Records Management ohlídá firemní dokumenty

DEFINICE Records Management zajišťuje vedení průkazné evidence důležitých dokumentů v průběhu jejich životního c...


DEFINICE
Records Management zajišťuje vedení průkazné evidence důležitých dokumentů v
průběhu jejich životního cyklu. Současně se stará o uchování a neměnnost
každého dokumentu i o jeho zpřístupnění na základě stanovených oprávnění.

Základním cílem Records Managementu (RM) je pořádek v ukládání a evidenci
dokumentů. To už tady ale bylo několikrát. Takový pořádek měly dle dodavatelů
přinést nejdříve aplikace typu MS Office a o několik let později aplikace typu
Document Management (DM, systémy pro správu dokumentů). Asi doposud nepřinesly.
Důvod však nehledejme pouze v uvedených aplikacích, ale hlavně ve způsobu
jejich používání. Uvedená problematika nepatřila doposud k prioritám
managementu ani IT. Doba se mění a nyní je opak pravdou. V současnosti ve světě
řadí manažeři oblast pořádku v evidenci dokumentů mezi přední priority své
činnosti. Hlavním důvodem je fakt, že v dokumentech je uloženo vlastní know-how
podniku a že informace uložené v dokumentech a evidence, co se s nimi kdy dělo,
rychle a detailně vypovídají o aktivitách podniku. Management tedy chápe
aplikaci tohoto typu jako nástroj, který ochrání podnik proti potenciálním
vnějším či vnitřním hrozbám nesprávného užití podnikových dokumentů. Tato
ochrana patří k základním povinnostem managementu i podle našeho právního řádu.

Oč jde
Co je to tedy Records Management? Organizace musí vést záznamy (records) o
svých aktivitách. Za takové záznamy můžeme považovat písemné nebo jakékoli jiné
materiály vytvořené či obdržené v průběhu činnosti organizace, které:
lDokladují jednotlivé funkce podniku, zásady a taktiky podniku, jednotlivá
rozhodnutí, pracovní postupy, provoz podniku a jeho další aktivity.
lObsahují pro podnik cenné informace.
Pro slovo Records můžeme použít kromě slova záznam i český ekvivalent zápis,
protokol, doklad. Records Management je tedy laicky řečeno vedení průkazné
evidence důležitých dokumentů v průběhu jejich životního cyklu. Taková evidence
musí být nejen průkazná, ale musí rovněž zajistit uchování a neměnnost
příslušného dokumentu včetně jeho zpřístupnění na základě stanovených
oprávnění. Pro vedení evidence a archivace dokumentů existují obecně platná
pravidla podle typu činnosti a každý podnik vytváří také vlastní pravidla a
normy. A právě aplikace typu Records Management je vhodným nástrojem, který
zajistí jejich dodržování a umožní kontrolu shody každodenních činností s
těmito pravidly. Právě tato shoda je velmi důležitým faktorem pro management,
pro vlastníky i pro kontrolní orgány.
Aplikace typu RM má 3 základní cíle:
lEvidovat průkazně zaznamenat existenci všech důležitých dokumentů.
lArchivovat zatřídit, přehledně uspořádat a vyřazovat dokumenty přesně podle
pravidel společnosti a platných zákonů.
lZpřístupňovat na základě definované politiky přístupových práv poskytovat
uložené dokumenty uživatelům a vést o tom průkaznou evidenci.

Aktuální situace
U většiny podnikových subjektů je dnes situace v ČR v oblasti ukládání a
evidence dokumentů (správy dokumentů) značně neutěšená. Řada těchto subjektů/
podniků si ani není vědoma povinnosti ukládat dokumenty a vést o nich evidenci,
či této problematice nevěnuje potřebnou pozornost. Týká se to hlavně nově
vzniklých podniků a firem po roce 1989. V podnicích, které byly transformovány
a udržely si historickou kontinuitu, se evidence omezuje pouze na papírovou
dokumentaci. Přitom kvalitní správa dokumentů má vedle vyřešení těchto problémů
velký kvalitativní přínos pro každodenní využívání informací uvnitř organizace.
U řady podniků jsou dokumenty, a to jen některé, pouze ukládány, ale nejsou
evidovány. Neexistuje jednotný evidenční systém, který by umožňoval centrálně
tyto dokumenty evidovat, a zároveň dovoloval jejich jednoduché dohledání a
sdílení. V řadě případů je kompletně opomíjena elektronická komunikace e-mail.
E-maily nejsou evidovány a většinou ani dlouhodobě archivovány. V této oblasti
chybí potřebná pravidla i jakákoli kontrolní činnost.
Zanedbávání tohoto problému přináší organizaci nemalá rizika, která se ve svých
koncích promění ve značné finanční náklady. Shrňme si problémy:
lNeexistuje průkazná evidence dokumentů. Pokud evidence existuje, není
průkazná, neboť údaje mohou být nekontrolovaně měněny.
lPokud není dokument řádně evidován, roste riziko jeho ztráty, a s tím i riziko
ztráty průkaznosti dané operace a riziko neschopnosti doložení příslušných
aktivit.
lVzrůstá i riziko nedodržení právních norem.
Tato rizika se zvětšují s velikostí organizace a jejím dalším rozvojem.
Vznikají nové útvary, nové produkty, narůstá produkce, objem klientů a obchodů.
Výše uvedená operační rizika vyplývající z nedostatečného řízení dokumentů
způsobují růst finančních nákladů a výrazné snížení konkurenceschopnosti.
Z pohledu zahraničních subjektů se jedná o obdobu situace, kdy by firma neměla
ERP systém a účetnictví vedla obyčejnou tužkou v sešitě.

Zákony a vyhlášky
V ČR je povinnost uchovávat různé typy dokumentů roztříštěna do řady zákonů a
vyhlášek, které jsou často platné pouze v některých oborech činnosti. Na rozdíl
od Slovenska a dalších evropských zemí není v novém zákoně o archivnictví a
spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb) pro podnikové subjekty jasně definováno,
jak vést příslušnou evidenci. V zákoně jsou pouze uvedeny obecné povinnosti.
Navzdory tomuto faktu mají podniky povinnost takovou evidenci vést a průkazně
dokládat svou činnost kontrolním orgánům.
Dalším důležitým aspektem je stále sílící tlak zahraničních subjektů, a to jak
z pohledu kooperací či kapitálového a investičního. Ve Spojených státech platí
velmi striktní zákon, který přesně upravuje pravidla evidence a archivace
dokumentů (Sarbanes-Oxley). Přestože se tento zákon vztahuje pouze na veřejně
obchodovatelné organizace, řídí se jím většina podniků v USA. Překvapivá je
snaha řady evropských firem řídit se rovněž tímto zákonem. Evropská unie
připravuje právní úpravu (obdobu Sarbanes-Oxley), která bude podrobnou evidenci
písemností v blízké budoucnosti u velké řady soukromoprávních subjektů také
striktně vyžadovat. Dalším důvodem pro zavedení RM může být nutnost vytvoření a
hlavně dodržování vlastních podnikových pravidel a norem pro evidenci
dokumentů. Připomeňme, že při certifikaci podniku pro řízení kvality podle
norem řady ISO 9000 je řízení podnikové dokumentace povinné. Dokladování
právních úkonů uskutečněných na základě obsahu určitého dokumentu se stává bez
nástrojů RM obtížným či zcela nemožným, což může mít velmi negativní následky
ve vztahu ke klientům, partnerům, při řešení soudních sporů apod. Chybějící
kvalitní evidence, popřípadě neschopnost předložit příslušné dokumenty přináší
řadě firem i v ČR nemalé finanční náklady, někdy dokonce i značné pokuty či
jiné sankce.

Řešení
Kvalitní řešení uvedených problémů nelze očekávat od nasazení určité IT
technologie. Ta je pouze nástrojem pro realizaci záměrů organizace pro práci s
dokumenty. Pro realizaci uvedených záměrů je třeba identifikovat potřeby
podniku, navrhnout organizační normy (spisový a skartační řád, případně
související předpisy), navrhnout způsob evidence a ukládání všech typů
dokumentů (papír, elektronické dokumenty, e-mail apod.), rozpracovat detailní
firemní metodiku a pravidla pro ukládání a evidenci. A na základě těchto kroků
pak implementovat systém práce s dokumenty, monitorovat a kontrolovat jeho
dodržování. Překážkou úspěšné implementace bývá nedostatečná znalost této
problematiky jak na straně uživatelů, tak na straně dodavatelů, protože se jí
mimo oblast státní správy až na výjimky nikdo nezabýval. Základní postupy jsou
sice obdobné, jejich řešení se ve většině případů přece jenom odlišuje od
řešení používaných ve státní správě. Právě na základě znalostí a zkušeností je
nutné stanovit, co a jak evidovat a ukládat, a tím eliminovat rizika omezeného
nebo příliš rozsáhlého ukládání, případně riziko ztráty nebo zneužití dokumentů.
Autor je ředitelem a jednatelem společnosti Exprit.


Předpoklady úspěšného řešenín V organizaci musí mít někdo RM na starosti.
n Je třeba někde získat potřebné know-how.
n Je třeba sestavit projektový team a řídit ho za účasti managementu.
n Je třeba stanovit přínosy pro management, uživatele, zákazníky.
n Řešitel musí mít potřebné znalosti a zkušenosti.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.