Office XP III: Týmová spolupráce

Úspěch managementu dnes stále častěji závisí na schopnosti zajistit úspěšnou týmovou spolupráci. A to nejen mezi l...


Úspěch managementu dnes stále častěji závisí na schopnosti zajistit úspěšnou
týmovou spolupráci. A to nejen mezi lidmi na jednom pracovišti, ale také mezi
členy nadnárodních ("virtuálních") týmů, kteří se společně scházejí jen velmi
zřídka (pokud vůbec). I na tuto oblast řízení se zaměřil Microsoft ve svém
novém programovém balíku Office XP.
Nový Office je obohacen o produkt zvaný SharePoint Team Services, který
podporuje týmovou práci uživatelů. Produkt je součástí nástroje FrontPage
(známého již z minulých verzí) a s tímto nástrojem se také prodává.

Team Services
Produkt SharePoint Team Services je nástrojem sloužícím k tvorbě týmového
webového intranetu. Cílem jeho návrhu bylo výrazně zlepšit způsob, jakým
členové týmu spravují společné informace a řídí společné aktivity. S pomocí
tohoto produktu může tým snadno vytvořit web, který se stane centrálním
úložištěm všech informací o projektu, kontaktním adresářem, seznamem úkolů,
diskusním centrem apod. Každý člen týmu má možnost do projektového webu
přispívat, a aktivně tak na projektu spolupracovat. Hlavní přínos produktu
SharePoint Team Services je v tom, že tvorbu projektově orientovaného webu
velmi usnadňuje, takže ji zvládne i běžný pracovník s laickými znalostmi o IT.

Publikování
I publikace nových informací na týmový web je snadná. SharePoint Team Services
totiž přinášejí řadu různých předprogramovaných funkcí, které jsou schopny
vytvořit plně funkční web, jenž může být ihned požíván. Jak již vyplývá ze
souvislostí, veškerá správa informací v tomto centrálním úložišti je prováděna
jednoduše z prostředí internetového prohlížeče, který je dnes běžnou součástí
jak stolních počítačů, tak i notebooků a handheldů. Produkt automaticky
zajišťuje, konzistentnost struktury webu a aktuálnost (i funkčnost) všech
hypertextových odkazů. Předprogramovány jsou formuláře pro tvorbu důležitých
oznámení, událostí, kontaktů, úkolů, průzkumů, diskusí a hyperlinků.
Výborná je také integrace s ostatními produkty Office XP. Dokumenty mohou být
na týmový web ukládány přímo z prostředí aplikací Office XP a kalendář,
kontakty a úkoly mohou být přímo kopírovány z Outlooku XP.

Spolupráce
Hlavním pilířem spolupráce jsou knihovny dokumentů, které slouží jako základní
úložiště informací ve formě dokumentů. Tyto knihovny vypadají podobně, jako
složky na běžném pevném disku. Přistupovat k nim však mohou všichni členové
týmu. Publikování dokumentů do těchto knihoven je také velmi jednoduché a
provádí se z prostředí internetového prohlížeče. Dokumenty v knihovnách
dokumentů je možné fulltextově prohledávat. Ke každému dokumentu je rovněž
možno připojit diskusi, kam mohou členové týmu přidávat připomínky a vyjadřovat
názory bez nutnosti změny původního dokumentu.
Mimo to je možno vytvářet samostatné nezávislé diskuse a vytvářet průzkumy
pomocí dotazníků. Jejich význam roste především u rozsáhlejších týmů.
Pro informování o novinkách na projektovém webu je možno požít techniky
objednávek a upozorňování uživatel si jednoduše vybere, o jakých změnách chce
být informován automaticky.
U všech podstatných změn a zásahů jsou automaticky udržovány informace o jejich
autorovi, datu a čase. Pro vše je možné nastavit také přístupová práva, takže
přístup jednotlivých členů týmu k informacím odpovídá jejich rolím v týmu.
Nastavování přístupových práv probíhá opět z okna internetového prohlížeče.
Vhodnou konfigurací je možné zajistit, aby byl týmový web dostupný pouze z
vnitřní sítě firmy, ale může být přístupný i odkudkoliv z internetu (se
znalostí příslušného jména a hesla).

Přizpůsobování
Jako každý jiný produkt i SharePoint Team Services je třeba přizpůsobit
potřebám uživatelů. Nejviditelnější je možnost adaptace domovské (hlavní)
stránky projektového webu podle konkrétních potřeb. Měnit je možno vlastní
layout, potlačovat a přidávat lze jednotlivé předpřipravené sekce. K dispozici
je řada předpřipravených designů a je pochopitelně možné vytvářet i design
vlastní.
Je též možno vytvářet vlastní stránky, které budou filtrovat určité typy
informací (kategorie dokumentů) pro určité dané skupiny uživatelů.
Pro plné přizpůsobení na míru je kdykoli možno použít všech možností, které
nabízí výkonný nástroj FrontPage.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.