Řídit poradu je umění

Nezbytnou součástí pracovního života většiny z nás se staly pracovní porady. Zúčastňujeme se jich na pracovištíc...


Nezbytnou součástí pracovního života většiny z nás se staly pracovní porady.
Zúčastňujeme se jich na pracovištích, mezi jednotlivými podniky, na
ministerstvech a v ostatních organizacích. Jsou formou diskuze k určitým
problémům, prezentací názorů jednotlivce nebo skupin a jejich hlavním cílem je
získat stanovisko nebo rozhodnutí k řešení určitého problému.
Jde-li o porady oddělení nebo porady pořádané uvnitř podniku, má vedoucí
oddělení popř. vedení podniku příležitost, dozvědět se názory pracovníků k
jednotlivým problémům, získat podněty pro svou řídicí práci a zároveň
informovat spolupracovníky o podnikových úkolech a strategii. To ovšem za
předpokladu, že porady jsou opravdu porady, to znamená krátká, věcná a plodná
jednání s konkrétním výsledkem. Aby tomu tak skutečně bylo, musí být jejich
organizace a obsah promyšlené a jejich příprava a realizace řízeny podle
určitých pravidel.
Pravidlo první: Kdy to bude?
Stará zásada praví, že k oznámení a k zajištění účasti pracovníků na jakémkoliv
jednání je vhodná písemná pozvánka. Proč? Aby každý pracovník předem věděl, kdy
porada bude a mohl se na ni připravit. Záleží ovšem na obsahu porady, kdo ji
svolává a kdo se jí má zúčastnit.
Pracovní setkání mohou být pravidelná vždy po uplynutí určitého období (týden,
měsíc apod.), na kterých se zpravidla hodnotí plnění daných úkolů a nástin
úkolů nových, včetně jejich možných řešení. V podstatě jde o stereotypní,
plánovaná setkání. Mnoho porad je nepravidelných, jestliže jsou svolávány k
řešení určitého závažného problému. Mohou být uskutečněny náhle, jestliže jsou
nutné k operativnímu vyřešení nějaké situace. Pak patří k neplánovaným
jednáním. Nepravidelné porady však mohou být i dlouhodobě plánované, zvláště
chce-li podnik k řešení určitého problému pozvat i odborníky z jiných institucí.
Pravidlo druhé:
Co je psáno, to je dáno
Abstrahujeme-li od operativních schůzek, má být porada oznámena písemnou
pozvánkou. Písemné sdělení je závazkem pro obě strany. Vedení v něm informuje
nejen o době a místu konání porady, ale zároveň i o jejím programu. Pracovníkům
zase umožňuje připravit se na jednání, zorganizovat si čas a rozložit si
pracovní úkoly podle potřeby.
Jde-li o schůzku oddělení nebo schůzku podnikovou, je výhodné vyvěsit písemnou
informaci na
informační tabule. V podniku s mnoha zaměstnanci se předpokládá, že kromě toho
bude rozeslána do všech oddělení. Jestliže z úsporných důvodů přijde do
oddělení pouze jedna, vyplatí se, putuje-li od jednoho pracovníka oddělení k
druhému. Všichni by měli podepsat, že pozvánku četli, včetně data, popřípadě
napsat důvod, proč se porady nemohou zúčastnit. Byrokracie? Lze ji zdůvodnit.
Nemůže se totiž stát, že by o jednání pracovníci nevěděli. Potvrzením pozvánky
má vedení přehled o počtu účastníků.
Organizuje-li se mezipodniková porada, pak by měl písemnou pozvánku dostat
každý zvaný.
Na první pohled se může zdát směšné připomínat její obsah. Kolikrát se už
stalo, že obsahově dobře připravená porada ztroskotala na špatné organizaci,
třeba pouhé pozvánky. Zvací dopis by měl obsahovat:
ltéma porady
lkonkrétní den v týdnu
ldatum a hodinu
lmísto konání, tzn. úplnou adresu, kde se bude porada konat, patro a číslo
místnosti.
Dobrý mrav velí rozeslat pozvánky 10 až 14 dní před jednáním, v krajní nouzi 1
týden předem. Dva týdny jsou dlouhá doba a pro zdárný průběh zasedání je nutné,
aby sekretářka svolávající organizace (oddělení) všem schůzku telefonicky
připomněla alespoň 3 dny před jejím konáním. Zároveň si tak nenápadně ověří
počet potenciálních přítomných.
Pravidlo třetí: Přesnost je výsadou králů i manažerů
Porada má být zahájena přesně v době, na kterou byla svolána. Akademické
čtvrthodinky jsou nemrav. Jestliže si na ně účastníci pravidelných porad
zvyknou, pak si je sami od sebe prodlouží o další čtvrthodinku, a rázem se
začíná o půl hodiny později. Jde--li o schůzky mimopodnikové, pak začátek se
zpožděním deklasuje význam porady.
Často se stává, hlavně u porad oddělení, že pozdějším zahájením je vinen
vedoucí, který do poslední chvíle něco zařizuje, řeší a organizuje. Neuvědomuje
si, že nekázeň, kterou nevědomky demonstruje, se přenáší už zcela vědomě na
jeho podřízené.
Pravidlo čtvrté: Úspěch má dobrý předsedající
Nechceme-li, aby se po několika minutách z porady stalo "perské tržiště", někdo
ji musí řídit. Je to nutné i proto, aby se dopracovala ke konkrétním závěrům.
Předsedající má také možnost řídit poradu tak, aby neodbíhala od hlavního
tématu.
Dobrý předseda se na řízení porady předem připraví a dbá, aby všechny
připravené body byly postupně projednány.
Nemá-li být porada planá, musí z ní vyplynout konkrétní závěr obsahující souhrn
výsledků. Jestliže se projednávalo více bodů, pak by měl být závěr u každého z
nich. Tím ovšem porada nekončí. Je na předsedovi, aby dosažené výsledky,
popřípadě i úkoly, nadiktoval do protokolu jednání. U každého úkolu má být
stanoveno, co je nutné udělat, kdo jeho splnění zajistí a jaký bude termín
plnění. Kromě toho je třeba určit, kdo bude řešení úkolu kontrolovat.
Pravidlo páté: Jaký předsedající, taková porada
Z toho jasně vyplývá, jaký by měl být, a jak by se měl chovat. Dobrý
předsedající si připraví program porady. Promyslí si hlavní body jednání,
ujasní si celou problematiku proto, aby měl jasné vodítko, jak poradu řídit.
Rozdělí si ústřední téma na otázky, ke kterým bude vhodné diskutovat. Rozprava
se lépe rozvíjí, připraví--li si správně formulované otázky.
Aby se v průběhu porady na nic nezapomnělo, je pro předsedajícího výhodné,
poznamená-li si jednotlivé body průběhu.
Předsedající poradu zahajuje a mnohdy má i úvodní slovo. Nikoli proslov. Proto
se doporučuje časový limit 5 minut. Je-li úvod příliš dlouhý, unaví přítomné a
ti pak nemají do diskuze chuť, až na notorické diskutéry.
Jestliže předsedající v průběhu jednání položí plénu otázku, měl by na nějakou
dobu přestat mluvit, aby ji mohlo plénum vstřebat a připravit se na odpověď.
Jestliže je otázek více, je nutné upozornit, že se budou řešit postupně a znovu
zopakovat první otázku.
Je neúčinné, jestliže se předsedající snaží hluché místo mezi úvodním slovem a
začátkem diskuze zaplnit hovorem. Také není taktní vyvolávat někoho k diskuzi.
Jakmile se rozprava rozproudí, předseda ji sleduje a poznamenává si nové
myšlenky, argumenty pro a proti. Usnadní si tím formulaci závěru a zároveň
získá nové podněty pro práci.
U každého prodiskutovaného bodu programu předsedající shrne hlavní závěry, aby
si účastníci porady zapamatovali celou osnovu projednávaného tématu.
Nemělo by se zapomínat ani na takovou maličkost, jakou je oslovení účastníků.
Znají-li se a je-li mezi nimi kamarádský vztah, může předsedající při jejich
oslovování použít křestních jmen. Neznají-li se, pak by měl před rozpravou
požádat, aby každý diskutující řekl své jméno a pracoviště.
8 1676 / jam









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.