Přežije digitální kancelář bez papíru?

Řešení bezpapírové kanceláře vždycky ztroskotá na papíru na toaletách. Tedy alespoň podle mého známého, který ...


Řešení bezpapírové kanceláře vždycky ztroskotá na papíru na toaletách. Tedy
alespoň podle mého známého, který říká, že papír zmizí z kanceláří ve chvíli,
kdy zmizí z toalet.
Je pravda, že množství tištěných dokumentů a kopírovaných dokumentů se díky
jejich pořizování v digitální podobě snižuje a snižovat bude předpokládané
tempo je asi o 20 % každé 3 roky. Na druhou stranu je zřejmé, že množství
informací, které musíme přijmout, zpracovat, rozeslat nebo archivovat, každým
rokem roste, podle odborníků až o 3 % za rok. A co na to výrobci papíru?
Navzdory prudké digitalizaci předpokládají v příštích letech mírný nárůst
spotřeby papíru přibližně 3 % ročně.
Automatizace kancelářských procesů (vytváření dokumentů, tisk, kopírování,
rozesílání, sdílení a archivace dokumentů) je důležitá součást efektivního
chodu firmy. Vyřešení této problematiky přináší firmě úsporu času i nákladů.
Nový prvek konvergence který známe především z telekomunikací (v podstatě
kumulace funkcí různých zařízení do jednoho multifunkčního, které je využíváno
například pro telefonování, faxování, e-mailování, brouzdání po Internetu
atd.), přináší do oblasti tiskových řešení multifunkční zařízení pro tisk,
kopírování a rozesílání dokumentů.
Většina dokumentů, které zpracováváme, má digitální původ. Přitom je velké
množství (až 65 %!) nejdříve vytištěno na tiskárně, následně rozmnoženo a
distribuováno ostatním příjemcům "pozemní poštou". Takový způsob je značně
neefektivní!
Přežívá mylná představa, že kopie je levnější než výtisk na tiskárně. Jen málo
uživatelů kopírovacích strojů a tiskáren si uvědomuje, že do skutečných nákladů
ceny kopie nebo výtisku je nutné započítat nejen ceny spotřebního materiálu a
papíru, ale také náklady spojené s provozem takového zařízení. Patří sem
údržba, servis a pracovní doba lidí, kteří svůj čas tráví procesem typu "vytvoř
vytiskni nakopíruj rozešli".
Přitom sama forma dokumentu, je-li digitální, umožňuje tento dokument rozesílat
přímo z počítače (prostřednictvím LAN, WAN, Internetu) po síti nebo v případě
potřeby papírové formy přímo rozmnožit výtisky na síťové tiskárně (což jinými
slovy můžeme nazvat "síťové kopírování").
Tyto trendy velmi pozorně sledují všichni výrobci kancelářských zařízení a
přizpůsobují jim své výrobky. A tak vidíme, že výrobci kopírek přidávají ke
svým kopírovacím strojům moduly pro síťové připojení a producenti tiskáren
přidávají ke svým produktům kopírovací skla a vytvářejí tím multifunkční
zařízení.
Taková zařízení jsou výhodná především pro střední a větší organizace s většími
objemy tisků nebo kopií. Pokud jsou navíc součástí síťového prostředí, nabízejí
kromě rozsáhlého množství funkcí (na jednom kompaktním zařízení) také úsporu
místa, času uživatelů při obsluze, jednodušší správu a údržbu na dálku. To
představuje další úspory času IT manažerů i provozních správců objektu
starajících se o provoz kancelářské techniky (kopírky, faxy, skenery atd.)
Použití nových technologií napomáhá zlepšit kvalitu standardních černobílých i
barevných kancelářských výstupů a podstatně rozšiřuje způsoby dalšího množení a
distribuce. Místo postupu "vytvoř vytiskni nakopíruj rozešli" přichází "vytvoř
rozešli vytiskni podle potřeby" (Printing on Demand). Nehledě na finanční
úspory za papír, poštu, strávený čas a ekologické úspory jsme schopni zajistit
i aktuálnost informací.
Budoucnost a úspěch budou mít ti výrobci tiskových nebo kopírovacích řešení,
kteří budou schopni nabídnout spolehlivé a snadné nasazení těchto
multifunkčních zařízení do stávajících síťových prostředí zákazníků včetně
univerzální integrace do firemních systémů správy dokumentů. Zdá se, že náskok
mají spíše výrobci síťových tiskáren. A také ten, kdo bude schopen nabídnout
něco "navíc". Digitálně rozesílat papírové dokumenty přímo z multifunkčního
zařízení na e-mailové adresy ve firmě nebo přes Internet? To umí zatím málokdo,
ale takové řešení existuje.
0 1068 / pen









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.