Používání počítačů není ani zdaleka zadarmo

Tvrzení v titulku asi nikoho příliš nepřekvapí. Pro uživatele málo kované v rozborech ekonomických ukazatelů však ...


Tvrzení v titulku asi nikoho příliš nepřekvapí. Pro uživatele málo kované v
rozborech ekonomických ukazatelů však možná není zcela zřejmé, že do nákladů na
používání počítače nepatří jenom jeho pořizovací cena, náklady na spotřební
materiál (tonery, papíry, diskety...) a poplatky za elektřinu. Konečně proto
vznikl onen často zmiňovaný ukazatel TCO...
Se základní myšlenkou pojmu TCO (Total Cost of Ownership celkové náklady na
vlastnictví) přišla před několika lety společnost Gartner Group a předložila ho
odborné veřejnosti k diskuzi. Smyslem existence této nové ekonomické kategorie
je možnost brát v úvahu, vyhodnocovat a porovnávat nikoliv pouze vlastní
pořizovací náklady systémů informační techniky, ale kalkulovat všechny náklady,
které vzniknou za určitou dobu životnosti zařízení.
Zvláštní význam mají tyto rozbory pro distribuované systémy, skládající se ze
serverů a pracovních stanic, propojených navzájem lokálními sítěmi LAN,
případně geograficky rozsáhlejšími dálkovými sítěmi WAN.
Rozdělení nákladů
Náklady na IT se skládají ze dvou základních kategorií: investičních a
provozních nákladů. Rozpočítávají se na určité definované časové období
životnosti, obvykle na 5 let. Do nákladů se zahrnují především počáteční
investiční výdaje. Patří sem ale i výdaje na aktualizaci, které je třeba za
dané období vynaložit, výlohy s licencemi, jakož i náklady na externí podporu
při implementaci a provozu. K tomu se přičítají většinou interní náklady na
operativní provoz, který je samozřejmě silně závislý na mzdové politice podniku.
Ke zmíněným operacím patří mimo jiné správa systému a bází dat, správa sítě,
aktualizace, distribuce softwaru, správa aplikací a servis. Operativní
(personální) náklady se měří v jednotkách pracovní doby (tzv. FTE Full Time
Equivalents) a ty se pak přepočítávají na dolary za rok.
Tak trochu nesouhlas
V německy mluvících oblastech je k TCO vedena kontroverzní diskuze. Jde o to
podchytit, vyhodnotit a porovnávat celkové náklady užívání komplexních systémů
informačních technologií za celou dobu životnosti. Meta Group vypozorovala, že
četné rozpočty na informační techniku v r. 1997 vysoce překročily plánovaný
rámec. To vyvolalo novou diskuzi o nákladech.
Dodavatelé informačních technologií diskuzi o TCO podporují a zdůrazňují přitom
výhody vlastních výrobků. Existují četné ukazatele předních institutů pro
výzkum trhu (roční náklady na 1 pracovní místo), které podle hesla "čím vyšší,
tím lepší" využívají pro vlastní marketingovou argumentaci. Tato čísla lze
ovšem jen velmi těžko srovnávat s konkrétní situací jednotlivého uživatele a
navíc je "know-how" na straně nabízejících obvykle dost omezené. To vyvolává
při analýze nákladů spíše zmatek.
TCO proti RCO
Rozlišujícím znakem mezi průzkumy TCO a modelem RCO (Real-Cost-of-Ownership),
který aplikuje Meta Group, jsou tzv. skryté nebo příležitostné náklady (hidden
costs Opportunitätskosten). Sem patří např. potřeba času na mnohonásobné
přihlašování se do systému u více aplikací, při poskytování pomoci jiným
uživatelům, aktivity samouků aj. Existence těchto nákladů je nepopiratelná a
jejich význam pro srovnávací výzkum rovněž.
Skryté náklady se obvykle jen zhruba odhadnou, a mohou proto podle okolností
celkový výsledek značně zkreslit. Navíc je argumentace vůči nadřízeným nebo
managementu firmy krajně obtížná a úspory nákladů se dodatečně těžko prokazují.
Testy výkonů
Oblastí, která je blízká nákladům na vlastnictví, jsou tradiční testy výkonů
jednotlivých složek IT, tzv. benchmarky. Srovnávají zjištěné parametry podniku
s výkonovými parametry kontrolní skupiny nebo se stávající databází. Přitom se
předpokládá, že lze vytvořit velmi homogenní, a tudíž srovnatelné skupiny, což
platí v rozsáhlé míře pro výpočetní střediska.
V distribuovaném prostředí platí tento předpoklad u různých podniků jen velmi
omezeně, a proto zkresluje výsledek. Dalším nedostatkem je znázornění výsledků
při tradičních předpokladech. Srovnávají se výlučně kvantitativní ukazatele a
jejich interpretace je ponechána uživateli.
Model, který zavedla Meta Group, tyto předpoklady daleko překračuje. Jednak
jsou k dispozici srovnávací hodnoty z velmi podobných průzkumů, na druhé straně
se klade důraz na individuální přizpůsobení modelu zkoumanému podniku.
Zjišťování dat rozhovorem s experty
RCO je založeno na modelu, který byl po léta vyvíjen a testován. Jeho hlavním
nástrojem je vícerozměrný rozborový list a z něho odvozený dotazník, jímž se
zjišťují skutečné údaje u uživatele, případně v podnikových útvarech. Těžiště
leží v přesnosti a hloubce zjišťovaných dat, nikoliv v množství datových
položek.
Sběr dat se neprovádí písemným vyplňováním dotazníku, nýbrž určitou formou
interview expertů s kompetentními vedoucími. Ukázalo se totiž, že informace z
písemných nebo telefonických dotazů mají většinou velké nedostatky.
Celkový projekt se v ideálním případě dělí do následujících fází (časové údaje
platí pro střední podniky nebo pro divize koncernů, které mají dobrý přehled o
svých nákladech):
odsouhlasení a přizpůsobení modelu RCO podmínkám zkoumaného podniku a podle
okolností na dílčí úsek informačního systému (asi 2-3 týdny)
osobní získávání dat u zkoumaného podniku (4-5 týdnů)
analýza a vyhodnocení dat (asi 3 týdny)
prezentace výsledků
V praxi se ukázalo, že celková doba 3 až 4 měsíců na průzkum je realistická.
Analýza poskytne konkrétní informace o celkových nákladech a jejich struktuře v
podniku. Pokud je to možné, provádějí se a vyhodnocují porovnání s podobnými
firmami.
Těžiště přínosů pro firmu je v opatřeních, která z průzkumu vyplývají. Zde jde
analýza dál než tradiční rozbory a vypracuje návrh nejvhodnějšího postupu.
Analýza poskytne konkrétní údaje o nákladech na 1 pracovní místo v
distribuovaném prostředí. Předpokládá se přitom provázané standardní
kancelářské pracoviště, vybavené obvyklými aplikacemi pro zpracování textů,
tabulkovou kalkulaci, tvorbou prezentací a elektronickou poštou.
Při jednom průzkumu s velmi širokým záběrem došla Meta Group k závěru, že
náklady takového pracoviště představují průměrně 2 800 dolarů. Odhad je ovšem
silně orientován na USA (úroveň platů, pracovní doba za rok, dovolená apod.),
přesto se však po určitých korekcích dá v podstatě použít i na situaci v našich
zeměpisných šířkách.
Několik čísel
Ukazuje se, že 51 % celkových nákladů připadá na provoz počítače. Z toho opět
téměř polovinu pohltí většinou ruční správa PC. Nákup hardwaru se svými 49 %
představuje rovněž velkou položku, na které se dá ale jen těžko něco ušetřit.
Velké úspory se docilují díky smluvní podpoře (tzv. Break-Fix--Support) při
instalacích a upgradech. Stinnou stránkou je tady ovšem určité snížení
funkčnosti. Alternativou je také síťová správa běžného prostředí s počítači PC,
jejíž efektivita záleží mj. na kvalitě použitého softwaru pro správu.
9 0072 / pen









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.