Odstřihněte byznys od papíru Přichází veřejná IP telefonie

Kreativní pracovníci Tajemství úspěchu firmy spočívá především v tom, že zaměstnáte chytré lidi, které nechá...


Kreativní pracovníci
Tajemství úspěchu firmy spočívá především v tom, že zaměstnáte chytré lidi,
které necháte být dostatečně tvůrčími. Naše manažerka vám poradí, na co se
soustředit při náboru nových lidí do IT oddělení. Strana 28
Penetrační testy
Většina lidí si pod pojmem penetrační test představí testování infrastruktury
pomocí ataků z internetu nebo z vnitřní sítě organizace. Avšak stejně důležité
je i otestovat, jak jsou vaši pracovníci schopni čelit útokům sociálních
inženýrů. Strana 29
V té či oné formě je papír okolo nás už zhruba 5 000 let. Papírové peníze jsou
preferovaným médiem výměny při obchodních transakcích už po nějakých 1 000 let.
Během posledních 30 let se však organizace pokoušely i když dosud s nevalnými
úspěchy papír z obchodních procesů eliminovat.
Vezmeme-li v úvahu historii papíru, není žádným překvapením, že stále hraje
významnou roli ve většině korporací. Ovšem s tím, jak firmy zmnohonásobují své
úsilí zvýšit produktivitu pomocí automatizace a přehodnocením na papír
soustředěných obchodních procesů, získává IT konečně navrch.

Nemáme moc na vybranou, alespoň to tvrdí Alan Goldstein, ředitel The Bank of
New York. "Přitom, jak se zvyšují objemy, je jediným způsobem, jak se s tím
firmy mohou vypořádat, přechod k vyšší míře automatizace," říká.
Účinky takových snah jsou pociťovány na trzích s papírem. "Úrovně spotřeby
papíru jsou v podstatě stále stejné," říká Merilyn Dunnová, analytička
společnosti InfoTrends/Cap Ventures. Očekává se, že prodeje volných listů
papíru během příštích několika let porostou o méně než dvě procenta ročně, což
představuje ostrý pokles z dvouciferných rychlostí nárůstu zaznamenaných před
deseti lety. Zpomalení je prý přímým důsledkem nahrazení systémů založených na
papíru jejich elektronickými protějšky.
Firmy už učinily v redukci toků papíru velký pokrok. Díky technologiím, jako
jsou EDI (Electronic Data Interchange) a webové služby, digitální zpracování
obrazu a elektronických dokumentů či systémy pro správu dokumentů, byla
přepracována mnohá workflow tak, aby byly redukovány nebo eliminovány na papír
orientované procesy a byly nahrazeny efektivnějšími alternativami.
Reinženýring workflow je klíčem ke snižování nákladů, myslí si Steven Thum,
viceprezident divize řízení obchodních procesů v Bank of New York. "Musíte
skutečně porozumět technologii, abyste pochopili, jak můžete využít jejích
výhod a jak znovu navrhnout základní procesy pod ní," říká.
Setrvávání u papíru
V několika oblastech bude nicméně papír v dohledné době pravděpodobně i nadále
využíván. Mnoho lidí má stále kulturní preference pro papírový výstup.
Například organizace Sonora Quest Laboratories sice automatizuje své
laboratorní procesy medicínského testování, avšak rozhodující nakonec je, že
poskytovatelé zdravotní péče požadují nadále tisk dokumentů.
"Spousta lékařů i nadále chce pevnou kopii. Stále je totiž rádi ukazují
pacientům," vysvětluje CIO Bob Dowd.
Lidé jsou rádi, když mají papírové kopie dokumentů, které reprezentují finální
výstupy transakcí, říká Richard Harper, senior výzkumník v oblasti
socio-digitálních systémů v organizaci Microsoft Research. "Papír může hrát
roli fyzického ztělesnění transakce, jako je třeba uzavření pojistné smlouvy,"
vysvětluje.
Dokonce i to by se ale mohlo nakonec změnit. "Více než 40 % pracovní síly se
narodilo po roce 1975 a počítače tito lidé používali odjakživa", říká Dunnová.
"Naučili se vstřebávat a udržet informace z obrazovek displejů a na papír se
dívají jako na redundantní," dodává.
To byl také případ v Bank of New York, kde se uživatelé adaptovali na
prohlížení obrázků a PDF souborů dokumentů na obrazovce namísto jejich tisku.
"Sledoval jsem, jak pohotově si někteří zaměstnanci, kteří působí v odvětví už
déle než pár let, osvojili schopnost vytáhnout si záznam na svém desktopu.
Lidé, kteří si je tisknou, jsou skutečně výjimkou," říká Thum. Je zde nicméně
rozdíl mezi prohlížením transakčních dokumentů na obrazovce a čtením rozsáhlých
reportů či jiných na znalosti náročných dokumentů tímto způsobem, upozorňuje
Harper.
U společnosti Whirlpool, výrobce elektrických spotřebičů, jsou oblastí, kde
papír i nadále zůstává nejdokonalejší technologií, produktové manuály, a to i
navzdory potenciálním úsporám nákladů, jež poskytují digitální dokumenty.
Papírový manuál může být připojen ke spotřebiči, takže je zákazníkovi k
dispozici pohotověji, než elektronické dokumenty na CD-ROMu nebo na webu. Papír
má také jisté hmatatelné kvality, jež jsou atraktivní pro marketingové účely.
"Marketing může použít určitý typ papíru, vyjadřuje image naší značky," říká
Thomas Ehrman, ředitel služeb firmy Whirlpool.
U softwarových společností, jako je třeba Microsoft, nicméně tištěné manuály
nejsou příliš užitečné. "Neexistuje způsob, jak si vytisknout manuál pro
Windows, protože se mění každých šest týdnů," říká Harper.
Shoda pomocí pevné kopie
Jiné dokumenty, jako jsou například smlouvy, musejí být ale uchovávány na
papíře z důvodů dodržení právních či regulatorních opatření. "Přesto, do jaké
míry jsme přešli na elektronické zpracování dokumentů v jádru našeho byznysu,
stále máme kontrakty, svěřenecké smlouvy atd., které jsou vyžadovány pro
ustanovení vztahu s bankou," dodává Tlum. Takové dokumenty jsou sice
naskenovány, avšak elektronické verze jsou pouze doplňkové.
"Byl bych překvapen, kdybych viděl skutečné právně závazné dokumenty udržované
v čistě elektronické formě," říká Ernie Harris, produktový manažer společnosti
Raymond James Financial. Tato firma poskytující finanční služby používá
technologii pro zpracování obrazu pro příchozí dokumenty a faxy, avšak přání
eliminovat na papíru založené transakce se zákazníky je utlumeno legislativními
požadavky a kulturními preferencemi podepsaných dokumentů. Společnost každý
měsíc zpracovává stovky tisíc papírových požadavků na otevření, aktualizaci
nebo změnu zákaznických účtů.
A papíry se rychle sčítají. "Nový klient typicky otevírá přinejmenším šest účtů
a podepisuje 20 až 30 listů papíru," říká Harris. V současné době přichází 50 %
požadavků na transakce společnosti poštou nebo faxem.
Raymond James má v úmyslu to vyřešit vytvořením dynamických dokumentů, které
sestávají ze společného formuláře a modulů, jež mohou být integrovány na
základě potřeb zákazníka. "Musíte podepsat pouze jeden kontrakt. Nyní mluvíme o
podepsání jednoho, dvou nebo možná tří listů papíru namísto 30," popisuje
Harris.
Některé právní dokumenty by mohly zmizet, pokud by se stala široce akceptovanou
technologie digitálního podpisu. Harris říká, že je asi v jedné třetině cesty
vyhodnocování technologie digitálního podpisu, jež by mohla papírové kontrakty
eliminovat. Tento systém obsahuje i podložku pro digitální zachycování, která
do Word a PDF souborů začleňuje obraz bezpečného podpisu a hash dokumentu.
Pochybuje nicméně, že digitální kontrakty v brzké době papír nahradí. "Máme za
sebou stovky let pohodlného psaní perem na papír. Kdy však začnete aplikovat
jejich digitální reprezentace, se stává opravdu nejistým," myslí si.
Avšak přínosy plynoucí z přechodu k digitálně podepisovaným dokumentům by byly
obrovské. "Máme zde potenciál udělat velký skok kupředu na základě obratu v
úrovni služeb. Klienti by mohli mít své účty otevřené a připravené pro
transakce v rámci několika minut," říká Harris.
Papír také postupně vyklízí pole i coby medium pro archivní ukládání dat. Bank
of New York odhaduje, že od roku 1997, když začala se skenováním, digitálně
zpracovala více než 290 milionů dokumentů. "Díky digitálnímu zpracování obrazu
a technologiím, jako je PDF, papír rychle mizí i jako archivační médium,"
potvrzuje Keith Kmetz, analytik společnosti IDC. "Tisk už nemusí nevyhnutně být
jedinou formou trvalého záznamu. Stal se dočasným zdrojem informací," dodává.
Nicméně výtisky na jedno použití dočasná konkretizace elektronických dokumentů,
které jsou po použití vyřazeny, respektive vyhozeny pravděpodobně setrvají,
neboť lidem vyhovuje kontrast a "pocit" z papíru. Takové výtisky mohou v
některých oblastech dokonce zaznamenat i nárůst, jak říká Kmetz. Aby to firmy
lépe zvládaly, nasazují systémy pro účtování dokumentů, které sledují, kdo co
kdy tisknul.
Bitva na okraji
V předních liniích bitvy za vymýcení papíru kde se byznys dotýká zákazníků a
dodavatelů zůstal papír tvrdohlavě opevněn pro mnoho typů transakcí. Je to však
současně oblast, kde firmy vidí největší příležitost pro úspory. Tak například
objednávání přes web je sice skvělou alternativou, nebude však fungovat,
jestliže zákazníci nebudou chtít jít stejným směrem. "Na začátku 90. let jsme
si mysleli, že se všichni přesunou na internet. O pět let později jsme
zjistili, že kolem sebe máme více papíru než kdykoliv předtím," popisuje Boren
Novakovic, senior manažer strategie dodavatelských řetězců ve Whirlpoolu.
Problém: Výrobce spotřebičů přijímá více než 1,5 milionu objednávek za rok od
stavitelů bytů, kteří mu je stále posílají faxem.
Whirlpool tak nemohl eliminovat své faxové stroje, neboť tito zákazníci často
pracují v terénu a nemají neustálý přístup k internetu. "Jestliže chtějí
objednávky posílat faxem a my jim nevyjdeme vstříc, obrátí se na jiného
dodavatele," vysvětluje Ehrman.
Nyní ale Whirlpool zachycuje příchozí faxy digitálně namísto toho, aby je
tisknul. Nový systém pro výměnu dokumentů od společnosti Esker přijímá příchozí
faxy a archivuje obrázky do archivu IBM DB2 CommonStore.
V další fázi, která je nyní ve fázi pilotního projektu, bude Whirlpool používat
technologii OCR (Optical Character Recognition), aby automaticky extrahoval
data z faxových formulářů a nasměroval je do svého systému SAP, jenž objednávky
zpracuje a faxem pošle zpět potvrzení.
Extrahování dat z obrázků je ovšem záludné. Plán Whirlpoolu vyžaduje 95% míru
přesnosti u příchozích faxů, avšak úspěch bude záviset na změně v obchodních
procesech: bude třeba zákazníky přimět k tomu, aby používali standardní
formuláře. "Budeme z toho mít digitální noční můry," připouští Novakovic,
"jestliže Whirlpool jednoduše překonvertuje všechny své na papíru založené
procesy na digitální bez jakékoliv standardizace nebo vylepšení obchodních
procesů."
Také James plánuje používat OCR pro extrakci obsahu z obrázků elektronických
dokumentů. Výzvou ovšem je, že klienti někdy do formuláře ručně zapisují změny.
"Musejí být proto vytvořena pravidla pro označování takových změn v
kontraktech," říká Harris.
Nakonec by Harris rád vytvořil obchodní procesy, které by umožnily, aby
zpracování příchozích faxových objednávek bylo zcela automatizováno. "Pokud by
se nám to povedlo, znamenalo by to obrovskou redukci požadavků na personální
obsazení," tvrdí. K tomu však zřejmě nedojde nijak brzo. Raymond James v
současnosti používá automatizovanou faxovou službu společnosti EasyLink
Services, která zachycuje obrázky příchozích faxů, směruje je a pokouší se
extrahovat z nich pomocí OCR nějaký obsah. Systém odvádí dobrou práci při
směrování dokumentů a pilotní projekt OCR byl úspěšný, tento proces ale
nefunguje pro všechny formuláře. "Neexistuje způsob, jak garantovat míru
přesnosti, již Raymond James vyžaduje," tvrdí Bill Fallon, viceprezident firmy
EasyLink, takže každý fax musí být současně manuálně překontrolován.
Problémy zůstávají
I Bank of New York čelila výzvám při extrahování dat z požadavků převedených na
obrázky. "Nyní se snažíme vypořádat se základní klientskou bází, kde každý má
svůj vlastní formát nebo vůbec žádný formát. OCR provádíme selektivně," říká
Thum.
Banka už svůj systém pro digitální zpracování obrazu používá několik let,
dosáhla ale bodu, kdy stupeň návratnosti začal klesat. Většina obchodních
transakcí se přesunula do on-line oblasti, ale jak říká Thum, "papír nicméně
zůstává". Ačkoliv jsou příchozí papírové dokumenty skenovány, mnohé originály
musejí být přechovávány z důvodu shody nebo kvůli právním předpisům. Avšak i
když je procento dokumentů, jež zůstávají v papírové formě, možná relativně
malé, absolutní počty dokumentů přicházejících poštou či faxem jsou stále
významné. S tím, jak se zvyšují náklady na manuální zpracování, poskytuje
potenciál nákladových úspor silný stimul pro to, aby byly zůstávající na papíru
založené procesy odsunuty mimo byznys.
(pal) 6 1182
Digitální alternativa k papíru
Jestliže uživatelé nepřejdou od papíru k digitální technologii, proč
nedigitalizovat samotný papír? Tento přístup, na němž je založen systém
zachycování podpisu Xpaper společnosti Talario, vytváří digitální kopii
fyzického dokumentu bez toho, aby bylo nutné jej naskenovat.
Xpaper obsahuje digitální pero a papír, který nese unikátní identifikátor a
mřížkový/rastrový vzorec, který slouží pro orientaci pera na stránce. "Tisknete
na náš speciální papír, a když píšete s naším perem a vložíte jej do dokovací
kolébky, získáte digitální kopii," popisuje Tim Aughenbaugh, prezident firmy.
Uživatel vytváří formulář v jakékoliv Windows aplikaci a konvertuje jej do PDF
formátu. Když je zachycen podpis, je vložen do tohoto dokumentu.
Xpaper není náhražkou za podepsané dokumenty, nýbrž jej doplňuje, jak říká
Aughenbaugh. Xpaper vytváří digitální obraz v jednom kroku, takže odstraňuje
potřebu skenovat dokument. A na rozdíl od naskenovaného snímku je PDF soubor
obsahující podpis prohledávatelný. "Tato technologie je inovativní, avšak při
ceně 15 centů za list není řešením při pátrání po problému," říká Merilyn
Dunnová, analytička společnosti InfoTrends/CAP Ventures.
Pro některé transakce je však tato technologie ideální, jak tvrdí Aughenbaugh.
"Jsme schopni zachovat papír a získat výhody vyšší efektivity plynoucí z
rychlejšího reportingu či schopnosti rychleji účtovat."
Papír není problémem obchodních procesů
Richard Harper je výzkumník socio-digitálních systémů ve společnosti Microsoft
Research a je i autorem knihy Mýtus bezpapírové kanceláře (The Myth of the
Paperless Office, MIT Press, 2001). S autorem článku hovořil o vývoji role
papíru v organizacích.
Co je vlastně na papíru problematického?
Myslím si, že v roce 2006 jsou spory o ohledně papírové a bezpapírové kanceláře
trošku staromódní. Poselství týkající se bezpapírového provozu jsme už dostali
dokonce i z nejvyšších úrovní. Nepřekonali jsme ten problém už? Co je na papíru
špatného? Není na něm špatného nic. Papír je neuvěřitelně levný a uživatelsky
mnohem přívětivější než většina počítačových technologií.
Kde může být papír nahrazen?
Papír je tradičně využíván i pro úlohy, pro něž není nezbytně nejlepší
variantou. Mezi organizacemi se papír stává implicitní technologií. Papír je
dobrý jako řešení problému někoho jiného. Problémem totiž není zbavit se
papíru. Je jím fakt, že organizace ještě nevyřešily, jak komunikovat
elektronicky.
Co je špatného na elektronických dokumentech?
Dokonce i společnosti, jako je Microsoft, zatím nevyřešily, jak digitální
dokumenty zhmotnit. Byl byste blázen, kdybyste na digitální technologii
spoléhal u pojistných smluv. Tyto technologie jsou vyvíjeny a inovovány takovým
tempem, že nemají žádnou historii. Problém hmatatelnosti a trvalosti zatím
fakticky nebyl vyřešen.
Můžete shrnout, kdy je vhodné papír používat a kdy ne?
Jestliže provádíte změny, jestliže hledáte informace, jestliže shromažďujete
data pak používejte digitální technologii. Jestliže jí nerozumíte, jestliže
neporovnáváte, jestliže už brzy půjdete do důchodu budete chtít papír. Důležité
je přimět lidi k tomu, aby byli otevření a objektivní, pokud jde o uživatele
papíru a digitální technologie a nezaujímali k nim zbožné postoje.
Jak je na tom kancelář bez papíru v Česku?
Václav Novotný
Přestože v Americe či některých západoevropských zemích mohou firmy v některých
oborech fungovat již téměř bez papíru, v Česku je situace jiná. "Zde je mýtus o
bezpapírové kanceláři zatím ještě opravdu mýtem. Důvodů je hned několik, od
zakořeněných zvyků až po legislativní podmínky spojené třeba s elektronickým
podpisem," hodnotí situaci v Česku Andrej Magyar, ředitel české a slovenské
pobočky výrobce tiskáren OKI Printing Solutions.
V českém prostředí spotřeba papíru v kancelářích neustále roste. Za tímto
trendem můžeme hledat i takové příčiny, jako je častější tisk e-mailů. S
využíváním hromadné pošty a se zvykem řady uživatelů tisknout zvláště
rozsáhlejší přílohy, výrazně roste počet potištěných stran. V obchodním styku
je obvyklé předávat vytištěné prezentace a nabídky, smlouvy jsou stále
vyhotovovány v tištěné formě. Navíc se stále rozšiřuje využití personalizované
One-to-One tištěné komunikace. Ve firmách se začínají aplikovat nástroje
Document Managementu a Document Security. Výraznějšímu odbourání spotřeby
papíru je překážkou i úroveň implementace pokročilých systémů v organizacích,
které by bezpapírové fungování firmy umožnily. Elektronický podpis se zatím
příliš neujal, a tak i ve firmách, ve kterých by rádi přešli na formu
elektronického oběhu a archivace dokumentů, kombinují prvky fyzické "papírové"
archivace s digitální formou. K tomu připočtěme stále nižší náklady na tisk,
klesající ceny tiskáren a skutečnost, že v řadě firem stále neprobíhá průběžné
sledování nákladů na provoz tiskáren, tzv. celkových nákladů vlastnictví.
Výsledkem je více papírových dokumentů v kancelářích než kdykoliv předtím.
Počet prodaných tiskáren v Česku rok od roku vzrůstá. Tento trend ukazuje, že
pro firmy a obchodníky zůstává tištěný výstup významnou složkou jejich
podnikání. Zároveň stále více roste obliba a význam barevných dokumentů. "Papír
je prostě levný, snadno se nosí, nepotřebuje baterie ani bezdrátové sítě. Mnoho
lidí čte raději papírové dokumenty, a ty proto zůstávají významným prvkem
úspěšného podnikání. Pro nás, jako výrobce tiskáren a multifunkčních zařízení,
je to samozřejmě výhoda. S tím souvisí i celkový prodej za minulý rok, zejména
v barevném segmentu, kde jsme prodeje více než zdvojnásobili, a tento trend je
znát i v oblasti multifunkčních zařízení. Za tímto růstem samozřejmě stojí i
faktory jako cenová dostupnost, rychlost, vysoká kvalita a jednoduché ovládání
nabízených tiskáren," říká Magyar.
"Jedním z dalších zajímavých faktorů, který v tomto segmentu trhu naše firma
pozoruje, je, že většina uživatelů nákupem barevného zařízení nenahrazuje své
původní černobílé. Jinými slovy tak rozšiřují počet zařízení, na kterých
tisknou. Většina firem tak velmi důsledně odděluje barevný a černobílý tisk. V
tom se Česko hodně liší od evropských zemí. V západní Evropě je přesun a
náhrada černobílých tiskáren barevnými, většinou multifunkčními zařízeními,
daleko výraznější. To u nás zatím ve větší míře nepozorujeme," shrnuje Magyar
rozdíly mezi Českem a západní Evropou.
Trendem v moderních kancelářích jsou multifunkční zařízení (MFP), která
umožňují barevný i černobílý tisk, skenování, kopírování i stále vyžadované
faxování. MFP se pořád častěji používají pro snadnou a rychlou digitalizaci
dokumentů pro jejich následnou správu. Významným a trochu opomíjeným pomocníkem
při snižování "papírové zátěže" v kanceláři je duplexní jednotka pro
oboustranný tisk. S ní je totiž možné ušetřit až polovinu nákladů na papír. A
tak budoucností pro nejbližší roky nadále bude vhodná kombinace výhod
papírových a elektronických dokumentů, které se mohou výrazně lišit dle oboru
podnikání.
Autor je odborným pracovníkem ve společnosti Oki Systems CZ.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.