdálenou 20 km od centrály. Realizace úkolu mohla probíhat více způsoby,
z nichž byl nakonec, vzhledem k nutnosti další investice do licencí
terminálového klienta, zamítnut terminálový přístup. Volba padla na řešení v
podobě jediné databáze na centrále a dvou samostatných instalací systému BYZNYS
Win, jež efektivně vyřešilo licenční náročnost a současně plně splnilo
požadavek na on-line podobu spojení.
Po analýze těchto základních problémových okruhů bylo přistoupeno k vlastní
implementaci, jejímž cílem bylo v průběhu následujících 4 měsíců přejít na
ostrý provoz v novém systému. Náplň tohoto období sestávala v technické
realizaci cílů stanovených v předimplementační etapě. Kromě již zmiňovaných
bodů vyvstala nutnost realizace rozsáhlého odborného školení jednotlivých
pracovníků v prostředí uživatele a zajištění bezproblémové datové komunikace s
jednotlivými dceřinými společnostmi Ravaku. Detailně byli vyškoleni správci
aplikace. Ti poté zabezpečili komplexní přípravu a generování výstupů dle
potřeb mateřské společnosti. Součást procesu přechodu tvořily též tzv.
testovací dny, během kterých se data duplicitně pořizovala do stávajícího i
nového informačního systému. Následně prošla tato data kontrolou, což umožnilo
uživateli lépe zvládnout problematiku osvojení postupů práce s novým řešením a
upozornilo implementační tým na případné nedostatky ještě před zahájením
ostrého provozu. Na 4. února 2002 připadlo zahájení neduplicitního ostrého
provozu. V jeho průběhu bylo dořešeno především vyladění systému pro potřeby
jednotlivých uživatelů, dohlíženo na správnost pracovních postupů a operativně
řešeny uživatelské problémy a dotazy. Po dvouměsíčním reálném provozu,
provázeném dohledem pracovníků společnosti J. K. R., přešel 9. dubna 2002 nový
informační systém do rutinního provozu. Tím se ERP řešení společnosti Ravak
stalo největší instalací produktu BYZNYS Win. Konkrétně jde o 180 uživatelů
včetně těch on-line propojených mezi vzdálenými pracovišti.

Přínos nového řešení
Zvládnutí nárůstu objemů dat: narůstající objem dat způsoboval technické
problémy ve stávajícím informačním systému platformy MS-DOS. Pro jejich
vyřešení bylo nutné vždy zastavit provoz a provést časově náročnou rekonstrukci
dat. U BYZNYS Win tento problém řeší efektivně navržená technologie. Zároveň
nový systém přispěl k výraznému urychlení vyhodnocování dat a díky transakčnímu
zpracování na databázové platformě SQL Server byla zásadně zvýšena i jejich
bezpečnost.
Generování dostatečně kvalitních výstupů: nové řešení nabízí celou řadu nových
vlastností od kvalitních grafických výstupů, přes možnost definice vlastních
uživatelských požadavků až po komunikaci s aplikacemi sady MS Office. Zvládnutí
komplexní ERP zátěže společnosti.

Postimplementační servis
Implementační tým i nadále poskytuje uživateli službu Pravidelný dohled nad
rutinním provozem produktu BYZNYS Win.
Základní varianta systému byla za provozu rozšířena o zpracování modulů Doprava
a Výroba. Modul Doprava komplexně eviduje provoz referentských vozidel, jejich
rezervace, schvalování provozu a veškerou správu vozového parku. Modul Výroba
nalezl uplatnění v on-line režimu na vzdáleném středisku strojírenské výroby.
Slouží k přípravě plánování a sledování výroby zemědělských strojů a komponent
pro koupelnové radiátory.

Další rozvoj systému
Pro další období je plánován test a následná implementace mechanismu údržby dat
v centrální databázi systému. V databázi sídlí veškerá data za 5 let provozu. I
proto tvoří součást distribuce BYZNYS Win aplikace pro údržbu dat. Ta pracuje
na základě požadavků stanovených uživatelem a data se zde přesouvají do
archivní databáze společně s vazbami, restrikcemi a číselníkovými položkami. Po
provedení zálohy se základní databáze zmenší a současně je možno zpracovávat
výstupy z archivu společně s aktuálními daty.
Autor je vedoucím obchodního oddělení firmy J. K. R.




Ravak profil uživatele
Od roku 1991 vyráběl Ravak sprchové kouty a vaničky v licenci francouzského
výrobce. O dva roky později začal investovat do vlastního vývoje, jenž vyústil
v zahájení prodeje standardní řady sprchových koutů vyráběných vlastní
patentovanou technologií. V letech 1996 až 1997 společnost expandovala do
zahraničí. Ve stejném období rozšířila výrobu i o luxusní řady sprchových
koutů. Rok 1998 se odehrál ve znamení začátku výroby akrylátových van. Mezi
poslední novinky společnosti Ravak patří hydromasážní vany a systémy.


Profil J. K. R.
Společnost J. K. R. (www.jkr.cz) byla založena v roce 1991 jako česká firma bez
zahraničního kapitálu a cizího know-how. V současnosti je významným dodavatelem
ERP systémů. Má pobočky v Praze a Teplicích, externí servisní střediska ve
všech krajích České republiky a rozsáhlou distribuční síť. Společnost J. K. R.
je autorem a dodavatelem podnikového informačního systému BYZNYS Win. Její
roční obrat dosahuje řádu desítek milionů korun. Základním a stěžejním cílem
společnosti je dodání podnikového informačního systému a jeho plnohodnotné
zprovoznění včetně uživatelské konzultační a metodické podpory.
ERP BYZNYS Win Systém BYZNYS Win je základním stavebním kamenem digitálního
nervového systému firmy. Je projektován pro zvládnutí vysokých nároků uživatele
z hlediska objemu zpracovávaných dat a náročnosti na zpracování a výstupů.
Nabízí svým uživatelům moderní grafické prostředí, bezpečnou správu datové
základny a rychlý přístup k této datové základně. Systém BYZNYS Win na
platformě Windows je jako 32bitová vícevrstvá aplikace klient/server vyvíjen od
roku 1997.
Systém BYZNYS Win tvoří následující základní moduly:
n Jádro systémun Finanční účetnictví
n Fakturacen Evidence majetku
n Mzdy a personalistikan Skladové hospodářství
n Bankovní operacen Zakázky
n Pokladnan Informace
n Manažern CRM
n Workflown Centrum sdílení dokumentů
n BYZNYS Win mobilen BYZNYS Win OLAP
n Doprava n Výroba n Excellentn BYZNYS Win shop
Ocenění a certifikace
n Společnost J.K.R. je držitelem certifikátu kvality ČSN EN ISO 9001:2000.
n ERP BYZNYS Win získal v roce 2005 Microsoft Platform Test for ISV Solutions.
n Společnost J. K. R. je Microsoft Certified Partner.
n Společnost J. K. R. je členem Microsoft ISV Royalty Licensing Program.
n ERP BYZNYS Win je certifikován společně s DOAS-II jako Dealer Management
System pro dealery společnosti Ford.
n Systém BYZNYS Win je pravidelně 2x ročně auditován.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.