Osobní asistent

Zkušenosti ze světa ukazují, že narůstá volání po lidech, kteří jsou schopni vykonávat úkoly vyplývající z pozi...


Zkušenosti ze světa ukazují, že narůstá volání po lidech, kteří jsou schopni
vykonávat úkoly vyplývající z pozice označované jako executive assistant. Volně
přeloženo to přirozeně neznamená nic jiného než pomocník, pobočník anebo bez
překladu prostě asistent.
Charlotte Bradshawová, ředitelka personalistické firmy Bright Young Things z
Londýna, k tomu říká: "Exekutivní asistenty bylo možno dříve vídat pouze v
armádě, v královských rodinách nebo ve státní správě. Avšak nyní se muži a
ženy, kteří představují pravou ruku šéfa, ve stále větší míře prosazují i v
komerčním světě."
Je to jistě pravda. Stačí se porozhlédnout kolem sebe. Někteří špičkoví
manažeři zejména ti s rozhodující pravomocí, kteří bývají i u nás již mnohde
označováni souhrnně pod zkratkou CEO (Chief Executive Officer) se začínají
stále častěji zabývat personálními otázkami ve svém nejbližším okolí i v
takovém směru, že posilují vlastní štáby, vlastní sekretariáty. Nejenže mají
mnohdy i dvě sekretářky, několik konzultantů, odborných poradců, tiskového
tajemníka, řidiče, ale také si ještě pěstují jednoho nebo dva osobní tajemníky
a přirozeně vedoucího sekretariátu. Konkrétní složení je pak samozřejmě odvislé
od velikosti podniku. Bylo by pochopitelně nesmyslné, aby si generální ředitel
sám otvíral obálky s korespondencí a zvedal všechny telefony a teprve pak anebo
současně promýšlel koncepční řešení strategických úkolů či aktuálně reagoval na
každodenní problémy vzniklé z provozu firmy. I když technologická revoluce
jistě vnáší do každého podnikatelského prostředí neustále nové prvky informační
technologie, které usnadňují řadu úkonů, řada byrokratické práce přetrvává.

Skoro všichni
V britském listu Financial Times ze 6. května 2002 byly zveřejněny výsledky
ankety, ve které bylo padesát ředitelů a dalších představitelů z celkového
počtu 250 průmyslových firem, advokátních a konzultačních kanceláří a
investičních bank požádáno, aby se vyjádřili k problematice zvané "asistent
vedoucího manažera". Dvacet z nich prohlásilo, že funkce takového pomocníka v
jejich sekretariátu již existuje, dalších šestnáct respondentů uvedlo, že právě
zvažují jejich ustanovení. Zbývajících čtrnáct bylo proti s tím, že nemají v
úmyslu ani pro nejbližší budoucnost takovou pozici zavést. Ti z dotazovaných,
kteří jsou nakloněni příznivě k roli asistentů, souhlasili s názorem, že tato
funkce pomáhá nejen řediteli, ale zejména samotným mladým ctižádostivým
pracovníkům poskytuje velkou a mnohdy neopakovatelnou příležitost pochopit
problematiku byznysu v celém spektru jeho složitostí a nuancí. To na jedné
straně. A na straně druhé jim to může dát velkou šanci v podobě odrazového
můstku k dalšímu postupu.
Plánování kariéry by pro takového dnešního asistenta a zítřejšího potenciálního
vedoucího pracovníka ovšem mělo být založeno na těch aspektech, z nichž by se s
největší pravděpodobností dala předvídat efektivita i na vyšších postech.
Takové plánování je samozřejmě otázkou pravděpodobností, což znamená, že někdy
plán vyjde a jindy nikoliv.

Plán kariéry
Jeden z ředitelů newyorské Citigroup která se svým obratem 112 miliard dolarů
zaujímá druhé místo mezi americkými diverzifikovanými finančními společnostmi a
má značné zkušenosti s personální prací i proto, že zaměstnává 268 000
pracovníků doporučuje následující: "Když přemýšlím o vlastnostech, které by vám
měly pomáhat po celou dobu vaší kariéry, uvedl bych na prvním místě zvídavost
snahu zjišťovat, proč něco je, jak něco funguje a jak se tyto části spojily v
jeden celek. Protože pokud v sobě nemáte zvídavost, je velmi těžké přijít na
zlepšení, integrovat své znalosti nebo doopravdy přispět něčím neobvyklým. Za
druhé, obdivuji řemeslníka, který dokáže udělat krásný kus nábytku, neboť to
reprezentuje vysoký stupeň úspěchu v kontrastu s tím, že jsou lidé, kteří se
spokojí s něčím, co je pouze průměrné nebo jen tak snesitelné. A jako třetí
vlastnost bych vyzdvihl schopnost být efektivním týmovým hráčem." A dodává: "V
jakékoliv organizaci je velký počet míst, z nichž některá jsou silně závislá na
spolupráci s ostatními, jiná o něco méně, ale stejně jsou všechna do jisté míry
závislá. Neexistuje žádné reálné potvrzení, že je někdo absolutně dokonalý nebo
absolutně tvořivý, pokud neexistuje žádný způsob, jak komunikovat či
spolupracovat se svým bližním. Není to tvrzení, které platí pouze ve
společnosti Citigroup nebo v obchodě. Lidé, kteří byli na tomto světě něčím
prospěšní, nejen něco konkrétního přinesli, ale předali to i lidstvu."
Ano, lidé mohou mít úspěch jedině tehdy, když se neustále zajímají o novinky v
oboru, o systematické zvyšování kvality své práce a o trvalý kontakt se
spolupracovníky. Právě s takovou výzbrojí mohou mladí muži a mladé ženy ve
funkcích asistentů čelit překážkám, které mají podobu letitých předsudků, že
jsou příliš mladí a že jim jejich šéfové (ředitelé) delegují až příliš velké
pravomoce, což s nelibostí dost často nesou ostatní ředitelé a náměstci.

Různé možnosti
Někdy ovšem mají pravdu, když nastanou případy, kdy si asistent generálního
ředitele který má sotva rok nebo dva po ukončení univerzity začne usurpovat
práva, která mu rozhodně nepříslušejí. Praxe přináší řadu příkladů toho, že
vedoucí sekretariátu generálního ředitele okoukal některé z negativních způsobů
svého šéfa, že jim sám natolik propadl, až se z něho časem stal drsný,
neomalený, egocentrický a nepřístupný člověk, který již nebyl schopen s nikým
produktivně komunikovat a nakonec ani plnit své hlavní poslání být
koordinátorem prací sekretariátu v zájmu rychlého přenosu řídících impulzů ze
štábu do jednotlivých útvarů podniku.
Avšak na druhé straně je každý střízlivě uvažující šéf nucen uvažovat jako
hospodář. Jinak řečeno, musí anebo by měl hledat rezervy ve svém vlastním
okolí. Například Archiemu Normanovi, řediteli firmy Asda, která se nedávno
spojila s největším obchodním světovým řetězcem představovaným americkou
společností Wal-Mart (v roce 2001 první na světě obratem ve výši 219,8 miliardy
dolarů), se přestalo zamlouvat, že za volantem jeho služebního vozu sedí
speciálně k tomu účelu zaměstnaný člověk v uniformě připomínající řidiče z
nejkonzervativnějších kruhů aristokracie, a tak rozhodl, že tuto roli převezme
právě jeho osobní asistent.
Ani tím se však funkční povinnosti tohoto mladíka nevyčerpávaly. Ředitel Norman
nakonec zjistil, že mu na zvládnutí práce v jeho sekretariátu vedle zmíněného
asistenta stačí jedna sekretářka a že vše záleží na organizaci práce a pružném
přístupu k plnění každodenních úkolů. Ale pozor! Jak uvádí Alison Maitlandová,
každý CEO by měl do vztahu s asistentem hodně investovat ze své osobnosti. A
dodává: "Musíte se k němu chovat jako ke svému kolegovi. Mějte vůli co nejvíce
ho naučit. Ale nikdy ho neponižujte. V okamžiku, kdy ho požádáte, aby uvařil
kávu, děláte první krok na cestě k problémům."









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.