Office 2003: Staré aplikace v novém kabátě

Vpředchozím textu jsme se věnovali převážně novým aplikacím a nasazení systému Office 2003 v rámci firemní infras...


Vpředchozím textu jsme se věnovali převážně novým aplikacím a nasazení systému
Office 2003 v rámci firemní infrastruktury. Pozornosti by však neměly ujít ani
staré známé produkty, které rovněž přinášejí nejednu novinku. Stručně si proto
řekneme, co se na tomto poli odehrálo zásadního.
Jak bylo řečeno, zásadní novinky nové verze sady kancelářských aplikací jsou
orientovány na její nasazení v rámci firemní infrastruktury, týmové spolupráce
atd. V podnikové sféře je Office nasazován nejčastěji, avšak je zde i početná
skupina koncových uživatelů či menších firem, a ti se samozřejmě ptají, jaké
jsou novinky tohoto balíku, z nichž budou mít prospěch při tvorbě dokumentů
právě oni. Celkově se dá říci, že v tomto ohledu došlo spíše ke změnám, jež
jsou projevem logické evoluce a nikoliv nějakého zásadního obratu v pojetí
kancelářské práce.
Přesto však mnohé novinky nepochybně přispějí k mnohokrát zmiňovanému růstu
produktivity. Především změny, k nimž došlo v aplikaci Outlook, jsou podle
Billa Gatese, který její nové možnosti při představení kancelářského balíku
prezentoval, bezesporu tím nejzásadnějším, co se týká nové funkcionality
aktuálních verzí základních aplikací.

Outlook 2003
Množství novinek v této aplikaci nelze přehlédnout už přímo v uživatelském
rozhraní zde přibylo okno pro navigaci, bylo optimalizováno okno pro náhled
e-mailů, lze volit několik různých uspořádání atd. To přispívá k mnohem
přehlednější práci s klientem.
Mezi nové nástroje a možnosti patří ty, které umožňují práci s příchozí poštou.
Zprávy lze zařazovat do složek podle výsledků jejich prohledávání na základě
určitých kritérií. Pomocí tzv. příznaků lze označovat e-maily, které jsou pro
uživatele nějakým způsobem důležité, a ty jsou pak ukládány ve složce Pro
zpracování.
Důležitou oblastí inovací je v Outlooku především ochrana uživatele před
riziky, která s sebou přináší internetová komunikace. Díky Správě informačních
práv mohou být definována různá omezení pro další nakládání s obsahem citlivých
e-mailů, v nichž jsou posílány například obchodní a finanční informace atd.
Díky tomu lze omezit možnost dalšího přeposílání zprávy, provádění změn,
kopírování či tisku jejího obsahu atd. To má zamezit potenciálnímu úniku a
zneužití důležitých informací z firmy.
Velmi důmyslnou inovací je nový filtr nevyžádané pošty, který má za úkol
zajistit, aby uživatele zbytečně nezahltilo rostoucí množství spamu a
neokrádalo jej o drahocenný čas. Filtrování je přitom prováděno na základě
množství faktorů, a to podle obsahu zprávy a sofistikované analýzy její
struktury, která určuje pravděpodobnost, že jde o spamovou poštu. Přitom lze
průběžně vytvářet a doplňovat seznam označovaný jako Bezpeční uživatelé, který
zajistí, že pošta od do nich zařazených odesílatelů e-mailů nebude vyhodnocena
jako nevyžádaná. Ze složky Nevyžádaná pošta je pak možné ty dokumenty, které se
do ní dostaly neprávem, odstranit. Naproti tomu lze některé odesílatele označit
za "blokované" a v extrémním případě lze zvolit, že do složky Doručené pošty
budou automaticky přicházet pouze zprávy od těch uživatelů, kteří jsou zařazeni
mezi "bezpečné".
Dalším nástrojem, který působí nejen proti růstu objemu nevyžádané pošty, jsou
funkce ochrany osobních údajů. Díky nim lze zablokovat možnost, aby se zpráva
vytvořená v HTML automaticky spojila s webovým serverem a upozornila jej na to,
že došlo k otevření e-mailu (potažmo jeho zobrazení v náhledu). To totiž ve
svém důsledku vede k tomu, že si webový server ověří platnost adresy (často se
stává, že spamový robot zkouší náhodně vytvářet adresy a posílat na ně poštu),
a v důsledku toho ji může nadále využívat, tentokrát však již pro cílené
rozesílání spamu.
Co se týká využití klienta Outlook 2003 v rámci firemní sítě, nelze nezmínit
možnosti režimu práce s cachováním obsahu schránky. S klientem lze pracovat
off-line, ať už z důvodu přerušení provozu sítě nebo třeba proto, že uživatel
právě pracuje na přenosném zařízení, se kterým se k síti připojuje bezdrátově.
Díky cachování lze navíc snížit počet instalací Exchange serverů v rámci firmy
bez toho, aby docházelo k zahlcení sítě nebo přílišnému zatížení samotného
serveru.
Zajímavým doplňkem Outlooku je také nástroj Business Contact Manager, který
umožňuje přehlednou správu veškerých kontaktů a souvisejících informací přímo v
rámci Outlooku 2003.

Word 2003
Také další ze stěžejních aplikací balíku Office Word může nabídnout několik
užitečných nástrojů, které v předchozích verzích nenajdete. Ve verzi
Professional lze za klíčovou označit zejména podporu XML a možnost používat v
rámci dokumentu tzv. Schéma XML, díky čemuž lze "obejít" (binární) formát DOC a
zpracovávat informace i v rámci jiných aplikací. Data lze do dokumentu vkládat
také prostřednictvím jazyka XPath a formátovat je prostřednictvím XSLT.
Co se týká dalších novinek, byl přidán např. nástroj pro lepší rozložení
stránky při čtení nebo pro snazší porovnání dokumentů.
Opět se nabízejí také široké možnosti pro ochranu dokumentu, jako jsou např.
omezení jeho úprav nebo formátování. Také zde přichází ke slovu zmíněná správa
informačních práv. Přitom stojí za zmínku to, že správce sítě může definovat
všeobecná pravidla či úrovně oprávnění týkající se práce s dokumenty Wordu,
Excelu a PowerPointu a přístupu k nim.
V rámci sdílení dokumentů při jejich tvorbě a úpravách je zajímavá možnost
tvorby tzv. pracovních prostorů, které se týkají i aplikací Excell, PowerPoint
a Visio ve verzích 2003. Je možné vytvářet web pracovního prostoru dokumentů
(zde je využita služba SharePoint), jehož prostřednictvím mohou uživatelé při
zpracování dokumentu spolupracovat. Všem zmíněným aplikacím je společná také
možnost tvorby inteligentních značek.

Excel a PowerPoint
Tabulkový procesor Excel 2003 nabízí množství vylepšení v oblasti statistických
funkcí a možnost tvorby tzv. seznamů pro jednodušší práci se souvisejícími daty
a jejich sdílení v rámci SharePoint Services. V prezentačním nástroji
PowerPoint 2003 došlo mimo jiné k lepší integraci multimédií, a to i z hlediska
podpory formátů (to předpokládá přítomnost Media Playeru od verze 8) či
vylepšení nástrojů pro navigaci a tvorbu poznámek. Mnozí z uživatelů také
uvítají vylepšení prohlížeče prezentací PowerPoint Viewer. Z hlediska šíření
prezentací je zajímavá například možnost tvorby CD-ROMu, který prohlížeč přímo
zahrnuje, zejména v souvislosti s tím, že Viewer nevyžaduje instalaci. Podpora
XML i správy informačních práv je u obou těchto aplikací pochopitelně
samozřejmostí.
Z uvedeného popisu novinek v základních aplikacích je zřejmé, že i co se týká
efektivity a produktivity práce koncového uživatele lze bez nadsázky hovořit o
kroku vpřed (novinek je samozřejmě mnohem více, ale jejich výčet přesahuje
rámec tohoto textu, další podrobnosti proto najdete v testu, který připravujeme
pro číslo 1/2004).
Za hlavní přínosy lze označit zejména ochranu informací a správu digitálních
práv, které představují velký krok vpřed z hlediska práce s citlivými daty.
Přinejmenším stejně důležitá je široká podpora XML a souvisejících standardů,
která vskutku znamená zcela novou dimenzi při práci s kancelářskými aplikacemi
Microsoftu.

Edice sady Microsoft Office System 2003
Basic Edition: Word, Excel, Outlook
Verze pro studenty a učitele: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Standard Edition: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Small Business Edition: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Business Contact
Manager, Publisher
Professional Editon: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Business Contact
Manager, Publisher, Access, podpora XML a IRM (Information Rights Management)
Professional Enterprise Edition: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Business
Contact Manager, Publisher, Access, podpora XML a IRM, SharePoint List Control,
InfoPath.
Samostatně prodávané aplikace: OneNote 2003, Project 2003, Visio 2003,
FrontPage 2003









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.