Školení zaměstnanců atraktivní formou

Chcete-li, aby si zaměstnanci zapamatovali informace, které jim dáváte při školení, experimentujte! Státní agen...



Chcete-li, aby si zaměstnanci zapamatovali informace, které jim dáváte při
školení, experimentujte!

Státní agentura, pro niž pracuji, patří mezi organizace, na než se vztahují
legislativní požadavky dané zákonnou normou HIPAA (Health Insurance Portability
and Accountability Act). To znamená, že zpracováváme a přenášíme jen takové
zdravotní informace o občanech, které jsou předmětem předpisů HIPAA.
Abychom těmto pravidlům vyhověli, musíme se ujistit, že všichni naši
zaměstnanci znají správný způsob, jak nakládat s chráněnými informacemi, k nimž
mají přístup, což je téměř cokoliv od osobních zdravotních informací, jako jsou
výsledky testů HIV, až k údajům o sociálním pojištění, k adresám trvalého
bydliště či k informacím o poskytovatelích zdravotní péče. Privátní informace
jsou zpřístupněny prostřednictvím interního webu agentury, a proto je školení
poskytováno všem novým zaměstnancům. Naši pracovníci jsou instruováni tak, aby
nenechávali důvěrné informace ležet na stolech a aby uzamykali obrazovky svých
počítačů, pokud jsou pryč ze svého pracoviště. Na školicí materiály přitom
dohlíží manažer, jenž má v naší agentuře ochranu soukromí na starosti jeho
divize už sepsala a publikovala dokument o více než 100 stranách. Každý manažer
oddělení proto svým zaměstnancům ukládá, aby si dokument přečetli, a následně
posílá divizi ochrany soukromí zprávu elektronické pošty, která obsahuje seznam
jmen těch, kteří tak už zdárně učinili.

Konec teorie...
To je směšné! Přečetli byste si vy více než 100 stran dokumentu o dodržování
zákonných norem HIPAA? Já bych si dokument takového rozsahu přečetla pouze
tehdy, pokud by byl opravdu zajímavý a týkal se specificky mojí profese.
Pochybuji však, že bych byla schopná projít jen pět stránek týkajících se
dodržování norem HIPAA. Ačkoliv jsem se k tématu školení o HIPAA nechtěla
vracet, věděla jsem, že abychom měli efektivní školicí program, muselo by se
ještě leccos změnit.
Proč tohle vlastně vůbec zajímá bezpečnostní manažerku? Byla jsem ale požádána,
abych odsouhlasila politiky a procedury vydané divizí pro ochranu soukromí
ještě před jejich publikováním jsou totiž důležitým průsečíkem mezi ochranou
soukromí a bezpečností. Požádala jsem o setkání se šéfem divize pro ochranu
soukromí, abychom mohli na našem budoucím úsilí týkajícím se školení a
publikování spolupracovat.
Můj názor je, že pokud je velmi důležité, aby se zaměstnanci naučili dodržovat
pravidla ochrany soukromí a bezpečnosti, pak je nutné prezentaci zpracovat tak,
aby měli chuť při ní trávit čas.
Jinými slovy, nechci spoléhat na typický přístup spočívající v tom, že na
interní web vložíme statické informace a řekneme zaměstnancům, aby uvedené
stránky navštívili a tam si je přečetli, čímž automaticky přepokládáme, že jsou
dostatečně informováni. Webové stránky naplněné pokyny, co mají a nemají
pracovníci dělat, nikdy zájem zaneprázdněných zaměstnanců neudrží, dokonce ani
když použijete prezentace v PowerPointu, abyste přidali trochu barev a nějaké
ty obrázky.
Tím, co potřebujeme, je přístup, který pozornost našich zaměstnanců upoutá,
udělá jim jasno v tom, jak kriticky důležité je chránit osobní zdravotní
informace občanů našeho státu, a ukáže jim, jak toho dosáhnout. A tento
efektivní, zábavný a pozornost udržující program by měl stát méně než 10
procent rozpočtu na informační bezpečnost (to je doporučení analytické
společnosti Gartner).

Kde najít peníze
Mám nápad, ale (jako obvykle) nemáme fondy nebo personál, abychom ho byli
schopni zrealizovat způsobem, který je obvyklý například v soukromém sektoru.
Ne že by mě to však mohlo zastavit vyžádala jsem si od svého šéfa schválení
možnosti experimentovat, částečně na úkor svého vlastního času a prostředků,
abych zjistila, zda se mi povede nalézt způsob, jak přivést povědomí a
dodržování předpisů v naší agentuře k životu pomocí webového programu na
vyžádání, který by obsahoval zvukové a audiovizuální klipy, běžící maximálně
tři až pět minut.
Tyto filmy a audiozáznamy by ukazovaly zaměstnance konfrontované s konkrétními
problémy, týkajícími se buď soukromí, nebo bezpečnosti, v situaci, kdy
provádějí své běžné funkce či úkoly. Každý klip by pokrýval odlišné téma:
problematiku týkající se soukromí u lékařů, dále studentů, pracovníků a
výzkumníků. To by bylo doplněno o základy bezpečnosti, jako například o
vysvětlení, jak si chránit svá hesla, počítač či dokonce konkrétní data. Tyto
minifilmy by tak předkládaly konkrétní scénáře, demonstrovaly nebezpečí
nedodržení předpisů a pak by se vrátily zpět a ukázaly, jak příslušným
předpisům správně vyhovět.
S rozpočtem určeným pro tento typ řešení bychom mohli videa jednoduše nakoupit.
Avšak kdybychom si je vyrobili sami, pak bychom ušetřili nejen peníze, ale
získali i materiály velmi specificky zaměřené na naše potřeby a jako dodatečný
bonus bychom byli schopni využít naše vlastní zaměstnance z agentury jako
herce. Bylo by to sice trochu jako seriál "Design za babku" v rámci televizního
programu o hobby ale rozdíl tu je přece znát a tím je nízká cena při vytváření
filmů.

Postup řešení
Prvním krokem je spolu s divizí pro ochranu soukromí vytvořit seznam témat.
Druhý krok bude spočívat v tom, že určíme, jaké bude hlavní sdělení předávané v
rámci každého tématu to by si měli zaměstnanci odnést a pamatovat na něj během
pracovní doby strávené v agentuře. Pak přijde kreativní práce. Technologie pro
streaming médií už je k dispozici Microsoft 2003 Enterprise Server. Musíme tedy
pouze najít způsob, jak vyrobit digitální filmové klipy, které budeme moci
editovat, a tak umožnit vkládat obsah týkající se ochrany soukromí a
bezpečnosti.
Jednoho nedávného večera jsem vešla do dveří a moje dcera už mě tahala za rukáv
a škemrala, abych se šla podívat na video, které vytvořila. Plácla jsem sebou
na pohovku, zatímco ona vložila do přehrávače CD. Na televizi se objevila
úvodní obrazovka doprovázená jazzovou hudbou. Natočila si pomocí své kamery
videoklipy své taneční skupiny, stáhla je do počítače a připojila k nim další
video, zvuk, statický obsah a fotografie, takže vyrobila působivý domácí film.
Zeptala jsem se jí, jak to udělala.
"Ale mami, nepamatuješ si na ten software, který jsi mi přednedávnem koupila?
Jmenuje se Sony Vegas Movie Studio. Můžu v něm míchat všechny druhy médií a
hned si vytvářet vlastní filmy. Líbí se mi to, chtěla bych se věnovat
grafickému designu i jako profesi."
Přímo před sebou jsem měla potřebný talent a nástroje, s nimiž mohu spojit síly
při tvorbě programu pro zvýšení povědomí o soukromí a bezpečnosti. Jsem jenom
zvědavá, jestli po mě bude chtít, abych jí za to také zaplatila...









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.