Outlook 2000 víc než elektronická pošta

Program Outlook slouží jako komunikační a organizační centrum balíku Office. Spravuje elektronickou poštu, kontakty,


Program Outlook slouží jako komunikační a organizační centrum balíku Office.
Spravuje elektronickou poštu, kontakty, úkoly, poznámky, dává k dispozici
kalendář a navíc umožňuje automaticky sledovat všechny dokumenty Microsoft
Office pomocí deníku. Popisem této aplikace uzavřeme celý seriál o balíku
Office 2000.
Od Outlooku verze 2000 nečekejte žádné revoluční změny. Zcela nových funkcí
naleznete pramálo, za to ty stávající se vám budou lépe hledat a používat.
Vedle schopnosti přizpůsobit menu a nástrojové lišty potřebám uživatele vás
snad nejvíce potěší zcela nově rozvržené dialogové okno Možnosti, kde se
nastavují všechny parametry chování programu. Nyní jsou Možnosti díky logickému
uspořádání do skupin přehledné a snadno zvládnutelné. Hned na první záložce
Předvolby najdete všechna základní nastavení pro elektronickou poštu, kalendář,
úkoly, kontakty a poznámky. Stačí si vybrat příslušnou oblast a vyvolat
podřízené dialogové okno s podrobnostmi.
Drobností, ale příjemnou drobností, je schopnost pomocí připínáčku ukotvit okno
s nabídkou seznamu složek, takže můžete velice jednoduše procházet všemi
složkami, které máte v Outlooku k dispozici.
Tip: Komprese složek
Soubor, ve kterém Outlook uchovává veškerou poštu, má jednu nepříjemnou
vlastnost jeho velikost se mění jen směrem nahoru. I když smažete třeba několik
MB dat, jeho velikost zůstane stejná. Je tady ale jedna možnost, jak ji ručně
snížit. V nabídce Zobrazit zvolte Seznam složek. V tomto seznamu klikněte
pravým tlačítkem na Outlook Dnes a z lokálního menu vyberte Vlastnosti složky
"osobní složky". V dialogu vyberte možnost Upřesnit a stiskněte tlačítko
Zkomprimovat. Pokud jste určité položky smazali, soubor OUTLOOK.PST se zmenší.
Podpora internetových standardů byla mírně zdokonalena a méně často narazíte na
omezení dané aplikací. Zlepšil se přístup k LDAP adresářům, vyhledávání v nich,
ověřování názvů a konečně je zde možnost plně využívat více účtů. Outlook také
díky iCalendar podporuje skupinové plánování přes Internet. Uživatelé mohou
plánovat společné schůzky přijmout, odeslat a odpovědět na výzvu.
Outlook také umí pracovat se standardním potvrzením o přečtení elektronické
zprávy. V panelu Outlook můžete vytvářet zástupce nejen pro soubory či složky,
ale také pro WWW stránky. Ty lze posléze otevřít přímo v pravé části programu,
a odpadá tak nutnost spouštět separátně prohlížeč.
Elektronická pošta
Díky panelu Náhled, který přímo v Outlooku zobrazuje text dopisu, je možné
rychle procházet došlé zprávy. Zlepšila se podpora pro volbu formátu zprávy ve
vestavěném editoru lze velice jednoduše přepnout mezi formátem RTF, HTML a
čistým textem, a to kdykoli během editace. Pokud jste spíše zvyklí na Microsoft
Word a jeho automatickou kontrolu pravopisu, máte možnost využít při psaní
pošty jeho služeb.
Tip: Čeština i pro Mac a Unix
Jestliže si často píšete s uživateli jiných poštovních klientů a nebo jiných
operačních systémů, než jsou Windows, možná se setkáváte s problémem správného
zobrazení češtiny jak u vás, tak i na cílovém počítači. Pomůže vám nastavení
formátu zprávy. V nabídce Nástroje otevřete Možnosti a na záložce Formát pošty
otevřete Nastavení. Zde změňte kódování textu z žádné na Quoted Printable.
Uzavřete dialog tlačítkem Ok. V dalším dialogu, k němuž se dostanete po
stisknutí tlačítka Mezinárodní, se přesvědčete, že kódování pro odesílané i
přijaté zprávy je nastaveno na Středoevropské (ISO).

Jestliže potřebujete automaticky třídit poštu, velice dobře vám poslouží
zdokonalený Průvodce pravidly. Máte na výběr z celé řady typů pravidel kontrola
příchozích a odchozích zpráv, přesouvání zpráv do složek, řazení zpráv do
kategorií, automatické odstraňování zpráv či upozorňování na zprávy. Pravidla
je nyní možno aplikovat kdykoli a na jakoukoli složku.
Tip: Zobrazení posloupnosti zpráv
Potřebujete-li se rychle dostat k předchozí korespondenci s autorem nové
zprávy, poslouží vám kliknutí na žlutý pruh pod panely nástrojů otevřeného
dopisu. Otevře se vám okno Rozšířené hledání se seznamem všech souvisejících
zpráv.
Kalendář a kontakty
Také Kalendář prošel kosmetickou kůrou. Používání se stalo o něco jednodušším,
při procházení se automaticky zobrazují popisy položek kalendáře, volné a
obsazené hodiny jsou zvýrazněny. Prověřené osobě může být umožněn přístup i k
soukromým položkám. Vedle toho se zlepšila spolupráce s NetMeetingem a Kalendář
lze ukládat rovnou na WWW stránky.
Nejvýraznější změnou v kontaktech je vytváření distribučních seznamů.
Distribuční seznam sdružuje více kontaktů, ale při tom se chová stejně jako
obyčejný kontakt. Lze dokonce vytvářet distribuční seznamy složené z
distribučních seznamů.
Tip: Dopisy pro více adresátů
Pokud rozesíláte zprávy většímu počtu lidí, většinou není z hlediska důvěrnosti
a velikosti dopisu vhodné, aby každý obdržel celý seznam adresátů. Proto
vkládejte jednotlivé adresy a nebo distribuční seznamy do pole Skrytá: Zvolte
Zobrazit Pole Skrytá a nebo alternativně stiskněte tlačítko Komu a v dialogu
přesuňte požadované adresy do pole Bcc. (Slepá kopie).

Nová a velice užitečná je schopnost sledovat odeslané a přijaté zprávy či
případně další položky, ve kterých byl použit daný kontakt. Nic vám tedy
nebrání rychle zjistit veškerou korespondenci, kterou jste s daným člověkem
vedli. Při vytváření nového kontaktu se vám také dostane varování, jestliže již
podobný kontakt existuje. V tom případě je vám nabídnuto sloučení obou kontaktů.
Vzdálené používání
A konečně poslední oblastí, která stojí za zmínku, je vzdálené používání.
Především se zdokonalila spolupráce s Microsoft Exchange Serverem. Přístupnější
formou si vybíráte složky, které chcete mít přístupné off-line, a při
synchronizaci máte na výběr mnohem více možností.
Off-line složky můžete rozdělit do skupin, které se budou zpracovávat společně,
a také můžete omezit velikost zpráv, které se mají synchronizovat. Tím
například zabráníte příjmu příliš velkých zpráv při pomalém spojení.
0 0970 / wepn









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.