Přecházíme na Word 97: Tipy pro formátování

V předcházejících dvou pokračováních jsme se zabývali formátováním znaků a odstavců. V tomto pokračování se bu...


V předcházejících dvou pokračováních jsme se zabývali formátováním znaků a
odstavců. V tomto pokračování se budeme zabývat prostředky pro usnadnění a
automatizaci formátování. Možná by bylo dobré pro jistotu rychle zopakovat,
které charakteristiky patří do kterého druhu formátu, protože s tím budeme dnes
hodně pracovat.
Tak tedy: mezi formátovací charakteristiky znaku patří vše, co jde nastavit v
dialogovém okně Písmo (příkaz Formát, Písmo), jazyk (příkaz Nástroje, Jazyk,
Nastavit jazyk) a nově také ohraničení a stínování (příkaz Formát, Ohraničení a
stínování, v seznamu Použít na: je vybrána položka "text").
Do formátu odstavce patří všechny charakteristiky, které lze nastavit na obou
kartách dialogového okna Odstavec (příkaz Formát, Odstavec), dále uživatelské
zarážky tabulátorů (Formát, Tabulátory), ohraničení a stínování (příkaz Formát,
Ohraničení a stínování, v seznamu Použít na: je vybrána položka "odstavec") a
odrážky a číslování včetně víceúrovňového číslování (příkaz Formát, Odrážky a
číslování).
Kopie formátu
Z předchozích verzí Wordu jste si již možná zvykli kopírovat formát z jednoho
místa v dokumentu na druhé místo. Základní postup je tento: označíte text,
který obsahuje požadovaný formát, a po-té stisknete klávesovou zkratku
Ctrl+Shift+C. Tím se formát "zapamatuje". Když pak označíte jinou část textu a
stisknete klávesovou zkratku Ctrl+Shift+V, zapamatovaný formát se aplikuje.
Klávesovou zkratku Ctrl+Shift+V můžete použít i opakovaně. Ke kopírování
formátu je možné použít i tlačítko Kopírovat formát na panelu nástrojů Formát.
Ovšem jak víme, existuje formát znakový a formát odstavcový. Který z nich se
zapamatuje (a pak i aplikuje)? V předchozích verzích Wordu to fungovalo takto:
pokud nebylo nic označeno, zapamatoval se znakový formát znaku vpravo od pozice
kurzoru. Jestliže byla označena část dokumentu, ale nebyl označen znak konce
odstavce (Ž), zapamatoval se znakový formát prvního znaku v označeném bloku.
Obsahovala-li označená část znak konce odstavce, zapamatoval se jak znakový
formát prvního znaku v bloku, tak i odstavcový formát prvního odstavce v bloku.
Ve verzi 97 se bez ohledu na to, co bylo označeno, vždy zapamatuje a aplikuje
jak znakový, tak i odstavcový formát. Představte si, že označíte nějaké slovo
(stačí umístit kurzor dovnitř tohoto slova), které je zformátované například
tučným písmem Arial, a toto slovo se nachází v odstavci zarovnaném na střed.
Pak stisknete klávesovou zkratku Ctrl+Shift+ C pro zapamatování formátu. Nyní
označíte nějakou část odstavce zarovnaného vlevo a stisknete klávesovou zkratku
Ctrl+Shift+V. Ve verzi 7.0 by se označená část zformátovala tučným Arialem,
formát odstavce by se nezměnil. Ve verzi 97 se navíc odstavec (nebo odstavce)
zarovná na střed.
Práce se styly
Styl je souhrn formátovacích charakteristik, které pojmenujeme a pak je
jednoduše můžeme aplikovat najednou. Word nabízí vestavěné styly, ale můžete
definovat i svoje vlastní. Seznam stylů se zobrazuje v seznamu Styl na panelu
nástrojů Formát. Tento seznam standardně ukazuje pou-ze 5 základních stylů,
styly definované uživatelem a styly použité v dokumentu. Pokud chcete zobrazit
seznam všech dostupných stylů, klikněte na rozevírací šipku seznamu Styl se
stisknutou klávesou Shift. Verze 97 nově zobrazuje i ukázku vhledu stylu.
Bohužel se mi nepodařilo objevit klíč, podle něhož je seznam stylů řazen.
Ve Wordu existují 2 druhy stylů: odstavcový a znakový. Definovat nebo upravovat
je můžete buď přímo z dokumentového okna, nebo z dialogového okna Styl (příkaz
Formát, Styl). Opět nebudu práci se styly podrobně popisovat, protože to je
tématem knih, a omezím se jen na novinky:
lStyl Normální již není možné upravovat z dokumentového okna, ale musíte vždy
použít okno Styl.
lExistuje nová funkce: automatická aktualizace odstavcového stylu. Pokud ji
použijete, každé ruční formátování odstavce způsobí, že styl, kterým byl daný
odstavec zformátován, se okamžitě předefinuje. Změny se hned projeví v
dokumentu na všech odstavcích zformátovaných tímto stylem. Automatickou
aktualizaci stylu tedy nastavujete pro každý styl zvlášť a je součástí definice
stylu. Zapnout ji můžete buď v dialogovém okně Styl, kde je po stisku tlačítka
Nový, nebo Upravit k dispozici zaškrtávací políčko Automaticky aktualizovat,
nebo z okna Úprava stylu, kde je v dolní části k dispozici políčko Od nynějška
automaticky aktualizovat styl (viz obr. 1). Okno Úprava stylu se objeví, pokud
na odstavec použijete nějaký styl (ne Normální), ručně ho přeformátujete a
znovu budete chtít použít ten samý styl pomocí rozevíracího seznamu Styl.
Automatickou aktualizaci stylů mají standardně zapnutou styly Obsah a styly
Rejstřík.
lPři ručním formátování odstavců může Word sám automaticky vytvářet nové
odstavcové styly. O tom si povíme více v kapitolce o Automatickém formátu.
lPokud nadefinujete odstavcový formát, podskupina formátovacích charakteristik,
týkající se formátu znaku, se stává standardním písmem odstavce. Každý
odstavcový styl tedy může mít jiné standardní písmo odstavce. Toto platilo i v
nižších verzích Wordu. Ve verzi 97 však dochází ke změně při aplikaci
odstavcového stylu. Pokud nemáte v dokumentu nic označeno, aplikuje se celý
odstavcový styl včetně jeho standardního písma odstavce na celý odstavec, ve
kterém stojí kurzor. Je-li v dokumentu něco označeno a označení alespoň
částečně zasahuje minimálně do 2 odstavců, opět se aplikuje celý odstavcový
styl, včetně standardního písma odstavce, na celé odstavce, do nichž označení
zasahovalo. Jestliže však označená část zahrnuje pouze část 1 odstavce,
standardní písmo odstavce se aplikuje pouze na označenou část. Neoznačená část
odstavce bude mít ponechán původní znakový styl. Formátovací charakteristiky,
které se týkají odstavce, se budou pochopitelně aplikovat na celý odstavec. V
předchozích verzích Wordu se charakteristiky písma aplikovaly vždy na celý
odstavec (bez ohledu na to, co bylo označeno).
Na závěr této kapitolky ještě uvedu několik tipů, které můžete použít i v
nižších verzích Wordu:
Klávesová zkratka Ctrl+Shift+ +N zformátuje odstavec stylem Normální.
Klávesová zkratka Ctrl+Q odstraní ruční formátování odstavce. Odstavec tedy
bude zformátován přesně tak, jak je definován styl, v němž je odstavec
zformátován. Tato klávesová zkratka je totožná s významem prvního přepínače v
okně Úprava stylu (viz obr. 1).
Klávesová zkratka Ctrl+mezerník odstraní ruční formátování znaku. Text bude
psán standardním písmem odstavce, které odpovídá použitému odstavcovému stylu.
Všechny odstavcové i znakové styly jsou součástí dokumentu. Vytvořený nebo
upravený styl můžete přidat i do šablony, na níž je dokument založen.
Podrobněji se tomuto tématu budeme věnovat v příštím pokračování.
Word umožňuje jednoduše hledat nebo zaměňovat formát (jakýkoli formát, nejen
styly). Zadejte příkaz Úpravy, Najít, resp. Úpravy, Nahradit. Ve verzi 97
musíte v zobrazeném dialogovém okně navíc stisknout tlačítko Více.
Automatický formát
Word nabízel již v předchozích verzích funkce, které usnadňovaly psaní a
formátování dokumentu. Tyto funkce byly různě roztroušeny po nabídkách. Ve
verzi 97 je můžeme najít společně pod příkazem Nástroje, Automatické opravy.
Zobrazí se stejnojmenné dialogové okno obsahující 4 karty. Podrobný výklad
jednotlivých karet a políček najdete v nápovědě (karta Obsah, heslo
Formátování, Automatický formát, Automaticky prováděné změny v programu Word).
Každou akci, kterou Word vykoná automaticky podle nastavení těchto karet,
můžete hned po jejím vykonání vrátit pomocí tlačítka Zpět na panelu nástrojů
Standardní. V tomto článku se zaměřím jen na automatické formátování, kterého
se týkají 2 karty: Při psaní a Formátování.
Karta Při psaní (viz obr. 2) je podobná kartě Automatický formát dialogového
okna Možnosti, kterou jste mohli najít ve verzi 7.0. Umožňuje nastavit, jaké
formátovací akce Word vykonává automaticky, zatímco píšete. Zastavíme se jen u
několika z nich, k získání podrobnějších informací použijte výše uvedené heslo
nápovědy.
Tři políčka se týkají automatického formátu odrážek a číslování. Políčka
Automaticky číslování a Automaticky odrážky byla k dispozici již ve verzi 7.0.
Pokud je máte zaškrtnuta, Word se snaží určit, zda při psaní nevytváříte
seznam. Seznam rozpoznává podle znaků, které napíšete na začátku odstavce
(číslice, písmeno nebo znak, který Word považuje za odrážku; seznam těchto
znaků je uveden v nápovědě). Jestliže začátek odstavce obsahuje znaky, které
Word interpretuje jako začátek seznamu, po stisku klávesy Enter se z tohoto
odstavce a z odstavce nově vytvořeného vytvoří seznam.
Word 97 jako začátek číslovaného seznamu již neinterpretuje jakoukoli číslici,
ale pouze číslici 1, číslici, kterou byl ukončen předchozí seznam, a číslici o
jednotku vyšší (analogicky to platí pro písmena na začátku odstavce). Přesto
doporučuji položku Automaticky číslování vypnout, protože pak jste ušetřeni
nemilého překvapení, když na začátku odstavce napíšete například datum prvního
dne v měsíci.
Seznamů se ještě nově týká políčko v dolní části okna Formátovat začátek
položky seznamu podle předchozí položky. Pokud je zaškrtnuto a začátek položky
seznamu je zformátován např. kurzivou, pak se po stisku klávesy Enter nejen
vytvoří další položka seznamu, ale automaticky se opět přejde na formátování
kurzivou.
Zajímavé je také políčko Internetovské a síťové cesty hypertextovými odkazy.
Je-li zaškrtnuto, pak po zápisu adresy elektronické pošty nebo internetové
adresy ji Word automaticky zformátuje jako hypertextový odkaz (modrým
podtrženým písmem). Jestliže adresa obsahuje mezery, musíte celou adresu
uzavřít mezi znaky < a > (tyto znaky se v textu hypertextového odkazu
nezobrazí). Pokud na takto vytvořený odkaz kliknete myší, příslušný
hypertextový odkaz se zavolá.
Posledním políčkem v tomto dialogovém okně, na které chci upozornit, je
Definovat styly na základě formátování, které umožňuje při ručním formátování
automaticky vytvořit nový odstavcový styl. Toto políčko je standardně
zaškrtnuté, ale doporučuji vám ho vypnout, protože za chvíli můžete mít v
dokumentu tolik stylů, že z nich bude přecházet zrak. Myslím, že je lepší si
tvorbu nových stylů řídit dle vlastního uvážení a ne ji ponechávat na Wordu.
Karta Formátování je velice podobná kartě Při psaní. Nastavení na této kartě
ovlivňují chování příkazu Formát, Automatický formát. Jestliže tento příkaz
použijete, označená část dokumentu (nebo celý dokument, pokud není nic
označeno) se zformátuje právě podle požadavků nastavených na této kartě.
Máte tak možnost velmi rychle dodatečně zformátovat například internetové
adresy jako hypertextové odkazy. Při použití příkazu Automatický formát
doporučuji ponechat zaškrtnuté políčko Styly v oblasti Zanechat. Tím si
zajistíte, že Word ponechá styly, které jste v dokumentu použili, a nebude se
je snažit nahradit formátem, který by se mu zdál vhodnější.
8 1486 / Maf









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.