Práce s dokumenty v Česku

Polovina organizací považuje za největší problém stále rostoucí objem zpracovávaných dokumentů. Snad každá org...


Polovina organizací považuje za největší problém stále rostoucí objem
zpracovávaných dokumentů.

Snad každá organizace se potýká s vysokým počtem dokumentů, ať už
elektronických nebo papírových. V rámci realizovaného výzkumu byly sledovány
konkrétní způsoby práce a nakládání s oběma typy dokumentů, přičemž zvláštní
pozornost byla věnována posouzení závažnosti konkrétních aspektů práce s nimi.
Z údajů výzkumného šetření realizovaného ve skupině institucionálních
předplatitelů časopisu Computerworld vyplynulo, že největší část z oslovených
subjektů považuje za nejzávažnější problém neustále se zvyšující objem
zpracovávaných dokumentů (papírových materiálů) i elektronických dat. Z
odpovědí dotazovaných zástupců je také zřejmé, že se s tímto problémem setkává
přibližně polovina z dotazovaných organizací.
Nicméně problém vysokého počtu dokumentů není jediným, s nímž se analyzované
subjekty potýkají. Více než třetina zkoumaných organizací považuje za zásadní
problém zabezpečení dokumentů a dat před jejich zneužitím. Z detailnějších
odpovědí je patrné, že vnímání daného problému zahrnuje jak rizika vyplývající
ze zneužití dokumentů či dat externími subjekty (zásahem do informačního
systému zvenčí), tak rovněž rizika a ohrožení iniciovaná zevnitř příslušné
organizace (obvykle samotnými zaměstnanci).
Z podrobného vyhodnocení je dále patrné, že problematiku zabezpečení a ochrany
dokumentů před jejich zneužitím vnímají v podstatně vyšší míře zástupci
institucí finančního sektoru. V rámci této skupiny považují nastíněný
bezpečnostní aspekt za závažný téměř tři pětiny z dotazovaných zástupců.
Naproti institucím finančního sektoru stojí orgány veřejné správy a subjekty z
oblasti školství a zdravotnictví, jejichž zástupci považují problém zabezpečení
dokumentů před jejich zneužitím za závažný v podstatně nižší míře. Z
dotazovaných v tomto segmentu vidí problém zabezpečení a ochrany dokumentů jako
závažný celkem 29 %.

Skladovací prostory
Specifickým problémem souvisejícím se zavedenou praxí uchovávání (relativně)
vysokého objemu papírových dokumentů v jejich nativní podobě je nalezení
vhodných skladovacích prostor. Tento problém se přitom dotýká více než třetiny
zkoumaných organizací, a představuje tak podobně závažný problém, jako je právě
popsaná problematika zabezpečení a ochrany dokumentů a dat před jejich
zneužitím. Z podrobnějších odpovědí je dále zřejmé, že nalezení vhodných
skladovacích prostor neznamená pouze jejich fyzické umístění, ale souvisí
rovněž se způsobem zabezpečení takovýchto lokalit (ať už před vstupem
neautorizovaných osob či před živelnými katastrofami), s uspořádáním a
katalogizací dokumentů (neboť je třeba umožnit vyhledávání v těchto
dokumentech) a s několika dalšími problémovými okruhy.
Vzhledem k tomu, že možnosti správy archivu papírových dokumentů jsou velmi
omezené, a vzhledem ke změnám v legislativě, které souvisejí s možnostmi
uchování některých (například účetních) dokumentů v elektronické podobě,
přistupuje řada z dotazovaných subjektů k digitalizaci původně papírových
verzí. Současně přitom platí, že zástupci necelé třetiny z dotazovaných
organizací (29 %) poukazují na specifické problémy spojené s tímto procesem.
Z další podrobné analýzy je patrné, že ve větší míře se s problémy při
digitalizaci dokumentů setkávají organizace s vyšším počtem pracovníků, což
nepochybně souvisí s celkovým objemem digitalizovaných dokumentů. Řada subjektů
v této souvislosti spolupracuje s externími společnostmi, které provádějí
jednak vlastní digitalizaci, jednak současně vystupují v roli dodavatele
specifického řešení pro DM (Document Management), které umožňuje další
efektivní práci s již digitalizovanými dokumenty.



O výzkumu
Pro přípravu tohoto článku byly použity údaje z unikátního výzkumného projektu,
který exkluzivně pro IDG Czech realizuje společnost Markent. V rámci tohoto
výzkumu, jehož aktuální fáze byla realizována na počátku roku 2005, byl
podroben detailnímu zkoumání korporátní koncový trh konkrétně organizace, které
jsou předplatiteli týdeníku Computerworld. Celkem byly (podobně jako v minulých
letech) zpracovány odpovědi zástupců 303 organizací, vybraných takovým
způsobem, aby přesně kopírovaly strukturu předplatitelů týdeníku.
Vzhledem k tomu, že výzkum probíhá již od roku 2000, je na základě získaných
dat možné nejen popisovat aktuální stav, ale lze sledovat i dlouhodobé vývojové
trendy v širokém spektru jednotlivých segmentů IT trhu.
Relevanci prezentovaných zjištění dokládá dlouhodobě ověřovaná informace o tom,
že institucionální předplatitelé časopisu Computerworld učiní přibližně
polovinu z celkového objemu investic do informačních technologií v ČR.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.