Sdílení vědomostí - základ úspěchu

Vzhledem ke své velikosti a stále většímu zaměření na kvalitu služeb je zapotřebí, aby si i malé a středně velk


Vzhledem ke své velikosti a stále většímu zaměření na kvalitu služeb je
zapotřebí, aby si i malé a středně velké firmy osvojily "řízení
vědomostí" (knowledge management).Vědění coby koncept zůstává po staletí
předmětem intenzivních, leč nikdy nevyřešených debat mezi intelektuály,
filozofy i vědci. Stále více firem dnes stojí před dramatickými změnami trhu,
musí se vypořádávat s novými technologiemi, fúzemi a majetkovými přesuny, snaží
se zvládnout fluktuaci zaměstnanců, strategické přesuny a strmý růst, stejně
jako čelí problémům, jak definovat a řešit vytváření vědomostí, jejich řízení a
obecné rozšiřování.
Zatímco původním záměrem většiny firem bylo vybudovat rozsáhlou a profitující
ekonomiku, dnes se stále více zaměřují na to, jak zachytit, podpořit a získat
co největší zisk z vědomostí ukrývající se hluboko uvnitř a jsou produktem
spolupráce, vnitrofiremní komunikace a celkové koordinace. Strategické
rozhodování je stále větší měrou závislé na odhalování a využívání nabytých
zkušeností. K podobnému vývoji dochází též v oblasti eliminace neproduktivity a
snižování cyklů při operativním řešení strategických změn v poptávce na trhu. K
tomu dále přispívá zrod globálních a nadnárodních koncernů s operačním
prostorem po celé zeměkouli.
Koncept vědění Řízení vědomostí neboli knowledge management se definuje jako
princip sdělování požadovaných informací předem identifikovaným jednotlivcům ve
správný čas a na správném místě. Je to tudíž kontext, v němž používáte ty
znalosti, které jsou pro vás důležité. Například nezávazný rozhovor mezi dvěma
prodejci nad šálkem kávy o tom, co u toho či onoho materiálu nebo produktu
zákazníci upřednostňují, je jen nezávazný rozhovor a nic víc. Knowledge
management chce právě tyto postřehy zachytit a dohlédnout na to, že se o
preferencích zákazníků dozví ti správní lidé a budou moci podle toho jednat.

Vytváření vědomostí
Většina obchodních organizací, mají-li se nějak řídit, byť v té
nejprimitivnější formě konkurence, musí přijmout kombinaci určité formy
technologie a procesů na řízení rutinních operačních cyklů. Firmy, které na
hodnotovém žebříčku stojí výše, postoupily v tomto směru ještě o krok dál a
daří se jim přijímat špičkovou technologii a globálně nejlepší postupy, s
jejichž pomocí dokáží zvládat dvojité a často vzájemně provázané požadavky
strategických a operačních iniciativ. Bohužel přijímání a rozvoj informačních
systémů nepostupovaly po předem definované cestě, ale příliš často se řídily
okamžitými potřebami. V důsledku toho vědomosti leží ve firmě jaksi ladem,
často jsou to jen nespojité ostrůvky dat, osamocená jezírka informací uložených
v obchodních dokumentech, nezávislých informačních systémech či v hlavách
zkušených zaměstnanců. Bez architektury efektivního řízení vědomostí nemůže
tato data využít nikdo z podniku. Přístup k řízení vědomostí
Před návrháři a architekty systémů znalostí tedy leží úkol sloučit všechny
formy vědomostí do jedné, univerzálně přístupné platformy. Řešení musí být
intenzivní jak z hlediska technologie, tak z hlediska poradenství. Úspěch
jakékoli iniciativy na kontrolu těchto neuspořádaných interních vědomostí a
poznatků bude spočívat v reakci na obchodní potřeby a příbuzné otázky
prostřednictvím důkladně definovaného projektu.

Firemní vědomostní systémy
Vědomostní systémy v obchodních organizacích sestávají z triády stávajících
informačních systémů, organizační struktury a kritických procesů vytváření
vědomostí. Hned zkraje je důležité pochopit a přijmout fakt, že sám proces
vytváření vědomostí je jedinečný z hlediska každé firemní kultury práce a
jejích základních obchodních teorií. Například farmaceutická společnost
podílející se na výzkumu a vývoji produktů na léčbu život ohrožujících chorob
operuje a zpracovává vědomosti zcela jiným způsobem než společnost
specializující se na výrobu rakví. Zatímco ta první podniká rozsáhlé výzkumy a
experimenty, po kterých následují klinické zkoušky a schvalování ze strany
vlády, druhá jmenovaná firma se zaměřuje na to, aby sehnala co nejlepší
dodavatele a své produkty stavěla přesně dle dodaných specifikací a za dodržení
jistých kvalitativních standardů. Podobně se firmy budou lišit také podle
povahy sdílení informací v rámci jedné firmy, od uzavřených systémů, kdy jsou
informace vyhrazeny určitým osobám, až po systémy otevřené, tj. takové, kde
jsou informace sdílené volně a vyvíjejí se v rámci ekosystému. To lze odhadnout
z organizačního diagramu, který ukazuje nejrůznější možnosti vědomostních
vztahů v rámci firmy.

Výměna firemních vědomostí
Samotné vytváření vědomostí má několik rozměrů. "Pevné" vědomosti (dokumenty,
postupy atd.) lze zmapovat relativně snadno. Ale právě "nehmatatelné" aspekty,
které se často zakládají na zkušenostech (léta zkušeností prodejců či
schopnosti získané během výkonu povolání), se zachycují a sdělují nejobtížněji.
To vyžaduje formální a pevně strukturovaný přístup, aby se zajistil jednotný
přesun vědomostí mezi týmy i v rámci nich samotných. Dokonce i "pevné" formy
vědomostí vyžadují před přenosem a dalším použitím setřídění a vyladění.
Informační systémy přitom hrají klíčovou roli, bez nich by tento proces nebyl
vůbec možný. Zrod portálů pro firemní informace (Enterprise Information
Portals, EIP), které mají reagovat na tyto potřeby firmy, je životaschopnou
alternativou, kterou v současné době přijímá a zkouší řada předních firem.
Například v IT průmysl začal pracovat na řízení informací tím, že byl zaveden
systém pro správu dokumentů. Získávání a skladování dat společně se systémy ERP
pak posunuly tuto iniciativu ještě o krok dále. Zatímco se většina firem
věnovala přizpůsobení těmto novým systémům, podařilo se jim rozpoznat četné
nedostatky. S nástupem elektronické pošty také zároveň docházelo k revoluci
messagingu a internetových technologií. Ty vlastně připravily cestu pro
univerzální přístup k rezervoárům sdílených vědomostí. Vznikly EIP, jejichž
úkolem bylo ošetřovat původní a nenaplněné přísliby systémů sdílení vědomostí.
Portály EIP fungují jako univerzální informační portály pro předávání
zpracovaných streamů utříděných i neutříděných informací do počítačů firemních
uživatelů ze stávajících platforem uvnitř i mimo organizaci.

Přístup malých firem
Malé a středně velké firmy operují na zcela jiné vlnové délce a v přijímání
stále se ještě vyvíjející technologie jim brání zvláštní překážky. Nicméně s
postupujícím růstem a stále větším zaměřením na poskytované služby se i tyto
firmy ocitnou tváří v tvář problémům podobným těm, jakým čelí globální firmy.
Malé a středně velké firmy se mohou s těmito nástrahami vyrovnat pomocí
strategického přístupu přijmout anebo ještě lépe definovat nejlepší postupy pro
svůj segment a pečlivě přijmout tu technologii, jež byla vyzkoušena a
dostatečně se osvědčila. Ideální je takové řešení, kdy postupy naplánuje,
definuje a realizuje externí odborník, aby se tak zajistila rovnováha mezi
stávajícími operacemi a budoucími požadavky firmy z hlediska dlouhodobé
strategické mapy. Najmout si na takovou práci externí stranu je dobré kvůli
nezávislé analýze a důraznému marketingu. Alternativně lze najmout zcela nový
tým pracovníků; v případech, kdy je firma situována na více místech, mohou
významnou roli sehrát interní týmy operující na jiných pobočkách firmy. Právě
tyto týmy mají značnou šanci postihnout vědomostní potřeby firmy. Vědomostní
týmy by měly definovat jakostní standardy, zmapovat stávající postupy,
identifikovat vědomostní zdroje a definovat standardní šablony pro
zaznamenávání a sdílení vědomostí. Navíc je zapotřebí definovat formální i
neformální komunikační fóra, stejně jako procesy sdílení informací tak, aby
byla vytvořena firemní kultura pro šíření informací a lepší spolupráci.
Na podporu této iniciativy je třeba přijmout fázovým způsobem osvědčené
technologie, a tak zajistit, že se firma na hodnotovém žebříčku posune o krok
výš. Jak bylo řečeno výše, vědomostní iniciativa má více důsledků pro firemní
kulturu a procesy než pro technologii. Lze dosáhnout výrazných přínosů, aniž by
bylo nutné investovat do instalace nákladných technologií stačí pouze zavést
standardy do firemních postupů, které je nutno co nejvíce zjednodušit. Totéž
platí o zdrojích vytváření vědomostí v rámci firmy. Malé a středně velké firmy
by se měly zaměřit na položení interní organické infrastruktury předtím, než
vůbec začnou přijímat technologické prostředky na dosažení téhož.

Budoucnost
Dalším logickým krokem pro systémy řízení vědomostí budou systémy, které s nimi
budou obchodovat. Budou využívat získaných kombinovaných vědomostí, budou
stavět na desetiletích firemních zkušeností a nabízet vysoce sofistikované
produkty a služby. Nicméně do té doby, než se do tohoto stadia dostaneme, se
mohou firmy stále těšit přínosům, jež pro ně představuje řízení vědomostí,
pokud budou poslušny přikázání "Sdílej vědomosti!". Toto je základní premisa,
na které stojí řízení vědomostí. Pokud sdílení vědomostí chybí, je výsledkem
pouze drahý domeček z karet, který postrádá nezbytného ducha pro další
předávání vyzískaných vědomostí. Obchodní organizace si musejí uvědomit, že než
se pustí do jakékoli obsáhlé iniciativy, je zapotřebí přijmout a osvojit si
právě tohoto ducha.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.