Office 97 z pohledu administrátora

Na těchto stránkách jsme již mnohokrát rozebírali knihy popisující do různých podrobností aplikační programy z ka...


Na těchto stránkách jsme již mnohokrát rozebírali knihy popisující do různých
podrobností aplikační programy z kancelářského rodu společnosti Microsoft.
Mohli jsme si povzdychnout nad stále tenčími (a tudíž spíše seznamovacími)
brožurami, někteří naopak kroutili hlavou nad "bichlemi", snažícími se probrat
všechny možnosti programů (včetně programování ve Visual Basicu).
Existuje však ještě jedna skupina lidí pracujících s počítači. Jsou to
administrátoři, správci jednotlivých aplikací, systémoví manažeři (či jak se
jim říká). Nezajímají je až tak otázky typu Jak zarovnat text doleva, Jak
orámovat tabulku, Jak seřadit databázi či Jak upravit snímek, ale blednou při
myšlence na nekorektnost při sdílení dat mezi Wordem 97 a Excelem 7, budí se ze
spaní při promýšlení strategie přechodu celé organizace na nový MS Office,
lámou si hlavu s podporou Internetu v Accessu.
Všem správcům dnes nabídneme jedno řešení zkusit, zda jim na někte-ré otázky
neodpoví "Oficiální technická příručka firmy Microsoft pro instalování,
upravování a podporu Microsoft Office 97 ve verzi Standard a Professional",
neboli MS Office 97 Resource Kit.
Kniha je v pevné vazbě a má 650 listů (čili 1 300 stran). Je rozdělena do 6
hlavních témat (celkem 39 kapitol) a několika dodatků. První část je vyplněna
základními informacemi (novinky, "inteligentní aplikace" v jednotlivých
programech, řešení pro Intranet a pracovní skupiny). Druhou část doporučuji
těm, kdo se připravují na nasazení kancelářského balíku ve větší organizaci
dozvíme se, které kroky rozhodně nesmíme opomenout (sestavení plánovací
skupiny, zkušební konfigurace, zkušební zavedení, dokončení zaváděcího plánu a
konečně zavedení Office a jeho údržba). Autoři poukazují i na některé důležité
rady pro samotný systém Windows 95. Při vlastním instalování se rozebírají
otázky umístění souborů, rozdílnosti v instalování ze sítě, CD-ROMů a disket, a
pochopitelně také požadavky na hardware.
Zajímavé jsou kapitoly o optimalizování MS Office a o výcvikových a podpůrných
programech. Nakonec jsou shrnuty nejdůležitější problémy. Třetí část obšírně
popisuje různé upgrady z předchozích verzí MS Office jako celku a posléze i
upgrade jednotlivých programů (stranou nezůstanou ani Word a Excel pro
Macintosh).
Následující část rozebírá obdobný problém přepnutí z jiných programů. Jinými
slovy, prozkoumáme možnosti konverze jednotlivých formátů dat. V úvodu si
povíme o výcviku jednotlivých uživatelů a o testování aplikací a poté se
zaměříme na jednotlivé části Office (Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word).
Je nutno říci, že konverzím (a sdílení) je věnována skutečně velká pozornost
zmíněny jsou snad všechny možné programy (pro ukázku si ukážeme seznam pro
Word: WordPerfect 5.x a 6.x, MS Works 3 a 4, Ami Pro, DisplayWriter, MS Write,
formát RFT-DCA, WordStar).
Pátá část je poněkud různorodější: Nejprve si řekneme o podpoře více verzí MS
Office (spouštění, sdílení dokumentů, sledování informací). V kapitole o
Intranetu autoři nezapomínají na ochranu ve vnitřních sítích, integraci
dokumentů Office s prohlížeči WWW, spolupráci v pracovních skupinách, správu
komunikace pomocí Outlooku, přičemž plynně přejdou na Internet. V samostatné
kapitole se naučíme vyhledávat office-dokumenty v síti (rychlé hledání versus
rychlé hledání na WWW), po které následují poznámky ke sdílení dat a 5 kapitol
s názvy "Vlastnosti pracovní skupiny v MS".
Poslední šestá část nese název Architektura MS Office. U jednotlivých aplikací
nalezneme filozofii daného programu a smysl jednotlivých "propojení" (k čemu
jsou šablony, makra, jak si přizpůsobit danou aplikaci...). Dodatek A vcelku
podrobně komentuje přiložený CD-ROM, dodatek B upozorňuje na parametry
příkazových řádků použitelné v Setupu, dodatek C seznamuje s klíči a hodnotami
registrů, dodatek D přináší seznam instalovaných komponent (jaké části, jak
jsou veliké a kam se instalují při různých typech instalace), v dodatku E
objevíme možné další zdroje informací o MS Office (knihy, školicí střediska,
WWW). Na samém konci publikace nalezneme na 49 stránkách rejstřík.
Na přiloženém CD-ROMu nalezneme pomocné utilitky pro dálkovou instalaci Office
a System Policy Editor. Důležitým nástrojem je sada konvertorů a prohlížečů
(např. filtr, který dokáže ve Wordu verze 6.0 číst dokumenty vytvořené ve verzi
97). Zajímavým čtením bude rozhodně soubor nápovědy technické podpory
Microsoftu články sepsané inženýry přímo od pramene. Dále na cédéčku objevíme
seznam všech tiskáren s podrobnými informacemi (a dokonce i obrázkem),
simulační program pro Setup. Chceme-li náš Outlook vylepšit, lze doinstalovat
řadu předdefinovaných formulářů, které ve firmě jistě oceníte (případně si
můžeme pomocí Crystal Reports vygenerovat další). A nesmíme opomenout, že celá
řada doplňkových programů slouží pro Internet.
Obávám se, že význam a použitelnost přiloženého CD-ROMu rapidně poklesne,
uvědomíme-li si, že není přeložen (poměrně zdařilé intranetové formuláře pro
Outlook jsou v podstatě nepoužitelné ale to je problém i poněkud silnějšího
koně Domino Intranet Starter Packu od Lotusu). Využití mnohých utilit se proto
bohužel odsouvá spíše do roviny teoretické. V rejstříku se hledá velmi, ale
opravdu velmi špatně. Mnohá hesla jsou přímo skryta a takové heslo Fax
nenalezneme vůbec. U konverzí chybí ve Wordu pojednání o převodu z a do editoru
Text602 dle mého názoru (a zkušeností) se stále ještě nejedná o archaismus.
Outlook by zřejmě zasluhoval podrobnější zpracování (např. více informací o
napojení na MS Exchange). Možná by stálo za úvahu sdělit v samostatném odstavci
nějaké zvláštnosti pro instalování na platformě Windows NT (a že vůbec
existují). Zřídka se objeví i typografické nesrovnalosti (mezera před čárkou,
písmenko navíc, špatné zarovnání).
Hledáme-li řešení nějakého problému, nesmíme se nechat zmást tím, že je
rozebírán na několika místech a že se občas vysvětlení opakuje. Máme-li na
starosti správu Office, pak nám nic jiného nezbývá, než si tento Kit zakoupit,
protože se jedná o nepostradatelného pomocníka. Ty tam jsou doby, kdy stačila
intuice a problém jsme bez manuálu vyřešili.
Takže knihu koupit, a klidně do ní po večerech nakukovat. Určitě objevíte něco,
co jste ještě nevěděli (a neměli o tom ani tušení). Sám v knize listuji a
připomíná mi to časy, kdy jsem takto "četl" různé encyklopedie: člověk hledal
určité heslo, ale něž je našel, "přelítl" dalších pět. Mnohdy se tak začetl, že
na původní heslo úplně zapomněl. A proto všem přeji hezké zapomínání.
(Microsoft: Office 97 Resource Kit. Edice Profi pro odborníky. Přeložil
Jaroslav Dudr, vydal Computer Press v roce 1997. Stran 1 344, příloha CD-ROM,
cena 850 Kč)
8 1330 / pah









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.