Pořádek v dokumentech

V e-mailových schránkách uživatelů se často mísí důležité obchodní e-maily s těmi, které jen posouvají začáte...


V e-mailových schránkách uživatelů se často mísí důležité obchodní e-maily s
těmi, které jen posouvají začátek porady o čtvrt hodiny, dokumenty na discích
zase existují v řadě verzí a prokazatelnost toho, kým byly vytvořeny, je
nulová. S tím, jak se v oblasti elektronických dokumentů začínají měnit
legislativní podmínky, bude se pravděpodobně muset výrazněji změnit i způsob
práce s nimi.
Jedna z prvních přednášek na evropské konferenci společnosti Hummingbird, která
se konala na konci října v Barceloně, byla věnována právě legislativním změnám
a jejich dopadu na práci s elektronickými dokumenty. Debra Loganová ze
společnosti Gartner zdůraznila v této souvislosti dopad amerického zákona
Sarbanes Oxley z roku 2002, jenž mimo jiné klade na vedoucí představitele firem
přesně definované povinnosti při schvalování zásadních finančních výkazů. Má-li
tedy podle Loganové mít například CFO (Chief Financial Officer) možnost
posoudit správnost předložených informací, je třeba, aby měl k dispozici
příslušné podklady což ve velké firmě znamená skutečně funkční systém pro
správu dokumentů. Loganová také zdůraznila, že dopady zmíněného zákona by se
měly zabývat i firmy mimo USA jednak podle ní lze přijetí podobných
legislativních pravidel očekávat i v evropských zemích, jednak řada evropských
firem chce být obchodována na amerických burzách. Na schopnosti vyhovět
uvedenému zákonu podle ní mohou být závislé i půjčky od zahraničních bank.
Na elektronické dokumenty by podle Loganové měla být aplikována stejná
politika, jako na dokumenty fyzické. Vždy by rovněž mělo být definováno, který
elektronický dokument je důležitý a který ne a tomu by mělo odpovídat i
zacházení s ním.

V záplavě e-mailů
Podle údajů citovaných představiteli Hummingbirdu je v současnosti na světě
denně odesláno 9 miliard e-mailů. E-mail se pro řadu firem stal převažujícím
komunikačním prostředkem a s růstem jeho významu se zvyšuje také množství
nástrojů pro podporu tohoto způsobu komunikace.
Vedle běžných e-mailových klientů a bezpečnostních řešení omezujících příliv
spamu nebo průniku počítačových červů a virů lze k vyšší efektivitě e-mailové
komunikace přispět i využíváním pokročilých technologií umožňujících správu
elektronické pošty prostřednictvím řešení pro document management nebo
knowledge management. Ta nabízejí mimo jiné efektivní třídění a prohledávání
e-mailů, jejich archivaci, možnost definovat, jak dlouho se má který e-mail
uchovat, a další služby. O rostoucím zájmu firem o podobná řešení svědčí i
údaje analytické společnosti Gartner: V minulém roce bylo celosvětově vydáno
30,9 milionu amerických dolarů za nové licence řešení pro správu e-mailu, letos
už to má být téměř dvojnásobek.
Na českém trhu je zatím podle Miroslava Širla, ředitele společnosti Exprit,
která je v ČR výhradním dodavatelem řešení pro správu dokumentů od
Hummingbirdu, situace odlišná. "V České republice firmy zatím podle našich
zkušeností nedoceňují potenciální přínosy, které by pro ně nasazení řešení pro
správu e-mailů mohlo mít," konstatuje Širl. Situace by se podle jeho názoru
měla postupně měnit s tím, jak budou uživatelé poznávat neefektivitu
stávajících jednoduchých e-mailových systémů, a také v důsledku nové
legislativy.

O krok dál
Ještě do konce roku by se měla objevit na trhu nová verze řešení DM pro správu
dokumentů od Hummingbirdu a na konferenci si jí věnované přednášky vysloužily
největší pozornost. Od svých předchůdců by se novinka měla lišit především
zvýšeným výkonem, vylepšeným rozhraním pro MS Outlook, automatickým laděním při
spolupráci s MS SQL Serverem, optimalizovaným standardním nastavením, podporou
MSI nebo přidáním časových razítek do serverových logů. Vyššího výkonu by mělo
být dosaženo mimo jiné tím, že byla optimalizována implementace SearchServeru
došlo zde k eliminaci komunikační vrstvy. V distribuovaných prostředích by pak
uživatelé měli ocenit DM Content Cache nabízející možnost lokálního cachování
obsahu.
K dalším novinkám patří výrazná podpora standardu XML, zlepšení škálovatelnosti
prostřednictvím podpory J2EE, konzistentní uživatelské rozhraní a silná
integrace s RedDot CMS (Content Management System). Chybět nebude ani podpora
vývojových nástrojů MS Visual Studio .Net. Zahrnut bude rovněž nový robustní
modul Workflow včetně grafického návrháře procesů.
K dispozici má být i podpora automatické správy e-mailů pro MS Exchange.
Administrátor bude moci na straně serveru vytvořit sady pravidel a na jejich
základě bude příchozí i odchozí pošta tříděna. Pravidla přitom mohou pracovat s
datovými poli, jako je adresa odesílatele či adresáta, věc, textový obsah,
datum, velikost, příloha. Třídění lze realizovat pro všechny, ale také jen pro
vybrané schránky. Zatříděný e-mail může, ale nemusí zůstat v MS Exchange pokud
je z něj odstraněn, lze jej nahradit odkazem na nové umístění.
Nové nástroje pro správu e-mailů od společnosti Hummingbird jsou orientovány na
uživatele MS Exchange, účastníci konference se však živě zajímali i o další
platformy. Podle představitelů výrobce se chystá i podpora pro další e-mailové
servery, například pro Lotus Notes.

V praxi
Velký důraz byl na konferenci kladen na nasazení produktů Hummingbirdu v praxi.
Jedna z prezentací byla například věnována využití řešení pro správu dokumentů
u Evropského soudu pro lidská práva. Ten v loňském roce řešil 34 500 případů
(oproti 6 500 v roce 1992). Se zvládnutím takového objemu dokumentů mu podle
jeho představitelů pomáhá komplexní řešení pro správu dokumentů, ve kterém jsou
obsaženy jak všechny elektronické dokumenty soudu, tak dokumenty starší,
naskenované. Soud rovněž nasadil řešení pro record management a knowledge
management. Nainstalované systémy rovněž umožňují publikovat dokumentaci k
případům na webu.
Evropská komise, kde se musejí překládat tisíce dokumentů měsíčně, zase používá
řešení, které jí umožňuje při překladu nového textu vyhledat ty jeho části,
které se nacházejí v již dříve přeložených dokumentech, a proces překladu tak
výrazně zefektivnit.
Informace o nasazení řešení Hummingbirdu ve svých firmách na konferenci
prezentovali rovněž představitelé právnické firmy Allen & Overy, reklamní
agentury Saatchi & Saatchi nebo Německé burzy. Společným rysem jejich
prezentací byl důraz na možnost jednotného přístupu k setříděným informacím a
možnost distribuovat informace v rámci firmy prostřednictvím přehledného
rozhraní webového portálu. V prvních dvou případech jde přitom o celosvětově
působící firmy, které bez tohoto řešení jen obtížně komunikovaly.

Pro budoucnost
K výrazným trendům v oblasti správy dokumentů, které naznačila konference
Hummingbirdu, patří kromě již zmíněné správy e-mailů také další zefektivňování
vyhledávání a funkčnost z oblasti správy znalostí (KM, Knowledge Management)
obecně. Systémy KM by podle představitelů firmy měly být schopny dát smysluplné
výsledky i tehdy, když uživatel položí jednoslovný dotaz (a takových je podle
předložených statistik více než 90 %), případně sdružit výsledky do kategorií.
Systémy mohou rovněž upozornit, kdo a kdy hledal podobnou informaci dříve nebo
dát tip na člověka ve firmě, který se danou problematikou zabývá.
Světový trh softwaru je podle představitelů firmy na křižovatce. Zákazníci prý
už nechtějí, aby jim softwarové firmy nabízely nové a nové technologické
vlastnosti svých produktů, ale chtějí end-to-end řešení, která by pokryla
jejich klíčové obchodní procesy. Jednotlivé přednášky na konferenci proto byly
věnovány například správě kontraktů, správě stížností uživatelů, správě rizik a
obchodů pro finanční služby, řešením pro e-government nebo pro správu dokumentů
z CADů.
"V roce 2003 jsme provedli 4 významné technologické akvizice (LegalKEY, Key
Automation/Dispro, Kramer Lee & Associates a Valid Information Systems). Ty nám
umožňují oslovovat konkrétní potřeby zákazníků a odlišit se tak od konkurence,"
uvedl mimo jiné ve své keynote Fred Sorkin, CEO Hummingbirdu.
"Na tuzemském trhu jsou hlavními konkurenty pro řešení Hummingbirdu produkty
firem FileNet a Documentum. Řešení od Hummingbirdu ale podle mého názoru nabízí
nejlepší poměr cena/výkon," hodnotí produkty firmy Jiří Votruba, výkonný
ředitel společnosti Exprit.
Konference společnosti Hummingbird, která se v Evropě konala vůbec poprvé, se
zúčastnilo více než 400 delegátů.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.